Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, đối với các doanh nghiệp kết hợp cả hai lĩnh vực sản xuất và thương mại, hàng hóa là một bộ phận trọng yếu cấu thành tài sản lưu động và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh cũng như lợi nhuận của doanh nghiệp. Việc quản lý và hạch toán hàng hóa một cách chính xác, chặt chẽ từ khâu tìm kiếm nguồn hàng, thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu tiêu thụ trong nước là điều kiện tiên quyết để tiết kiệm chi phí thu mua, tránh ứ đọng vốn và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh.

Tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Mỹ Tín, công tác tổ chức quản lý hàng hóa luôn được đặt lên hàng đầu, đòi hỏi sự phối hợp đồng bộ giữa nhân viên mua hàng, thủ kho và bộ phận kế toán. Nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính và hạch toán kế toán theo chuẩn mực hiện hành, tác giả Tiêu Thị Phương Thảo đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Hoàn thiện công tác kế toán hàng hoá tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Mỹ Tín".

Nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể qua 3 nội dung chính:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận cơ bản về công tác kế toán hàng hóa trong các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ theo quy định hiện hành.
  2. Khảo sát, phân tích và mô tả thực trạng tổ chức công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Mỹ Tín.
  3. Đề xuất một số ý kiến và giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Mỹ Tín.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán hàng hóa, bao gồm quy trình luân chuyển chứng từ, kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp và kiểm kê hàng hóa tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Mỹ Tín (Địa chỉ: Tổ dân phố An Tràng, Thị trấn Trường Sơn, Huyện An Lão, Thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế được thu thập và phân tích trong niên độ kế toán năm 2018 (đặc biệt tập trung vào các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 12/2018).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và cơ sở pháp lý

Khóa luận vận dụng hệ thống lý luận về kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, dựa trên các văn bản pháp lý và chuẩn mực kế toán do Bộ Tài chính ban hành:

  • Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  • Nguyên tắc đánh giá hàng hóa: Hàng hóa được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc (bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí thu mua trực tiếp trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua). Phân bổ chi phí thu mua theo tiêu thức giá trị hoặc số lượng.
  • Phương pháp tính giá xuất kho: Khóa luận hệ thống hóa 3 phương pháp tính giá xuất kho theo quy định:
    • Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO).
    • Phương pháp giá thực tế đích danh.
    • Phương pháp bình quân gia quyền (bao gồm phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ và phương pháp bình quân liên hoàn).
  • Hạch toán chi tiết và tổng hợp: Hệ thống hóa 3 phương pháp kế toán chi tiết hàng hóa (Phương pháp ghi thẻ song song, Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển, Phương pháp ghi sổ số dư); 2 phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho (Phương pháp kê khai thường xuyên sử dụng Tài khoản 156 và Phương pháp kiểm kê định kỳ sử dụng Tài khoản 611); quy định về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sử dụng Tài khoản 2294 theo giá trị thuần có thể thực hiện được.

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

  • Phương pháp nghiên cứu: Tác giả sử dụng phương pháp phân tích - tổng hợp lý luận; phương pháp quan sát và thu thập tài liệu thực tế; phương pháp hạch toán kế toán (chứng từ, tài khoản, tính giá, tổng hợp - cân đối); phương pháp đối chiếu số liệu giữa chứng từ gốc, sổ chi tiết, thẻ kho và sổ cái kế toán.
  • Nguồn dữ liệu:
    • Quy chế, quy định quản lý tài chính - kế toán nội bộ của Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Mỹ Tín.
    • Hệ thống chứng từ ban đầu: Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản giao nhận hàng hóa, Biên bản kiểm kê vật tư - hàng hóa.
    • Hệ thống sổ sách kế toán năm 2018 tại đơn vị: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 156, Thẻ kho, Sổ chi tiết hàng hóa (các mặt hàng Inox), Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ

Chương này tập trung làm rõ các khái niệm nền tảng và khung quy định về kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ:

  • Khái niệm và đặc điểm hàng hóa: Hàng hóa là sản phẩm lao động dưới hình thức vật chất mua vào để bán, phục vụ nhu cầu sản xuất và tiêu dùng. Hàng hóa đa dạng về chủng loại, có đặc tính lý - hóa - sinh học ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình bảo quản, vận chuyển. Quá trình lưu chuyển hàng hóa gắn liền với sự vận động của vốn kinh doanh (từ vốn tiền tệ sang vốn hàng hóa và ngược lại).
  • Đánh giá giá trị hàng hóa: Trình bày công thức xác định giá thực tế nhập kho đối với hàng mua ngoài, hàng tự gia công chế biến, hàng thuê ngoài gia công và hàng nhận biếu tặng; phương pháp phân bổ chi phí thu mua cho hàng đã bán và hàng tồn kho cuối kỳ. Phân tích chi tiết ưu - nhược điểm và điều kiện áp dụng của 3 phương pháp tính giá hàng xuất kho (FIFO, giá thực tế đích danh, bình quân gia quyền).
  • Tổ chức kế toán chi tiết: Phân tích đặc điểm, quy trình ghi sổ, ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng của 3 phương pháp hạch toán chi tiết hàng hóa:
Phương pháp Quy trình ghi chép tại kho Quy trình ghi chép tại phòng kế toán Ưu điểm Nhược điểm
Ghi thẻ song song Thủ kho ghi số lượng vào Thẻ kho hàng ngày dựa trên phiếu nhập, xuất. Mở Sổ/Thẻ kế toán chi tiết theo dõi cả số lượng và giá trị; cuối tháng đối chiếu Thẻ kho và lập Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn. Đơn giản, dễ làm, kiểm tra đối chiếu chính xác, cung cấp thông tin kịp thời. Ghi chép trùng lặp về chỉ tiêu số lượng giữa kho và kế toán; đối chiếu dồn vào cuối tháng.
Sổ đối chiếu luân chuyển Thủ kho ghi Thẻ kho theo số lượng hàng ngày. Không mở sổ chi tiết hàng ngày; cuối tháng lập Bảng kê và ghi một lần vào Sổ đối chiếu luân chuyển theo từng danh điểm. Giảm khối lượng ghi chép hàng ngày cho nhân viên kế toán. Khối lượng công việc dồn vào cuối tháng lớn; trùng lặp số lượng; chậm cung cấp thông tin.
Sổ số dư Thủ kho ghi Thẻ kho và ghi số lượng tồn cuối tháng vào Sổ số dư do kế toán lập. Kế toán định kỳ kiểm tra kho, lập Phiếu giao nhận chứng từ, Bảng kê lũy kế nhập/xuất theo giá hạch toán; cuối tháng lập Bảng kê tổng hợp N-X-T. Giảm tối đa trùng lặp ghi chép; kiểm tra thường xuyên việc ghi chép tại kho. Không theo dõi chi tiết từng danh điểm tại kế toán; phụ thuộc hoàn toàn vào số liệu Thẻ kho.
  • Kế toán tổng hợp và trích lập dự phòng: Trình bày kết cấu tài khoản, sơ đồ hạch toán tổng quát của TK 156 (theo phương pháp kê khai thường xuyên) và TK 611 (theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Trình bày nguyên tắc, công thức tính và phương pháp định khoản trích lập/hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho qua TK 2294 khi giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc.
  • Hệ thống sổ kế toán: Trình bày trình tự hạch toán hàng hóa theo 4 hình thức sổ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: Hình thức Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Mỹ Tín

Chương 2 mô tả chi tiết tổ chức bộ máy và thực tế vận hành công tác kế toán hàng hóa tại đơn vị thực tập:

  • Tổng quan về doanh nghiệp:
    • Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Mỹ Tín được thành lập ngày 24/06/2012; Mã số thuế: 0201239163; Đại diện pháp luật: bà Phạm Thị Hương; Trụ sở tại Tổ dân phố An Tràng, Thị trấn Trường Sơn, Huyện An Lão, TP. Hải Phòng.
    • Ngành nghề kinh doanh: Đăng ký nhiều ngành nghề, trong đó ngành chính là Sản xuất sản phẩm từ plastic (Mã 2220), cùng các hoạt động gia công cơ khí, xử lý tráng phủ kim loại (Mã 25920), buôn bán kim loại và quặng kim loại (Mã 4662), kinh doanh các sản phẩm Inox (Mã 4535)...
    • Bộ máy quản lý: Tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng theo chế độ một thủ trưởng (Giám đốc trực tiếp chỉ đạo, Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh và đối nội, cùng 4 bộ phận: Phòng Kinh doanh, Bộ phận Sản xuất, Phòng Tổ chức - Hành chính, Phòng Kế toán).
  • Tổ chức công tác kế toán tại công ty:
    • Bộ máy kế toán tổ chức theo hình thức tập trung, gồm 3 nhân sự: Kế toán trưởng kiêm kế toán giá thành, Kế toán tổng hợp, và Thủ quỹ.
    • Chính sách kế toán áp dụng: Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; hình thức ghi sổ áp dụng là Nhật ký chung.
  • Thực trạng công tác kế toán hàng hóa:
    • Hàng hóa kinh doanh chủ yếu là các mặt hàng kim khí, thép không gỉ như: Inox ống hộp 304 - 10x10, Inox ống hộp 304 - 15x15, Inox tấm 304...
    • Hạch toán chi tiết: Áp dụng phương pháp ghi thẻ song song. Hàng ngày thủ kho ghi chép số lượng vào Thẻ kho (Biểu số 2.7, 2.8, 2.9); kế toán theo dõi số lượng và giá trị trên Sổ chi tiết hàng hóa (Biểu số 2.10, 2.11, 2.12). Cuối tháng kế toán lập Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn (Biểu số 2.13) để đối chiếu giữa sổ kế toán và kho.
    • Hạch toán tổng hợp: Định kỳ từ các chứng từ gốc (Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT), kế toán ghi nhận vào Sổ Nhật ký chung (Biểu số 2.14) và kết chuyển vào Sổ cái Tài khoản 156 (Biểu số 2.15).
    • Công tác kiểm kê: Doanh nghiệp tiến hành kiểm kê định kỳ và lập Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Biểu số 2.16) để xác định số lượng thực tế, so sánh với số liệu sổ sách nhằm xử lý thừa thiếu kịp thời.

Chương III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Mỹ Tín

Dựa trên thực trạng hạch toán tại đơn vị, tác giả đưa ra nhận xét và các kiến nghị cụ thể:

  • Đánh giá chung:
    • Ưu điểm: Bộ máy quản lý và kế toán tinh gọn, phù hợp quy mô doanh nghiệp; hệ thống chứng từ ban đầu lập tương đối đầy đủ; luân chuyển chứng từ rõ ràng; áp dụng đúng hình thức Nhật ký chung và phương pháp kê khai thường xuyên theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
    • Nhược điểm: Công tác quản lý danh mục hàng hóa còn bất cập do chưa có sổ danh điểm thống nhất dẫn đến việc tra cứu mã hàng khó khăn; công tác dự phòng rủi ro giảm giá hàng tồn kho chưa được chú trọng, chưa thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong khâu ghi chép còn hạn chế.
  • Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện: Đảm bảo tuân thủ đúng chuẩn mực kế toán và quy định pháp luật; phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh kim khí/inox của công ty; nâng cao tính kịp thời, chính xác của thông tin phục vụ quản trị.
  • Các giải pháp đề xuất cụ thể:
    1. Xây dựng và đưa vào sử dụng Sổ danh điểm hàng hóa (Biểu số 3.1): Quy định hệ thống mã hóa thống nhất cho từng chủng loại hàng hóa (Inox tấm, Inox ống hộp với các quy cách khác nhau) giúp công tác theo dõi trên Thẻ kho và Sổ chi tiết được chuẩn hóa, tránh nhầm lẫn.
    2. Thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho (Biểu số 3.2): Hướng dẫn công ty xác định giá trị thuần có thể thực hiện được và lập bảng trích lập dự phòng vào cuối kỳ kế toán, sử dụng TK 2294 để phản ánh đúng giá trị tài sản trên Báo cáo tài chính theo quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC.
    3. Hoàn thiện công tác luân chuyển chứng từ và kiểm kê: Nâng cao tính kịp thời trong việc chuyển giao chứng từ giữa thủ kho và phòng kế toán, tăng cường đối chiếu định kỳ.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính

  • Khóa luận đã mô tả và hệ thống hóa toàn diện thực trạng công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Mỹ Tín theo hình thức kế toán Nhật ký chung và phương pháp kê khai thường xuyên.
  • Minh họa chi tiết quy trình ghi chép kế toán từ chứng từ ban đầu (Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản giao nhận) đến các sổ chi tiết hàng hóa (Inox ống hộp 304 - 10x10, Inox ống hộp 304 - 15x15, Inox tấm 304), Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn, Sổ Nhật ký chung và Sổ cái TK 156 với số liệu thực tế phát sinh năm 2018.

Giải pháp và kiến nghị

  • Thiết kế mẫu Sổ danh điểm hàng hóa (Biểu số 3.1) giúp chuẩn hóa việc phân loại và quản lý hàng nghìn mặt hàng kim khí, inox có quy cách kỹ thuật phức tạp.
  • Xây dựng quy trình và mẫu biểu Bảng trích lập dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho (Biểu số 3.2) cùng phương pháp hạch toán trên TK 2294 và TK 632, giúp doanh nghiệp chủ động ứng phó với biến động giá cả vật liệu trên thị trường.

Đóng góp thực tiễn

  • Đề tài gắn liền lý luận Thông tư 133/2016/TT-BTC với số liệu thực tế tại một doanh nghiệp nhỏ và vừa cụ thể tại Hải Phòng. Các kiến nghị đưa ra được giảng viên hướng dẫn đánh giá có tính khả thi cao, xuất phát trực tiếp từ những thiếu sót trong công tác kế toán thực tế của công ty.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Số liệu khảo sát và minh họa trong đề tài tập trung vào niên độ kế toán năm 2018 tại một đơn vị thực tập duy nhất (Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Mỹ Tín) với các nhóm hàng hóa kim khí đại diện. Tác giả tự nhận định do thời gian thực tập và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên các phân tích chuyên sâu về quản trị tài chính doanh nghiệp chưa được bao quát toàn diện.
  • Hướng mở rộng: Mở rộng nghiên cứu sang việc hoàn thiện ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng (hình thức kế toán máy vi tính) và liên kết phần hành kế toán hàng hóa với các phần hành liên quan mật thiết như kế toán bán hàng, kế toán xác định kết quả kinh doanh và kế toán chi phí giá thành tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Quản trị kinh doanh tại các trường đại học, cao đẳng; nhân viên kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa hoạt động trong lĩnh vực thương mại và sản xuất gia công kim khí.
  • Nội dung giá trị:
    • Cung cấp tài liệu tham khảo có cấu trúc rõ ràng về phương pháp vận dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC vào phần hành kế toán hàng hóa.
    • Cung cấp hệ thống mẫu biểu sổ sách thực tế (Thẻ kho, Sổ chi tiết hàng hóa, Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 156, Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn) theo phương pháp ghi thẻ song song.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Mỹ Tín áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và lựa chọn hình thức sổ kế toán Nhật ký chung.

2. Phương pháp hạch toán chi tiết và tổng hợp hàng hóa tại công ty là gì?
Công ty áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp hàng tồn kho (sử dụng Tài khoản 156) và áp dụng phương pháp Ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng hóa giữa thủ kho và phòng kế toán.

3. Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty Mỹ Tín gồm bao nhiêu người và được tổ chức theo mô hình nào?
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, gồm 3 người: 01 Kế toán trưởng kiêm kế toán giá thành, 01 Kế toán tổng hợp và 01 Thủ quỹ.

4. Khóa luận sử dụng các mặt hàng cụ thể nào để minh họa số liệu hạch toán thực tế năm 2018?
Tác giả sử dụng số liệu thực tế phát sinh trong tháng 12/2018 của các mặt hàng Inox tiêu biểu gồm: Inox ống hộp 304 - 10x10, Inox ống hộp 304 - 15x15 và Inox tấm 304 để trích xuất Thẻ kho, Sổ chi tiết và Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn.

5. Những giải pháp hoàn thiện chính được tác giả đề xuất trong Chương III là gì?
Tác giả đề xuất 2 giải pháp kỹ thuật cụ thể gồm: Xây dựng Sổ danh điểm hàng hóa (Biểu số 3.1) để thống nhất mã hàng và Lập Bảng trích lập dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho (Biểu số 3.2) sử dụng Tài khoản 2294 theo quy định của Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Tiêu Thị Phương Thảo đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp vừa và nhỏ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Thông qua việc phân tích thực trạng hạch toán hàng hóa năm 2018 tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Mỹ Tín, công trình đã phản ánh chân thực quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Đồng thời, các giải pháp về xây dựng sổ danh điểm hàng hóa và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được đề xuất mang tính thực tiễn, đóng góp thiết thực cho việc nâng cao hiệu quả quản lý tài chính tại đơn vị.