CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán Khái niệm thanh toán: Là sự chuyển giao tài sản của một bên ( người hoặc công ty, tổ chức) cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. Phương thức thanh toán: Là cách thức chi trả, thực hiện nghĩa vụ về tài sản. Phương thức thanh toán có thể thực hiện bằng hình thức trả tiền mặt, séc, thanh toán qua ngân hàng, thư tín dụng, thanh toán bằng hiện vật hay có sự thỏa thuận của các bên. + Có hai phương thức thanh toán: Thanh toán trực tiếp và thanh toán trả chậm.
-Phương thức thanh toán trực tiếp: sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp thương mại thanh toán ngay tiền cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng tiền cán bộ tạm ứng, bằng tiền chuyển khoản, có thể thanh toán bằng hàng (hàng đổi hàng)… -Phương thức thanh toán trả chậm: Doanh nghiệp đã nhận hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho người bán. Việc thanh toán chậm trả có thể thực hiện theo điều kiện tín dụng ưu đãi theo thỏa thuận. Hình thức thanh toán: Là tổng thể các quy định về một cách thức trả tiền, là sự liên kết các yếu tố của quá trình thanh toán. Các hình thức cụ thể: gồm hai loại là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt.
Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại thanh toán như: thanh toán bằng tiền Việt Nam, bằng ngoại tệ, hối phiếu ngân hàng và các loại giấy tờ có giá trị như tiền… đây là các hình thức thanh toán giữa hai bên. Khi nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ… thì bên mua xuất quỹ tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán. Hình thức thanh toán này trên thực tế chỉ phù hợp với các giao dịch nhỏ và đơn giản, bởi vì các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên Sinh viên: Bùi Thị Mỹ Linh Page 3 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng phức tạp và kém an toàn. Thông thường hình thức này được áp dụng để thanh toán cho công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ.
Thanh toán không bằng tiền mặt: là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách chuyển khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng. Các hình thức bao gồm: thanh toán bằng Séc, thanh toán bằng ủy nhiệm chi, thanh toán bằng thư tín dụng- L/C. Thanh toán bằng Séc: Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu của ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị có tên trên Séc. Đơn vị phát hành Séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về sử dụng Séc.
Séc chỉ phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số dư. Séc thanh toán gồm có Séc chuyển khoản, Séc bảo chi, Séc tiền mặt và Séc định mức. Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Ủy nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác. Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: là phương tiện thanh toán mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do Ngân hàng quy định, gửi cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản yêu cầu trích một số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho người hưởng thụ.
Ủy nhiệm chi phải do khách hàng lập, ký và chỉ căn cứ vào lệnh đó để trích tiền từ tài khoản khách hàng chuyển trả cho đon vị thụ hưởng. Việc Ngân hàng tự động trích tài khoản của khách hàng là không được phép trừ trường hợp đã có thỏa thuận bằng văn bản. Thanh toán bù trừ: Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau.
Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thỏa thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ theo dõi. Sinh viên: Bùi Thị Mỹ Linh Page 4 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Thanh toán bằng thư tín dụng- L/C: theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán cho bên bán. Khi giao hàng xong, ngân hàng của bên bán.
Hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phương, không tín nhiệm lẫn nhau. Trong thực tế, hình thức này ít được sử dụng thanh toán nội bộ nhưng lại phát huy tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán quốc tế, với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ. Thanh toán bằng thẻ tín dụng: Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ.Nội dung kế toán thanh toán với người mua.Nguyên tắc thanh toán với người mua. -Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kì hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần thanh toán.
Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính. -Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận phải thu khách hàng đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường. -Kế toán tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được để có căn cứ xác định số trích lập số dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản thu không đòi được. Khoản thiệt hại về nợ phải thu khó đòi sau khi trừ dự phòng đã trích lập được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kì báo cáo.
Khoản nợ khó đòi đã xử lý khi đòi được, hạch toán vào thu nhập khác. -Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa, TSCĐ, BĐSĐT đã giao, dịch vụ cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao. Sinh viên: Bùi Thị Mỹ Linh Page 5 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng 1.Chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua. a)Chứng từ sử dụng: -Hợp đồng bán hàng -Phiếu xuất kho: Mẫu số 02- VT -Phiếu thu: 01-TT -Hóa đơn GTGT: Mẫu số 01GTGT-3LL -Giấy báo có ngân hàng -Biên bản bù trừ công nợ -Giấy nộp tiền -Biên bản thanh lý hợp đồng -Các chứng từ có liên quan khác.
b)Sổ sách sử dụng. -Sổ chi tiết phải thu của khách hàng. -Sổ tổng hợp phải thu của khách hàng. -Số cái tài khoản 131 c)Tài khoản sử dụng.
-Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ Sinh viên: Bùi Thị Mỹ Linh Page 6 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng Kết cấu tài khoản 131: Phải thu của khách hàng Bên nợ Bên có -Số tiền phải thu của khách hàng phát - Số tiền khách hàng đã trả nợ; sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước hóa, BĐSĐT, TSCĐ, dịch vụ, các của khách hàng; khoản đầu tư tài chính; - Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng; phải thu của khách hàng; - Đánh giá lại các khoản phải thu của - Doanh thu của số hàng đã bán bị khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC không có thuế GTGT); (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết tỷ giá ghi sổ kế toán). khấu thương mại cho người mua; - Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán). Số dư bên nợ: Số dư bên có( nếu có): Số tiền còn phải thu của khách hàng. Số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể.
Chú ý: Khi lập Báo cáo tình hình tài chính, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên "Tài sản" và bên "Nguồn vốn". ( Nguồn: TT133/2016/TT – BTC) Sinh viên: Bùi Thị Mỹ Linh Page 7 Khoá luận tốt nghiệp Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng 1.
