CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Những vấn đề chung về công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp 1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp Hàng tồn kho chiếm tỉ trọng khá lớn trong cơ cấu tài sản lưu động của doanh nghiệp, là một bước trong quá trình luân chuyển vốn lưu động trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Dựa vào giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp ta có thể biết được tình hình sử dụng vốn của doanh nghiệp có bị ứ đọng vốn hay không? Trong quá trình sản xuất ở mỗi doanh nghiệp, mỗi đơn vị đòi hỏi nhất thiết phải sử dụng nhiều chủng loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. Các chủng loại này phải đồng bộ theo một tỷ lệ nhất định mới đảm bảo quá trình sản xuất. Trong quá trình kinh doanh hàng hóa của các doanh nghiệp thương mại cũng vậy, thường phải kinh doanh đa dạng các mặt hàng.
Mỗi mặt hàng có đặc điểm và khả năng lưu chuyển khác nhau vì thế người quản lý phải thường xuyên nắm bắt được tình hình lưu chuyển của từng loại. Do vậy hàng tồn kho cũng như mọi tài sản khác của doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Hàng hoá có một vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại. Do đó việc tập trung quản lý hàng hoá ở tất cả các khâu, từ thu mua dự trữ đến tiêu thụ, trên tất cả các khía cạnh như số lượng, chất lượng mặt hàng, chủng loại, giá cả hàng hóa là cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, xác định giá vốn hàng bán, giá bán hàng hoá, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Kế toán hàng hoá là công cụ quan trọng và không thể thiếu của quản lý hàng hoá cả về mặt hiện vật và giá trị nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội, ngăn ngừa hạn chế đến mức thấp nhất những mất mát, hao hụt hàng hoá trong các khâu của quá trình kinh doanh thương mại từ đó làm tăng lợi nhuận của công ty.2 Khái niệm, đặc điểm của hàng hóa Hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại tồn tại dưới hình thức vật chất, là sản phẩm của lao động, có thể thoả mãn một nhu cầu nào đó của con người, được thực hiện thông qua mua bán trên thị trường. Nói cách khác là hàng hoá Vũ Minh Ngọc - QT1601K 2 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP trong doanh nghiệp thương mại là những hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào để bán phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội. Trị giá hàng mua vào bao gồm: Giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí thu mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng hoá. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua hàng hoá.
Hàng hoá trong doanh nghiệp thường đa dạng và nhiều chủng loại khác nhau. Hàng hoá thường xuyên biến động trong quá trình kinh doanh nên cần phải theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn trên các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Hàng hoá trong doanh nghiệp mại có các đặc điểm sau: - Hàng hoá rất đa dạng và phong phú: Sản xuất không ngừng phát triển, nhu cầu tiêu dùng luôn biến đổi và có xu hướng ngày càng tăng dẫn đến hàng hoá ngày càng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại. - Hàng hoá có đặc tính lí, hoá, sinh học: Mỗi loại hàng có các đặc tính lí, hoá, sinh học riêng.
Những đặc tính này có ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng hàng hoá trong quá trình thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra. - Hàng hoá luôn thay đổi về chất lượng, mẫu mã, thông số kỹ thuật… Sự thay đổi này phụ thuộc vào trình độ phát triển của sản xuất, vào nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng. Nếu hàng hoá thay đổi phù hợp với nhu cầu tiêu dùng thì hàng hoá được tiêu thụ và ngược lại. - Trong lưu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhưng chưa đưa vào sử dụng.
Khi kết thúc quá trình lưu thông, hàng hoá mới được đưa vào sử dụng để đáp ứng nhu cầu cho tiêu dùng hay sản xuất. - Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các doanh nghiệp thương mại, nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá với các quá trình: Mua- nhập hàng, dự trữ bảo quản hàng hoá, bán hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản trong doanh nghiệp thương mại. Vốn dự trữ hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lưu động trong doanh nghiệp (80%- 90%) > vốn lưu động của doanh nghiệp không ngừng vận động qua các giai đoạn của chu kỳ: Dự trữ sản xuất và lưu thông. Quá trình này diễn ra lặp đi lặp lại không ngừng gọi là sự tuần hoàn và chu chuyển của vốn lưu động.
- Sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh thì vốn lưu động lại thay đổi hình thái biểu hiện từ hình thái vốn hàng hóa sang hình thái vốn ban đầu là hình thái tiền tệ. Như vậy quá trình vận động của hàng hoá cũng là quá trình vận động của Vũ Minh Ngọc - QT1601K 3 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP vốn kinh doanh trong doanh nghiệp. Việc tăng tốc độ lưu chuyển của vốn kinh doanh không thể tách rời việc dự trữ và tiêu thụ hàng hoá một cách hiệu quả. - Bảo quản và dự trữ hàng hoá: là khâu trung gian của lưu thông hàng hoá, hàng hoá vận chuyển từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng.
Để quá trình kinh doanh diễn ra bình thường, các doanh nghiệp phải có kế hoạch dự trữ hàng hợp lý tránh những thiệt hại đáng tiếc.3 Nhiệm vụ của kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp Trong nền kinh tế thị trường hiện nay tổ chức tốt công tác hoàn thiện kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại có vai trò vô cùng quan trọng: Giúp doanh nghiệp có được lượng hàng hóa dự trữ đúng mức không quá nhiều dẫn đến đọng vốn mà cũng không quá ít để đảm bảo quá trình kinh doanh diễn ra ổn định không bị gián đoạn. Chính vì vậy kế toán cần theo dõi thường xuyên, liên tục cập nhật số liệu số liệu chi tiết của từng loại mặt hàng để cung cấp cho ban lãnh đạo, nhà quản lý nắm bắt, đánh giá chính xác tình hình lưu chuyển hàng hóa từ đó mà đưa ra những chiến lược, quyết định kinh doanh hiệu quả. Để phát huy vai trò và thực sự là quản lý đắc lực kế toán cần làm tốt những nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất và tồn kho hàng hoá. Tính giá thành thực tế của hàng hoá đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua hàng hoá về mặt số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán, hướng dẫn kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về hàng hoá (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở các sổ…. thực hiện các chế độ đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. - Tham gia kiểm kê đánh giá hàng hoá theo chế độ Nhà nước quy định, lập báo cáo về tình hình nhập- xuất- tồn hàng hoá phục vụ công tác quản lý và lãnh đạo. Tiến hành phân tích kinh tế, tình hình cung cấp, tiêu thụ hàng hoá để tăng cường quản lý hàng hoá một cách có hiệu quả trong hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, để đạt được mục tiêu tăng doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp.
Vũ Minh Ngọc - QT1601K 4 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 1.4 Phân loại và đánh giá giá trị hàng hóa 1.1 Phân loại hàng hóa Hàng hóa được phân chia ra nhiều ngành hàng, từng ngành hàng được chia ra từng nhóm hàng, mỗi nhóm có nhiều mặt hàng dựa trên sự khác biệt về tính chất thương phẩm và đặc trưng kĩ thuật của hàng hóa. Hàng hóa được chia ra các ngành hàng sau: - Hàng kim khí điện máy - Hàng hóa chất mỏ - Hàng xăng dầu - Hàng da cao su - Hàng hóa dệt may, bông vải sợi - Hàng rượu bia thuốc lá… - Hàng mây tre đan Phân loại theo nguồn gốc, xuất xứ thì hàng hóa được phân chia thành: - Ngành hàng nông sản - Ngành hàng lâm sản - Ngành hàng thủy sản Việc phân loại hàng hóa là vô cùng quan trọng và cần thiết đối với doanh nghiệp. Bởi việc phân loại xác định những hàng nào thuộc hàng hóa của mỗi doanh nghiệp ảnh hưởng tới tính chính xác của hàng hóa được phản ánh trong bảng cân đối kế toán và ảnh hưởng trực tiếp tới các chỉ tiêu trong bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.2 Đánh giá giá trị của hàng hóa a) Nguyên tắc đánh giá - Trị giá của hàng hoá phải được đánh giá theo nguyên tắc “giá gốc”. Kế toán phải xác định được giá gốc của hàng hoá ở từng thời điểm khác nhau.
Giá gốc bao gồm: Chi phí thu mua (gồm cả giá mua), chi phí vận chuyển, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng hoá ở địa điểm và trạng thái hiện tại. - Kế toán hàng hoá phải thực hiện đồng thời kế toán chi tiết cả về giá trị lẫn hiện vật. Kế toán phải theo dõi chi tiết từng thứ, từng loại…theo từng địa điểm quản lý sử dụng, luôn phải đảm bảo sự khớp đúng cả về giá trị lẫn hiện vật, giữa thực tế với số liệu trên sổ kế toán, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Vũ Minh Ngọc - QT1601K 5 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP - Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba phương pháp kế toán chi tiết sau: + Phương pháp thẻ song song + Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển + Phương pháp sổ số dư.
- Trong một doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp kế toán hàng hoá: Phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ.