CHƯƠNG 1 Để am hiểu hơn về việc phân bổ nhân viên tại từng phòng ban, báo cáo đã hệ thống được các điểm chính về công ty như: lịch sử hình thành và phát triển, lĩnh vực kinh doanh, sơ đồ tổ chức cũng như nhiệm vụ, chức năng của từng phòng ban, nhằm tạo cơ sở và nền tảng cho việc hình thành cơ sở lí luận phù hợp với môi trường kinh doanh tại công ty TNHH Cửa Hàng Xăng Dầu Số 1 Ngã Ba Đường Mới ở chương 2 và giúp việc đánh giá thực trạng quản lí nguồn nhân lực ở chương 3 dễ dàng và khách quan hơn. 22 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1 Nhân lực và quản trị nguồn nhân lực 2.1 Một số khái niệm cơ bản 2.1 Nhân lực Nguồn nhân lực bao gồm tất cả mọi cá nhân tham gia bất cứ hoạt động nào của doanh nghiệp, bất kể doanh nghiệp đó lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp, chức vụ của họ là gì. Là một bộ phận quan trọng trong nền doanh nghiệp nói chung và 1 công ty nói riêng, chủ yếu thực hiện các chức năng, nhiệm vụ cuả công ty. Hiệu lực của công ty xét cho cùng được quyết định bởi phẩm chất, năng lực và hiệu quả của đội ngũ nhân viên.
Vậy thế nào là quản trị nhân lực ? 2.2 Quản trị nhân lực Quản trị nguồn nhân lực là hệ thống các triết lí, chính sách và hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo- phát triển và duy trì con người của một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức lẫn nhân viên. Quản trị nhân lực là sự phối hợp tổng thể các hoạt động hoạch định, tuyển chọn, duy trì, phát triển sử dụng, động viên và tạo điều kiện cung cấp tiện nghi cho nhân lực thông qua tổ chức đó. Quản trị nhân lực là hệ thống các chính sách và hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo - phát triển và duy trì con người của một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức lẫn nhân viên. Quản trị nhân lực hiện diện ở khắp tất cả các phòng ban trong 1 tổ chức doanh nghiệp vì bất cứ cấp bậc nào cũng phải có nhân viên dưới quyền, vì thế nên đều phải có quản trị nhân lực là vậy.
Ngoài ra nó còn là nghệ thuật lãnh đạo, nghệ thuật sử dụng người thực hiện công việc. Song dù ở góc độ nào thì quản trị nhân lực vẫn là tất cả các hoạt động của một tổ chức để thu hút, xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc của tổ chức cả về mặt chất lượng lẫn số lượng. Nhằm đạt được mục tiêu chiến lược và định hướng viễn cảnh của tổ chức đó.2 Mục tiêu của quản trị nguồn nhân lực Quản trị nguồn nhân lực nghiên cứu các vấn đề về quản trị con người trong các tổchức ở tầm vi mô và có hai mục tiêu cơ bản: Sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng suất lao động và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức. Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên được phát huy tối đa các năng lực cá nhân, được kích thích, động viên nhiều nhất tại nơi làm việc và trung thành, tận tâm với doanh nghiệp.3 Tầm quan trọng của quản trị nguồn nhân lực Nghiên cứu quản trị nguồn nhân lực giúp các nhà quản trị học được cách giao tiếp với người khác, tìm ra ngôn ngữ chung và biết cách nhạy cảm với nhu cầu của nhân viên, nghiên cứu quản trị nguồn nhân lực cũng giúp cho nhà quản trị đánh giá nhân viên chính xác, biết lôi kéo nhân viên say mê với công việc, tránh được các sai lầm trong tuyển chọn và sử dụng nhân viên, biết cách phối hợp thực hiện mục tiêu của tổ chức và mục tiêu của các cá nhân, nâng cao hiệu quả của tổ chức và dần dần có thể các bộ phận : Nhân viên kinh doanh: Phụ trách việc tiêu thụ, phân phối sản phẩm.
Giúp giám đốc nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh của công ty cũng như phân tích và nghiên cứu thị trường cho việc lập kế hoạch để thực hiện các chiến lược kinh doanh của giám đốc. Nhân viên bán hàng: Là người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, trực tiếp xử lý các khiếu nại của khách về sản phẩm của công ty. Thay mặt cho doanh nghiệp thuyết phục khách hàng chấp nhận sản phẩm của doanh nghiệp mình. Phối hợp với đội nhân viên giao hàng kiểm soát nguyên vật liệu trước khi giao hàng và đảm bảo tiến độ giao hàng.
Đội ngũ nhân viên bán hàng cũng là “bộ mặt chính của doanh nghiệp”. Sự hài lòng của khách hàng cũng phụ thuộc khá nhiều ở bộ phận này. Nhân viên sản xuất : Là nguồn lao động trực tiếp của doanh nghiệp, kiểm tra sản phẩm xem có hư hại hay có bị lỗi hay không trước khi sản phẩm được bán ra thị trường, bảo quản tốt hàng hóa. Và chịu trách nhiệm hoàn toàn khi sản phẩm có vấn đề liên quan đến khâu sản xuất.
24 Phòng kế toán-tài chính: Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lí ngân sách, công nợ. Đảm bảo thu chi hợp lí cho công ty. Thực hiện hoạch tốn, quyết tốn, quản lý vốn. Đánh giá vật tư hàng hóa để bảo toàn vốn.
Lập báo cáo kế toán theo định kì quy định và tình hình thu 26 chi của doanh nghiệp. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và cơ quan chuyên ngành, quyết toán theo lệnh kế toán thống kê của nhà nước. Xác định, phân tích chi phí cũng như đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh để báo cáo lên giám đốc. Kế toán viên: chịu trách nhiệm về các hóa đơn nhập , kiểm tra hàng khi doanh nghiệp nhập hàng về kho và quản lý tình hình thu chi của doanh nghiệp.
Nhân viên giao hàng : Cùng nhân viên bán hàng kiểm tra, đóng gói hàng hóa cần giao và mang tới địa chỉ cần giao hàngđưa chiến lược con người trở thành một bộ phận hữu cơ trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Về mặt xã hội, quản trị nguồn nhân lực thể hiên quan điểm rất nhân bản về quyềnlợi của người lao động, đề cao vị thế và giá trị của người lao động, chú trọng giải quyết hài hòa mối quan hệ lợi ích giữa tổ chức, doanh nghiệp và người lao động, góp phần làm giảm bớt mâu thuẫn tư bản- lao động trong các doanh nghiệp.4 Các chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực ➢ Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực. Nhóm chức năng này chú trọng vấn đề đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù hợp cho công việc của doanh nghiệp. Để có thể tuyển được đúng người cho đúng công việc, trước hết doanh nghiệp phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh và thực trạng sử dụng nhân viên trong doanh nghiệp nhằm xác định được những công việc nào cần tuyển thêm người.
Thưc hiện phân tích công việc sẽ cho doanh nghiệp biết số lượng nhân viên cần tuyển thêm và những tiêu chuẩn mà ứng viên cần có để đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp. Việc áp dụng các kỹ năng tuyển dụng như trắc nghiệm và phỏng vấn sẽ giúp doanh nghiệp chọn được ứng viên tốt nhất cho công việc. Do đó, nhóm chức năng tuyển dụng thường có các hoạt động: dự báo và hoạch định nguồn nhân lực, phân tích công việc, phỏng vấn, trắc nghiệm, thu thập, lưu trữ và xử lý các thông tin về nguồn nhân lực của doanh nghiệp. 25 ➢ Nhóm chức năng đào tạo và phát triển.
Nhóm chức năng này chú trọng việc nâng cao năng lực của nhân viên, đảm bảo cho nhân viên trong doanh nghiệp có các kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giao và tạo điều kiện cho nhân viên được phát huy tối đa các năng lực cá nhân. Các doanh nghiệp áp dụng chương trình hướng nghiệp và đào tạo cho nhân viên mới nhằm xác định năng lực thực tế của nhân viên và giúp nhân viên làm quen với công việc của doanh nghiệp. Đồng thời, các doanh nghiệp cũng thường lập các kế hoạch đào tạo, huấn luyện và đào tạo lại nhân viên mỗi khi có sự thay đổi về nhu cầu sản xuất kinh doanh hoặc quy trình công nghệ, kỹ thuật. Nhóm chức năng đào tạo, phát triển thường thực hiện các hoạt động như: hướng nghiệp, huấn luyện, đào tạo kỹ năng thực hành cho công nhân, bồi dưỡng nâng cao trình độ lành nghề và cập nhật kiến thức quản lý, kỹ thuật công nghệ cho cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ.
➢ Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực. Nhóm chức năng này chú trọng đến việc duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn lực trong doanh nghiệp. Nhóm chức năng này gồm hai chức năng nhỏ hơn là kích thích, động viên nhân viên và duy trì, phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp. Chức năng kích thích, động viên liên quan đến các chính sách và các hoạt động nhằm khuyến khích, động viên nhân viên trong doanh nghiệp làm việc hăng say, tận tình, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành công việc với chất lượng cao.
Giao cho nhân viên những công việc mang tính thách thức cao, cho nhân viên biết được sự đánh giácủa cán bộ lãnh đạo về mức độ hoàn thành và ý nghĩa của việc hoàn thành công việc của nhân viên đối với hoạt động của doanh nghiệp, trả lương cao và công bằng, kịp thời khen thưởng các cá nhân có sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, có đóng góp làm tănghiệu quả sản xuất kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp, v.v…là những biện pháp hữu hiệu để thu hút và duy trì được đội ngũ lao động lành nghề cho doanh nghiệp. Do đó, xây dựng và quản lý hệ thống thang bảng lương, thiết lập và áp dụng các chính sách lương bổng, thăng tiến, kỷ luật, tiền thưởng, phúc lợi, phụ cấp, đánh 26 giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên là những hoạt động quan trọng nhất của chức năng kích thích, động viên. Chức năng quan hệ lao động liên quan đến các hoạt động nhằm hoàn thiện môi trường làm việc và các mối quan hệ trong công việc như: ký kết hợp đồng lao động, giải quyết khiếu tố, tranh chấp lao động, giao tế nhân viên, cải thiện môi trường làm việc, y tế, bảo hiểm và an toàn lao động.