Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, các doanh nghiệp Việt Nam đang phải đối mặt với áp lực cạnh tranh ngày càng gay gắt từ cả trong nước và quốc tế. Theo báo cáo tài chính giai đoạn 2018-2020 của Công ty TNHH MTV Cơ khí Chính xác 11 – Bộ Quốc phòng (Công ty Z111), năng lực quản lý và điều hành doanh nghiệp đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh. Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) được xem là công cụ quản lý quan trọng, cung cấp thông tin tài chính chính xác, kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản trị. Tuy nhiên, thực trạng tại Công ty Z111 cho thấy hệ thống này còn nhiều hạn chế, đặc biệt trong khâu thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán, chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản trị trong bối cảnh sản xuất kinh doanh ngày càng phức tạp.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm hệ thống hóa lý luận về HTTTKT trong doanh nghiệp, đánh giá thực trạng và các yếu tố ảnh hưởng đến HTTTKT tại Công ty Z111 trong giai đoạn 2018-2020, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống này đến năm 2025. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào HTTTKT của Công ty Z111, với dữ liệu thứ cấp thu thập từ báo cáo tài chính, chứng từ kế toán và dữ liệu sơ cấp thu thập năm 2021. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, hỗ trợ ra quyết định chính xác, góp phần tăng năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững của doanh nghiệp trong lĩnh vực cơ khí chính xác quốc phòng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp, tập trung vào ba khái niệm chính: hệ thống, hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT). HTTTKT được định nghĩa là hệ thống thu thập, ghi chép, xử lý và cung cấp dữ liệu kế toán, tài chính phục vụ quản lý doanh nghiệp. Lý thuyết về chức năng HTTTKT nhấn mạnh ba chức năng chính: thu thập và lưu trữ dữ liệu, chuyển đổi dữ liệu thành thông tin hữu ích cho quản lý, và cung cấp thông tin để kiểm soát nội bộ. Ngoài ra, nguyên tắc xây dựng HTTTKT gồm nguyên tắc kiểm soát, nguyên tắc phù hợp và nguyên tắc tiết kiệm – hiệu quả được áp dụng để đánh giá và đề xuất hoàn thiện hệ thống.

Khung lý thuyết cũng bao gồm các phương pháp mã hóa đối tượng quản lý trong HTTTKT nhằm đảm bảo tính chính xác, dễ dàng truy xuất và kiểm soát dữ liệu. Các phương pháp mã hóa như mã trình tự, mã khối, mã cây phân cấp được phân tích để lựa chọn phù hợp với đặc thù của Công ty Z111. Lý thuyết về tổ chức bộ máy kế toán cũng được vận dụng, bao gồm các hình thức tổ chức tập trung, phân tán và hỗn hợp, cùng với yêu cầu về nhân sự kế toán đáp ứng tiêu chuẩn chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp và sơ cấp. Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các báo cáo tài chính, chứng từ kế toán, văn bản pháp luật liên quan đến kế toán doanh nghiệp và các tài liệu nội bộ của Công ty Z111 giai đoạn 2018-2020. Dữ liệu sơ cấp được thu thập năm 2021 thông qua khảo sát, phỏng vấn cán bộ kế toán và quản lý tại công ty.

Phân tích dữ liệu sử dụng phần mềm Excel để xử lý, tổng hợp và trình bày số liệu dưới dạng bảng thống kê và sơ đồ minh họa. Phương pháp thống kê được áp dụng để đánh giá thực trạng HTTTKT, bao gồm phân tích tần suất, tỷ lệ phần trăm và so sánh các chỉ tiêu tài chính. Phương pháp phân tích và tổng hợp được sử dụng để đánh giá các yếu tố ảnh hưởng và đề xuất giải pháp. Cỡ mẫu khảo sát gồm khoảng 30 cán bộ kế toán và quản lý, được chọn theo phương pháp chọn mẫu thuận tiện nhằm đảm bảo tính đại diện cho các bộ phận liên quan trong công ty. Thời gian nghiên cứu kéo dài từ tháng 1 đến tháng 12 năm 2021.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng thu nhận thông tin kế toán còn hạn chế: Khoảng 65% chứng từ kế toán được thu thập thủ công, dẫn đến sai sót và chậm trễ trong nhập liệu. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong thu nhận dữ liệu mới đạt khoảng 40%, chưa đồng bộ giữa các phòng ban.

  2. Xử lý và cung cấp thông tin chưa đáp ứng kịp thời: Chỉ có 55% báo cáo kế toán được lập đúng hạn, trong đó báo cáo quản trị nội bộ còn thiếu chi tiết và chưa phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu tài chính quan trọng như chi phí sản xuất và lợi nhuận từng bộ phận.

  3. Lưu trữ thông tin chưa khoa học: Hệ thống lưu trữ dữ liệu chủ yếu dựa trên giấy tờ và ổ cứng cục bộ, chưa có hệ thống sao lưu dự phòng hiệu quả. Khoảng 70% tài liệu kế toán chưa được số hóa, gây khó khăn trong truy xuất và bảo mật thông tin.

  4. Kiểm soát thông tin kế toán còn yếu: Công tác kiểm soát đầu vào và xử lý dữ liệu chưa được thực hiện nghiêm ngặt, dẫn đến tỷ lệ sai sót trong báo cáo tài chính khoảng 8%, cao hơn mức trung bình ngành là 4-5%.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các tồn tại trên là do sự thiếu đồng bộ trong ứng dụng công nghệ thông tin, năng lực kế toán viên chưa đồng đều và tổ chức bộ máy kế toán chưa phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của Công ty Z111. So với một số doanh nghiệp cùng ngành, tỷ lệ ứng dụng phần mềm kế toán và tự động hóa quy trình tại Công ty Z111 còn thấp, ảnh hưởng đến tính chính xác và kịp thời của thông tin kế toán.

Việc lưu trữ chủ yếu dựa trên giấy tờ truyền thống làm tăng nguy cơ mất mát, rò rỉ thông tin, đồng thời gây khó khăn trong việc truy xuất dữ liệu khi cần thiết. Kiểm soát nội bộ chưa chặt chẽ cũng làm tăng rủi ro sai sót và gian lận, ảnh hưởng đến độ tin cậy của báo cáo tài chính.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tỷ lệ ứng dụng công nghệ trong thu nhận và xử lý thông tin kế toán, bảng so sánh thời gian lập báo cáo kế toán giữa các phòng ban, và sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán hiện tại để minh họa các điểm yếu trong phân công nhiệm vụ. Kết quả nghiên cứu nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hoàn thiện HTTTKT nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và hỗ trợ ra quyết định chính xác.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong thu nhận và xử lý dữ liệu: Đầu tư nâng cấp phần mềm kế toán hiện đại, tích hợp hệ thống thu thập dữ liệu tự động nhằm giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý. Mục tiêu đạt 90% chứng từ được nhập liệu tự động trước năm 2025. Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo Công ty phối hợp với phòng CNTT.

  2. Xây dựng hệ thống lưu trữ dữ liệu điện tử và sao lưu dự phòng: Thiết lập hệ thống lưu trữ tập trung trên nền tảng đám mây hoặc máy chủ nội bộ có bảo mật cao, đồng thời xây dựng quy trình sao lưu định kỳ để đảm bảo an toàn dữ liệu. Mục tiêu hoàn thành trong vòng 18 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng CNTT và phòng Kế toán.

  3. Tổ chức đào tạo nâng cao năng lực kế toán viên: Tổ chức các khóa đào tạo về kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán, kiến thức kiểm soát nội bộ và cập nhật các quy định pháp luật mới. Mục tiêu 100% nhân viên kế toán được đào tạo định kỳ hàng năm. Chủ thể thực hiện: Phòng Nhân sự phối hợp phòng Kế toán.

  4. Cải tổ tổ chức bộ máy kế toán theo hướng tập trung và phân công rõ ràng: Xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận nhằm tăng cường kiểm soát và nâng cao hiệu quả công việc. Mục tiêu hoàn thiện mô hình tổ chức trong 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc và phòng Tổ chức Hành chính.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Nhà quản trị doanh nghiệp trong lĩnh vực cơ khí và quốc phòng: Giúp hiểu rõ vai trò và cách tổ chức HTTTKT hiệu quả để nâng cao năng lực quản lý tài chính và ra quyết định.

  2. Cán bộ kế toán và kiểm toán: Cung cấp kiến thức chuyên sâu về quy trình thu nhận, xử lý, lưu trữ và kiểm soát thông tin kế toán trong doanh nghiệp có đặc thù phức tạp.

  3. Chuyên gia tư vấn quản lý và công nghệ thông tin: Là tài liệu tham khảo để thiết kế và triển khai các giải pháp công nghệ hỗ trợ HTTTKT phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp.

  4. Sinh viên và nghiên cứu sinh chuyên ngành Kế toán, Quản trị kinh doanh: Học tập các phương pháp nghiên cứu thực tiễn và áp dụng lý thuyết vào thực tế doanh nghiệp trong lĩnh vực kế toán quản trị.

Câu hỏi thường gặp

  1. HTTTKT là gì và tại sao nó quan trọng đối với doanh nghiệp?
    HTTTKT là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán phục vụ quản lý doanh nghiệp. Nó giúp nhà quản trị ra quyết định chính xác, kiểm soát tài sản và nâng cao hiệu quả hoạt động.

  2. Những yếu tố nào ảnh hưởng đến hiệu quả của HTTTKT tại Công ty Z111?
    Bao gồm năng lực kế toán viên, ứng dụng công nghệ thông tin, tổ chức bộ máy kế toán và môi trường pháp lý. Sự phối hợp đồng bộ các yếu tố này quyết định chất lượng thông tin kế toán.

  3. Làm thế nào để cải thiện việc thu nhận thông tin kế toán?
    Tăng cường ứng dụng phần mềm kế toán, tự động hóa nhập liệu, chuẩn hóa chứng từ và đào tạo nhân viên để giảm sai sót và nâng cao tính kịp thời của dữ liệu.

  4. Vai trò của kiểm soát nội bộ trong HTTTKT là gì?
    Kiểm soát nội bộ giúp phát hiện và ngăn ngừa sai sót, gian lận trong quá trình thu thập và xử lý thông tin kế toán, đảm bảo tính chính xác và tin cậy của báo cáo tài chính.

  5. Tổ chức bộ máy kế toán như thế nào để phù hợp với doanh nghiệp quy mô vừa và lớn?
    Nên áp dụng mô hình hỗn hợp kết hợp tập trung và phân tán, phân công nhiệm vụ rõ ràng, đồng thời ứng dụng công nghệ để tăng cường kiểm soát và hiệu quả công việc.

Kết luận

  • HTTTKT tại Công ty TNHH MTV Cơ khí Chính xác 11 – Bộ Quốc phòng còn nhiều hạn chế trong thu nhận, xử lý, lưu trữ và kiểm soát thông tin kế toán.
  • Năng lực kế toán viên và ứng dụng công nghệ thông tin là những yếu tố then chốt ảnh hưởng đến hiệu quả HTTTKT.
  • Việc tổ chức bộ máy kế toán cần được cải tiến theo mô hình hỗn hợp để phù hợp với đặc thù hoạt động và quy mô doanh nghiệp.
  • Các giải pháp đề xuất tập trung vào nâng cao ứng dụng công nghệ, đào tạo nhân sự, xây dựng hệ thống lưu trữ và kiểm soát nội bộ hiệu quả.
  • Nghiên cứu đặt nền tảng cho việc hoàn thiện HTTTKT đến năm 2025, góp phần nâng cao năng lực quản trị và sức cạnh tranh của doanh nghiệp.

Để tiếp tục phát triển, doanh nghiệp cần triển khai các giải pháp đề xuất một cách đồng bộ và có kế hoạch rõ ràng. Quý độc giả và nhà quản lý quan tâm có thể liên hệ để trao đổi thêm về các phương pháp ứng dụng HTTTKT hiệu quả trong doanh nghiệp.