Chương 1: Lý luận chung về kế toán thanh toán với người mua, người bán trong các doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn đầu tư thương mại và tiếp vận Sao Vàng – Chi nhánh Hải phòng Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn đầu tư thương mại và tiếp vận Sao Vàng – Chi nhánh Hải phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Thẩm Quyên – Lớp QTL902K Page 1 Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân Lập Hải Phòng CHƢƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƢỜI MUA, NGƢỜI BÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 Phƣơng thức thanh toán và hình thức thanh toán - Thanh toán: là sự chuyển giao tài sản của một bên (cá nhân hoặc công ty, tổ chức) cho bên kia, thƣờng đƣợc sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một trao đổi có ràng buộc pháp lý. - Phƣơng thức thanh toán: Dạng hình thức thanh toán đơn giản và cổ xƣa nhất là hàng đổi hàng, trong hiện đại hình thức thanh toán bao gồm tiền mặt, chuyển khoản, ghi nợ, tín dụng, séc… là cách nhận trả tiền hàng trong giao dịch mua bán giữa các cá nhân, các đơn vị, các doanh nghiệp với nhau, hai bên đồng thời thống nhất phƣơng thức thanh toán áp dựng cho giao dịch đó. Trong giao dịch thƣơng mại thanh toán phải kèm với hóa đơn và biên nhận.
- Hình thức thanh toán thanh toán gồm 2 hình thức cơ bản là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt: Là bên mua xuất tiền mặt ra khỏi quỹ để thanh toán trực tiếp cho ngƣời bán khi nhận đƣợc vật tƣ hàng hóa, chủ yếu áp dụng cho phát sinh với số tiền nhỏ, nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách đại lý giữa hai bên hẹp. Phương thức thanh toán không bằng tiền mặt: Đây là phƣơng thức thanh toán đƣợc thực hiện bằng cách tính chuyển tài khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng. Phƣơng thức này ngày càng đƣợc sử dụng phổ biến vì tiết kiệm thời gian chi phí cũng nhƣ giảm đáng kể lƣợng tiền trong lƣu thông.2 Nội dung kế toán thanh toán với ngƣời mua (khách hàng) 1.1 Nguyên tắc kế toán các khoản phải thu 1.
Các khoản phải thu đƣợc theo dõi chi tiết theo kỳ hạn phải thu, đối tƣợng phải thu, loại nguyên tệ phải thu và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Việc phân loại các khoản phải thu là phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác đƣợc thực hiện theo nguyên tắc: Phải thu của khách hàng gồm các khoản phải thu mang tính chất thƣơng mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua – bán, nhƣ: Phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhƣợng bán tài sản (TSCĐ, BĐSĐT, các khoản Sinh viên: Nguyễn Thị Thẩm Quyên – Lớp QTL902K Page 2 Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân Lập Hải Phòng đầu tƣ tài chính) giữa doanh nghiệp và ngƣời mua (là đơn vị độc lập với ngƣời bán, gồm cả các khoản phải thu giữa công ty mẹ và công ty con, liên doanh, liên kết). Khoản phải thu này gồm cả các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác thông qua bên nhận ủy thác. Phải thu nội bộ gồm các khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dƣới trực thuộc không có tƣ cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc; Phải thu khác gồm các khoản phải thu không có tính thƣơng mại, không liên quan đến giao dịch mua - bán, nhƣ: - Các khoản phải thu tạo ra doanh thu hoạt động tài chính, nhƣ: khoản phải thu về lãi cho vay, tiền gửi, cổ tức và lợi nhuận đƣợc chia - Các khoản chi hộ bên thứ ba đƣợc quyền nhận lại; Các khoản bên nhận ủy thác xuất khẩu phải thu hộ cho bên giao ủy thác - Các khoản phải thu không mang tính thƣơng mại nhƣ cho mƣợn tài sản, phải thu về tiền phạt, bồi thƣờng, tài sản thiếu chờ xử lý… 3.
Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán căn cứ kỳ hạn còn lại của các khoản phải thu để phân loại là dài hạn hoặc ngắn hạn. Các chỉ tiêu phải thu của Bảng cân đối kế toán có thể bao gồm cả các khoản đƣợc phản ánh ở các tài khoản khác ngoài các tài khoản phải thu, nhƣ: Khoản cho vay đƣợc phản ánh ở TK 1283; Khoản ký quỹ, ký cƣợc phản ánh ở TK 244, khoản tạm ứng ở TK 141… Việc xác định các khoản cần lập dự phòng phải thu khó đòi đƣợc căn cứ vào các khoản mục đƣợc phân loại là phải thu ngắn hạn, dài hạn của Bảng cân đối kế toán. Kế toán phải xác định các khoản phải thu thỏa mãn định nghĩa của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (đƣợc hƣớng dẫn chi tiết ở tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái) để đánh giá lại cuối kỳ khi lập Báo cáo tài chính.2 Chứng từ và sổ sách sử dụng của các khoản phải thu a. Chứng từ sử dụng: Khách hàng của công ty có thể là các doanh nghiệp, cơ quan, công ty xí nghiệp hay hộ gia đình… Trong quá trình bán hàng và thanh toán công ty có thể sử dụng các chứng từ sau: - Hoá đơn bán hàng thông thƣờng (hoặc hoá đơn GTGT) - Hợp đồng bán hàng - Phiếu xuất kho - Phiếu thu - Giấy báo có (giấy chuyển khoản) Sinh viên: Nguyễn Thị Thẩm Quyên – Lớp QTL902K Page 3 Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân Lập Hải Phòng b.
Sổ sách sử dụng - Sổ chi tiết phải thu khách hàng - Bảng tổng hợp phải thu khách hàng - Sổ cái tài khoản 131 -Sổ Nhật ký chung… 1.3 Nguyên tắc kế toán và kết cấu tài khoản của các khoản phải thu (TK 131) Tài khoản sử dụng: Để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua, kế toán sử dụng TK131 “Phải thu khách hàng”. Nguyên tắc kế toán tài khoản 131 “Phải thu khách hàng” 1) Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho ngƣời bán vật tƣ, hàng hóa, ngƣời cung cấp dịch vụ, ngƣời bán TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tƣ tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản này cũng đƣợc dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho ngƣời nhận thầu xây lắp chính, phụ. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua trả tiền ngay.
2) Nợ phải trả cho ngƣời bán, ngƣời cung cấp, ngƣời nhận thầu xây lắp cần đƣợc hạch toán chi tiết cho từng đối tƣợng phải trả. Trong chi tiết từng đối tƣợng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trƣớc cho ngƣời bán, ngƣời cung cấp, ngƣời nhận thầu xây lắp nhƣng chƣa nhận đƣợc sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lƣợng xây lắp hoàn thành bàn giao. 3) Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả cho ngƣời bán theo từng loại nguyên tệ. Đối với các khoản phải trả bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc: - Khi phát sinh các khoản nợ phải trả cho ngƣời bán (bên có tài khoản 331) bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá bán của ngân hàng thƣơng mại nơi thƣờng xuyên có giao dịch).
Riêng trƣờng hợp ứng trƣớc cho nhà thầu hoặc ngƣời bán, khi đủ điều kiện ghi nhận tài sản hoặc chi phí thì bên Có tài khoản 331 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã ứng trƣớc. - Khi thanh toán nợ phải trả cho ngƣời bán (bên Nợ tài khoản 331) bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tƣợng chủ nợ (Trƣờng hợp chủ nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh đƣợc xác định trên cơ sở bình quân gia quyền di động các giao dịch của chủ nợ đó). Riêng trƣờng hợp phát sinh giao dịch ứng trƣớc tiền cho nhà Sinh viên: Nguyễn Thị Thẩm Quyên – Lớp QTL902K Page 4 Khóa luận tốt nghiệp Trƣờng Đại học Dân Lập Hải Phòng thầu hoặc ngƣời bán thì bên Nợ tài khoản 331 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá bán của ngân hàng nơi thƣờng xuyên có giao dịch) tại thời điểm ứng trƣớc; - Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải trả cho ngƣời bán có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải trả cho ngƣời bán là tỷ giá bán ngoại tệ của ngân hàng thƣơng mại nơi doanh nghiệp thƣờng xuyên có giao dịch tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.
Các đơn vị trong tập đoàn đƣợc áp dụng chung một tỷ giá do Công ty mẹ quy định (phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế) để đánh giá lại các khoản phải trả cho ngƣời bán có gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ tập đoàn. 4) Bên giao nhập khẩu ủy thác ghi nhận trên tài khoản này số tiền phải trả ngƣời bán về hàng nhập khẩu thông qua bên nhận nhập khẩu ủy thác nhƣ khoản phải trả ngƣời bán thông thƣờng. 5) Những vật tƣ, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhƣng đến cuối tháng vẫn chƣa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận đƣợc hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của ngƣời bán. 6) Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán của ngƣời bán, ngƣời cung cấp nếu chƣa đƣợc phản ánh trong hóa đơn mua hàng.
Kết cấu của tài khoản 131 “Phải thu khách hàng” này bao gồm: Bên Nợ: - Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tƣ, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tƣ tài chính. - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. - Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trƣờng hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam). Bên Có: - Số tiền khách hàng đã trả nợ.
- Số tiền đã nhận ứng trƣớc, trả trƣớc của khách hàng. - Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại.
