Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường với sự tham gia của nhiều thành phần kinh tế, các doanh nghiệp phải đối mặt với áp lực cạnh tranh gay gắt. Để duy trì sự tồn tại và phát triển bền vững, doanh nghiệp không chỉ cần xác định mục tiêu và phương án kinh doanh phù hợp mà còn phải quản lý, sử dụng nguồn vốn hiệu quả nhằm bảo đảm các hoạt động thu chi diễn ra liên tục, thông suốt. Công tác hạch toán kế toán được xác định là công cụ quản lý thiết yếu, trong đó vốn bằng tiền là cơ sở ban đầu xuyên suốt quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời chính sách tài chính, khả năng thu hồi nợ và năng lực thanh toán phản ánh trực tiếp mức độ ổn định của doanh nghiệp. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó, tác giả lựa chọn đề tài nghiên cứu về công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Cảng Tân Thuận.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu được văn bản xác định cụ thể gồm:

  1. Tìm hiểu công tác và thực trạng kế toán vốn bằng tiền cùng các khoản phải thu tại Cảng Tân Thuận.
  2. Vận dụng kiến thức lý thuyết đã học vào thực tiễn hoạt động của đơn vị nhằm củng cố và nâng cao trình độ chuyên môn.
  3. Đưa ra nhận xét, đánh giá và đề xuất các kiến nghị nhằm hoàn thiện thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu.
  • Phạm vi không gian: Chi nhánh Công ty Cổ phần Cảng Sài Gòn – Cảng Tân Thuận (địa chỉ: 18B Lưu Trọng Lư, Phường Tân Thuận Đông, Quận 7, TP. Hồ Chí Minh).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu, chứng từ và sổ sách kế toán phát sinh trong tháng 11 năm 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và cơ sở lý luận được tác giả sử dụng dựa trên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành:

  • Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
  • Hệ thống biểu mẫu chứng từ, sổ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
  • Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng bao gồm: Tài khoản 111 (Tiền mặt), Tài khoản 112 (Tiền gửi ngân hàng), Tài khoản 131 (Phải thu khách hàng), Tài khoản 133 (Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ), Tài khoản 136 (Phải thu nội bộ), Tài khoản 138 (Phải thu khác) và Tài khoản 141 (Tạm ứng).

Phương pháp nghiên cứu thực tế được thực hiện qua các kỹ thuật:

  • Phương pháp thống kê và thu thập dữ liệu: Thu thập số liệu kế toán, chứng từ gốc, sổ chi tiết, sổ cái phát sinh trong kỳ kế toán thực tế.
  • Phương pháp quan sát: Trực tiếp theo dõi quy trình luân chuyển chứng từ, các thao tác nghiệp vụ tại phòng giao dịch và phòng Tài chính – Kế toán.
  • Phương pháp phỏng vấn: Trao đổi trực tiếp với nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành và Kế toán trưởng để nắm rõ quy trình hạch toán, cơ chế kiểm soát nội bộ.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu là hệ thống hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có, sổ phụ ngân hàng, sổ chi tiết tài khoản, sổ cái và báo cáo quản trị trên phần mềm kế toán của Cảng Tân Thuận trong tháng 11/2016.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu

Chương này trình bày tổng quan về lý do lựa chọn đề tài kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu; xác định mục đích nghiên cứu, đối tượng nghiên cứu, phạm vi thời gian (tháng 11/2016), không gian tại Cảng Tân Thuận; các phương pháp nghiên cứu được sử dụng và kết cấu tổng thể gồm 5 chương của khóa luận.

Chương 2: Cơ sở lý luận kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu

Chương 2 hệ thống hóa toàn bộ lý luận kế toán về vốn bằng tiền và nợ phải thu theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC:

  • Kế toán vốn bằng tiền: Làm rõ khái niệm, nguyên tắc theo dõi chi tiết theo nguyên tệ, nguyên tắc tỷ giá hối đoái (tỷ giá giao dịch thực tế bên Nợ, tỷ giá bình quân gia quyền bên Có), quy tắc bất kiêm nhiệm giữa kế toán tiền mặt và thủ quỹ; kết cấu, nội dung, chứng từ sổ sách và sơ đồ hạch toán của TK 111 (Tiền mặt) và TK 112 (Tiền gửi ngân hàng).
  • Kế toán các khoản phải thu: Phân loại nợ phải thu theo tính chất (thương mại và phi thương mại) và theo thời hạn (ngắn hạn, dài hạn); nguyên tắc theo dõi chi tiết từng đối tượng, trích lập dự phòng phải thu khó đòi; kết cấu tài khoản, phương pháp hạch toán cho TK 131 (Phải thu khách hàng), TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ), TK 136 (Phải thu nội bộ), TK 138 (Phải thu khác) và TK 141 (Tạm ứng).

Chương 3: Tổng quan về Cảng Tân Thuận

Chương 3 trình bày lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và các chính sách kế toán tại Cảng Tân Thuận:

  • Quá trình phát triển: Tiền thân là một đội bốc xếp (1976), chuyển thành Khu bốc xếp II (1977), Công ty LASH (1981), Khu bốc xếp Tân Thuận (1983), thành lập Công ty xếp dỡ Tân Thuận theo Quyết định số 270/TC-CB ngày 26/03/1986 của Tổng cục đường biển; đến tháng 8/2008 đổi thành Cảng Tân Thuận – Chi nhánh Công ty TNHH MTV Cảng Sài Gòn; từ tháng 10/2015 là Cảng Tân Thuận – Chi nhánh Công ty Cổ phần Cảng Sài Gòn.
  • Chức năng, dịch vụ: Giao nhận hàng hóa đường biển, kinh doanh kho bãi, xếp dỡ, khai thác container.
  • Cơ cấu tổ chức: Ban Giám đốc (Giám đốc và 3 Phó Giám đốc: Kinh doanh – Khai thác, Kỹ thuật, Kinh tế), các phòng ban (Ban Kinh doanh – Khai thác, Ban Tài chính – Kế toán, Ban Tổ chức tiền lương – Hành chánh, Ban Bảo hộ lao động) và các đội sản xuất (Đội kho hàng, Đội quản lý – khai thác container, Đội cơ giới, Đội bảo vệ).
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Gồm Kế toán trưởng, Kế toán tiền lương, Kế toán vật tư, Kế toán tài sản cố định, Kế toán ngân hàng, Kế toán doanh thu và công nợ phải thu, Kế toán tiền mặt, Kế toán tổng hợp và Thủ quỹ.
  • Chính sách kế toán áp dụng: Áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; phương pháp kê khai thường xuyên; tính giá trị hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền; khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; ghi chép bằng đơn vị đồng Việt Nam (VNĐ); hình thức kế toán trên máy vi tính sử dụng phần mềm PL-FS (Port Logics - Finance System).

Chương 4: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Cảng Tân Thuận

Chương 4 phản ánh chi tiết thực tế hạch toán và luân chuyển chứng từ tại đơn vị trong tháng 11/2016:

  • Phần hành tiền mặt (TK 1111): Đơn vị chỉ phát sinh tiền Việt Nam, không sử dụng TK 1112 và TK 1113. Quy trình thu tiền dịch vụ nâng hạ container tại phòng giao dịch được thực hiện qua 4 vị trí: bộ phận thủ tục làm thủ tục vào cổng, bộ phận thương vụ tính giá và lập hóa đơn, bộ phận tài vụ lập phiếu thu (2 liên), thủ quỹ thu tiền và ký đóng dấu xác nhận. Các khoản chi tiền mặt được lập phiếu chi căn cứ trên hóa đơn, giấy đề nghị thanh toán được duyệt và có ký duyệt của Giám đốc, Kế toán trưởng.
  • Phần hành tiền gửi ngân hàng (TK 1121): Cảng mở tài khoản tại 3 ngân hàng (Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP.HCM, Ngân hàng TMCP Hàng Hải - Chi nhánh TP.HCM, Ngân hàng Đông Á - Chi nhánh Quận 7). Toàn bộ giao dịch ngoại tệ do Cảng Sài Gòn tiếp nhận, Cảng Tân Thuận chỉ hạch toán VNĐ. Kế toán theo dõi số dư hàng ngày qua hệ thống website ngân hàng và đối chiếu sổ phụ cuối tháng.
  • Hệ thống tài khoản chi tiết được thiết lập phục vụ quản lý: TK 1311 (Phải thu khách hàng ngắn hạn), TK 1312 (Tạm thu khách hàng), TK 13682 (Phải thu nội bộ đơn vị cơ sở), TK 1411 (Tạm ứng ngắn hạn), TK 3311 (Phải trả người bán ngắn hạn), TK 3312 (Trả trước người bán), TK 33411 (Phải trả lương cho công nhân viên), TK 62752 (Sửa chữa thường xuyên), TK 64288 (Chi phí bằng tiền khác), TK 64281 (Chi phí tiếp khách), TK 51131 (Doanh thu dịch vụ ngoài).

Dưới đây là bảng tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế điển hình được trích xuất từ chứng từ phát sinh trong tháng 11/2016 tại Cảng Tân Thuận:

Ngày Chứng từ Diễn giải nghiệp vụ Định khoản kế toán Số tiền (VNĐ)
01/11/2016 Phiếu thu 00001/1611T Thu tiền hạ container Công ty Bảo Hưng Phát Nợ 1111 / Có 51131, Có 33311 Doanh thu: 280.000
Thuế GTGT: 28.000
01/11/2016 Phiếu thu 00002/1611T Thu cước xếp dỡ cont nội địa Công ty Nguyễn Minh Đức Nợ 1111 / Có 51131, Có 33311 Doanh thu: 405.000
Thuế GTGT: 40.500
01/11/2016 Phiếu thu 00003/1611T Thu tiền nâng container ra cổng Công ty Lam Nợ 1111 / Có 51131, Có 33311 Doanh thu: 480.000
Thuế GTGT: 48.000
29/11/2016 Phiếu thu 09898/1611T Thu tạm ứng tiền nâng container Công ty Hải Trường Thành Nợ 1111 / Có 1312 308.000
29/11/2016 Phiếu chi 00167/1611C Trả tiền thừa làm hàng cho Công ty Đắc Lộc Nợ 1312 / Có 1111 9.675.000
30/11/2016 Phiếu chi 00173/1611C Sửa chữa, ráp phụ tùng lạnh xe KM7 theo BBKN 751/2016 Nợ 62752, Nợ 1331 / Có 1111 Chi phí: 17.000.000
Thuế GTGT: 1.700.000
30/11/2016 Phiếu chi 00175/1611C Nạp sạc bình PCCC Cơ sở Tiến Dũng theo BBKN 767/2016 Nợ 62752 / Có 1111 3.000.000
30/11/2016 Phiếu chi 00181/1611C Xuất quỹ tiền mặt nộp vào tài khoản ngân hàng Nợ 1121 / Có 1111 95.000.000
30/11/2016 Phiếu chi 00182/1611C Mua, sửa bàn ghế, rèm Công ty Phương Long Nợ 64288, Nợ 1331 / Có 1111 Chi phí: 15.800.000
Thuế GTGT: 1.580.000
30/11/2016 Phiếu chi 00183/1611C Mua và nạp mực in cho Ban TCTL-HC Nợ 64231, Nợ 1331 / Có 1111 Chi phí: 6.094.000
Thuế GTGT: 609.400
30/11/2016 Phiếu chi 00184/1611C Chi tiếp khách tại Nhà hàng Đông Phố Nợ 64281 / Có 1111 2.500.000
02/11/2016 Ủy nhiệm chi 551.HH Chuyển trả tiền thừa thanh toán làm hàng cho khách hàng Nợ 1312 / Có 1121 1.000.000
02/11/2016 Phiếu chi TG 00002/1611CTG Sửa chữa cơ giới theo hóa đơn 000278, 000279, 000280 Nợ 3311 / Có 1121 17.000.000
02/11/2016 Phiếu chi TG Tạm ứng 50% may bảo hộ lao động cho công nhân cơ giới Nợ 3312 / Có 1121 58.000.000
03/11/2016 Phiếu chi TG 00101/1611CTG Thanh toán phí dịch vụ ngân hàng Nợ 6425 / Có 1121 55.500
29/11/2016 Ủy nhiệm chi 610 Chuyển cước phí về Tổng công ty Cảng Sài Gòn Nợ 13682 / Có 1121 3.000.000.000
29/11/2016 Hóa đơn 637267 Thanh toán tiền điện đợt 2 tháng 11 (27.804 Kw) Nợ 627711, Nợ 1331 / Có 1121 Tiền điện thực tế
30/11/2016 Phiếu thu TG 00226/1611TTG Thu lãi tiền gửi ngân hàng phát sinh trong kỳ Nợ 1121 / Có 5154 344.100
30/11/2016 Phiếu chi TG Thanh toán lắp camera bãi sắt cụm kho hàng Nợ 3311 / Có 1121 83.350.000
30/11/2016 Phiếu chi TG Sửa chữa bộ điều khiển động cơ xe Kalmar DCD200 Nợ 62752 / Có 1121 31.000.000
30/11/2016 Phiếu chi TG 00095/1611CTG Chuyển khoản chi trả lương kỳ 2 tháng 11/2016 Nợ 33411 / Có 1121 986.505.000
30/11/2016 Phiếu chi TG Thanh toán thi công đường nội bộ bãi C2 nối cầu K12 ô 1+2 Nợ 13881 / Có 1121 180.966.000

Tổng hợp số liệu trên Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (Mẫu số S07a-DN) tháng 11/2016 ghi nhận:

  • Số dư tồn đầu kỳ: 52.367.432 VNĐ.
  • Tổng số phát sinh trong kỳ: 183.295.300 VNĐ.
  • Số dư tồn cuối kỳ: 560.567.892 VNĐ.

Chương 5: Nhận xét và kiến nghị

Chương này tổng kết các ưu điểm và hạn chế trong công tác kế toán tại đơn vị:

  • Nhận xét: Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, phân công nhiệm vụ rõ ràng; quy trình luân chuyển chứng từ tiền mặt tại phòng giao dịch diễn ra liên tục, đáp ứng yêu cầu giải phóng xe và tàu nhanh; việc ứng dụng phần mềm chuyên ngành PL-FS hỗ trợ kết nối dữ liệu giữa bộ phận thương vụ và kế toán, hạn chế sai sót số liệu.
  • Nhược điểm: Phân tích một số điểm tồn tại trong quy trình kiểm soát chứng từ, quản lý công nợ tạm thu và theo dõi các khoản phải thu nội bộ giữa đơn vị cơ sở với Cảng Sài Gòn.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể thông qua việc khảo sát thực tế tại Cảng Tân Thuận:

  • Mô tả toàn diện hệ thống chứng từ, tài khoản và quy trình luân chuyển chứng từ của phần hành kế toán vốn bằng tiền (tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng) và các khoản phải thu (phải thu khách hàng, tạm thu, nội bộ, tạm ứng).
  • Phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng 11/2016 với các chứng từ đối chiếu thực tế (hóa đơn bốc xếp nâng hạ cont, ủy nhiệm chi chuyển tiền về cảng 3.000.000.000 VNĐ, chi trả lương kỳ 2 đạt 986.505.000 VNĐ, các chi phí sửa chữa phương tiện chuyên dùng như xe cẩu Kalmar DCD200, xe KM7, thi công đường nội bộ bãi C2 - K12).
  • Minh họa việc áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC trong môi trường doanh nghiệp dịch vụ cảng biển, đặc biệt là việc mở các tài khoản chi tiết (TK 1312 - Tạm thu khách hàng, TK 13682 - Phải thu nội bộ đơn vị cơ sở, TK 421253/421254 - Chênh lệch tỷ giá và lãi tiền gửi).
  • Làm rõ cơ chế ứng dụng phần mềm kế toán PL-FS (Port Logics - Finance System) trong việc tự động hóa hạch toán giữa bộ phận thương vụ khai thác và phòng kế toán.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số giới hạn được xác định từ phạm vi nghiên cứu thực tế:

  • Phạm vi thời gian thu thập dữ liệu chỉ tập trung trong phạm vi 01 tháng (tháng 11 năm 2016), chưa bao quát được toàn bộ biến động tài chính của cả năm tài chính hay các chu kỳ kinh doanh cao điểm khác trong năm.
  • Đối tượng nghiên cứu giới hạn tại Cảng Tân Thuận với tư cách là đơn vị chi nhánh hạch toán phụ thuộc của Công ty Cổ phần Cảng Sài Gòn, do đó các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ (TK 1112, TK 1122) và một số phần hành tài chính cấp cao do Tổng công ty trực tiếp xử lý nên chưa được phản ánh đầy đủ trong khóa luận.
  • Hướng phát triển tiếp theo có thể mở rộng nghiên cứu sang toàn bộ chu kỳ niên độ kế toán hoàn chỉnh, phân tích sâu hơn về công tác quản trị rủi ro nợ phải thu khó đòi và quản trị dòng tiền tổng thể tại toàn bộ Công ty Cổ phần Cảng Sài Gòn.

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kế toán tài chính, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện chuyên đề tốt nghiệp hoặc nghiên cứu thực tế về công tác kế toán trong doanh nghiệp ngành logistics, dịch vụ cảng biển và kho bãi.
  • Những người nghiên cứu muốn tìm hiểu quy trình luân chuyển chứng từ thực tế tại quầy giao dịch dịch vụ cảng, sự kết hợp giữa các bộ phận thủ tục, thương vụ, tài vụ và thủ quỹ trong việc thu phí nâng hạ container và cước xếp dỡ.
  • Phần đáng tham khảo nhất là hệ thống tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 được xây dựng linh hoạt theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và bảng trích xuất chi tiết sổ kế toán quỹ tiền mặt (Mẫu S07a-DN), sổ phụ ngân hàng cùng các bút toán xử lý tạm thu, phải thu nội bộ ngành cảng.

Câu hỏi thường gặp

1. Cảng Tân Thuận áp dụng chế độ kế toán và phần mềm kế toán nào trong công tác hạch toán?
Cảng Tân Thuận áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền và hạch toán trên máy tính qua phần mềm PL-FS (Port Logics - Finance System).

2. Tại sao Cảng Tân Thuận không sử dụng tài khoản tiền mặt và tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ (TK 1112, TK 1122)?
Cảng Tân Thuận là đơn vị chi nhánh trực thuộc Công ty Cổ phần Cảng Sài Gòn. Toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế và thanh toán phát sinh liên quan đến ngoại tệ đều do Tổng công ty Cảng Sài Gòn tiếp nhận và xử lý; tại Cảng Tân Thuận chỉ phát sinh các giao dịch thu chi bằng tiền Việt Nam (VNĐ) nên đơn vị chỉ sử dụng TK 1111 và TK 1121.

3. Quy trình thu tiền trực tiếp đối với dịch vụ nâng, hạ container tại phòng giao dịch Cảng Tân Thuận diễn ra như thế nào?
Quy trình gồm 4 bước tại quầy giao dịch:

  • Nhân viên thủ tục kiểm tra và làm thủ tục vào cổng cho tài xế.
  • Nhân viên thương vụ tính cước và lập hóa đơn cung cấp dịch vụ.
  • Nhân viên tài vụ căn cứ hóa đơn lập phiếu thu (2 liên), ký duyệt và chuyển cho thủ quỹ.
  • Thủ quỹ thực hiện thu tiền mặt, ký tên, đóng dấu xác nhận, giao 1 liên phiếu thu cho khách hàng và giữ lại 1 liên để lưu trữ, ghi sổ kế toán.

4. Tài khoản nào được Cảng Tân Thuận sử dụng để theo dõi các khoản khách hàng trả trước tiền làm hàng hoặc tạm nộp cước?
Đơn vị sử dụng tài khoản chi tiết TK 1312 (Tạm thu khách hàng). Khi khách hàng nộp tiền ứng trước để nâng/hạ container hoặc bốc xếp, kế toán ghi Có TK 1312; khi thanh lý hợp đồng hoặc hoàn trả tiền thừa làm hàng cho khách hàng, kế toán ghi Nợ TK 1312 đối ứng với TK 1111 hoặc TK 1121.

5. Đơn vị mở tài khoản tiền gửi ngân hàng tại những tổ chức tín dụng nào?
Cảng Tân Thuận mở 3 tài khoản tiền gửi ngân hàng gồm: Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (Agribank) TP.HCM, Ngân hàng TMCP Hàng Hải (Maritime Bank) – Chi nhánh TP.HCM và Ngân hàng Đông Á (DongA Bank) – Chi nhánh Quận 7.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Hồng Ngọc đã phản ánh toàn diện cơ sở lý luận và thực trạng tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền cùng các khoản phải thu tại Cảng Tân Thuận theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Thông qua các chứng từ và số liệu thực tế tháng 11/2016, nghiên cứu làm rõ quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp hạch toán trên phần mềm PL-FS và mối quan hệ tài chính giữa chi nhánh với Công ty Cổ phần Cảng Sài Gòn. Đề tài cung cấp nguồn tư liệu thực tiễn có giá trị tham khảo cho sinh viên và người làm công tác kế toán trong lĩnh vực khai thác cảng biển và dịch vụ giao nhận vận tải.