Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) vào tổ chức hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) ngày càng trở nên cấp thiết. Tại Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại và vận tải xăng dầu như Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Petrolimex Đà Nẵng, nhu cầu nâng cao hiệu quả quản lý thông tin kế toán nhằm đáp ứng yêu cầu quản trị ngày càng phức tạp là rất lớn. Theo số liệu đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong giai đoạn 2014-2016, tổng doanh thu đạt khoảng 435.595 triệu đồng với sản lượng vận tải đạt hơn 30.000 m3km, cho thấy quy mô hoạt động đáng kể và đòi hỏi hệ thống thông tin kế toán phải chính xác, kịp thời và đồng bộ.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung vào việc hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về HTTTKT trong điều kiện ứng dụng ERP, đánh giá thực trạng tổ chức HTTTKT tại Công ty Petrolimex Đà Nẵng năm 2017, đồng thời đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống theo định hướng ERP nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành. Phạm vi nghiên cứu giới hạn trong hoạt động kế toán và quản lý thông tin tại Công ty trong năm 2017, với trọng tâm là các chu trình kế toán doanh thu, cung ứng, chuyển đổi và tài chính.

Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn cho việc ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp thương mại vận tải, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu quả quản trị thông tin kế toán, đồng thời hỗ trợ các nhà quản lý trong việc ra quyết định chính xác và kịp thời dựa trên dữ liệu thống nhất và minh bạch.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên hai khung lý thuyết chính: hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) và hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). HTTTKT được định nghĩa là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán nhằm hỗ trợ công tác lập kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định trong doanh nghiệp. Các khái niệm trọng tâm bao gồm: hệ thống chứng từ kế toán, cơ sở dữ liệu kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức sổ và báo cáo kế toán, cùng với cách tiếp cận theo chu trình kế toán (doanh thu, cung ứng, chuyển đổi, tài chính).

ERP được xem là hệ thống tích hợp các phân hệ chức năng như kế toán, mua hàng, bán hàng, sản xuất, nhân sự vào một cơ sở dữ liệu chung, giúp tự động hóa và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ. Các đặc điểm nổi bật của ERP gồm tính linh hoạt, toàn diện và liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận, tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ thông tin và phối hợp công việc. Phân hệ kế toán trong ERP giữ vai trò cốt lõi, bao gồm các phân hệ kế toán tổng hợp, kế toán chi phí, kế toán thuế, quản lý tài sản cố định, v.v.

Khái niệm tổ chức HTTTKT theo chu trình được vận dụng nhằm tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận chức năng, đảm bảo tính đồng bộ và chính xác của thông tin kế toán trong toàn bộ quá trình kinh doanh.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định tính và tổng hợp tài liệu. Nguồn dữ liệu chính bao gồm số liệu thực tế năm 2017 tại Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Petrolimex Đà Nẵng, các báo cáo tài chính, quy trình nghiệp vụ, cùng với kết quả phỏng vấn trực tiếp cán bộ công nhân viên các phòng ban liên quan.

Cỡ mẫu phỏng vấn gồm các cán bộ kế toán, nhân viên phòng kinh doanh, xí nghiệp vận tải và quản lý cấp trung, nhằm đánh giá thực trạng tổ chức HTTTKT và nhu cầu thông tin kế toán. Phương pháp chọn mẫu là phi xác suất, tập trung vào những người có vai trò trực tiếp trong quy trình kế toán và quản lý thông tin.

Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng cách tổng hợp, so sánh số liệu thực tế với các tiêu chuẩn lý thuyết và thực tiễn ngành, đồng thời đánh giá mức độ phù hợp của hệ thống hiện tại với yêu cầu ứng dụng ERP. Kết quả được trình bày dưới dạng bảng số liệu, sơ đồ tổ chức và mô hình quy trình nghiệp vụ.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Công ty còn hạn chế: Phần mềm kế toán hiện tại sử dụng nền tảng Foxpro đã lỗi thời, không hỗ trợ tiếng Việt, báo cáo không kịp thời và không đồng bộ giữa các bộ phận. Tại các cửa hàng xăng dầu, việc quản lý nhập xuất tồn và thu chi vẫn còn thủ công, gây ra sai sót và chậm trễ trong cung cấp thông tin.

  2. Cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu chưa thống nhất: Cơ sở dữ liệu phân tán, không đồng bộ giữa các phòng ban và chi nhánh, gây khó khăn trong việc truy xuất và tổng hợp thông tin. Bộ mã hóa các đối tượng quản lý như khách hàng, hàng hóa, tài sản cố định chưa thống nhất và không phản ánh đầy đủ thuộc tính quản lý, dẫn đến nhầm lẫn và khó kiểm soát.

  3. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC nhưng chưa linh hoạt: Hệ thống tài khoản chưa được mở rộng để đáp ứng yêu cầu phân tích chi tiết theo từng phòng ban, chu trình kinh doanh. Việc sử dụng tài khoản trung gian chưa được khai thác hiệu quả trong kiểm soát nghiệp vụ.

  4. Quy trình luân chuyển chứng từ chưa chuẩn hóa và tự động hóa: Các quy trình luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận chưa được quy định rõ ràng, nhiều bước thực hiện thủ công, gây chậm trễ và tăng nguy cơ sai sót. Ví dụ, chứng từ vận tải và hóa đơn bán hàng được xử lý thủ công, không đồng bộ với hệ thống kế toán tổng hợp.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc sử dụng phần mềm kế toán cũ kỹ, không tích hợp với các phân hệ quản lý khác, dẫn đến tình trạng thông tin bị cô lập, không chia sẻ kịp thời giữa các bộ phận. So với các nghiên cứu trong ngành, mức độ ứng dụng ERP tại Công ty còn thấp, trong khi các doanh nghiệp cùng lĩnh vực đã triển khai ERP giúp cải thiện độ chính xác báo cáo lên đến 95% và tăng hiệu quả phối hợp nội bộ.

Việc cơ sở dữ liệu và mã hóa chưa thống nhất làm giảm khả năng kiểm soát và phân tích thông tin, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng báo cáo tài chính và quản trị. Quy trình luân chuyển chứng từ thủ công không chỉ làm tăng thời gian xử lý mà còn làm giảm tính minh bạch và khả năng kiểm tra chéo, trái ngược với nguyên tắc tự động hóa và chuẩn hóa trong ERP.

Dữ liệu có thể được trình bày qua các bảng so sánh hiệu quả quản lý trước và sau khi ứng dụng ERP, biểu đồ thể hiện mức độ đồng bộ thông tin giữa các phòng ban, và sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ hiện tại so với quy trình đề xuất.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Triển khai hệ thống ERP tích hợp toàn diện: Đẩy mạnh ứng dụng phần mềm ERP hiện đại, tích hợp các phân hệ kế toán, bán hàng, mua hàng, kho và vận tải nhằm tạo cơ sở dữ liệu chung, đồng bộ thông tin giữa các bộ phận. Mục tiêu nâng cao độ chính xác báo cáo lên trên 90% trong vòng 12 tháng, do Ban lãnh đạo Công ty chủ trì.

  2. Chuẩn hóa và mã hóa dữ liệu quản lý: Xây dựng bộ mã hóa thống nhất cho khách hàng, hàng hóa, tài sản cố định và các đối tượng quản lý khác theo chuẩn ngành và phù hợp với đặc thù kinh doanh của Công ty. Thời gian hoàn thành trong 6 tháng, do phòng CNTT phối hợp phòng kế toán thực hiện.

  3. Tối ưu hóa quy trình luân chuyển chứng từ: Thiết kế và áp dụng quy trình luân chuyển chứng từ điện tử chuẩn hóa, giảm thiểu thủ công, tăng cường kiểm soát và đối chiếu dữ liệu tự động. Mục tiêu giảm thời gian xử lý chứng từ xuống 50% trong 9 tháng, do phòng kế toán và phòng kinh doanh phối hợp triển khai.

  4. Đào tạo và nâng cao năng lực nhân sự: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về ERP và quản lý thông tin kế toán cho cán bộ công nhân viên, đặc biệt là nhân viên kế toán và quản lý các phòng ban liên quan. Kế hoạch đào tạo kéo dài 3 tháng, định kỳ hàng năm, do phòng nhân sự phối hợp phòng CNTT thực hiện.

  5. Tăng cường cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin: Nâng cấp hệ thống mạng, máy chủ và thiết bị đầu cuối để đảm bảo vận hành ổn định hệ thống ERP và truy cập dữ liệu nhanh chóng, an toàn. Thời gian thực hiện trong 6 tháng, do phòng CNTT chịu trách nhiệm.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp thương mại và vận tải: Giúp hiểu rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng ERP trong quản lý kế toán và vận hành doanh nghiệp, từ đó đưa ra quyết định đầu tư phù hợp.

  2. Phòng kế toán và tài chính: Cung cấp kiến thức về tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình, cách thức phối hợp với các bộ phận khác trong môi trường ERP để nâng cao hiệu quả công tác kế toán.

  3. Phòng công nghệ thông tin: Hỗ trợ trong việc triển khai, quản lý và bảo trì hệ thống ERP, đồng thời xây dựng cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu chuẩn hóa theo yêu cầu quản lý.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành kế toán, quản trị doanh nghiệp: Là tài liệu tham khảo quý giá về lý thuyết và thực tiễn ứng dụng ERP trong tổ chức HTTTKT tại doanh nghiệp thương mại vận tải, góp phần phát triển nghiên cứu trong lĩnh vực này.

Câu hỏi thường gặp

  1. ERP là gì và tại sao doanh nghiệp cần ứng dụng ERP trong kế toán?
    ERP là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tích hợp các phân hệ chức năng, giúp tự động hóa và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ. Ứng dụng ERP trong kế toán giúp nâng cao độ chính xác, đồng bộ thông tin và hỗ trợ ra quyết định kịp thời.

  2. Những khó khăn phổ biến khi triển khai ERP tại doanh nghiệp thương mại vận tải là gì?
    Khó khăn thường gặp gồm chi phí đầu tư cao, thời gian triển khai dài, yêu cầu đào tạo nhân sự, và sự thay đổi quy trình làm việc. Ngoài ra, việc tích hợp dữ liệu từ các hệ thống cũ cũng là thách thức lớn.

  3. Làm thế nào để tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình hiệu quả?
    Cần xác định rõ các chu trình kinh doanh (doanh thu, cung ứng, chuyển đổi, tài chính), xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ chuẩn hóa, đồng thời sử dụng hệ thống ERP để đảm bảo thông tin được cập nhật và chia sẻ kịp thời giữa các bộ phận.

  4. Mã hóa dữ liệu quản lý có vai trò như thế nào trong ERP?
    Mã hóa dữ liệu giúp chuẩn hóa thông tin, tránh nhầm lẫn, tăng tính nhất quán và dễ dàng truy xuất, phân tích. Đây là cơ sở để các phân hệ ERP liên kết và chia sẻ dữ liệu hiệu quả.

  5. Làm sao để đánh giá hiệu quả của việc ứng dụng ERP trong hệ thống thông tin kế toán?
    Có thể đánh giá qua các chỉ số như độ chính xác báo cáo, thời gian xử lý chứng từ, mức độ đồng bộ thông tin giữa các phòng ban, giảm thiểu sai sót và tăng cường kiểm soát nội bộ. Ví dụ, giảm 50% thời gian xử lý chứng từ là một chỉ số tích cực.

Kết luận

  • Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò then chốt trong quản lý doanh nghiệp, đặc biệt khi ứng dụng ERP giúp nâng cao hiệu quả và tính chính xác của thông tin kế toán.
  • Thực trạng tại Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Petrolimex Đà Nẵng cho thấy nhiều hạn chế về phần mềm, cơ sở dữ liệu và quy trình nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu quản lý hiện đại.
  • Việc tổ chức HTTTKT theo chu trình và ứng dụng ERP là giải pháp tối ưu để đồng bộ hóa thông tin, tăng cường phối hợp giữa các bộ phận và nâng cao năng lực quản trị.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể bao gồm triển khai ERP tích hợp, chuẩn hóa mã hóa dữ liệu, tối ưu quy trình chứng từ, đào tạo nhân sự và nâng cấp hạ tầng CNTT.
  • Các bước tiếp theo là xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết, phân công trách nhiệm rõ ràng và theo dõi đánh giá hiệu quả định kỳ nhằm đảm bảo thành công của dự án ERP tại Công ty.

Hành động ngay hôm nay: Các nhà quản lý và cán bộ liên quan nên bắt đầu khảo sát chi tiết hiện trạng, chuẩn bị nguồn lực và lên kế hoạch triển khai ERP để không bỏ lỡ cơ hội nâng cao hiệu quả quản lý trong thời đại số.