CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA MARKETING TRONG LƯU TRỮ 1. Một số khái niệm cơ bản 1. Khái niệm “marketing” Hiên nay, có rât nhiêu định nghĩa khác nhau vê Marketing. Sau đây, la môt số các định nghĩa vê Marketing: - Theo viên nghiên cưu Marketing Anh: “Marketing la chưc năng quan ly doanh nghiêp vê mặt tổ chưc quan ly toan bô các hoạt đông kinh doanh, từ viêc phát hiên ra va biên sưc mua của ngươi tiêu dùng thanh nhu cầu thưc sư của môt mặt hang cu thê đên viêc đưa hang hoá tơi ngươi tiêu dùng cuối cùng nhằm đam bao cho Doanh nghiêp thu nhâp đươc lơi nhuân như dư kiên”.
[ 1, tr 8] - Định nghĩa của Học viên Hamilton (Hoa Kỳ) “Marketing la hoạt đông kinh tê ma trong đó hang hoá đươc đưa từ ngươi san xuât đên ngươi tiêu thu”.8] - Theo Philip Kotler: “Marketing la môt dạng hoạt đông của con ngươi nhằm thoa mãn những nhu cầu va mong muốn của họ thông qua trao đổi”.8] Tuy có nhiêu định nghĩa khác nhau nhưng chung quy lại, marketing chính la môt dạng hoạt đông của con ngươi nhằm thoa mãn những nhu cầu va mong muốn của họ thông qua trao đổi vê môt loại san phẩm – dịch vu nao đó trên thị trương. Marketing lưu trữ Marketing lưu trữ la chuỗi các hoạt đông của lưu trữ nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hang, giup đạt đươc muc tiêu của tổ chưc va hương tơi sư hai lòng của xã hôi.11] Trong đó: - Chuỗi hoạt động: 4 P (Product - Thiêt kê san phẩm; Place - Kênh phân phối; Price - Giá ca: Promotion - Truyên thông) 8 - Nhu cầu của khách hàng: Khách hang có thê la cơ quan hoặc các cá nhân. Mỗi loại khách hang đêu có những đặc điêm riêng, nhu cầu, sở thích riêng. - Mục tiêu của cơ quan, tổ chức.
Mỗi cơ quan, tổ chưc sẽ xác định các muc tiêu khác nhau, như: + Doanh nghiêp lưu trữ cung câp dịch vu chinh ly, số hóa,… nhằm muc tiêu có lơi nhuân, giá trị kinh tê. + Cơ quan Nha nươc thi muc tiêu chính la khẳng định đươc vị thê, uy tín, xây dưng hinh anh, phát huy giá trị của TLLT, … - Sự hài lòng của xã hội : Đáp ưng đươc tối đa nhu cầu của các đôc gia, đê từ đó khẳng định đươc tầm quan trọng cung như khẳng định đươc vị thê của nganh Lưu trữ nói chung va sư cần thiêt của các cán bô lam công tác lưu trữ nói riêng. Công tác marketing trong lưu trữ Qua khái niêm marketing trong lưu trữ, nhóm nghiên cưu đưa ra khái niêm vê công tác marketing trong lưu trữ: “Công tác marketing trong lưu trữ là một tập hợp các hoạt động: thiết kế sản phẩm, xác định kênh phân phối, cách định giá và thực hiện hoạt động truyền thông nhằm quảng bá, giới thiệu và thúc đẩy việc sử dụng các sản phẩm và dịch vụ lưu trữ của các trung tâm, cơ quan, tổ chức lưu trữ đến các đối tượng khách hàng mục tiêu. Mục tiêu của công tác này là nâng cao nhận thức cộng đồng về giá trị của tài liệu lưu trữ, tăng cường sự tham gia và sử dụng dịch vụ cũng như phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”.
Công tác marketing trong lưu trữ va hoạt đông marketing trong lưu trữ không giống nhau vi: - Công tác marketing trong lưu trữ gôm: Hoạt đông quan ly (ban hanh văn ban, tố chưc bô máy nhân sư,…) va nghiêp vu marketing (4 chữ P). - Hoạt động marketing trong lưu trữ gồm: Các nghiêp vu marketing (4 chữ P). Hiệu quả của công tác marketing trong lưu trữ “Hiệu quả trước hết là kết quả đạt được của một hoạt động, thường là sự so sánh giữa mục tiêu đề ra và kết quả đạt được”. [6] Do vân chưa có môt định nghĩa ro rang nao vê hiêu qua của công tác marketing trong lưu trữ nên nhóm tác gia dưa trên định nghĩa hiêu qua, công tác marketing cung như tham khao định nghĩa hiêu qua của công tác marketing đê đưa ra định nghĩa.
Hiêu qua thưc hiên công tác marketing trong lưu trữ có thê đươc định nghĩa la “Mức độ thành 9 công của các hoạt động marketing sản phẩm và dịch vụ lưu trữ, qua việc thực hiện công tác này các cơ quan, tổ chức sẽ đạt được các mục tiêu đề ra như: Nâng cao nhận thức cộng đồng, Phát huy giá trị tài liệu, …” 1. Tiêu chí đánh giá hiệu quả của công tác marketing trong lưu trữ Hiên tại, do công tác marketing trong lưu trữ vân còn mơi. Vây nên, trong đê tai nay nhóm tác gia đánh giá hiêu qua của công tác marketing trong lưu trữ qua các tiêu chí sau: - Hê thống các văn ban pháp luât va văn ban hương dân công tác marketing trong lưu trữ; - Chât lương đôi ngu nhân sư thưc hiên công tác marketing trong lưu trữ; - Sư nhân thưc vê thương hiêu; - Sư phan hôi khách hang; - Đô tiêp cân vơi công chung; - Quy trinh lâp kê hoạch của công tác marketing san phẩm va dịch vu lưu trữ; - Hiêu qua của công tác phát huy giá trị tai liêu; - Nôi dung va các hinh thưc truyên thông đươc sư dung trong công tác truyên thông. Sản phẩm lưu trữ, dịch vụ lưu trữ San phẩm lưu trữ la những thư do cơ quan, tổ chưc lưu trữ cung câp hoặc đươc tạo ra từ tai liêu lưu trữ hoặc la kêt qua của quá trinh thưc hiên các hoạt đông lưu trữ nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hang hoặc ngươi sư dung.13] Trong đó, san phẩm lưu trữ gôm: sản phẩm vật chất (hang hóa) va sản phẩm dịch vụ.
- Sản phẩm vật chất la các san phẩm ta nhin thây hinh dáng, mau sắc, thông tin như: Ấn phẩm lưu trữ, kỷ yêu của cơ quan, album anh,. 10 - Sản phẩm dịch vụ: Có thê không có hinh thù, san phẩm dịch vu lưu trữ chi đươc cam nhân khi sư dung. Ví du như: Các dịch vu chinh ly; số hóa; tu bổ, phuc chê; vê sinh TLLT; bao quan; lâp muc luc theo yêu cầu; dịch thuât; tư vân; tâp huân; hỗ trơ thưc hanh hay dịch vu tham quan; du lịch; trai nghiêm; chiêu phim, … [7, tr. Đặc điểm, bản chất, vai trò của Marketing lưu trữ 1.
Đặc điểm của marketing lưu trữ Marketing lưu trữ cung giống như marketing nói chung, đêu hương tơi sư hai lòng của khách hang, đam bao lơi ích của công đông va hoạt đông của marketing lưu trữ không nhằm muc tiêu lơi nhuân.18] Tuy nhiên ngoai những đặc điêm chung trên, công tác marketing lưu trữ nói riêng cung mang những đặc điêm riêng biêt: Thứ nhất, có lợi thế về sự quý hiếm và khác biệt, tai liêu lưu trữ không chi la nguôn tai san quy giá của mỗi cá nhân hay cơ quan, tổ chưc san sinh ra tai liêu, đó còn la tai san vô giá của mỗi quốc gia bởi những giá trị thông tin, kiên thưc vê nhiêu lĩnh vưc trong đơi sống sinh hoạt ma nhân loại đã tích luy qua các thơi kỳ lịch sư, va la kêt tinh của những giá trị văn hóa - xã hôi loai ngươi qua mỗi giai đoạn lịch sư khác nhau. Điêu đó đươc thê hiên qua: thê thưc của văn ban đươc tạo lâp, đặc điêm sư dung ngôn ngữ viêt, các loại hinh vât mang tin khác nhau,. Hơn nữa, không phai tai liêu nao đươc sinh ra trong quá trinh hoạt đông của cơ quan, tổ chưc, cá nhân cung trở thanh TLLT ma phai đươc sang lọc, lưa chọn rôi mơi đưa vao kho lưu trữ đê thưc hiên các nghiêp vu lưu trữ khác, trong đó có viêc tổ chưc khai thác, sư dung TLLT. Trong khi đó, marketing lưu trữ hương tơi đối tương marketing la các san phẩm va dịch vu lưu trữ, do vây, viêc marketing lưu trữ có đươc lơi thê vê sư quy hiêm va khác biêt của TLLT so vơi các marketing khác.
Thứ hai, đảm bảo quyền lợi và sự an toàn của các tổ chức, cá nhân, các dịch vu lưu trữ, dịch vu cung câp thông tin/tai liêu phai hai hòa vơi lơi ích quốc gia, dân tôc, quyên va lơi ích hơp pháp của cơ quan, tổ chưc, cá nhân: Tại khoan 3 Điêu 30 Luât Lưu trữ 2011 quy định vê viêc sư dung TLLT tại Lưu trữ lịch sư: “3. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà 11 nước.” Bên cạnh đó, theo khoan 3, Điêu 12 Luât Bao vê Bí mât nha nươc 2018 quy định “3. Tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải được lưu giữ, bảo quản ở nơi an toàn và có phương án bảo vệ.” [2,3] Như vây, những tai liêu lưu trữ nằm trong Danh muc có đóng dâu chi mưc đô mât sẽ không đươc đưa ra sư dung, khai thác rông rãi ma phai có sư đông y của cơ quan, tổ chưc có thẩm quyên. Trương hơp các tai liêu thuôc Danh muc có đóng dâu chi mưc đô mât muốn đươc đưa ra sư dung rông rãi thi phai thuôc các trương hơp quy định tại khoan 4 Luât Lưu trữ 2011: “4.
Tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được sử dụng rộng rãi trong các trường hợp sau đây: a) Được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước; b) Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa được giải mật; c) Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật.” [3] Như vây, khi thưc hiên marketing lưu trữ phai đam bao vân đê bao mât thông tin đối vơi tai liêu lưu trữ thuôc Danh muc tai liêu có dâu chi mưc đô mât. Vơi đối tương marketing lưu trữ la các san phẩm, dịch vu lưu trữ, đặc biêt la các san phẩm, dịch vu lưu trữ có liên quan đên những tai liêu chưa đưng bí mât nha nươc, khi khách hang có nhu cầu khai thác, sư dung cần cẩn trọng xem xét, đánh giá những nhu cầu, mong muốn của khách hang có phù hơp vơi tinh hinh tai liêu hay không; khác vơi các hang hóa thông thương la chi cần khách hang có tiên, có nhu cầu đêu sẽ đươc đáp ưng. Đặc biêt, đối vơi viêc chia sẻ nôi dung TLLT lên các trang mạng trưc tuyên, cơ quan tổ chưc lam marketing lưu trữ cần phai tiên hanh kiêm duyêt môt cách chặt chẽ, kĩ lương đê tránh viêc lam tiêt lô bí mât quốc gia. Thứ ba, Marketing lưu trữ cũng giúp thay đổi thái độ và hành vi của công chúng đối với TLLT và công tác lưu trữ.