CHƯƠNG 1 Chương này, tác giả trình bày tổng quan những nghiên cứu liên quan đến đề tài đã được thực hiện trên thế giới và ở Việt Nam, từ đó làm cơ sở xây dựng mô hình nghiên cứu, đồng thời giúp cho người đọc nắm được bức tranh toàn cảnh về các công trình nghiên cứu của các tác giả khác đối với các vấn đề có liên quan trực tiếp cũng như gián tiếp đến đề tài mà tác giả thực hiện. Từ các nghiên cứu trước đây đã chỉ ra rằng lập dự toán ngân sách được nhiều tác giả lựa chọn nghiên cứu, tuy nhiên chưa có nghiên cứu nào lựa chọn các đơn vị Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Đông Nam Bộ làm đối tượng khảo sát hay nghiên cứu về các nhân tố tác động đến lập dự toán ngân sách tại các đơn vị Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Đông Nam Bộ vẫn chưa có tác giả nào nghiên cứu. Chương này là căn cứ quan trọng để tác giả tiếp tục nghiên cứu cho các chương sau, từ đó góp phần đạt được mục tiêu nghiên cứu đã đặt ra. 14 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 Cơ sở lý thuyết về dự toán ngân sách 2.1 Khái niệm dự toán ngân sách Theo Ramadhan, S.
(2009) thì dự toán ngân sách trong hoạt động là phương pháp chi tiết hóa kế hoạch tài chính, giúp đơn vị đạt được những mục tiêu ngắn hạn cũng như dài hạn. Nếu những nguyên tắc của dự toán ngân sách được thực hiện một cách hợp lý, các đơn vị có thể yên tâm rằng sẽ sử dựng hiệu quả tất cả nguồn lực của mình và đạt được những kết quả thuận lợi nhất trong thời gian dài. Theo Huỳnh Lợi (2012) thì dự toán là tính toán, dự kiến một cách chi tiết, tỉ mỉ về nguồn lực, cách thức huy động và sử dụng nguồn lực để thực hiện những hoạt động nhất định, trong một khoảng thời gian nhất định và được thể hiện dưới hình thức hệ thống các chỉ tiêu lượng, giá. Dự toán ngân sách là một phần của kế hoạch với mục đích hướng đến thể hiện rõ ràng, chi tiết nguồn tài chính, nguồn tiền.
(2017) thì dự toán ngân sách là những kế hoạch chi tiết. Dự toán ngân sách là sự phối hợp tương tác của việc sử dụng các nguồn lực để tổ chức thực hiện theo các kế hoạch đã đề ra. Như vậy dự toán ngân sách là một kế hoạch tài chính được thể hiện dưới dạng định lượng, nhằm để huy động và sử dụng các nguồn lực của đơn vị trong một khoảng thời gian nhất định tạo điều kiện cho nhà quản trị hoạch định và kiểm soát hoạt động của đơn vị đạt được những mục tiêu đã đề ra. Dự toán ngân sách là một hệ thống gồm nhiều dự toán, là cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, của từng cá nhân phụ trách từng bộ phận từ đó xác định được trách nhiệm của mỗi bộ phận nhằm phục vụ tốt cho quá trình tổ chức và hoạch định.2 Phân loại dự toán ngân sách Mwasi, R.
(2017) thì dự toán ngân sách giúp nhà quản trị đối chiếu, kiểm soát lại kết quả thực tế đối với kế hoạch vì thế yêu cầu nhà quản trị phải am hiểu từng loại dự toán thích ứng với từng nhu cầu và từng hoàn cảnh riêng biệt 15 của đơn vị trong từng thời kỳ, từng giai đoạn. Tùy vào đặc điểm, tính chất riêng mà mỗi đơn vị sẽ có cách phân loại dự toán khác nhau: Phân loại dự toán theo chức năng, theo thời gian, phương pháp lập,.1 Phân loại theo chức năng Theo tiêu thức này thì dự toán gồm 2 loại: dự toán hoạt động và dự toán tài chính. Trong đó: - Dự toán hoạt động: Là dự toán phản ánh thu nhập và chi phí đòi hỏi để đạt được mục tiêu lợi nhuận. Dự toán hoạt động thường có những nội dụng sau: dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán giá vốn hàng bán, dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanhnghiệp, dự toán chi phí tài chính.
Trong các tổ chức thương mại thì dự toán hàng hóa mua vào sẽ được lập thay dự toán sản xuất nhằm dự toán khối lượng hàng hóa cần thiết phải mua cho nhu cầu tiêu thụ và tồn kho. - Dự toán tài chính: Là dự toán phản ánh tình hình tài chính theo dự kiến và cách thức tài trợ cần thiết cho các hoạt động đã lập dự toán. Dự toán tài chính bao gồm dự toán vốn, dự toán đầu tư, báo cáo kết quả kinh doanh dự toán, bảng cân đối kế toán dự toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự toán.2 Phân loại theo thời gian Theo thời gian, dự toán ngân sách được phân thành: Dự toán ngân sách ngắn hạn, dự toán ngân sách dài hạn. Cụ thể: - Dự toán ngân sách ngắn hạn: Dự toán thường được lập trong một năm tài chính hoặc dưới 1 năm: tuần, tháng, quý phù hợp với kỳ kế toán của đơn vị nhằm thuận lợi cho việc đánh giá kết quả giữa thực tế và dự toán.
Dự toán ngắn hạn thường liên quan đến việc mua hàng, bán hàng, doanh thu, chi phí, tiêu thụ hàng hóa,.Dự toán này được lập mỗi năm trước khi kết thúc niên độ kế toán nhằm hoạch định kế hoạch kinh doanh của đơn vị trong năm kế hoạch kế tiếp. Như vậy, để cung cấp thông tin đáng tin cậy cho việc lập dự toán ở các kỳ tiếp theo, đòi hỏi các nhà quản lý phải luôn đánh giá đúng tình hình thực hiện dự toán. - Dự toán ngân sách dài hạn: Dự toán dài hạn hay còn được gọi là dự toán 16 vốn. Dự toán này liên quan đến tài sản cố định và được lập dự toán từ một năm trở lên.
Đặc điểm của loại dự toán này mang lại rủi ro cao, thời gian từ lúc đưa vốn vào hoạt động đến lúc thu được lợi nhuận tương đối lâu. Dự toán này khuyến khích các nhà quản lý chủ yếu sử dụng kiến thức chuyên môn để phán đoán các sự kiện xảy ra trong tương lai.3 Phân loại theo phuơng pháp lập Theo phuơng pháp lập, dự toán ngân sách được phân thành: Dự toán cố định, dự toán linh hoạt. Cụ thể: - Dự toán cố định: Dự toán với các số liệu cố định, ứng với một doanh thu dự kiến đã cho trước nào đó. Sau đó dự toán này sẽ không có thay đổi, điều chỉnh hay thay đổi gì của điều kiện dự toán.
Dự toán này thường phù hợp với các đơn vị sản xuất sản phẩm theo các đơn đặt hàng, tình hình sản xuất kinh doanh có sự ổn định. - Dự toán linh hoạt: Dự toán được thiết kế trong suốt phạm vi phù hợp hơn cho một mức độ hoạt động cụ thể. Nó được dùng để xác định doanh thu, chi phí dự toán ở bất kỳ mức độ hoạt động thực tế nào để so sánh với các chi phí thực tế. Do đó, nó có ý nghĩa trong việc đánh giá hiệu quả kiểm soát chi phí thực tế của doanh nghiệp và phù hợp với những doanh nghiệp sản xuất theo nhu cầu của thị trường.3 Vai trò, chức năng dự toán ngân sách 2.1 Vai trò Ramadhan, S.
(2009) thì vai trò cơ bản của dự toán ngân sách là phục vụ cho việc hoạch định và kiểm tra hoạt động kinh doanh. Thông qua đó mà người quản lý đạt được mục tiêu của các doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận. Ngoài ra dự toán ngân sách còn có một số vai trò khác như: - Dự toán ngân sách tạo điều kiện cho nhà quản trị kiểm soát được hoạt động của đơn vị và đánh giá được trách nhiệm quản lý của mỗi bộ phận, cá nhân trong tổ chức. - Dự toán ngân sách cũng là cơ sở để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, tình hình thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ đã đặt ra.
Trên cơ sở đó cũng 17 đề ra các biện pháp để thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ theo đúng tiến độ. - Dự toán ngân sách giúp cho các nhà quản trị cụ thể hóa các mục tiêu đơn vị thông qua các số liệu để có cái nhìn khái quát hơn. - Dự toán ngân sách cung cấp cho các nhà quản trị tất cả thông tin của kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm trong mỗi thời gian cụ thể và toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh.2 Chức năng Dự toán ngân sách bao gồm các chức năng như: - Chức năng dự báo: Chức năng dự báo của DTNS đề cập đến việc dự báo các tác động từ bên ngoài đến hoạt động của DN. Một vài bộ phận của dự toán không khác hơn là dự báo vì trong thực tế dự toán có thể được sử dụng cho kiểm soát nhưng đôi khi lại không thể do có những yếu tố khách quan không thể kiểm soát được.
Vì vậy, dự toán trong những trường hợp này chỉ mang tính chất dự báo. - Chức năng hoạch định: Chức năng hoạch định của DTNS mang tính chủ động hơn chức năng dự báo. Một DTNS được lập, bắt buộc DN phải thiết lập những mục tiêu, kế hoạch hoạt động cho từng bộ phận, từng hoạt động cho một giai đoạn thích hợp trong tương lai dựa trên các chính sách tổng thể của DN. Các dự toán sẽ đưa ra những định mức chi tiết về các kết quả đầu ra cần đạt được, thời gian hoàn thành và các nguồn lực cần sử dụng đạt được kết quả theo yêu cầu này.
Các DN hoạch định kết quả đầu ra như số lượng sản phẩm tiêu thụ, giá bán, doanh số đạt được và các nguồn lực cần sử dụng thể hiện ở các dự toán về chi phí như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp,. Đó là chức năng hoạch định của DTNS. - Chức năng điều phối: Chức năng điều phối của DTNS thể hiện thông qua việc huy động và phân phối các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu của nhà quản trị. Nhà quản trị kết hợp giữa hoạch định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể và việc đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh thực tế của từng bộ phận để điều phối 18 các nguồn lực của doanh nghiệp tới các bộ phận sao cho việc sử dụng đạt hiệu quả cao nhất.
- Chức năng thông tin: Chức năng thông tin thể hiện ở chỗ DTNS là văn bản cụ thể, súc tích để truyền đạt các mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp đến nhà quản lý các bộ phận, phòng ban.