CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Tổng quan về hệ thống kế toán trách nhiệm 1.1 Khái niệm hệ thống kế toán trách nhiệm Trong quá trình quản lý, các cá nhân được giao quyền ra quyết định và chịu trách nhiệm thực hiện một phần hay toàn bộ công việc nào đó của tổ chức. Với xu hướng quy mô ngày càng phát triển của các tổ chức, phân quyền trong một tổ chức là tất yếu. Phân quyền trong tổ chức tạo nên cơ cấu phức tạp đòi hỏi cấp trên phải theo dõi, đánh giá được kết quả thực hiện của cấp dưới và cấp dưới phải biết được mục tiêu, vị trí hoạt động của họ trong tổ chức. Vì thế, một tổ chức có sự phân quyền cần thiết phải xây dựng một công cụ để đánh giá, nối kết thành quả quản lý của từng cá nhân, bộ phận trong tổ chức và công cụ đó chính là hệ thống kế toán trách nhiệm.
Trong doanh nghiệp, hệ thống kế toán trách nhiệm là một công cụ được thiết lập để ghi nhận, cung cấp thông tin về kết quả, hiệu quả hoạt động của các bộ phận, các đơn vị trong doanh nghiệp để từ đó đánh giá, nối kết các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp với mục tiêu chung của doanh nghiệp đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động đúng định hướng, trật tự và hiệu quả (PGS.2 Mục tiêu hệ thống kế toán trách nhiệm 1.1 Hệ thống kế toán trách nhiệm cung cấp thông tin đánh giá trách nhiệm các cấp bậc quản lý trong doanh nghiệp Kế toán trách nhiệm ra đời nhằm hướng đến phục vụ công tác đánh giá trách nhiệm các cấp bậc quản lý trong doanh nghiệp, đưa ra các chỉ tiêu đo lường và đánh giá thường kỳ thành quả hoạt động của mỗi cá nhân được phân cấp quản lý trong doanh nghiệp như: giám đốc, trưởng phòng kinh doanh, quản đốc… Điều này đảm bảo mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều có địa chỉ trách nhiệm. Từ đó sẽ tạo nên một hệ thống trách nhiệm rõ ràng thúc đẩy doanh nghiệp phát triển ổn định, bền vững.2 Hệ thống kế toán trách nhiệm cung cấp cơ sở để đánh giá mức độ phù hợp giữa các quyết định bộ phận với mục tiêu chung của doanh nghiệp Ra quyết định là một trong số những chức năng cơ bản của nhà quản trị. Những thông tin cung cấp cho nhà quản trị ra quyết định là sự kết hợp giữa thông tin quá khứ với thông tin tương lai dựa trên cơ sở những dự báo, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, để đảm bảo tính phù hợp của các quyết định với mục tiêu chung của doanh nghiệp, nhà quản trị cần có những thông tin, kết hợp với những thông tin của chính từng bộ phận trong tổ chức quản lý mỗi doanh nghiệp.
Hệ thống kế toán trách nhiệm ra đời nhằm đáp ứng các mục tiêu này và chính thông tin của kế toán trách nhiệm là thước đo mức độ phù hợp giữa các quyết định bộ phận với mục tiêu chung của doanh nghiệp (Hilton, 1991) [15].3 Hệ thống kế toán trách nhiệm đảm bảo sử dụng hữu hiệu và hiệu quả các nguồn lực của tổ chức Tính hữu hiệu thể hiện tình hình thực thi, ảnh hưởng các quyết sách kinh doanh trong doanh nghiệp. Trong khi đó, tính hiệu quả thể hiện hiệu suất hoạt động của mỗi cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp. Thông qua hệ thống kế toán trách nhiệm giúp nhà quản trị xác định được tình hình thực thi, hiệu lực các quyết sách kinh doanh của doanh nghiệp và hiệu quả sử dụng các nguồn lực kinh tế của mỗi cá nhân, bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp. Mục tiêu của hệ thống kế toán trách nhiệm có tác dụng định hướng cho việc xây dựng, phát triển kế toán trách nhiệm và chính mục tiêu hệ thống kế toán trách nhiệm chỉ ra chức năng, sự cần thiết cùng vai trò hệ thống kế toán trách nhiệm trong doanh nghiệp.3 Chức năng Xét trong doanh nghiệp, hệ thống kế toán trách nhiệm có hai chức năng cơ bản là thông tin và xác định trách nhiệm (Huỳnh Lợi, Nguyễn Khắc Tâm, 2001)[9].1 Chức năng thông tin Hệ thống kế toán trách nhiệm là một kênh cung cấp thông tin cho các nhà quản trị giúp họ có thể nắm bắt được tình hình hoạt động của mỗi bộ phận, đơn vị 123doc 3 và nhận biết được nguyên nhân dẫn đến những thành quả bộ phận, đơn vị họ phụ trách.
Từ đó tìm ra giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận trong tương lai.2 Chức năng xác định trách nhiệm Hệ thống kế toán trách nhiệm giúp xác định mức độ đóng góp của từng đơn vị, bộ phận vào lợi ích của toàn doanh nghiệp. Từ đó, giúp nhà quản trị cấp cao xác định được kết quả, hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, đơn vị hay chính là xác định trách nhiệm của từng bộ phận, đơn vị và của chính họ trong doanh nghiệp. Hai chức năng của hệ thống kế toán trách nhiệm có mối quan hệ mật thiết với nhau, kênh thông tin dẫn truyền tình hình thành quả hoạt động của các bộ phận, kênh trách nhiệm gắn kết kênh thông tin với từng nhà quản trị bộ phận. Chính những mối quan hệ này giúp hệ thống kế toán trách nhiệm đáp ứng được mục tiêu của nó.4 Sự cần thiết, vai trò của hệ thống kế toán trách nhiệm trong doanh nghiệp 1.1 Sự cần thiết của hệ thống kế toán trách nhiệm trong doanh nghiệp Ngày nay, với sự thay đổi không ngừng của môi trường kinh doanh và sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt, khốc liệt đòi hỏi các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải không ngừng mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh cả chiều rộng lẫn chiều sâu, tính chuyên nghiệp ngày càng cao và phân cấp quản lý ngày càng sâu rộng.
Khi đó, người chủ sở hữu của doanh nghiệp sẽ tách dần khỏi vai trò quản lý kinh doanh trực tiếp. Tuy nhiên, họ cần phải kiểm soát các hoạt động của đơn vị, theo dõi quyền hạn và trách nhiệm của mỗi nhà quản trị trong các hoạt động đó. Muốn vậy, các doanh nghiệp cần tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm nhằm đo lường, đánh giá trách nhiệm cũng như thành quả của nhà quản trị các cấp trong doanh nghiệp để đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động đúng định hướng, hữu hiệu và hiệu quả.2 Vai trò của hệ thống kế toán trách nhiệm trong doanh nghiệp Trong cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp phân quyền, hệ thống kế toán trách nhiệm thể hiện các vai trò chủ yếu sau: Cung cấp thông tin thực hiện chức năng tổ chức và điều hành của doanh nghiệp Hệ thống kế toán trách nhiệm xác định các trung tâm trách nhiệm, qua đó nhà quản trị có thể hệ thống hóa các công việc, trách nhiệm của từng trung tâm để thiết lập các chỉ tiêu đo lường, đánh giá. Từ đó, giúp nhà quản trị có thể đánh giá và điều chỉnh các bộ phận trong doanh nghiệp cho thích hợp với mục tiêu, tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
Cung cấp thông tin thực hiện chức năng kiểm soát quản lý và kiểm soát tài chính Thông qua hệ thống kế toán trách nhiệm, nhà quản trị cấp cao có thể phân tích đánh giá hoạt động của các nhà quản trị bộ phận, phân tích đánh giá chi phí, doanh thu và lợi nhuận thực hiện của từng bộ phận. Bên cạnh, thực hiện chức năng quản lý, các báo cáo trách nhiệm phản hồi sẽ cung cấp thông tin cho nhà quản trị nhận diện cụ thể các vấn đề tài chính của từng hoạt động tại doanh nghiệp. Kế toán trách nhiệm định hướng nhà quản trị đến mục tiêu chung của tổ chức Mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp được gắn với các trung tâm trách nhiệm. Khi kế toán trách nhiệm có thể kiểm soát được quản lý và tài chính, nhà quản trị sẽ điều chỉnh hoạt động hướng đến các mục tiêu chung.
Đồng thời, bản thân các nhà quản trị trung tâm trách nhiệm được khích lệ hướng các hoạt động của bộ phận phù hợp với mục tiêu cơ bản của toàn doanh nghiệp. Hệ thống kế toán trách nhiệm là một công cụ quản lý phát sinh tất yếu từ phân cấp quản lý và cũng chính phân cấp quản lý sẽ giúp hệ thống kế toán trách nhiệm định vị mục tiêu, phát huy chức năng, giữ một vị trí quan trọng trong hệ thống kế toán doanh nghiệp, kế toán quản trị. Để hệ thống kế toán trách nhiệm phát 123doc 5 huy được chức năng, vai trò của nó, khi xây dựng, hoàn thiện hệ thống kế toán trách nhiệm cần phải xác lập nội dung phù hợp.2 Nội dung tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm 1.1 Xác lập các trung tâm trách nhiệm trong doanh nghiệp Gắn liền với hệ thống kế toán trách nhiệm là các trung tâm trách nhiệm. Trung tâm trách nhiệm là địa chỉ trách nhiệm, thông tin về hoạt động ở một bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp của một nhà quản trị.
Mỗi trung tâm trách nhiệm sẽ được giao cho một nhà quản trị với những quyền hạn và trách nhiệm cụ thể, thực hiện các hoạt động được phân cấp quản lý. Trong một doanh nghiệp, các trung tâm trách nhiệm thường gồm: trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư. Trung tâm chi phí: là trung tâm trách nhiệm mà nhà quản trị của trung tâm này có quyền điều hành và chịu trách nhiệm về chi phí và các yếu tố lien quan đến chi phí phát sinh tại trung tâm. Trung tâm chi phí thường tổ chức gắn liền với các bộ phận, đơn vị thực hiện chức năng sản xuất, mua hàng hóa.
Tùy theo tính chất của chi phí và kết quả đầu ra, trung tâm chi phí được chia thành trung tâm chi phí định mức và trung tâm chi phí tùy ý. Trung tâm chi phí định mức: là trung tâm trách nhiệm mà nhà quản trị của trung tâm này có quyền điều khiển, kiểm soát và chịu trách nhiệm đối với các chi phí phát sinh tại trung tâm đã được định mức. Thông thường, trung tâm chi phí định mức gắn liền với các hoạt động xác lập được mối tương quan giữa các yếu tố chi phí đầu vào với kết quả đầu ra như hoạt động sản xuất, hoạt động dịch vụ. Trung tâm chi phí tùy ý: là trung tâm trách nhiệm mà nhà quản trị của trung tâm này có quyền điều khiển, kiểm soát và chịu trách nhiệm đối với các chi phí phát sinh tại trung tâm khó có thể định mức được.