CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP 1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán Hiện nay, có rất nhiều tài liệu, quan điểm về hệ thống thông tin kế toán. Tuy nhiên, muốn hiểu được khái niệm này, đầu tiên cần phải tiếp cận, nắm được khái niệm về hệ thống cũng như khái niệm hệ thống thông tin.
Hệ thống là một khái niệm quen thuộc thường được sử dụng trong cuộc sống, có thể hiểu hệ thống một cách đơn giản là “một tập hợp các thành phần phối hợp với để hoàn thành các một số mục tiêu nhất định”. Xung quanh cuộc sống thường ngày của con người, luôn tồn tại các hệ thống, từ những hệ thống nhỏ như một tế bào, một gia đình… cho đến các hệ thống lớn hơn như hệ thống giao thông, hệ thống pháp luật, hay hệ thống thông tin… Từ khái niệm trên, ta thấy rằng một hệ thống có thể sẽ tồn tại ở nhiều cấp bậc khác nhau. Các hệ thống cấp thấp hơn trong một hệ thống là những hệ thống con, nó cũng có tiến trình phối hợp các thành phần bộ phận để đạt mục tiêu của nó. Các hệ thống con trong cùng một hệ thống có thể có mối liên hệ với nhau.
Việc phân biệt hệ thống cha, hệ thống con tùy thuộc vào đặc điểm và tính chất của nó. Ví dụ: Hệ thống giao thông có các hệ thống con là hệ thống giao thông đường bộ, hệ thống giao thông đường thủy, hệ thống giao thông đường sắt,… Với cách hiểu như vậy, mỗi doanh nghiệp hiện nay cũng được xem là một hệ thống cha gồm nhiều hệ thống con có mối liên hệ chặt chẽ với nhau như: Hệ thống cung ứng, hệ thống sản xuất, hệ thống tiêu thụ… Những hệ 7 thống con này ngoài mục tiêu chung – lợi nhuận của toàn doanh nghiệp – còn có mục tiêu riêng, có đầu vào và đầu ra khác nhau. Vì vậy, để có thể quản lý tốt những hệ thống con này, doanh nghiệp cần phải có một hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin. Từ đó hình thành nên hệ thống thông tin trong doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là tập hợp các nguồn lực như con người, thiết bị máy móc được thiết kế nhằm biến đổi các dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin. Bản thân hệ thống thông tin trong doanh nghiệp cũng bao gồm nhiều hệ thống con. Trong đó có hệ thống thống thông quản trị (Management Information System – MIS) với chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch, ra quyết định, kiểm soát thông tin, phối hợp hoạt động và điều khiển các tiến trình trong doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán (Accouting Information System – AIS) là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản trị trong doanh nghiệp với mục tiêu cung cấp đầy đủ thông tin một cách kịp thời, nhanh chóng, chính xác về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Từ đây, có thể hình dung “Hệ thống thông tin kế toán là một tập hợp các nguồn lực bao gồm con người và các thiết bị máy móc nhằm biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin”. Phần cứng Phần mềm Dữ liệu Thông tin kế kế toán toán (Các Con người (Báo cáo chứng từ, tài chính, báo cáo sổ sách) Cơ sở Quy trình, kế toán dữ liệu thủ tục quản trị) Hình 1.1: Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán 8 Theo đối tượng cung cấp thông tin, hệ thống thông tin kế toán bao gồm hai hệ thống con là hệ thống thông tin kế toán tài chính cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp và hệ thống thông tin kế toán quản trị cung cấp thông tin cho các đối tượng bên trong doanh nghiệp. Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp Trong doanh nghiệp, ngoài hệ thống thông tin kế toán còn có các hệ thống thông tin chức năng khác như hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thông tin tài chính. Những hệ thống thông tin này tồn tại song song và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau để cùng thực hiện một mục tiêu chung – thu thập, xử lý và cung cấp thông tin nhằm đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả.
Trong đó, hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò cung cấp dữ liệu đầu vào, vừa tổng hợp các yếu tố đầu ra cho các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp.2: Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán và hệ thống thông tin quản trị 9 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) 1. Khái niệm ERP ERP là viết tắt của “Enterpise Resource Planning” được dịch là “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”. Trong những năm gần đây, khái niệm ERP ngày càng trở nên phổ biến không chỉ trong giới công nghệ thông tin mà cả trong khối doanh nghiệp, nhà quản lý.
Mục đích của ERP là tích hợp các chức năng xử lý nghiệp vụ của tất cả các bộ phận trong một phần mềm máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả nhu cầu đặc thù của các bộ phận khác nhau. Thuật ngữ ERP có thể mang nhiều ý nghĩa khác nhau tùy theo quan điểm của mỗi người. Nếu đứng ở góc độ nhà quản lý doanh nghiệp, thì ERP được hiểu như một phương pháp quản lý giúp nhà quản trị hoạch định và điều tiết hoạt động kinh doanh. Đứng ở góc độ IT (Information Technology), ERP thực chất là một phần mềm tích hợp nhiều module.
Và xét trên phương diện kế toán, ERP là một chương trình phần mềm kết nối được phần mềm kế toán với các phần mềm quản lý khác trong doanh nghiệp giúp nâng cao hiệu quả công việc. Theo định nghĩa ERP Việt Nam, thì ERP được hiểu là “một hệ thống ứng dụng đa phân hệ (Multi Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp. Giải pháp ERP cung cấp cho các nhà quản lý doanh nghiệp khả năng quản lý và điều hành tài chính – kế toán, quản lý vật tư, quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo, …” 10 1. Đặc trưng của phần mềm ERP Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module).
Phần mềm có cấu trúc phân hệ là phần mềm tập hợp nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẽ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể khái quát như sau (Hình 1.3): - Phân hệ kế toán - Phân hệ mua hàng - Phân hệ kho hàng - Phân hệ sản xuất - Phân hệ bán hàng - Phân hệ tài sản cố định - Phân hệ nhân sự, … Hình 1.3 – Các phân hệ trong phần mềm ERP Tùy thuộc vào mỗi nhà cung cấp khác nhau mà các phân hệ trong phần mềm ERP cũng sẽ khác nhau. Điều này, đôi khi còn phụ thuộc vào lĩnh vực, loại hình kinh doanh cũng như yêu cầu của nhà quản lý trong doanh nghiệp.
11 Thông thường, phần mềm ERP thường bắt đầu từ phân hệ phần mềm kế toán rồi sau đó phát triển sang các phân hệ khác tùy thuộc vào yêu cầu của nhà quản lý doanh nghiệp. Tầm quan trọng của phần mềm ERP Với những tính chất và đặc trưng như đã nêu ở trên, khi ứng dụng phần mềm ERP vào công tác quản lý trong doanh nghiệp nói chung cũng như công tác kế toán nói riêng, ERP đã thực sự phát huy tác dụng. Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm ERP có thể được tóm lược như sau: - Rút gọn thủ tục giấy tờ, nâng cao năng suất lao động: Trước khi triển khai ERP, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần có các thủ tục giấy tờ thông qua ranh giới các bộ phận phòng ban để xét duyệt, cấp phép. Khi ứng dụng ERP, giữa các bộ phận, phòng ban có mối liên kết về quy trình và dữ liệu.
Khi một nghiệp vụ diễn ra sẽ được một bộ phận chức năng thực hiện nhập liệu, thực hiện xong thì thông tin đó sẽ tự động kết nối qua ERP truyền tải đến bộ phận, phòng ban chức năng khác có liên quan. Vì vậy, tốc độ xử lý thông tin trong quy trình thủ tục giấy tờ sẽ tốn nhiều thời gian hơn khi xử lý trên máy tính. Điều này cho thấy ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc, giảm thiểu thời gian chết. Bên cạnh đó, việc tích hợp các phân hệ phần mềm trong ERP giúp doanh nghiệp giảm thiểu việc trùng lắp công việc khi phải nhập liệu nhiều lần ở mỗi bộ phận và phòng ban khác nhau, làm tăng năng suất lao động.
- Kiểm soát dữ liệu và thông tin chặt chẽ, tập trung: Như đã nói ở trên ERP tích hợp nhiều phân hệ phần mềm trong doanh nghiệp, điều này giúp loại bỏ sai sót khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu. Đồng thời, khi có sai sót xảy ra cũng dễ dàng phát hiện và khắc phục sửa chữa. Ta cứ hình dung nếu nhiều người cùng nhập một dữ liệu, khi có sai sót khó để biết ai là người nhập sai và sai ở đâu? Điều này thể hiện khả năng kiểm soát dữ liệu, thông tin một cách chặt chẽ của hệ thống ERP. 12 Ngoài ra, dữ liệu và thông tin trong hệ thống ERP được đưa về một mối chung và duy nhất, sau đó dữ liệu sẽ theo quy trình của từng doanh nghiệp cụ thể có có mặt trong các bước xử lý tiếp theo ở các bộ phận, phòng ban có liên quan.
Nhờ đó, tất cả các nhân viên ở các bộ phận, phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp hay các chi nhánh, công ty con của doanh nghiệp có thể theo dõi, truy cập và khai thác thông tin trên cơ sở phân quyền chặt chẽ. - Nâng cao hiệu quả xử lý và chia sẻ nguồn lực thông tin: ERP giúp nhà quản trị dễ dàng tiếp cận các thông tin đáng tin cậy dựa trên nguồn thông tin tập trung và được kiểm soát chặt chẽ.