Chương 1. Cơ sở lý luận về Văn phòng và hiệu quả của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lƣơng Tài. Thực trạng hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lƣơng Tài. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lƣơng Tài.
Luan van 7 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 1. Lý luận chung về Văn phòng 1.Khái niệm Mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị dù lớn hay nhỏ đều cần có sự hoạt động của Văn phòng. Đó là bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức bất kỳ cơ quan nào trong hệ thống cơ quan hành chính các cấp. Khái niệm “Văn phòng” bao gồm các nội dung sau: Một là: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho điều hành của lãnh đạo.
Hai là: Văn phòng còn đƣợc hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, địa điểm gao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Ba là: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những ngƣời có chức vụ, có tầm cỡ nhƣ nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc,…… Bốn là: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lƣu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là công việc liên quan đến công tác Văn thƣ. [15, tr9] Một số nội dung trên có những khía cạnh đúng nhƣng chỉ phản ánh đƣợc một khía cạnh nào đó của thuật ngữ “Văn phòng”. Nhìn chung, công tác Văn phòng bao gồm những việc liên quan đến tổ chức, quản lý các thông tin, giấy tờ trong hoạt động cơ quan, tổ chức, đến việc xử lý các thông tin phục vụ cho lãnh đạo.
Tuy nhiên, hoạt động đó diễn ra không chỉ giới hạn trong phạm vi nội bộ Văn phòng mà còn ở trong toàn cơ quan, tổ chức khi nó liên quan đến vòng quay của các hồ sơ, văn bản, từ khi hình thành cho đến khi giải quyết xong công việc. Luan van 8 Văn phòng là bộ máy cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo cho các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt dộng chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng 1. Chức năng của Văn phòng * Chức năng tham mƣu tổng hợp Tham mƣu tổng hợp đƣợc hiểu là việc thu thập xử lý, tổng hợp thông tin, đƣa ra những kiến nghị và những ý kiến đống góp phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo.
Ngoài ra công tác tham mƣu tổng hợp của Văn phòng còn bao gồm cả hoạt động giám sát, đánh giá việc thi hành các kết luận, quyết định của cấp trên, kịp thời báo cáo đề xuất những biện pháp giải quyết thích hợp. Tham mƣu, tổng hợp là một trong những chức năng quan trọng của Văn phòng. Thực hiện tốt chức năng này, Văn phòng sẽ giúp cho lãnh đạo không phải mất thời gian điều hành những công việc đó, tập trung vào các công việc chính quan trọng để chỉ đạo điều hành công việc khoa học và hiệu quả hơn; đảm bảo sự đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cƣơng; giữ vững đƣợc là vai trò đầu mối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dƣới, với các cơ quan, tổ chức khác và nhân dân nói chung. Thực hiện chức năng tham mƣu tổng hợp, Văn phòng tiến hành những hoạt động có nội dung nhiều mặt và có tính chất tổng hợp trong việc tham vấn về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức công việc của lãnh đạo cơ quan, tổ chức.
Nhƣ vậy công tác tham mƣu bao gồm: Tham vấn; tổng hợp là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Việc tách hai nội dung trên đây là không cần thiết, trong nhiều trƣờng hợp là không thể thực hiện đƣợc hoặc dẫn đến phiến diện, chủ quan trong hoạt động ra quyết định quản lý. [15, tr12] Luan van 9 Hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau có tính chủ quan hoặc khách quan. Muốn có đƣợc những quyết định đúng đắn, khoa học, ngƣời lãnh đạo không chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan nhƣ ý kiến tham gia của cấp quản lý, những ngƣời trợ giúp.
Văn phòng có vai trò chủ yếu trong việc thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến đó. Hoạt động này mang tính chất tham vấn và chuyên môn sâu nhằm giúp lãnh đạo lựa chọn quyết định tối ƣu. Mặt khác, kết quả tham vấn phải xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác thông tin đầu vào, đầu ra, kể cả những thông tin phản hồi và Văn phòng thu thập đƣợc. Nhƣ vậy nội dung tham mƣu, tổng hợp của Văn phòng là hai công việc cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp cho lãnh đạo, thủ trƣởng các cơ quan đơn vị, tổ chức….
có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ƣu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan. Hai hoạt động này không thể tách rời, tham mƣu cần có sự tổng hợp và tổng hợp để tham mƣu. * Chức năng hậu cần Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo cho ý kiến phê duyệt. Văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuật của cơ quan.
Các điều kiện vật chất nhƣ nhà cửa, phƣơng tiện, trang thiết bị, tài chính,…. Là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo vận hành bình thƣờng công việc của mọi cơ quan, tổ chức…… Chúng phải đƣợc quản lý sắp xếp, phân phối và không ngừng đƣợc bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. Đó chính là chức năng hậu cần của Văn phòng, đây là công việc hoạt động quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Nguyên tắc hoạt động này là phải áp dụng phƣơng thức quản lý sao cho với chi phí thấp nhất mà đạt hiệu quả cao nhất.
Luan van 10 Hai loại công tác nêu trên luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau đều nhằm đáp ứng nhu cầu công tác của lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trƣởng cơ quan. Nhiệm vụ của Văn phòng Ở mỗi đặc thù các cơ quan khác nhau nên Văn phòng của cơ quan đó có thể đƣợc giao nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhƣng nhìn chung Văn phòng đều chung một số nhiệm vụ cụ thể chủ yếu sau: - Xây dựng chƣơng trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chƣơng trình đó; bố trí sắp xếp chƣơng trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của cơ quan; - Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trƣởng; Thực hiện nhiệm vụ tƣ vấn văn bản cho thủ trƣởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành; - Thực hiện công tác Văn thƣ - Lƣu trữ; giải quyết các văn thƣ, tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thƣ tờ trình đó; - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong công tác thƣ từ, tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ quan, tổ chức khác, cũng nhƣ với nhân dân nói chung; - Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiền lƣơng, tiền thƣởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ nhà nƣớc và quyết định của thủ trƣởng; - Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phƣơng tiện làm việc của cơ quan; đảm bảo các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan; Luan van 11 - Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh; Thƣờng xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức trong Văn phòng, từng bƣớc hiện đại hóa công tác Hành chính - Văn phòng; chỉ đạo và hƣớng dẫn nghiệp vụ Văn phòng cho các Văn phòng cấp dƣới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết. Vị trí, vai trò của Văn phòng Một là: Tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Văn phòng đảm nhận vai trò là cầu nối thông tin, hỗ trợ sự phối hợp hoạt động của các phòng, ban chuyên môn nhằm thực hiện mục tiêu chung của cả cơ quan. Mặt khác Văn phòng có nhiệm vụ thu thập, xử lý, phân tích thông tin từ đó có những dự báo chính xác phục vụ cho quá trình quản lý, điều hành đơn vị của các nhà lãnh đạo. Đồng thời Văn phòng còn giúp lãnh đạo thoát khỏi những việc mang tính sự vụ thông thƣờng; đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động của cơ quan. Hai là: Tạo nề nếp làm việc khoa học trong cơ quan và nâng cao năng suất lao động của đơn vị.
Văn phòng giúp lãnh đạo xây dựng quy chế đảm bảo việc thực hiện quy chế. Điều này thực hiện tốt sẽ tạo nên phong cách, nề nếp làm việc khoa học, tránh tình trạng lộn xộn, chồng chéo giữa các đơn vị; đồng thời tạo đƣợc tâm lý thoải mái, chủ động, tự giác trong thực thi công việc của cán bộ, công chức.