Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt. Chương 3: Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ gỗ Tiến Đạt. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.
Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ Khái niệm kiểm soát nội bộ đã hình thành và phát triển dần trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức. Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các quy định khác nhau từ giản đơn đến phức tạp về hệ thống này. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS 400), hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản đơn vị [1, Khoản 10]. Trần Thị Giang Tân chủ biên và các tác giả Bộ môn kiểm toán khoa kế toán – kiểm toán trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí minh (2010) trích dẫn Hiệp hội Kế toán viên Công chứng Hoa Kỳ (AICPA) cho rằng: “Hệ thống kế hoạch, tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của các tổ chức, kiểm tra độ chính xác và tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ, bám sát chủ trương quản lý đã đặt ra” [2, trang 6].
Định nghĩa này nhấn mạnh đến tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với công việc của các kiểm toán viên trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán, tổ chức thực hiện công việc kiểm toán đến lập báo cáo kiểm toán. Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC), đã đưa ra định nghĩa: Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách, thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy 7 của các thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý; bảo đảm hiệu quả hoạt động [4, tr. Với định nghĩa này đã đề cập tương đối đầy đủ các khía cạnh của hệ thống kiểm soát nội bộ và nhấn mạnh đến các mục tiêu đảm bảo hiệu quả hoạt động trên cơ sở tuân thủ pháp luật và đảm bảo độ tin cậy của thông tin và độ an toàn của tài sản. Khái niệm này có tính khái quát hoá cao và có thể sử dụng làm nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ trong các lĩnh vực khác nhau.
Theo Ủy ban các Tổ chức Đồng bảo trợ về KSNB (COSO) 1992: [9] Theo báo cáo COSO năm 1992, kiểm soát nội bộ được hiểu như sau: Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây: Báo cáo tài chính đáng tin cậy Các luật lệ và quy định được tuân thủ Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả Định nghĩa trên đã đưa ra 4 nội dung cơ bản của kiểm soát nội bộ là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Kiểm soát nội bộ là một quá trình Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong doanh nghiệp và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện giúp cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra [9]. Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người Kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu mà bao gồm tất cả những con người trong doanh nghiệp từ Hội đồng quản trị, Ban giám đốc đến các nhân viên trong các bộ phận.
Vì vậy, chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát và vận hành 8 chúng ở mọi nơi, mọi công đoạn trong quá trình làm việc [9]. Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối rằng các mục tiêu sẽ được thực hiện Khi vận hành hệ thống kiểm soát, những rủi ro có thể xảy ra do sai lầm của con người làm ảnh hưởng đến việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện ra những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. Thêm vào đó, nguyên tắc cơ bản khi đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó.
Vì vậy, mặc dù người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro [9]. Tuy có nhiều khái niệm về hệ thống KSNB, xong nhìn chung mục đích của hệ thống KSNB là giúp cho nhà quản lý kiểm soát và hạn chế được rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Kiểm soát nội bộ được chia làm hai loại: Kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý. Kiểm soát kế toán Là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu là bảo vệ tài sản và đảm bảo thông tin kế toán chính xác tin cậy.
Kiểm soát quản lý Để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến khích sự tham gia của công nhân viên đối với chính sách quản lý. Hai loại kiểm soát này có mối quan hệ mật thiết và hỗ trợ cho nhau. Hiệu quả của loại kiểm soát này có tác động đáng kể đến tính hiệu quả của loại kiểm soát kia. Theo tổ chức Quốc tế các cơ quan Kiểm toán tối cao (INTOSAI) 1992 9 cập nhật 2001: Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi nhà quản lý và các nhân viên trong tổ chức đơn vị, nó được thiết lập để đối phó với các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức đơn vị [11, tr 6].
Theo đó, có 5 đặc điểm quan trọng cần làm rõ, đó là: KSNB là một quá trình KSNB không phải là từng hoạt động riêng rẽ mà là một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình này là phương tiện giúp đơn vị đạt được mục tiêu của mình [11, tr 6]. KSNB chịu sự chi phối của con người KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người. Vì vậy, muốn hệ thống KSNB thực sự hữu hiệu và hiệu quả, tạo thành sức mạnh tổng hợp thì từng thành viên trong tổ chức phải hiểu được trách nhiệm, quyền hạn của mình và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức [11, tr 6].
KSNB được thiết lập để đối phó với rủi ro Hoạt động của tổ chức luôn phải đối mặt với nhiều rủi ro tiềm ẩn. KSNB có thể giúp tổ chức nhận diện, chủ động phòng ngừa và đối phó với những rủi ro này, qua đó tối đa hóa khả năng đạt được mục tiêu [11, tr 6]. KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý Trong tổ chức luôn có những rủi ro tiềm tàng và trong bản thân hệ thống KSNB cũng tồn tại những hạn chế tiềm tàng. Đó là sự phức tạp trong hoạt động của đơn vị, sự thông đồng của các cá nhân hay lạm quyền của nhà quản lý.
Do đó, KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị chứ không thể đảm bảo tuyệt đối [11, tr 6]. Các mục tiêu của KSNB Hoạt động của tổ chức luôn hướng về mục tiêu đề ra. Ở khu vực công, 10 mục tiêu thường liên quan đến các dịch vụ công và lợi ích cộng đồng, bao gồm: Mục tiêu hoạt động: Nhằm đạt được sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động của đơn vị. Mục tiêu về báo cáo: Báo cáo cung cấp các thông tin tài chính và phi tài chính kịp thời, phù hợp cho các đối tượng sử dụng.
Mục tiêu tuân thủ: Tuân thủ công ước quốc tế, pháp luật của quốc gia và các quy định có liên quan. Mục tiêu về quản lý nguồn lực: Mục tiêu này là phần chi tiết hóa mục tiêu về hoạt động của đơn vị, nhưng do đặc thù của khu vực công nên INTOSAI muốn nhấn mạnh thêm tầm quan trọng của việc sử dụng hợp lý nguồn ngân sách, tránh lạm dụng lãng phí nguồn lực quốc gia [11, tr 6]. Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp sản xuất Với sự đa đạng của hình thức kinh doanh, với mức độ tăng truởng ngày càng cao của nguồn vốn kinh doanh tại mỗi doanh nghiệp, đặc biệt với quá trình đẩy nhanh việc vốn hoá thị trường vốn của môi trường kinh doanh tại Việt Nam hiện nay, nhà đầu tư vốn đã và đang dần tách rời khỏi vai trò quản lý doanh nghiệp. Chính vì vậy một hệ thống Kiểm soát nội bộ vững mạnh đang là một nhu cầu bức thiết, một công cụ tối ưu để xác định sự an toàn của nguồn vốn đầu tư, xác định hiệu quả điều hành của Ban điều hành doanh nghiệp cũng như kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Để tăng cường KSNB cho mỗi doanh nghiệp, trước hết, cần xác định rõ những đặc điểm trọng yếu của lĩnh vực kinh doanh, hình thức quản trị, cơ cầu hệ thống các phòng ban điều hành, mối quan hệ tác nghiệp của mỗi phòng ban trong từng doanh nghiệp cụ thể. Kế đến, ta phải đề ra được một chính sách KSNB rõ ràng, minh bạch để tất cả Ban điều hành đều thấu hiểu được tầm quan trọng cũng như hiệu quả hỗ 11 trợ cho công tác điều hành từ các công cụ tích cực của hệ thống KSNB, với các nội dung chủ yếu như sau: - Xác lập/ hỗ trợ thiết lập công cụ quản lý nghiệp vụ đối với tất cả các hoạt động của từng cá nhân, phòng ban bộ phận trong toàn doanh nghiệp. - Là hướng dẫn, là căn cứ làm cơ sở cho việc xây dựng các tài liệu phục vụ công tác quản lý điều hành các hoạt động trên toàn doanh nghiệp.