CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Sự cần thiết phải quản lý bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại 1. Khái niệm bán hàng (Tiêu thụ hàng hóa) Bán hàng là quá trình các doanh nghiệp thực hiện việc chuyển hóa vốn sản xuất kinh doanh của mình từ hình thái hàng hóa sang hình thái tiền tệ và hình thành kết quả tiêu thụ 1. Đặc điểm của quá trình tiêu thụ hàng hóa Đó là sự trao đổi mua bán có thỏa thuận, doanh nghiệp đồng ý bán và khách hàng đồng ý mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán có sự chuyển đổi quyền sở hữu hàng hóa từ doanh nghiệp sang khách hàng.
Doanh nghiệp giao hàng hóa cho khách hàng và nhận được từ họ một khoản tiền hay một khoản nợ tương ứng, khoản tiền này được gọi là doanh thu tiêu thụ để bù đắp các khoản chi phí đã bỏ ra trong quá trình kinh doanh. Căn cứ trên số tiền hay khoản nợ mà khách hàng đã chấp nhận thanh toán để hạch toán kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Vai trò của quá trình bán hàng Quá trình bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng trong kinh doanh và xã hội Thứ nhất, quá trình bán hàng giúp cho hàng hóa được lưu chuyển từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng. Xã hội không có bán hàng thì nền sản xuất sẽ bị đình trệ, doanh nghiệp sản xuất ra không thể nào tiêu thụ, người tiêu dùng có nhu cầu về sản phẩm thì không biết lấy từ đâu.
Do đó nếu không có bán hàng thì nền sản xuất chắc chắn sẽ gặp nhiều khó khăn, nền kinh tế sẽ bị suy thoái vì khủng hoảng cung cầu, xã hội vì thế không phát triển. Thứ hai, bán hàng còn đóng vai trò lưu thông tiền tệ trong guồng máy kinh tế. Doanh nghiệp sản xuất ra hàng hóa hay dịch vụ, bán cho những người có nhu cầu để thu về lợi nhuận. Tiền thu về từ hoạt động bán hàng sẽ tiếp tục đưa vào sản xuất để tiếp tục sinh lợi sau đợt bán hàng tiếp theo, cứ như thế việc bán hàng sẽ giúp cho luồng tiền sẽ được quay vòng từ tay người mua sang tay người bán rồi lại về tay người mua một cách liên tục.
3 Thứ ba, bán hàng giúp cho luân chuyển hàng hóa từ nơi dư thừa sang nơi có nhu cầu. Theo quy luật cung cầu, những nơi dư thừa hàng hóa thì sẽ giá thấp, ngược lại những nơi khan hiếm hàng hóa thì sẽ giá cao, do đó việc bán hàng ở những nơi thiếu hàng hóa sẽ thu về lợi nhuận cao hơn những nơi hàng hóa dư thừa. Đây chính là động lực để doanh nghiệp di chuyển hàng hóa từ những nơi dư thừa, giá thấp đến bán ở những nơi hàng hóa khan hiếm, giá cao mong kiếm được lợi nhuận cao hơn. Do đó tình trạng khan hiếm hàng hóa sẽ giảm dần cho đến khi không còn cảnh nơi thì khan hiếm, nơi thì dư thừa hàng hóa nữa.
Vì vậy bán hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc cân bằng nhu cầu xã hội. Thứ tư, bán hàng mang về lợi ích cho cả người mua lẫn người bán. Đối với người mua, lợi ích của họ là có được sản phẩm. Còn đối với người bán, đó là lợi nhuận từ kinh doanh.
Nhờ hoạt động bán hàng mà luồng tiền – hàng luân chuyển thường xuyên giữa người mua và người bán. Mỗi vòng luân chuyển đều phát sinh lợi ích cho cả hai bên. Từ việc phân tích trên ta thấy được tầm quan trọng của hoạt động bán hàng đối với nền kinh tế - xã hội trên toàn thế giới. Hoạt động bán hàng cũng mang lại lợi ích cho nhiều thành phần.
Do đó thúc đẩy và phát triển các hoạt động bán hàng sẽ kích thích cho xã hội phát triển, mang lại sự phồn thịnh cho quốc gia, nâng cao mức sống con người, thỏa mãn mọi nhu cầu cho tất cả mọi người trong xã hội. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Để đáp ứng được yêu cầu quản lý trong quá trình tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm. Kế toán có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây: Phản ánh tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế về tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ như mức bán ra, doanh thu tiêu thụ, mà quan trọng nhất là lãi thuần của hoạt động tiêu thụ Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chi tiết sự biến động của hàng hóa ở tất cả các trạng thái: hàng đi đường, hàng trong kho, hang gia công chế biến, hàng gửi đại lý. nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa Tính toán chính xác giá vốn, chi phí khối lượng tiêu thụ hàng hóa, thanh toán, chấp nhận thanh toán, hàng trả lại 4 Phản ảnh chính xác kịp thời doanh thu tiêu thụ để xác định kết quả đảm bảo thu đủ và kịp thời tiền hàng tránh sự chiếm dụng vốn Phản ánh và giám sát tình hình thực hiện kết quả tiêu thụ, cung cấp số liệu, lập báo cáo tài chính và lập quyết toán đầy đủ, kịp thời để đánh giá đúng hiệu quả tiêu thụ cũng như việc thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ trên kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần chú ý một số điểm sau: Xác định đúng thời điểm tiêu thụ để kịp thời lập báo cáo bán hàng và phản ánh doanh thu. Báo cáo thường xuyên kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng chi tiết theo từng hợp đồng kinh tế. nhằm giám sát chặt chẽ hàng hóa bán ra, đôn đốc thanh toán, nộp tiền bán hàng vào quỹ. Các chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp hợp lệ.
Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý, khoa học, tránh sự trùng lắp, bỏ sót, chậm trễ. Xác định đúng và tập hợp đúng, đầy đủ giá vốn chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. Phân bổ chính xác các chi phí đó cho hàng tiêu thụ. Các phương thức bán hàng và kế toán bán hàng 1.
Các phương thức bán hàng 1. Phương thức bán buôn * Bán buôn qua kho: Là phương thức bán buôn mà thành phẩm, hàng hóa bán ra phải xuất từ kho doanh nghiệp bán. Gồm 2 hình thức: Bán buôn qua kho theo hình thức trực tiếp và theo hình thức chuyển hàng. - Bán buôn qua kho theo hình thức trực tiếp Là phương thức bán buôn qua kho trong đó bên mua cử cán bộ nhận hàng tại kho của bên bán hay bên bán giao hàng trực tiếp tại kho của mình.
Việc thanh toán phụ thuộc vào hợp đồng kinh tế đã thanh toán giữa bên mua và bên bán. - Bán buôn qua kho theo hình thức vận chuyển hàng: Là phương thức bán buôn qua kho mà bên bán xuất kho vận chuyển số hàng hóa, thành phẩm giao cho khách hàng tại nơi đã quy định trong hợp đồng kinh tế bằng 5 phương tiện tự có hoặc thuê ngoài. Thành phẩm, hàng hóa chuyển bán chưa được ghi nhận là đã tiêu thụ, vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. * Bán buôn không qua kho: Ở doanh nghiệp sản xuất, bán buôn không qua kho là phương thức tiêu thụ thành phẩm tại nơi sản xuất hoặc thành phẩm sản xuất xong được chuyển bán ngay.
Ở doanh nghiệp thương mại, bán buôn không qua kho là phương thức mua hàng của nhà cung cấp, sau đó bán ngay cho người mua tại nơi nhận hàng hoặc chuyển bán ngay cho khách. Gồm 2 hình thức: Bán buôn không qua kho theo hình thức trực tiếp và theo hình thức chuyển hàng. - Bán buôn không qua kho theo hình thức trực tiếp: Là phương thức bán hàng không qua kho mà doanh nghiệp sản xuất tiêu thụ thành phẩm trực tiếp tại nơi sản xuất và doanh nghiệp thương mại bán hàng hóa trực tiếp tại nơi mua. - Bán buôn không qua kho theo hình thức chuyển hàng: Là phương thức bán hàng mà doanh nghiệp sản xuất gửi bán ngay số thành phẩm vừa sản xuất và doanh nghiệp thường gửi bán ngay số hàng mua tại nơi mua.
Phương thức bán lẻ * Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Là phương thức tiêu thụ thành phẩm, hàng hóa mà người bán thu tiền trực tiếp và giao hàng trả khách. * Bán lẻ thu tiền tập trung: Là phương thức ở quầy hàng có nhân viên thu ngân làm nhiệm vụ thu tiền của khách và viết hóa đơn cho khách hàng để khách hàng cầm hóa đơn chuyển cho người bán và nhận hàng. * Bán lẻ tự động: Áp dụng với các loại mặt hàng có thể sử dụng máy để thực hiện nghiệp vụ bán, khách hàng dùng loại hình thứ này thường sử dụng tiền kim loại hoặc thẻ thanh toán. Khi mua hàng chỉ cần việc bỏ tiền vào máy, máy sẽ tự động chuyển hàng cho khách 6 * Bán lẻ theo đơn đặt hàng: Khách hàng mua tại quầy hàng, doanh nghiệp bán và chuyển hàng đến tận nơi khách hàng yêu cầu * Bán lẻ tự chọn Là phương thức bán hàng tại quầy hàng, gian hàng không có người bán mà chỉ bố trí thu ngân và bảo vệ, nhân viên hướng dẫn khách hàng, sắp xếp hàng hóa bị lộn xộn, rơi vãi.
Khách hàng vào tự chọn mua, bỏ vào túi đựng hàng, khi ra về sẽ trả tiền cho nhân viên thu ngân. Phương thức hàng đổi hàng Là phương thức tiêu thụ mà trong đó người bán đem vật tư sản phẩm, hàng hóa của mình để đổi lấy vật tư, hàng hóa, sản phẩm của người mua. Giá trao đổi là giá bán của hàng hóa, vật tư, sản phẩm đó trên thị trường 1. Phương thức bán hàng đại lý * Đối với bên giao hàng: Hàng gửi đại lý vẫn chưa phải là bán.
Thực chất của hình thức này chính là phương thức bán buôn * Đối với bên nhận ký gửi, đại lý: Thực chất là phương thức bán lẻ. Hàng hóa được coi là đã tiêu thụ khi bên nhận ký lập bảng thanh toán tiền hàng và thanh toán tiền về số hàng đã bán được hoặc chấp nhận thanh toán về số lượng hàng đã bán được. Phương thức bán hàng trả góp Là phương thức bán hàng mà người mua có thể trả chậm, trả góp trong nhiều kỳ. Khoản lãi doanh nghiệp thu được từ hoạt động này gọi là doanh thu tài chính.
Người mua trả chậm, trả góp trong nhiều kỳ tương ứng với số lãi từng kỳ sẽ kết chuyển sang tài khoản 515. Thực chất phương thức này có thể xếp vào hình thức bán lẻ hàng hóa 1. Kế toán bán hàng 1.