CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỐ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Các khái niệm có liên quan 1. Khái niệm quản trị Thuật ngữ quản trị được giải thích bằng nhiều cách khác nhau như: Lý thuyết quản trị kinh doanh, Trường ĐHKTQD - NXB Thống kê, 1994: "Quản trị là sự tác động có tổ chức của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện biến động của môi trường" Theo Quản trị DNTM GS.TS Phạm Vũ Luận - NXB Thống kê, 2004: "Quản trị là tổng hợp các hoạt động được thực hiện nhằm đạt được mục đích (đảm bảo hoàn thành công việc) thông qua sự nỗ lực (sự thực hiện) của những người khác Theo Management Angelo Kinicki, Williams, Me Graw Hill Irwin - New York 2006: "Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả, bằng sự phối hợp các hoạt động của người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực trong tổ chức Như vậy có thể hiểu một cách tổng quát về quản trị là: Quản trị là một tiến trình hoàn thành công việc một cách có hiệu quả và hữu hiệu thông qua người khác. Khái niệm tổ chức Theo Harold Koontz, Những vấn đề cốt yếu của quản lý, năm 1993, trang 267: "Công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của tổ chức Như vậy, có thể hiểu: tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận GVHD: TS.
Lê Tiến Đạt Khóa luận tốt nghiệp Luan van Sinh viên: Vũ Phúc Lượng 9 Lớp: K48A5 và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức. Khái niệm cơ cấu tổ chức Theo PGS.TS Lê Văn Tâm, PGS.TS Ngô Kim Thanh (2006) - Giáo trình Quản trị doanh nghiệp - NXB Đại học Kinh tế quốc dân: "Cơ cấu tổ chức là hệ thống các bộ phận khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao trách nhiệm, quyền hạn và bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản trị".TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) - Quản trị học - NXB Thống kê: "Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong tổ chức thành một thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức Như vậy, cơ cấu tổ chức phải đảm bảo: - Bố trí, sắp xếp và phối hợp hiệu quả các hoạt động của con người trong tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung. - Nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực tổ chức, góp phần tăng cường hoạt động chung của tổ chức. - Quản lý và kiểm soát các hoạt động của tổ chức.
- Linh hoạt giúp tổ chức thích nghi nhanh chóng với những thay đổi của môi trường bên ngoài. - Khuyến khích sự tham gia của người lao động vào hoạt động chung của tổ chức và tạo động lực cho người lao động trong tổ chức. Cơ cấu của tổ chức được thể hiện thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức. Sơ đồ tổ chức là hình vẽ thể hiện vị trí, mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin (giao tiếp) chính thức trơng tổ chức.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức biểu thị mối quan hệ chính thức giữa những người quản lý ở các cấp với những nhân viên trong tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức định dạng tổ chức và cho biết mối quan GVHD: TS. Lê Tiến Đạt Khóa luận tốt nghiệp Luan van Sinh viên: Vũ Phúc Lượng 10 Lớp: K48A5 hệ báo cáo và quyền lực trong tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức cho biết số cấp quản lý, cấp quyền lực tồn tại trong tổ chức.
Các đường nối các vị trí trong sơ đồ cơ cấu cho thấy các kênh thông tin chính thức được sử dụng để thực hiện quyền lực trong tổ chức. Khái niệm phân quyền PGS.TS Lê Văn Tâm, PGS.TS Ngô Kim Thanh (2006) - Giáo trình Quản trị doanh nghiệp - NXB Đại học Kinh tế quốc dân: "Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Nó là một khía cạnh cơ sở của giao phó quyền hạn trong quản trị".TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) - Quản trị học - NXB Thống kê: "Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người (bộ phận hay cá nhân) có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó Như vậy, có thể hiểu phân quyền là cách thức phân bổ sự ra quyết định và thẩm quyền sử dụng các nguồn dữ liệu như thế nào. Nó cho thấy tại cấp độ nào thì được đứng tên, được đại diện tên Công ty để ký kết các hợp đồng chỉ tiêu, lựa chọn trang thiết bị, lựa chọn người cung ứng, thuê và sa thải người lao động.
Khi đó nhà quản lý, nhà lãnh đạo cấp cao chấp nhận trao bớt quyền cho cấp khác (cấp dưới) của tổ chức được ra quyết định nhất định nào đó. Các nội dung lý luận về cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty cổ phần Biotech Việt Nam 1. Nguyên tắc cấu trúc tổ chức của doannh nghiệp Việc áp dụng mô hình tổ chức nào để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh là tùy thuộc vào doanh nghiệp mà nhất là nhà nhà quản trị cấp cao. Tuy nhiên mọi cơ cấu tổ chức đều phải tuân thủ một số nguyên tắc sau: - Đáp ứng được yêu cầu của chiến lược sản xuất kinh doanh: cơ cấu tổ chức được xây dựng trước hết là để hoàn thành chiến lược đã được đặt ra, hay cơ cấu tổ chức là sợi dây gắn kết con người vào nhiệm vụ, chức năng.
Để từ đó mỗi nhiệm vụ chức năng trong chiến lược đã đặt ra được thực hiện có hệ GVHD: TS. Lê Tiến Đạt Khóa luận tốt nghiệp Luan van Sinh viên: Vũ Phúc Lượng 11 Lớp: K48A5 thống, mang lại hiệu quả cao nhất. - Tính tối ưu: mỗi cơ cấu tổ chức được lựa chọn sử dụng đều nhằm mục đích giải quyết sự chồng chéo trong quản lý, thực hành. Do vậy khi xây dựng cơ cấu tổ chức thì nhà quản trị nghiên cứu đến việc khai thác hết lợi ích giữa các bộ phận, cho phép sự cộng hưởng và chia sẻ để phát triển tối đa.
- Tính linh hoạt: một cơ cấu tổ chức hiệu quả không chỉ đảm bảo tính ổn định mà có thể hiện rõ tính linh hoạt trong hoạt động để tạo sự khác biệt nhạy bén cho doanh nghiệp. Tính tin cậy: một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả khi luồng thông tin chính xác được luân chuyển nhanh chóng, kịp thời trong toàn hệ thống. Để làm được điều này khi xây dựng cơ cấu tổ chức cho doanh nghiệp các nhà quản trị phải xây dựng lòng tin từ trên xuống dưới từ đó tạo ra kênh luân chuyển hiệu quả trong bộ máy doanh nghiệp. - Tính kinh tế: cơ cấu tổ chức mới được xây dựng luôn được quan tâm tới việc chi phí được cắt giảm tối ưu và nâng cao được hiệu quả kinh tế.
Vì thế nhà quản trị sẽ nghiên cứu đến việc lựa chọn cơ cấu tổ chức có tính phức tạp, tính chuyên môn tùy thuộc vào chiến lược, mục tiêu kinh doanh. Một số mô hình tổ chức mà các Công ty đang áp dụng hiện nay 1. Cơ cấu trực tuyến (cơ cấu đơn giản) Nguyên lý xây dựng cơ cấu: Mỗi cấp dưới chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp. Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức là được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc.
Công việc được tiến hành theo tuyến. - Sơ đồ: Lãnh đạo tuyến trưởng Tuyến chức năng 1 Tuyến chức năng 2 Tuyến chức năng 3 Sơ đồ 1: Cơ cấu trực tuyến - Đặc điểm: Một người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản GVHD: TS. Lê Tiến Đạt Khóa luận tốt nghiệp Luan van Sinh viên: Vũ Phúc Lượng 12 Lớp: K48A5 trị, mọi vấn đề được giải quyết theo đường thẳng. - Ưu điểm: Mệnh lệnh được thi hành nhanh.
Dễ thực hiện chế độ một thủ trưởng. Mỗi cấp dưới chỉ có một cấp trên trực tiếp. - Nhược điểm: Người quản trị sẽ rất bận rộn và đòi hỏi phải có hiểu biết toàn diện. Không tận dụng được các chuyên gia giúp việc.
Cơ cấu này được áp dụng phổ biển ở các doanh nghiệp có quy mô sản xuất không phức tạp và tính chất của sản xuất là đơn giản, những đơn vị có quy mô nhỏ, ở những cấp quản lý thấp: Phân xưởng, tổ đội sản xuất. Khi quy mô và phạm vi các vấn đề chuyên môn tăng lên, cơ cấu này không thích hợp và đòi hỏi một giải pháp khác. Cơ cấu chức năng Nguyên lý xây dựng cơ cấu: Cơ cấu này được Frederiew Teylor lần đầu tiên đề xướng và áp dụng trong chế độ đốc công chức năng. Việc quản lý được thực hiện theo chức năng, mỗi cấp có nhiều cấp trên trực tiếp của mình - Sơ đồ: Tổng giám đốc GĐ nhân sự GĐ tài chính GĐ kinh doanh Sơ đồ 2: Cơ cấu chức năng Đặc điểm: Trong phạm vi toàn doanh nghiệp, người lãnh đạo tuyến trên lẫn người lãnh đạo tuyến chức năng đều có quyền ra quyết định về các vấn đề có liên quan đến chuyên môn của họ cho các phân xưởng tổ đội sản xuất: Nhiệm vụ quản lý trong cơ cấu này được phân chia trong các đơn vị riêng biệt để cùng tham gia quản lý.
Mỗi đơn vị được chuyên môn hoá thực hiện chức năng và hình thành những người lãnh đạo chức năng. - Ưu điểm: Tận dụng được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo. Giảm GVHD: TS. Lê Tiến Đạt Khóa luận tốt nghiệp Luan van Sinh viên: Vũ Phúc Lượng 13 Lớp: K48A5 gánh nặng cho người lãnh đạo chung.
- Nhược điểm: Một cấp dưới có nhiều cấp trên. Vi phạm chế độ một thủ trưởng. Cơ cấu trực tiếp - chức năng - Nguyên lý xây dựng cơ cấu: Môi trường phải ổn định mọi vấn đề thuộc về thủ trưởng đơn vị, tuy nhiên có sự giúp đỡ của các lãnh đạo chức năng, các chuyên gia.