Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong cơ cấu tài sản lưu động của các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, hàng hóa là tài sản chiếm tỷ trọng chi phối (thường chiếm từ 80% đến 90% tổng vốn lưu động) và phản ánh trực tiếp sự tuần hoàn, chu chuyển của vốn kinh doanh. Hiệu quả quản lý hàng hóa từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến tiêu thụ quyết định trực tiếp đến việc tiết kiệm chi phí lưu thông, xác định giá vốn, bảo toàn vốn và tối đa hóa lợi nhuận. Đối với Công ty Cổ phần Xây dựng Thương mại Tân Cảng – đơn vị chuyên kinh doanh các mặt hàng vật liệu xây dựng, kim khí, thiết bị nội ngoại thất và cung cấp dịch vụ xây lắp công trình – công tác kế toán hàng hóa giữ vai trò thiết yếu trong việc kiểm soát hao hụt, ngăn ngừa ứ đọng vốn và cung cấp thông tin tài chính kịp thời cho ban điều hành.

Đề tài khóa luận tốt nghiệp được xây dựng nhằm giải quyết 3 nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán hàng hóa trong các doanh nghiệp thương mại theo các quy định, chuẩn mực kế toán hiện hành.
  2. Phản ánh, khảo sát và phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Cổ phần Xây dựng Thương mại Tân Cảng thông qua hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và số liệu kinh doanh thực tế phát sinh trong năm 2015.
  3. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm trong khâu hạch toán tại đơn vị; từ đó đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa phù hợp với đặc điểm kinh doanh và quy mô của doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán hàng hóa tại doanh nghiệp, bao gồm kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp, phương pháp tính giá xuất kho và công tác trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Xây dựng Thương mại Tân Cảng (địa chỉ: Số 898 Đường Phạm Văn Đồng, phường Hải Thành, quận Dương Kinh, TP. Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Khóa luận tập trung nghiên cứu dữ liệu kế toán, chứng từ và báo cáo tài chính phát sinh trong năm tài chính 2015 (hoàn thành nghiên cứu vào tháng 06/2016).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Về cơ sở lý thuyết và pháp lý, khóa luận căn cứ vào hệ thống chuẩn mực kế toán và các văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Tài chính:

  • Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
  • Các quy định liên quan đến phương pháp đơn giá bán lẻ bổ sung theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
  • Khung lý thuyết kế toán hàng hóa: Khái niệm hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại; nguyên tắc xác định giá gốc hàng nhập kho (giá mua trên hóa đơn cộng chi phí thu mua trừ đi các khoản giảm trừ); 4 phương pháp tính giá xuất kho (thực tế đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước - xuất trước FIFO, đơn giá bán lẻ); 3 phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho (phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp sổ số dư); 2 phương pháp hạch toán kế toán tổng hợp (phương pháp kê khai thường xuyên sử dụng Tài khoản 156 và phương pháp kiểm kê định kỳ sử dụng Tài khoản 611); nguyên tắc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (sử dụng Tài khoản 1593 theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC).

Về phương pháp nghiên cứu, tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu kinh tế và nghiệp vụ kế toán chuyên ngành:

  • Phương pháp thu thập và quan sát thực tế: Thu thập dữ liệu thực tế tại Phòng Tài chính - Kế toán của công ty, bao gồm hồ sơ pháp lý, các hợp đồng mua bán kinh tế, hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận và bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn.
  • Phương pháp phân tích và tổng hợp: Xử lý dữ liệu định tính về mô hình tổ chức bộ máy, quy trình luân chuyển chứng từ; tổng hợp và kiểm tra tính cân đối của số liệu giữa sổ chi tiết, sổ Nhật ký chung và Sổ Cái.
  • Phương pháp hạch toán kế toán: Ứng dụng phương pháp chứng từ kế toán, tài khoản kế toán (ghi chép đối ứng Nợ/Có), tính giá hàng hóa (giá bình quân sau mỗi lần nhập) và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán để minh họa và đánh giá quy trình hạch toán.
  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu sơ cấp và thứ cấp thu thập trực tiếp tại Công ty Cổ phần Xây dựng Thương mại Tân Cảng trong niên độ kế toán 2015.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Những vấn đề cơ bản về công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp

Chương này tập trung hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán hàng hóa trong các đơn vị kinh doanh thương mại:

  • Đặc điểm và nhiệm vụ của kế toán hàng hóa: Hàng hóa trong thương mại là sản phẩm lao động chuyển giao quyền sở hữu qua mua bán, đa dạng về quy cách, đặc tính lý - hóa và dễ biến động giá trị. Kế toán có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời sự vận động của hàng hóa cả về giá trị lẫn hiện vật, kiểm tra việc chấp hành kế hoạch thu mua, kiểm soát định mức dự trữ và bảo quản nhằm giảm thiểu hao hụt.
  • Đánh giá và phân bổ chi phí hàng hóa: Phân tích nguyên tắc giá gốc; phân định công thức tính giá nhập kho đối với hàng mua ngoài, hàng tự gia công chế biến, hàng thuê ngoài gia công và hàng nhận biếu tặng. Trình bày công thức phân bổ chi phí thu mua hàng hóa phát sinh cho hàng đã tiêu thụ và hàng còn tồn kho cuối kỳ.
  • Phương pháp tính giá hàng xuất kho: Phân tích nội dung, ưu điểm, nhược điểm và điều kiện áp dụng của 4 phương pháp: thực tế đích danh, bình quân gia quyền (bình quân cuối kỳ và bình quân liên hoàn sau mỗi lần nhập), nhập trước - xuất trước (FIFO) và phương pháp đơn giá bán lẻ.
  • Kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp: So sánh cơ chế vận hành của 3 phương pháp kế toán chi tiết (thẻ song song, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư). Phân tích kết cấu Tài khoản 156 (Hàng hóa), sơ đồ hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và kết cấu Tài khoản 611 (Mua hàng) theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
  • Dự phòng giảm giá và hình thức sổ: Trình bày điều kiện, thời điểm và công thức xác định mức trích lập dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho qua Tài khoản 159(3) và Tài khoản 632; giới thiệu trình tự ghi sổ kế toán hàng hóa theo hình thức Nhật ký chung.

Chương II: Thực trạng công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Cổ phần Xây dựng Thương mại Tân Cảng

Tác giả khảo sát chi tiết hoạt động thực tiễn tại doanh nghiệp:

  • Khái quát đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng Thương mại Tân Cảng được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0203004782 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hải Phòng cấp ngày 31/10/2008 (Mã số thuế: 0200840951). Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng, kim khí, thiết bị nội ngoại thất và xây dựng công trình hạ tầng, dân dụng. Bộ máy quản lý tổ chức theo chế độ một thủ trưởng đứng đầu là Giám đốc Lê Văn Khanh. Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình tập trung gồm: Kế toán trưởng, Kế toán thuế, Kế toán vốn bằng tiền, Kế toán hàng tồn kho và Thủ quỹ.
  • Chính sách kế toán áp dụng: Niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ là Đồng Việt Nam (VND); áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; hình thức ghi sổ là Nhật ký chung; phương pháp hạch toán hàng tồn kho là Kê khai thường xuyên; phương pháp kế toán chi tiết là Thẻ song song; phương pháp tính giá trị xuất kho là Giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn); phương pháp trích khấu hao tài sản cố định theo đường thẳng.
  • Quy trình lập và luân chuyển chứng từ: Phòng Kinh doanh lập kế hoạch và ký kết hợp đồng; hàng về kho được kiểm nhận lập Biên bản giao nhận và Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT, lập thành 3 liên: liên 1 lưu cuống, liên 2 phòng kế toán ghi sổ, liên 3 thủ kho ghi thẻ kho). Khi xuất bán hàng, kế toán căn cứ đơn hàng lập Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT, lập thành 3 liên: liên 1 lưu cuống, liên 2 lưu phòng kế toán, liên 3 giao thủ kho xuất hàng) kèm Hóa đơn GTGT và Biên bản giao nhận.
  • Dữ liệu nghiệp vụ thực tế phát sinh (tháng 11 và 12/2015):
    • Nghiệp vụ nhập kho 1: Hóa đơn GTGT số 0000370 ngày 18/12/2015, mua 20 tấn xi măng Bỉm Sơn của Công ty CP Thương mại Hà Thịnh (đơn giá chưa thuế: 980.000 đồng/tấn; thành tiền: 19.600.000 đồng; thuế GTGT 10%: 1.960.000 đồng; tổng thanh toán: 21.560.000 đồng; lập Phiếu nhập kho số NK356, hạch toán Nợ TK 156 / Nợ TK 133 / Có TK 331).
    • Nghiệp vụ nhập kho 2: Hóa đơn GTGT số 0000375 ngày 22/12/2015, mua 30 chiếc vòi chậu VC120 của Công ty TNHH Phú Nam (đơn giá chưa thuế: 2.100.000 đồng/chiếc; cộng tiền hàng: 63.000.000 đồng; thuế GTGT 10%: 6.300.000 đồng; tổng thanh toán: 69.300.000 đồng; lập Phiếu nhập kho số NK360).
    • Nghiệp vụ xuất kho 1: Phiếu xuất kho số XK370 ngày 20/12/2015, xuất bán 8 tấn xi măng Bỉm Sơn cho Công ty TNHH Thanh Hoa với giá bán chưa thuế 1.000.000 đồng/tấn. Đơn giá xuất kho bình quân liên hoàn tính đến thời điểm xuất ngày 20/12/2015 là 976.696 đồng/tấn (tính từ trị giá tồn 22.464.000 đồng chia cho 23 tấn tồn); tổng giá vốn xuất kho 8 tấn là 7.813.568 đồng.
    • Nghiệp vụ xuất kho 2: Phiếu xuất kho số XK380 ngày 30/12/2015, xuất bán 20 chiếc vòi chậu VC120 cho Công ty TNHH Thanh Hoa. Đơn giá xuất kho bình quân liên hoàn xác định là 2.120.000 đồng/chiếc (tính từ trị giá tồn 106.000.000 đồng chia cho 50 chiếc tồn); tổng giá trị vốn xuất kho là 42.400.000 đồng.

Chương III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Cổ phần Xây dựng Thương mại Tân Cảng

Tác giả đánh giá tổng thể công tác kế toán tại đơn vị và đề xuất định hướng xử lý:

  • Ưu điểm: Bộ máy kế toán tổ chức gọn nhẹ theo mô hình tập trung, phân công nhiệm vụ rõ ràng; áp dụng hệ thống chứng từ, tài khoản thống nhất theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC; quy trình kiểm tra chứng từ gốc chặt chẽ; phương pháp thẻ song song giúp đối chiếu thường xuyên giữa số lượng trên thẻ kho của thủ kho và số liệu trên sổ kế toán chi tiết.
  • Nhược điểm tồn tại:
    • Khối lượng công việc hạch toán thủ công còn nhiều, việc ghi chép chi tiết giữa thẻ kho và sổ chi tiết dễ gây trùng lặp về mặt thao tác nghiệp vụ.
    • Việc áp dụng phương pháp giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập đòi hỏi kế toán phải tính toán lại đơn giá liên tục sau mỗi chuyến hàng nhập, gây áp lực tính toán khi tần suất phát sinh nghiệp vụ dày đặc.
    • Công ty chưa chú trọng công tác lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào thời điểm khóa sổ cuối năm, dù các mặt hàng vật liệu xây dựng và kim khí có thể biến động giá theo thị trường hoặc bị suy giảm phẩm chất cơ lý.
    • Chi phí thu mua hàng hóa chưa được tổ chức theo dõi riêng trên tài khoản chi tiết để phân bổ một cách khoa học cho hàng tiêu thụ và hàng tồn kho cuối kỳ.
  • Nhóm giải pháp hoàn thiện: Xác định yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện hạch toán; đề xuất chuẩn hóa chứng từ và luân chuyển chứng từ kịp thời; hoàn thiện quy trình phân bổ chi phí thu mua; thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo đúng quy định để phản ánh trung thực giá trị tài sản; tăng cường ứng dụng phần mềm kế toán nhằm tự động hóa khâu tính giá bình quân và kết xuất sổ sách.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và phản ánh các chỉ tiêu số liệu cụ thể về nghiệp vụ nhập - xuất hàng hóa trong tháng 12/2015 tại Công ty Cổ phần Xây dựng Thương mại Tân Cảng:

Ngày Chứng từ Tên hàng hóa Quy cách / ĐVT Số lượng Đơn giá hạch toán (VND) Thành tiền vốn / giá mua (VND) Đối tác giao dịch
18/12/2015 Phiếu nhập kho NK356 Xi măng Bỉm Sơn Tấn 20 980.000 19.600.000 Công ty CP TM Hà Thịnh
22/12/2015 Phiếu nhập kho NK360 Vòi chậu VC120 Chiếc 30 2.100.000 63.000.000 Công ty TNHH Phú Nam
20/12/2015 Phiếu xuất kho XK370 Xi măng Bỉm Sơn Tấn 8 976.696 (BQ liên hoàn) 7.813.568 Công ty TNHH Thanh Hoa
30/12/2015 Phiếu xuất kho XK380 Vòi chậu VC120 Chiếc 20 2.120.000 (BQ liên hoàn) 42.400.000 Công ty TNHH Thanh Hoa

Các giải pháp và kiến nghị tác giả đưa ra:

  • Thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ thông qua việc so sánh giá gốc với giá trị thuần có thể thực hiện được, ghi nhận vào chi phí giá vốn qua Tài khoản 632 và Tài khoản 159(3).
  • Cải tiến quy trình phân bổ chi phí vận chuyển, bốc xếp cho từng lô hàng bằng cách mở tài khoản chi tiết phản ánh chi phí thu mua hàng hóa.
  • Tự động hóa công tác tính giá bình quân liên hoàn bằng phần mềm để giảm bớt khối lượng tính toán thủ công và đảm bảo tính kịp thời của thông tin kế toán.

Đóng góp của khóa luận:

  • Hệ thống hóa tương đối đầy đủ lý luận về hạch toán hàng hóa trong khuôn khổ Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC và cập nhật các điểm mới của Thông tư số 200/2014/TT-BTC.
  • Cung cấp bức tranh thực tế về công tác kế toán hàng hóa tại một doanh nghiệp thương mại vật liệu xây dựng quy mô vừa và nhỏ trên địa bàn Hải Phòng.
  • Đề xuất các giải pháp mang tính khả thi, xuất phát trực tiếp từ thực tế tổ chức chứng từ, sổ sách và nhân sự của công ty.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của khóa luận:

  • Phạm vi khảo sát số liệu thực tế chỉ giới hạn trong một niên độ kế toán (năm 2015) và minh họa sâu ở một số mặt hàng tiêu biểu (xi măng Bỉm Sơn, vòi chậu VC120) trong quý IV/2015.
  • Chưa khảo sát toàn diện tác động của việc phân bổ chi phí thu mua phức tạp khi doanh nghiệp tự chịu cước vận chuyển và bốc dỡ phát sinh liên tỉnh.
  • Tác giả tự nhận định kiến thức thực tế và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên các đề xuất dừng lại ở mức độ giải pháp nghiệp vụ cơ bản, chưa đi sâu vào phân tích bài toán chi phí - lợi ích khi đầu tư phần mềm chuyên dụng.

Hướng nghiên cứu tiếp:

  • Khảo sát quá trình chuyển đổi chế độ kế toán từ Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC sang Thông tư số 133/2016/TT-BTC hoặc Thông tư số 200/2014/TT-BTC tại doanh nghiệp.
  • Mở rộng nghiên cứu kế toán quản trị hàng tồn kho, xác định mức dự trữ tối ưu và phân tích các chỉ số tài chính liên quan đến tốc độ luân chuyển vốn lưu động.

Giá trị tham khảo

Tài liệu này hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán đang thực hiện khóa luận hoặc chuyên đề tốt nghiệp về đề tài kế toán hàng hóa, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại.
  • Cán bộ kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ngành xây dựng, vật liệu xây dựng cần tham khảo quy trình lập chứng từ, luân chuyển chứng từ và hạch toán phương pháp thẻ song song kết hợp phương pháp giá bình quân liên hoàn.

Phần nội dung đáng tham khảo nhất:

  • Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán thực tế (Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho Mẫu 01-VT, Phiếu xuất kho Mẫu 02-VT, Biên bản giao nhận hàng hóa) được trình bày chi tiết tại Chương II.
  • Các ví dụ tính toán đơn giá xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn gắn liền với quy trình luân chuyển chứng từ giữa phòng kinh doanh, thủ kho và phòng kế toán.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Xây dựng Thương mại Tân Cảng áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính và ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung.

2. Đơn vị sử dụng phương pháp nào để kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết và tính giá xuất kho hàng hóa?
Đơn vị hạch toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song; và tính giá trị hàng xuất kho theo phương pháp giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn).

3. Số liệu nhập kho lô hàng xi măng Bỉm Sơn theo Hóa đơn số 0000370 ngày 18/12/2015 được ghi nhận như thế nào?
Lô hàng gồm 20 tấn xi măng Bỉm Sơn mua của Công ty CP Thương mại Hà Thịnh với đơn giá chưa thuế 980.000 đồng/tấn; giá thực tế nhập kho là 19.600.000 đồng; thuế GTGT khấu trừ 10% là 1.960.000 đồng; tổng giá thanh toán là 21.560.000 đồng (nhập kho theo Phiếu nhập kho số NK356).

4. Đơn giá xuất kho của 8 tấn xi măng Bỉm Sơn ngày 20/12/2015 được tính toán ra sao?
Đơn giá xuất kho bình quân liên hoàn tại ngày 20/12/2015 được tính bằng tổng trị giá tồn kho trước khi xuất chia cho tổng số lượng tồn kho (22.464.000 đồng / 23 tấn), cho ra đơn giá xuất kho bình quân là 976.696 đồng/tấn; tổng trị giá vốn xuất kho 8 tấn là 7.813.568 đồng.

5. Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình nào và gồm những nhân sự nào?
Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung tại một phòng duy nhất, bao gồm 5 vị trí: Kế toán trưởng, Kế toán thuế, Kế toán vốn bằng tiền, Kế toán hàng tồn kho và Thủ quỹ.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Vũ Minh Ngọc đã phản ánh chi tiết thực trạng công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Cổ phần Xây dựng Thương mại Tân Cảng trong niên độ 2015 theo quy định của Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC. Bài viết làm rõ quy trình lập chứng từ, luân chuyển hồ sơ kế toán và kỹ thuật tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn đối với các mặt hàng vật liệu xây dựng. Trên cơ sở nhận diện các hạn chế về việc ghi chép thủ công và thiếu vắng công tác trích lập dự phòng giảm giá, tác giả đã đưa ra các giải pháp hoàn thiện có tính ứng dụng thực tiễn cho doanh nghiệp.