CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái quát chung về nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp đều có yếu tố và năng lực sản xuất khác nhau, tạo ra những loại hàng hóa khác nhau. Vì thế mà nhu cầu về các mặt hàng khác ngày càng lớn, tạo ra sự cần thiết phải trao đổi.
Kết quả là doanh nghiệp này sẽ mua hàng hóa và đồng thời bán hàng hóa cho doanh nghiệp khác. Khi đó, tiền sẽ thực hiện chức năng thanh toán, là phương tiện để các doanh nghiệp trao đổi. Từ đó xuất hiện mối quan hệ mua bán, thanh toán giữa các bên. Nền kinh tế ngày càng phát triển thì các phương thức mua bán ngày càng đa dạng, trong đó phải kể đến phương thức mua bán chịu xuất hiện khá phổ biến hiện nay.
Phương thức này làm phát sinh các khoản phải thu khách hàng (khi doanh nghiệp chấp nhận ứng trước hàng cho người mua hoặc ứng trước tiền cho người bán) và các khoản trả (khi doanh nghiệp nhận trước hàng từ người bán hoặc nhận trước tiền từ người mua). Khái niệm và phân loại các nghiệp vụ thanh toán Nghiệp vụ thanh toán là quan hệ giữa doanh nghiệp với các khách hàng, chủ nợ, ngân hàng, các tổ chức tài chính và các đối tác về các khoản phải thu, phải trả, các khoản vay trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ta có thể phân loại nghiệp vụ thanh toán theo nhiều tiêu thức như sau: - Theo thời hạn thanh toán: Thanh toán trả tiền trước: Người mua thực hiện chuyển tiền thanh toán một phần hoặc toàn bộ giá trị hàng mua cho người bán trước khi hàng hóa được người bán chuyển giao đến cho người mua. Thanh toán trả tiền ngay: Người mua khi nhận hàng sẽ đồng thời trả tiền hàng ngay cho bên bán.
Thanh toán trả tiền sau: Người mua thực hiện chuyển tiền thanh toán giá trị hàng mua cho người bán sau khi hàng hóa đã được người bán chuyển giao đến cho người mua. SVTH: Đoàn Thị Thanh Thủy Lớp: K17KTA Khóa luận tốt nghiệp 4 GVHD: TS. Đào Nam Giang - Theo tính chất các mối quan hệ: Thanh toán khoản nợ phải thu: Thực hiện thu hồi lại các khoản nợ từ người mua, khoản tạm ứng công nhân viên… Thanh toán khoản nợ phải trả: Hoàn trả các khoản nợ phải trả với người bán, nợ phải trả ngân hàng, tổ chức tín dụng khác… - Theo đối tượng thanh toán: Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng: là quan hệ phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ ra bên ngoài. Quan hệ thanh toán với nhà cung cấp: là mối quan hệ phát sinh trong quá trình mua sắm vật tư, tài sản, hàng hóa, dịch vụ.
Quan hệ thanh toán với Ngân sách nhà nước: là quan hệ phát sinh khi doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ của mình với Ngân sách nhà nước về thuế và các khoản khác trong quá trình hoạt động kinh doanh. Quan hệ thanh toán với các bên đối tác liên doanh: đây là quan hệ phát sinh khi doanh nghiệp tham gia liên doanh với các doanh nghiệp khác hoặc doanh nghiệp là đơn vị tổ chức liên doanh. Quan hệ này bao gồm quan hệ phân chia lợi nhuận liên doanh và quan hệ góp vốn liên doanh. Quan hệ thanh toán nội bộ: là mối quan hệ thanh toán phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp.
Quan hệ này bao gồm quan hệ thanh toán nội bộ giữa doanh nghiệp với công nhân viên chức và quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với đơn vị nội bộ trong cùng tổng công ty hoặc giữa doanh nghiệp với cấp trên hoặc cấp dưới. Quan hệ thanh toán khác: ngoài các mối quan hệ thanh toán trên, doanh nghiệp còn phát sinh các quan hệ thanh toán với ngân hàng, các tổ chức tài chính về các khoản tiền vay, quan hệ thế chấp, ký quỹ, ký cược. Trong các quan hệ thanh toán trên thì quan hệ thanh toán với người mua, người bán là loại quan hệ thanh toán phát sinh nhiều và thường xuyên nhất trong các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại. Với các doanh nghiệp thương mại, các nghiệp vụ thanh toán này phát sinh ở toàn bộ quá trình kinh doanh (mua hàng và bán hàng).
Vì vậy cần có sự giám sát, quản lý chặt chẽ để vốn được sử dụng một cách hiệu quả hơn. SVTH: Đoàn Thị Thanh Thủy Lớp: K17KTA Khóa luận tốt nghiệp 5 GVHD: TS. Đào Nam Giang 1. Một số phương thức thanh toán phổ biến 1.
Thanh toán bằng tiền mặt Hiện nay, thanh toán bằng tiền mặt là hình thức chỉ phù hợp các giao dịch đơn giản và với số lượng nhỏ. Các khoản giao dịch có giá trị lớn thì việc thanh toán khá phức tạp và kém an toàn nên không còn phù hợp với hình thức thanh toán bằng tiền mặt. Vì vậy, thông thường hình thức này được áp dụng trong thanh toán với công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ… Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại hình thanh toán như: thanh toán bằng tiền Việt Nam, trái phiếu ngân hàng, bằng ngoại tệ các loại và các loại giấy tờ có giá trị như tiền. Thanh toán không dùng tiền mặt Đây là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách chuyển tài khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng.
Hình thức thanh toán này giúp cho các giao dịch thương mại được tiến hành nhanh chóng, đơn giản không chỉ trong phạm vi nội địa mỗi quốc gia mà còn trên quốc tế khi mà có sự xa cách về địa lý, ngôn ngữ, thông tục, luật lệ và các khác biệt về tập quán thương mại. Một số hình thức thanh toán không dùng tiền mặt như: a. Phương thức thanh toán bằng ủy nhiệm thu (chi) Phương thức thanh toán bằng ủy nhiệm thu (chi) thường được các doanh nghiệp sử dụng đối với các đối tượng có quan hệ mua bán với doanh nghiệp từ trước và trong cùng một quốc gia. Đây là phương thức thanh toán có thủ tục đơn giản và tiện lợi cho doanh nghiệp.
Theo hình thức này thì chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu (chi) hộ với một đối tượng nào đó do doanh nghiệp chỉ định có tài khoản ở cùng ngân hàng hoặc khác ngân hàng. Chứng từ thanh toán xuất hiện trong phương thức này gồm có: Ủy nhiệm thu (chi), Giấy báo Có (Nợ). Phương thức chuyển tiền Đây là phương thức trong đó khách hàng (người trả tiền) yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một số tiền nhất định cho một người khác (người hưởng lợi) ở một địa điểm nhất định bằng phương tiện chuyển tiền do khách hàng yêu cầu. SVTH: Đoàn Thị Thanh Thủy Lớp: K17KTA Khóa luận tốt nghiệp 6 GVHD: TS.
Đào Nam Giang Thanh toán chuyển tiền bao gồm hai loại: Chuyển tiền bằng điện (tốc độ nhanh nhưng chi phí cao) và chuyển tiền bằng thư (chi phí thấp hơn chuyển tiền bằng điện nhưng tốc độ chậm hơn). Phương thức này thủ tục khá đơn giản, nhanh chóng, tiện lợi. Ngân hàng chỉ đóng vai trò trung gian thanh toán, việc trả tiền nhanh hay chậm hoàn toàn phụ thuộc vào khả năng và thiện chí của người mua, người nhập khẩu hay người trả tiền. Do vậy, người xuất khẩu, tức là người hưởng lợi dễ bị người mua chiếm dụng vốn nên phương thức này thường không được áp dụng trong thanh toán hàng xuất khẩu với nước ngoài.
Phương thức thanh toán nhờ thu Đây là phương thức thanh toán quốc tế trong đó người bán hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung ứng một dịch vụ do khách hàng uỷ thác cho Ngân hàng của mình thu hộ số tiền ở người mua trên cơ sở hối phiếu của người bán lập ra. Phương thức nhờ thu có hai loại: Loại thứ nhất là nhờ thu phiếu trơn: là phương thức trong đó người bán uỷ thác cho Ngân hàng thu hộ số tiền ở người mua căn cứ vào hối phiếu do người mua lập ra, còn chứng từ hàng hoá gửi thẳng cho người mua không qua ngân hàng. Phương thức này chỉ được áp dụng trong trường hợp người bán và người mua tin cậy lẫn nhau, hoặc giữa công ty và các chi nhánh của nó, thanh toán về các dịch vụ có liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hoá vì việc thanh toán này không cần phải kèm theo chứng từ như: tiền cước phí vận tải, bảo hiểm, phạt bồi thường. Loại thứ hai là nhờ thu kèm chứng từ: là phương thức trong đó người bán uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua không chỉ căn cứ vào hối phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ hàng hoá gửi kèm theo với điều kiện là nếu người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng mới trao toàn bộ chứng từ cho người mua để nhận hàng.
Trong phương thức này ngân hàng chỉ đóng vai trò là người trung gian thu tiền hộ, không chịu trách nhiệm đến việc trả tiền của người mua. Bộ chứng từ sử dụng gồm: Hối phiếu, Hóa đơn, Vận đơn, Bảng kê bao bì chi tiết. SVTH: Đoàn Thị Thanh Thủy Lớp: K17KTA Khóa luận tốt nghiệp 7 GVHD: TS. Đào Nam Giang d.
Phương thức thanh toán thư tín dụng Đây là phương thức trong đó ngân hàng (Ngân hàng mở thư tín dụng) theo yêu cầu của khách hàng (người mở thư tín dụng) sẽ trả một số tiền nhất định cho một người khác (người hưởng lợi thư tín dụng) hoặc chấp nhận hối phiếu do người này ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho Ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng. Phương thức thanh toán thư tín dụng được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay trong thanh toán xuất nhập khẩu vì nó đảm bảo quyền lợi cho người mua và người bán ở mức độ cao nhất, đặc biệt là đối với người bán. Có các loại thư tín dụng như sau: Thư tín dụng có thể huỷ ngang: là một thư tín dụng mà ngân hàng và người mua lúc nào cũng có thể sửa đổi hoặc huỷ bỏ mà không cần báo cho người bán. Do đó, loại thư tín dụng này ít được sử dụng do không bảo đảm quyền lợi người xuất khẩu.
Thư tín dụng không thể huỷ ngang: là loại thư tín dụng mà ngân hàng, khi đã mở thư tín dụng thì phải chịu trách nhiệm trả tiền cho người bán trong thời hạn thư tín dụng có hiệu lực, không được sửa đổi hoặc huỷ bỏ nếu không có sự đồng ý của các bên liên quan. Thư tín dụng này đảm bảo quyền lợi cho người bán nên nó được sử dụng rộng rãi trong thanh toán.