Tổng quan nghiên cứu

Thị trường thương mại và dịch vụ tại Việt Nam trong giai đoạn 2021 - 2023 ghi nhận tốc độ tăng trưởng doanh thu bình quân trên 15%/năm, tạo ra áp lực quản trị tài chính vô cùng khắt khe cho các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ. Trong bối cảnh đó, tổ chức công tác kế toán đóng vai trò huyết mạch giúp kiểm soát dòng tiền, tối ưu hóa chi phí và cung cấp thông tin kịp thời cho ban điều hành. Tuy nhiên, tại Công ty TNHH HighCommerce, thực tiễn vận hành cho thấy bộ máy kế toán còn bộc lộ nhiều điểm nghẽn, đặc biệt là sự thiếu hụt các chỉ tiêu kế toán quản trị và sự chồng chéo trong luân chuyển chứng từ.

Mục tiêu trọng tâm của luận văn thạc sĩ chuyên ngành Kế toán do học viên Nguyễn Việt Anh thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS. Tạ Quang Bình tại Trường Đại học Thương mại năm 2024 là hệ thống hóa cơ sở lý luận, khảo cứu toàn diện thực trạng và xây dựng hệ thống giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào toàn bộ các quy trình nghiệp vụ kế toán phát sinh tại Công ty TNHH HighCommerce trong mốc thời gian 3 năm từ năm 2021 đến hết năm 2023, với đợt khảo sát thực tế chuyên sâu kéo dài 7 tháng từ tháng 06/2023 đến tháng 12/2023. Đề tài mang lại giá trị thực tiễn to lớn khi giúp doanh nghiệp nâng cao 30% hiệu suất xử lý chứng từ và cắt giảm tối thiểu 15% thời gian trễ hạn của các báo cáo quản trị nội bộ.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý thuyết tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp, bao gồm 3 mô hình cơ bản: mô hình tổ chức tập trung, mô hình phân tán và mô hình hỗn hợp. Đồng thời, đề tài tích hợp lý thuyết kế toán quản trị chi phí hiện đại như phương pháp định phí dựa trên hoạt động (Activity-Based Costing - ABC), định phí mục tiêu (Target Costing) và cải tiến chi phí liên tục (Kaizen Costing). Hệ thống khái niệm then chốt được chuẩn hóa bao gồm: tổ chức thu nhận thông tin, tổ chức xử lý và hệ thống hóa dữ liệu, tổ chức cung cấp báo cáo kế toán tài chính và báo cáo kế toán quản trị.

Khung pháp lý nền tảng của nghiên cứu dựa trên Luật Kế toán số 88/2015/QH13, trong đó quy định chặt chẽ thời hạn lưu trữ chứng từ tối thiểu 5 năm đối với tài liệu không sử dụng trực tiếp để ghi sổ và 10 năm đối với chứng từ lập báo cáo tài chính. Bên cạnh đó, luận văn tham chiếu các quy định nghiệp vụ tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính nhằm đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và nguyên tắc nhất quán trong hạch toán dồn tích.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng kết hợp hai nguồn dữ liệu sơ cấp và thứ cấp. Dữ liệu thứ cấp được tổng hợp từ hệ thống sổ sách kế toán, báo cáo tài chính định kỳ giai đoạn 2021 - 2023 và các văn bản quy định nội bộ của HighCommerce. Về dữ liệu sơ cấp, tác giả tiến hành điều tra qua phương pháp phỏng vấn sâu với cỡ mẫu gồm 6 người, bao gồm 1 Giám đốc điều hành và 5 nhân sự thuộc bộ phận Tài chính - Kế toán. Phương pháp chọn mẫu chuyên gia có chủ đích được áp dụng vì 100% đối tượng được chọn đều trực tiếp nắm giữ quyền hạn ra quyết định và vận hành toàn bộ quy trình kế toán tại doanh nghiệp, đảm bảo tỷ lệ phản hồi hợp lệ đạt 100% với 6 trên 6 phiếu.

Lý do lựa chọn phương pháp phân tích định tính kết hợp thống kê so sánh ngang và so sánh dọc là để nhận diện chính xác các nút thắt trong luân chuyển dữ liệu mà các mô hình toán học thuần túy khó bóc tách được. Toàn bộ quá trình thu thập thông tin và khảo sát thực địa được triển khai trong vòng 7 tháng, từ tháng 06/2023 đến tháng 12/2023, giúp đảm bảo tính xác thực và cập nhật cho các số liệu phân tích.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thực trạng công tác kế toán tại Công ty TNHH HighCommerce giai đoạn 2021 - 2023 được luận văn làm rõ qua 4 phát hiện trọng yếu:

Thứ nhất, về cơ cấu bộ máy, doanh nghiệp áp dụng mô hình kế toán tập trung với 100% nhân sự phòng kế toán phải kiêm nhiệm cả chức năng kế toán tài chính lẫn kế toán quản trị. Điều này dẫn đến sự quá tải khối lượng công việc vào các kỳ lập báo cáo quý và báo cáo quyết toán năm.

Thứ hai, quy trình thu nhận và luân chuyển chứng từ còn mang tính cơ học. Khoảng 100% các khoản chi tiền mặt và thanh toán tạm ứng đều đi theo sơ đồ đường đi liên tiếp qua 4 khâu phê duyệt thủ công, khiến thời gian xử lý một phiếu chi kéo dài từ 2 đến 3 ngày làm việc.

Thứ ba, việc xử lý hệ thống hóa thông tin chỉ dừng lại ở các tài khoản tổng hợp. Doanh nghiệp chưa thiết lập hệ thống tài khoản chi tiết cấp 2 và cấp 3 cho các tài khoản chi phí như chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, khiến tỷ lệ đáp ứng dữ liệu cho việc phân tích biến động chi phí thực tế chỉ đạt dưới 40%.

Thứ tư, về công nghệ thông tin, dù 100% nhân viên được trang bị máy tính làm việc và sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng, nhưng mức độ kết nối tự động giữa phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán chỉ đạt khoảng 45%, gây lãng phí nhân lực nhập liệu lặp lại.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân căn bản của các tồn tại trên bắt nguồn từ việc ban lãnh đạo doanh nghiệp thương mại dịch vụ thường tập trung nguồn lực cho việc mở rộng thị trường kinh doanh hơn là chuẩn hóa hạ tầng kiểm soát nội bộ. Kết quả này tương đồng với các công trình nghiên cứu của tác giả Lê Thị Hà (2021) tại Công ty Hải Linh và Ngô Thị Hà (2021) tại Công ty Dược phẩm Hà Tây, khi các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường bỏ trống mảng kế toán quản trị.

Để minh chứng rõ nét cho các phát hiện, dữ liệu nghiên cứu trong luận văn đã được trực quan hóa thông qua 3 sơ đồ cấu trúc bộ máy, sơ đồ chu trình luân chuyển chứng từ liên tiếp và bảng tổng hợp 5 tiêu chí thời gian xử lý nghiệp vụ. Việc trình bày qua biểu đồ luân chuyển chứng từ cho thấy rõ nút thắt nằm ở khâu đối chiếu hóa đơn thủ công. Đồng thời, bảng đối chiếu dự toán và chi phí thực tế chỉ ra độ lệch chi phí quản lý phát sinh ngoài kế hoạch lên tới hơn 18% mỗi năm do thiếu công cụ kiểm soát định mức.

Đề xuất và khuyến nghị

Trên cơ sở thực trạng đã phân tích, luận văn đưa ra 4 nhóm giải pháp mang tính hành động cao nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH HighCommerce:

  • Tái cơ cấu và phân định chức năng bộ máy do Ban Giám đốc và Kế toán trưởng thực hiện: Tách bạch nhiệm vụ kế toán tài chính và kế toán quản trị, bố trí tối thiểu 1 nhân sự chuyên trách công tác lập dự toán và phân tích hiệu quả tài chính, triển khai hoàn tất trong quý 3/2024 nhằm tăng 25% năng suất xử lý công việc.
  • Cải tiến quy trình luân chuyển chứng từ do Bộ phận Kế toán chủ trì: Chuyển đổi đường đi của phiếu chi từ liên tiếp sang song song đối với các khoản chi định kỳ dưới 20 triệu đồng, rút ngắn thời gian xử lý chứng từ từ 3 ngày xuống tối đa 24 giờ, áp dụng đồng bộ trong vòng 3 tháng kể từ ngày phê duyệt.
  • Thiết lập hệ thống tài khoản chi tiết và xây dựng báo cáo dự toán do Kế toán trưởng phụ trách: Mở chi tiết các tài khoản cấp 2 và cấp 3 cho tài khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý theo từng nhóm sản phẩm dịch vụ, nâng tỷ lệ cung cấp thông tin phục vụ quản trị lên mức 85% trước niên độ tài chính 2025.
  • Nâng cấp hạ tầng công nghệ và tích hợp dữ liệu do Bộ phận IT phối hợp cùng Phòng Kế toán thực hiện: Tích hợp đồng bộ dữ liệu giữa phần mềm kế toán và hệ thống quản lý bán hàng qua giao thức tự động, thiết lập cơ chế sao lưu dữ liệu đám mây định kỳ 24/7 nhằm bảo mật tuyệt đối hồ sơ kế toán theo chuẩn lưu trữ 10 năm của Nhà nước, lộ trình hoàn thành trong 6 tháng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn là nguồn tư liệu hữu ích và mang tính ứng dụng thực tiễn cao cho 4 nhóm đối tượng cụ thể:

  • Ban lãnh đạo, Giám đốc điều hành và Giám đốc tài chính các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Nắm bắt phương pháp tái thiết lập hệ thống kiểm soát tài chính nội bộ, từ đó cắt giảm từ 10% đến 15% các khoản chi phí quản lý không cần thiết.
  • Kế toán trưởng và nhân viên kế toán doanh nghiệp: Sử dụng hệ thống sơ đồ luân chuyển chứng từ, danh mục tài khoản chi tiết và mẫu biểu báo cáo dự toán trong luận văn làm tài liệu chuẩn hóa quy trình kế toán tại đơn vị mình.
  • Học viên cao học và sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán: Tiếp cận phương pháp luận nghiên cứu thực chứng chuẩn mực của Trường Đại học Thương mại, cách thức thiết kế 6 phiếu phỏng vấn chuyên sâu và cấu trúc một đề tài thạc sĩ hoàn chỉnh.
  • Giảng viên và chuyên gia nghiên cứu kinh tế: Bổ sung thêm tư liệu nghiên cứu điển hình về tổ chức công tác kế toán tại một doanh nghiệp thương mại dịch vụ trong kỷ nguyên số phục vụ công tác giảng dạy và xuất bản học thuật.

Câu hỏi thường gặp

  • Luận văn giải quyết vấn đề cấp bách nào lớn nhất tại HighCommerce? Luận văn tập trung khắc phục sự chồng chéo giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị, giúp doanh nghiệp thiết lập hệ thống dự toán chi phí và rút ngắn 50% thời gian luân chuyển chứng từ thủ công.

  • Vì sao HighCommerce cần tách biệt vị trí kế toán quản trị dù quy mô nhân sự nhỏ? Dù có bộ máy tinh gọn với 5 nhân viên kế toán, nhưng việc thiếu kế toán quản trị khiến doanh nghiệp mất đi công cụ kiểm soát hơn 18% chi phí biến động, làm giảm tính chủ động khi ban giám đốc ra quyết định giá bán.

  • Cỡ mẫu 6 người phỏng vấn có đảm bảo tính tin cậy khoa học không? Cỡ mẫu 6 đối tượng bao gồm Giám đốc và toàn bộ 5 nhân sự kế toán đại diện cho 100% nhân lực quản lý tài chính của công ty. Với phương pháp nghiên cứu tình huống điển hình, cỡ mẫu này đảm bảo tính bao quát tuyệt đối.

  • Doanh nghiệp mất bao lâu để vận hành hệ thống tài khoản chi tiết mới? Theo lộ trình đề xuất, doanh nghiệp chỉ cần từ 2 đến 3 tháng để cấu hình lại danh mục tài khoản cấp 2, cấp 3 trên phần mềm kế toán và đào tạo nhân viên trước khi áp dụng chính thức cho kỳ kế toán năm 2025.

  • Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp HighCommerce cải thiện những chỉ số nào? Giải pháp tích hợp tự động dữ liệu giúp giảm 60% sai sót do nhập liệu thủ công, tiết kiệm hơn 10 giờ làm việc mỗi tuần cho mỗi kế toán viên và đảm bảo lưu trữ an toàn dữ liệu trong 10 năm theo luật định.

Kết luận

  • Hệ thống hóa toàn diện lý luận về tổ chức bộ máy, chứng từ, tài khoản và báo cáo kế toán trong doanh nghiệp thương mại dịch vụ.
  • Phản ánh trung thực và toàn diện thực trạng công tác kế toán tại HighCommerce giai đoạn 2021 - 2023 qua 6 phiếu khảo sát chuyên sâu.
  • Nhận diện chính xác 4 điểm nghẽn về luân chuyển chứng từ, thiếu hụt kế toán quản trị và hạn chế tích hợp phần mềm.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp đồng bộ có tính khả thi cao với lộ trình hoàn thành rõ ràng từ 3 đến 6 tháng trong năm 2024.
  • Khẳng định giá trị đóng góp học thuật và thực tiễn sâu sắc cho công tác quản trị tài chính doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.

Các nhà quản trị và bộ phận kế toán doanh nghiệp nên chủ động nghiên cứu, vận dụng các giải pháp trong luận văn ngay hôm nay để tối ưu hóa quy trình hạch toán, nâng cao năng lực cạnh tranh và đảm bảo an toàn tài chính bền vững.