Khóa luận: Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu đường biển tại Công ty TNHH Long Phan

Luận văn thạc sĩ đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH SX TM DV Long Phan.

• Tác giả: Nguyễn Thị Diễm
• Người hướng dẫn: GS.TS Võ Thanh Thu
• Trường học: Trường Đại Học Công Nghệ TP. HCM
• Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh
• Đề tài: Một Số Giải Pháp Hoàn Thiện Quy Trình Giao Nhận Hàng Hóa Nhập Khẩu Bằng Đường Biển Tại Công Ty TNHH SX TM DV Long Phan
• Loại tài liệu: thesis
• Năm xuất bản: 2016
• Địa điểm: TP. Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƢỜNG BIỂN
• 1.1. Khái niệm về nghiệp vụ giao nhận
• 1.2. Khái niệm người giao nhận
• 1.3. Phân loại giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
• 1.4. Vai trò của hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
• 1.5. Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận
• 2. CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT – THƢƠNG MẠI – DỊCH VỤ LONG PHAN
• 2.1. Giới thiệu sơ lược về Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan
• 2.2. Quá trình hình thành và phát triển
• 2.3. Chức năng và lĩnh vực hoạt động
• 2.4. Cơ cấu bộ máy tổ chức
• 2.5. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty năm 2013 – 2015
• 2.6. Thuận lợi, khó khăn của công ty. Định hướng phát triển của công ty
• 2.7. Thực trạng quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty
• 2.8. Sơ đồ quy trình. Diễn giải quy trình
• 2.9. Đánh giá chung
• 2.10. Hạn chế và nguyên nhân
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN SẢN XUẤT THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ LONG PHAN
• 3.1. Giảm giá dịch vụ để thu hút và giữ chân khách hàng
• 3.2. Điều kiện của giải pháp
• 3.3. Kết quả đạt được
• 3.4. Khắc phục những sai sót, chậm trễ trong việc tiếp nhận chứng từ, hoàn thiện khâu chứng từ của quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu
• 3.5. Điều kiện của giải pháp
• 3.6. Kết quả đạt được
• 3.7. Hoàn thiện công tác vận chuyển hàng hóa nhập khẩu từ kho Hải quan về giao tại kho khách hàng
• 3.8. Điều kiện của giải pháp
• 3.9. Kết quả đạt được
• 3.10. Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ giao nhận tại công ty
• 3.11. Điều kiện của giải pháp
• 3.12. Kết quả đạt được
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Quy Trình Giao Nhận Hàng Hóa Nhập Khẩu Đường Biển

Trong bối cảnh thương mại quốc tế ngày càng phát triển, quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển đóng vai trò then chốt. Đây là chuỗi các hoạt động phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên liên quan như người giao nhận, hãng tàu, cơ quan hải quan và người nhập khẩu. Hiểu rõ và tối ưu hóa quy trình này giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, thời gian và rủi ro, nâng cao năng lực cạnh tranh. Theo số liệu thống kê của Tổng cục Hải quan, tổng kim ngạch xuất nhập khẩu hàng hóa cả nước đạt 327,76 tỷ USD năm 2015, cho thấy tầm quan trọng của hoạt động này. Giao nhận hàng hóa đường biển không chỉ là khâu vận chuyển mà còn bao gồm các thủ tục pháp lý, kiểm tra chất lượng và quản lý rủi ro.

1.1. Khái niệm và vai trò của giao nhận hàng hóa

Giao nhận hàng hóa là tập hợp các nghiệp vụ, thủ tục liên quan đến quá trình vận tải, nhằm di chuyển hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận một cách an toàn. Người giao nhận (Forwarder) đóng vai trò trung gian, thực hiện các công việc như làm thủ tục hải quan, thuê vận chuyển, lưu kho bãi và giao hàng. Vai trò của dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu là đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, đúng thời gian và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Theo Luật Thương Mại Việt Nam, dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, trong đó người làm dịch vụ giao nhận nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác.

1.2. Các bên liên quan trong quy trình giao nhận

Quy trình giao nhận hàng hóa liên quan đến nhiều bên, bao gồm người nhập khẩu, người xuất khẩu, hãng tàu, công ty giao nhận, cơ quan hải quan, ngân hàng và các đơn vị kiểm tra chuyên ngành. Mỗi bên có vai trò và trách nhiệm riêng, phối hợp chặt chẽ để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ. Ví dụ, người nhập khẩu cung cấp thông tin về hàng hóa và chịu trách nhiệm thanh toán, trong khi hãng tàu đảm nhận việc vận chuyển hàng hóa. Công ty giao nhận sẽ là đơn vị trung gian làm việc với cảng, hải quan và các bên liên quan để hoàn thành thủ tục. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên là yếu tố then chốt để tối ưu quy trình giao nhận hàng hóa.

II. Thách Thức Trong Quy Trình Giao Nhận Hàng Hóa Đường Biển

Mặc dù vận chuyển hàng hóa đường biển là phương thức phổ biến, quy trình này vẫn tồn tại nhiều thách thức. Sự phức tạp của thủ tục hải quan, rủi ro về thời gian vận chuyển đường biển chậm trễ, chi phí phát sinh và các vấn đề liên quan đến quản lý rủi ro trong giao nhận hàng hóa là những vấn đề thường gặp. Ngoài ra, sự thiếu hụt thông tin, phối hợp không hiệu quả giữa các bên và các yếu tố khách quan như thời tiết, dịch bệnh cũng có thể ảnh hưởng đến quy trình. Việc nhận diện và giải quyết các thách thức này là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả giao nhận hàng hóa nhập khẩu.

2.1. Thủ tục hải quan phức tạp và kéo dài

Thủ tục hải quan nhập khẩu đường biển thường phức tạp và tốn nhiều thời gian, gây ảnh hưởng đến tiến độ giao nhận hàng hóa. Việc chuẩn bị hồ sơ, khai báo hải quan, kiểm tra hàng hóa và nộp thuế có thể mất nhiều ngày, đặc biệt khi có sai sót hoặc thiếu thông tin. Sự thay đổi liên tục của các quy định hải quan cũng gây khó khăn cho doanh nghiệp. Do đó, việc nắm vững thủ tục hải quan nhập khẩu và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ là rất quan trọng để giảm thiểu thời gian thông quan.

2.2. Rủi ro về thời gian và chi phí phát sinh

Thời gian vận chuyển đường biển có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như thời tiết, tắc nghẽn cảng và các vấn đề kỹ thuật. Sự chậm trễ này có thể dẫn đến chi phí phát sinh như phí lưu container, phí lưu bãi và các chi phí phạt do vi phạm hợp đồng. Ngoài ra, các chi phí không lường trước như phí kiểm tra chuyên ngành, phí sửa chữa hàng hóa cũng có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Chi phí nhập khẩu đường biển cần được tính toán kỹ lưỡng để tránh rủi ro tài chính.

2.3. Quản lý rủi ro và bảo hiểm hàng hóa

Trong quá trình giao nhận hàng hóa, có nhiều rủi ro có thể xảy ra như mất mát, hư hỏng hàng hóa, trộm cắp và các sự cố bất ngờ khác. Việc quản lý rủi ro trong giao nhận hàng hóa là rất quan trọng để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp. Bảo hiểm hàng hóa nhập khẩu đường biển là một giải pháp hiệu quả để giảm thiểu thiệt hại khi có rủi ro xảy ra. Doanh nghiệp cần lựa chọn gói bảo hiểm phù hợp với loại hàng hóa và điều kiện vận chuyển.

III. Giải Pháp Tối Ưu Quy Trình Giao Nhận Hàng Hóa Nhập Khẩu

Để giải quyết các thách thức trên, cần có các giải pháp đồng bộ và hiệu quả. Tối ưu quy trình giao nhận hàng hóa bao gồm việc áp dụng công nghệ thông tin, chuẩn hóa quy trình, nâng cao năng lực nhân viên và tăng cường hợp tác giữa các bên liên quan. Việc sử dụng phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa, áp dụng e-logistics nhập khẩu đường biển và xây dựng mối quan hệ tốt với các đối tác là những giải pháp quan trọng. Ngoài ra, việc hiểu rõ và áp dụng đúng các điều khoản Incoterms cũng giúp giảm thiểu rủi ro và tranh chấp.

3.1. Ứng dụng công nghệ thông tin và số hóa quy trình

Giải pháp số hóa quy trình giao nhận giúp tăng cường tính minh bạch, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa cho phép theo dõi trạng thái hàng hóa, quản lý chứng từ và tự động hóa các tác vụ. E-logistics nhập khẩu đường biển giúp kết nối các bên liên quan, chia sẻ thông tin và thực hiện các giao dịch trực tuyến. Việc ứng dụng công nghệ thông tin là xu hướng tất yếu trong giao nhận hàng hóa hiện đại.

3.2. Chuẩn hóa quy trình và nâng cao năng lực nhân viên

Việc xây dựng quy trình giao nhận chuẩn hóa giúp đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả. Quy trình cần được thiết kế rõ ràng, chi tiết và dễ thực hiện. Kiểm soát quy trình giao nhận hàng hóa thường xuyên giúp phát hiện và khắc phục các sai sót. Nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên thông qua đào tạo và cập nhật kiến thức về thủ tục hải quan, vận tải quốc tế và Incoterms là rất quan trọng.

3.3. Tăng cường hợp tác và xây dựng mối quan hệ đối tác

Hợp tác chặt chẽ giữa người nhập khẩu, công ty giao nhận, hãng tàu và cơ quan hải quan giúp giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng và hiệu quả. Xây dựng mối quan hệ đối tác tin cậy với các nhà cung cấp dịch vụ giúp đảm bảo chất lượng và giá cả cạnh tranh. Tham gia các hiệp hội ngành nghề giúp cập nhật thông tin và chia sẻ kinh nghiệm.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Hoàn Thiện Giao Nhận Tại Long Phan CO

Nghiên cứu trường hợp tại Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan cho thấy việc áp dụng các giải pháp trên giúp cải thiện đáng kể hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu. Việc giảm giá dịch vụ, khắc phục sai sót trong chứng từ, hoàn thiện vận chuyển nội địa và nâng cao trình độ nhân viên đã mang lại kết quả tích cực. Tuy nhiên, cần tiếp tục đầu tư vào công nghệ và xây dựng mối quan hệ đối tác để duy trì lợi thế cạnh tranh. Theo nghiên cứu, công ty cần tập trung vào việc giảm giá dịch vụ để thu hút và giữ chân khách hàng, khắc phục những sai sót, chậm trễ trong việc tiếp nhận chứng từ, hoàn thiện khâu chứng từ của quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu, hoàn thiện công tác vận chuyển hàng hóa nhập khẩu từ kho Hải quan về giao tại kho khách hàng và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ giao nhận tại công ty.

4.1. Giảm giá dịch vụ và thu hút khách hàng

Việc giảm giá dịch vụ có thể giúp thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng hiện tại. Tuy nhiên, cần đảm bảo rằng việc giảm giá không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và lợi nhuận của công ty. Nghiên cứu thị trường và phân tích chi phí giúp xác định mức giá cạnh tranh và phù hợp. Xây dựng các gói dịch vụ linh hoạt và ưu đãi cho khách hàng thân thiết.

4.2. Khắc phục sai sót và hoàn thiện chứng từ

Sai sót trong chứng từ là một trong những nguyên nhân chính gây chậm trễ trong quy trình giao nhận hàng hóa. Việc kiểm tra kỹ lưỡng chứng từ trước khi nộp cho cơ quan hải quan giúp giảm thiểu rủi ro. Xây dựng quy trình kiểm soát chứng từ chặt chẽ và đào tạo nhân viên về các quy định liên quan. Sử dụng phần mềm quản lý chứng từ giúp tự động hóa quy trình và giảm thiểu sai sót.

4.3. Hoàn thiện vận chuyển nội địa và giao hàng

Vận tải nội địa là một phần quan trọng của quy trình giao nhận hàng hóa. Việc lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp và tối ưu hóa lộ trình giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Hợp tác với các nhà vận tải uy tín và có kinh nghiệm. Sử dụng phần mềm quản lý vận tải giúp theo dõi trạng thái hàng hóa và quản lý đội xe.

V. Kết Luận Tương Lai Của Giao Nhận Hàng Hóa Đường Biển

Giao nhận hàng hóa đường biển tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Việc áp dụng công nghệ mới, chuẩn hóa quy trình và tăng cường hợp tác là những yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro. Doanh nghiệp cần chủ động thích ứng với sự thay đổi của thị trường và đầu tư vào nguồn nhân lực để duy trì lợi thế cạnh tranh. Giải pháp quản lý quy trình giao nhận hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong bối cảnh hội nhập.

5.1. Xu hướng phát triển của giao nhận hàng hóa

Xu hướng phát triển của giao nhận hàng hóa là số hóa, tự động hóa và tích hợp. Các công nghệ mới như blockchain, AI và IoT sẽ được ứng dụng rộng rãi trong quy trình giao nhận. Supply chain nhập khẩu đường biển sẽ trở nên minh bạch và hiệu quả hơn. Doanh nghiệp cần chủ động nắm bắt các xu hướng này để không bị tụt hậu.

5.2. Vai trò của nguồn nhân lực trong giao nhận

Nguồn nhân lực chất lượng cao là yếu tố then chốt để thành công trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa. Nhân viên cần có kiến thức chuyên môn vững vàng, kỹ năng giao tiếp tốt và khả năng giải quyết vấn đề. Doanh nghiệp cần đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Thương mại quốc tế và vận tải đường biển đóng vai trò then chốt trong nền kinh tế Việt Nam. Thống kê của Tổng cục Hải quan ghi nhận tổng kim ngạch xuất nhập khẩu cả nước năm 2015 đạt 327,76 tỷ USD, tăng 10% so với năm 2014; trong đó giá trị nhập khẩu chiếm 165,65 tỷ USD, tăng trưởng 12%. Sự gia tăng nhanh chóng của dòng hàng hóa nhập khẩu đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc tối ưu hóa quy trình giao nhận logistics đường biển, đặc biệt trong bối cảnh các doanh nghiệp giao nhận nước ngoài đang nắm giữ tới 75% thị phần nội địa.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm là sự tồn tại của những điểm nghẽn trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu: thủ tục hải quan kéo dài, chi phí dịch vụ chưa tối ưu, thiếu hụt phương tiện vận tải trong mùa cao điểm và sai sót trong xử lý chứng từ. Nghiên cứu xác định mục tiêu đánh giá thực trạng quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container và hàng lẻ bằng đường biển tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dịch vụ Long Phan, từ đó thiết lập hệ thống giải pháp hoàn thiện quy trình, cắt giảm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Phạm vi nghiên cứu tập trung vào không gian hoạt động giao nhận tại khu vực cụm cảng Thành phố Hồ Chí Minh, cảng Cát Lái và các điểm thông quan nội địa trong giai đoạn từ năm 2013 đến năm 2015. Ý nghĩa của nghiên cứu thể hiện qua việc nâng cao hiệu suất chuỗi dịch vụ khi mảng giao nhận đường biển đóng góp tới 52% tổng lợi nhuận của doanh nghiệp, đồng thời chuẩn hóa thời gian hoàn tất một lô hàng giao nhận xuống mức tiêu chuẩn 2 ngày.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng lý thuyết chuỗi cung ứng quốc tế và mô hình dòng vận động chứng từ - hàng hóa trong quản trị logistics. Theo chuẩn mực của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế (FIATA), dịch vụ giao nhận được định nghĩa là tập hợp các giải pháp toàn diện từ vận chuyển, gom hàng, lưu kho, xếp dỡ đến hoàn tất thủ tục hải quan và tư vấn pháp lý.

Khung lý thuyết xây dựng trên 5 khái niệm cốt lõi:

• Nghiệp vụ giao nhận (Freight Forwarding): Chuỗi hành vi thương mại kết nối người gửi và người nhận thông qua các phương thức vận tải đa phương thức.
• Hàng nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL): Hai phương thức tổ chức đóng gói và luân chuyển hàng hóa đặc thù trong vận tải biển quốc tế.
• Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L): Chứng từ sở hữu hàng hóa, bằng chứng xác nhận hợp đồng chuyên chở và biên lai nhận hàng.
• Lệnh giao hàng (D/O) và Phiếu giao nhận container (EIR): Chứng từ pháp lý bắt buộc để thực hiện giải phóng hàng khỏi hệ thống kho bãi cảng biển.
• Hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS: Nền tảng công nghệ số phân luồng tờ khai hải quan điện tử (Xanh, Vàng, Đỏ).

Nghiên cứu thiết lập trên nền tảng pháp lý vững chắc bao gồm Điều 235 Luật Thương mại 2005 quy định quyền và nghĩa vụ của người giao nhận, Nghị định 140/2007/NĐ-CP về điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics, cùng các quy phạm quốc tế như Công ước Vienna 1980 và Quy tắc Hague-Visby.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu của đề tài kết hợp giữa dữ liệu thứ cấp từ báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh giai đoạn 2013 - 2015 của công ty Long Phan, số liệu thống kê hải quan, và dữ liệu sơ cấp thu thập thông qua phỏng vấn sâu các chuyên gia, cán bộ quản lý hiện trường.

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp phân tích đối chuẩn (benchmarking) và nghiên cứu tình huống điển hình (case study). Cỡ mẫu khảo sát bao gồm toàn bộ 30 nhân sự chuyên trách tại doanh nghiệp (với 24 nhân sự trình độ đại học, 5 cao đẳng) và mẫu khảo sát 120 bộ hồ sơ chứng từ giao nhận nhập khẩu đường biển thực tế phát sinh trong giai đoạn 2013 - 2015.

Phương pháp chọn mẫu có chủ đích (purposive sampling) được áp dụng đối với đội ngũ chuyên viên chứng từ, giao nhận hiện trường và cán bộ hải quan nhằm thu thập các đánh giá chuyên môn chuẩn xác. Phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên phân tầng (stratified random sampling) được sử dụng để phân loại các bộ hồ sơ theo luồng hải quan (Xanh, Vàng, Đỏ). Lý do lựa chọn tổ hợp phương pháp này là nhằm bóc tách chính xác các sai lệch giữa quy trình lý thuyết và thực tiễn hiện trường, từ đó lượng hóa các điểm trễ thời gian và chi phí phát sinh. Tiến độ nghiên cứu được triển khai xuyên suốt với dữ liệu hồi cứu 3 năm (2013 - 2015) và tổng hợp phân tích hoàn thiện vào năm 2016.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, tăng trưởng doanh thu ấn tượng nhưng biên độ lợi nhuận chịu áp lực chi phí. Giai đoạn 2013 - 2014, doanh thu công ty tăng 19,49% (đạt mức trên 11,3 tỷ VNĐ), nhưng chi phí tăng nhanh hơn ở mức 19,87% do đầu tư cơ sở vật chất ban đầu. Bước sang giai đoạn 2014 - 2015, khi gia nhập Hiệp hội Giao nhận Kho vận Việt Nam (VIFFAS) và mở rộng đại lý, doanh thu tăng vọt 27,73%, đưa lợi nhuận trước thuế tăng trưởng đột biến 73,02%. Đáng chú ý, cơ cấu lợi nhuận mảng giao nhận nhập khẩu đường biển chiếm tỷ trọng áp đảo 52% toàn công ty.

Thứ hai, cấu trúc giá cước dịch vụ bộc lộ sự thiếu cạnh tranh ở dịch vụ cốt lõi. Khảo sát so sánh cho thấy phí khai báo hải quan của công ty ở mức 550.000 VNĐ/bộ, tương đương Vinatrans và cạnh tranh hơn Sao Phương Nam (680.000 VNĐ/bộ) hay Gemartrans (650.000 VNĐ/bộ). Tuy nhiên, giá cước dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container 20 feet của công ty chạm mức 2.000.000 VNĐ/cont, cao hơn khoảng 15% đến 20% so với mặt bằng chung các đối thủ cùng phân khúc.

Thứ ba, quy trình thực thi nghiệp vụ mẫu minh chứng rõ nét qua case study thực tế. Điển hình là lô hàng nhập khẩu lốp xe tải mới 100% của Công ty Vĩnh Hảo từ cảng Qingdao về cảng Cát Lái (trọng lượng 15.000 kg, 200 kiện, trị giá 10.000 USD, mã HS 40112010). Lô hàng chịu thuế nhập khẩu 25% và VAT 10% với tổng tiền thuế nộp ngân sách là 83 triệu VNĐ, chi phí local charges hãng tàu là 6,222 triệu VNĐ và tiền cược vỏ container là 2 triệu VNĐ. Dù được xử lý phân Luồng Vàng thuận lợi, quy trình vẫn mất 2 ngày làm việc để hoàn tất giao thẳng về kho khách hàng.

Thứ tư, tỷ lệ chậm trễ chứng từ và thiếu hụt phương tiện vận tải còn hiện hữu. Tình trạng sai lệch thông tin giữa hóa đơn thương mại, vận đơn B/L và tờ khai hải quan chiếm khoảng 18% các vụ việc phát sinh, dẫn đến kéo dài thời gian thẩm định giá. Đội xe đầu kéo cũ chạy dầu làm tăng chi phí nhiên liệu và gây thiếu hụt phương tiện nghiêm trọng vào mùa cao điểm từ tháng 10 đến tháng 3.

Thảo luận kết quả

Các phát hiện phản ánh thực trạng chung của các công ty forwarder nội địa khi quy mô vốn còn khiêm tốn (vốn điều lệ tăng từ 2 tỷ VNĐ lên hơn 6 tỷ VNĐ). Sự phụ thuộc lớn vào các hãng tàu ngoại và hệ thống đại lý trung gian khiến doanh nghiệp bị động trong việc kiểm soát các loại phụ phí local charges và thời hạn gia hạn lệnh D/O.

Dữ liệu nghiên cứu được trực quan hóa thông qua Biểu đồ tròn cơ cấu lợi nhuận (mảng đường biển chiếm 52%, hàng không 23%, flexitank 15% và di dời xưởng 10%) và Bảng đối chuẩn chi phí cước dịch vụ. Sự phân bổ này cho thấy tính nhạy cảm cao của doanh nghiệp trước các biến động của thị trường vận tải biển.

Khi so sánh với các nghiên cứu logistics tại khu vực Đông Nam Bộ, kết quả nghiên cứu hoàn toàn tương đồng về mặt hạn chế hạ tầng cảng biển và áp lực phân luồng hải quan. Điểm khác biệt mang tính đóng góp của nghiên cứu là chỉ rõ mối quan hệ giữa chất lượng kiểm soát chứng từ 3 lớp tại văn phòng và tốc độ giải phóng container tại bãi cảng Cát Lái, chứng minh rằng việc rút ngắn 30% thời gian xử lý chứng từ sẽ giảm thiểu 100% nguy cơ phát sinh phí lưu bãi (demurrage/detention).

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, tái cấu trúc biểu phí và áp dụng chính sách giá cước linh hoạt. Bộ phận Kinh doanh cần chủ động điều chỉnh giảm mức phí dịch vụ giao nhận container 20 feet từ 2.000.000 VNĐ xuống khoảng 1.700.000 đến 1.800.000 VNĐ/cont. Thực hiện chính sách chiết khấu hoa hồng 5% đến 8% cho các khách hàng ký hợp đồng nguyên năm nhằm nâng sản lượng dịch vụ thêm 25% trong thời hạn 6 tháng đầu năm.

Thứ hai, chuẩn hóa quy trình kiểm soát chứng từ điện tử 3 lớp. Bộ phận Chứng từ cần thiết lập danh mục kiểm tra (checklist) đối soát thông tin giữa Hóa đơn thương mại, Vận đơn B/L và Phiếu đóng gói trước khi tàu cập cảng tối thiểu 48 giờ. Mục tiêu loại bỏ hoàn toàn các sai sót về mã HS và mô tả hàng hóa, giảm 30% thời gian thông quan trên phần mềm ECUS-VNACCS trong quý 1.

Thứ ba, nâng cấp năng lực đội xe và thiết lập liên minh vận tải vệ tinh. Ban Giám đốc cần phê duyệt kế hoạch thanh lý và đổi mới 3 xe đầu kéo tiêu hao nhiên liệu cao, đồng thời ký kết hợp đồng hợp tác chiến lược với 2 công ty vận tải đường bộ nội địa trong vòng 9 tháng tới. Giải pháp này giúp cắt giảm 15% chi phí vận hành và cam kết giao hàng an toàn về kho chủ hàng trong vòng 24 giờ sau khi thông quan.

Thứ tư, đào tạo chuyên sâu và nâng cao trình độ nghiệp vụ đội ngũ nhân sự. Bộ phận Hành chính nhân sự phối hợp với các hiệp hội logistics tổ chức định kỳ 4 khóa bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ khai báo hải quan nâng cao và kỹ năng xử lý tranh chấp hàng hải cho 100% nhân viên hiện trường và chứng từ trong lộ trình 12 tháng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

• Ban lãnh đạo và nhà quản trị doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ: Cung cấp khung phương pháp định giá dịch vụ linh hoạt, mô hình quản trị chi phí và giải pháp gia tăng thị phần trong môi trường cạnh tranh với khối FDI đang nắm 75% thị trường.
• Chuyên viên chứng từ và nhân viên hiện trường xuất nhập khẩu: Cung cấp hướng dẫn thực hành chi tiết từ khâu tiếp nhận thông báo hàng đến, lấy lệnh D/O, làm thủ tục hải quan VNACCS cho đến thanh lý cổng và hoàn cược vỏ container tại các ICD.
• Giảng viên, nghiên cứu sinh và sinh viên chuyên ngành Ngoại thương, Logistics: Bổ sung nguồn tài liệu tham khảo học thuật giá trị với hệ thống số liệu tài chính giai đoạn 2013 - 2015 và case study thực tế lô hàng công nghiệp 15 tấn phục vụ giảng dạy.
• Doanh nghiệp sản xuất và thương mại có hoạt động nhập khẩu: Giúp các chủ hàng nắm bắt chi tiết cấu trúc phụ phí cảng biển, cơ chế phân luồng hải quan và cơ sở pháp lý theo Điều 235 Luật Thương mại để bảo vệ quyền lợi tối đa khi ký kết hợp đồng dịch vụ.

Câu hỏi thường gặp

Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển gồm những bước cơ bản nào?
Quy trình chuẩn hóa gồm 6 bước liên hoàn: tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ ngoại thương; thanh toán phí local charges khoảng 6,222 triệu VNĐ để nhận lệnh D/O và đóng cược vỏ container; khai báo hải quan điện tử qua phần mềm ECUS; làm thủ tục phân luồng tại cảng Cát Lái; vận chuyển container về kho riêng của khách hàng; hoàn trả vỏ cont rỗng tại ICD và quyết toán thanh lý hợp đồng trong 5 ngày.

Làm thế nào để xử lý nhanh chóng khi tờ khai hải quan bị phân Luồng Vàng hoặc Luồng Đỏ?
Doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn bộ hồ sơ giấy hoàn chỉnh gồm tờ khai in, hóa đơn, packing list và chứng nhận xuất xứ để xuất trình cho công chức hải quan. Đối với Luồng Đỏ, nhân viên giao nhận liên hệ ngay cán bộ kiểm hóa để bốc dỡ kiểm tra thực tế hàng. Trong thực tế case study lô hàng 10.000 USD, việc chuẩn bị chứng từ chính xác giúp thông quan ngay trong ngày và tiết kiệm 100% phí lưu bãi.

Tại sao giá cước dịch vụ giao nhận của doanh nghiệp nội địa thường cao hơn các đối thủ lớn?
Nguyên nhân chủ yếu do quy mô vận hành nhỏ, chưa sở hữu chuỗi logistics khép kín và chi phí khấu hao phương tiện vận tải cũ ở mức cao. Đơn cử mức giá 2.000.000 VNĐ/cont 20 feet của công ty cao hơn thị trường do phải thuê ngoài phương tiện trong mùa cao điểm từ tháng 10 đến tháng 3, làm tăng giá thành dịch vụ đầu vào.

Trách nhiệm pháp lý của người giao nhận hàng hóa được phân định như thế nào?
Căn cứ Điều 235 Luật Thương mại 2005 và Nghị định 140/2007/NĐ-CP, người giao nhận chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại nếu thực hiện sai chỉ dẫn, giao sai địa chỉ hoặc sơ suất thủ tục. Ngược lại, người giao nhận được miễn trừ trách nhiệm trong các trường hợp bất khả kháng, tổn thất do bản chất nội tỳ hàng hóa hoặc lỗi đóng gói từ phía chủ hàng.

Giải pháp nào giúp tối ưu hóa thời gian quay vòng vỏ container và giảm phí cược?
Doanh nghiệp cần phối hợp đăng ký phương án giao hàng thẳng tại cảng Cát Lái, điều phối xe kéo container về kho rút hàng nhanh chóng trong 24 giờ và lập tức vận chuyển trả vỏ rỗng về các bãi chỉ định như ICD Sóng Thần. Biện pháp này giúp doanh nghiệp thu hồi khoản tiền cược 2.000.000 VNĐ nhanh chóng và triệt tiêu phí phạt trễ hạn.

Kết luận

• Đánh giá toàn diện thực trạng quy trình giao nhận hàng nhập khẩu đường biển tại khu vực cảng biển TP.HCM trong giai đoạn 2013 - 2015.
• Xác thực vị trí chiến lược của mảng dịch vụ đường biển khi đóng góp tới 52% tổng lợi nhuận toàn doanh nghiệp.
• Chỉ rõ các nút thắt về giá cước giao nhận 2.000.000 VNĐ/cont, tỷ lệ sai sót chứng từ 18% và tình trạng thiếu hụt xe kéo chuyên dụng.
• Đề xuất 4 nhóm giải pháp đột phá: tái cấu trúc biểu phí, số hóa kiểm soát chứng từ 3 lớp, mở rộng liên minh vận tải và đào tạo 100% nhân sự.
• Cung cấp dữ liệu thực nghiệm chuẩn xác qua case study lô hàng nhập khẩu 15 tấn, tạo cơ sở nhân rộng mô hình quản trị hiệu quả.

Nghiên cứu mang lại đóng góp thiết thực cho ngành quản trị ngoại thương bằng việc gắn kết lý thuyết logistics quốc tế với quy trình thông quan điện tử VNACCS hiện đại. Lộ trình triển khai các giải pháp được khuyến nghị thực hiện đồng bộ trong 12 tháng tiếp theo với mục tiêu kiểm soát định kỳ hàng quý. Hãy tham khảo toàn văn luận văn để áp dụng ngay các giải pháp tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu suất chuỗi cung ứng xuất nhập khẩu cho doanh nghiệp!

Trích đoạn nội dung tài liệu

LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết và ý nghĩa của đề tài Theo số liệu thống kê của Tổng cục Hải quan thì tính đến hết tháng 12 năm 2015, tổng kim ngạch xuất nhập khẩu hàng hóa cả nƣớc đạt 327,76 tỷ USD, tăng 10% so với năm 2014, trong đó xuất hàng hóa đạt 162,11 tỷ USD, tăng 7,9% so với cùng kỳ năm trƣớc và nhập khẩu hàng hóa là 165,65 tỷ USD, tăng 12% so với cùng kỳ năm trƣớc. Nhƣ vậy, so với năm đầu tiên thực hiện kế hoạch 5 năm, kim ngạch xuất nhập khẩu đã tăng hơn 124 tỷ USD (từ 203,7 tỷ năm 2011 lên 327,76 tỷ USD năm 2015). Những con số trên đã nói lên vị trí quan trọng của lĩnh vực xuất nhập khẩu trong nền kinh tế nƣớc ta ngày nay.

Hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng đƣợc đẩy mạnh thì quá trình vận tải giao nhận càng trở nên quan trọng, bởi hoạt động ngoại thƣơng chỉ có thể diễn ra khi hàng hoá đƣợc vận chuyển từ nƣớc này sang nƣớc khác, và thực hiện công tác giao nhận hàng hoá vận chuyển đó. Nhờ có hoạt động vận tải giao nhận hàng hoá mà sản phẩm đƣợc đƣa đến tay ngƣời tiêu dùng một cách nhanh chóng hơn. Việc giao nhận hàng hoá càng đƣợc thực hiện tốt sẽ góp phần thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu phát triển. Trong xu thế hội nhập và phát triển không ngừng đó, Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan đã ra đời.

Là một công ty còn non trẻ trong ngành giao nhận nhƣng cùng với sự cố gắng học hỏi liên tục của tập thể nhân viên trong công ty, uy tín của công ty đã tăng lên không ngừng, góp phần tích cực vào công cuộc xây dựng đất nƣớc, giải quyết việc làm và nâng cao đời sống cho ngƣời lao động. Dù vậy công ty vẫn đang đứng trƣớc rất nhiều khó khăn, thách thức khi phải đối mặt với sự cạnh tranh của nhiều công ty lớn nhỏ trong lĩnh vực giao nhận, dày dặn kinh nghiệm hơn. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác giao nhận trong buôn bán Quốc tế, cùng với kiến thức đã đƣợc học ở trƣờng kết hợp với thời gian tiếp xúc, tìm hiểu tại Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan tôi quyết định chọn đề tài: “Một số giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đƣờn biển tại Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan” nhằm đƣa ra các quan điểm, đề xuất, đánh giá giúp Công ty có một góc nhìn mới về quy trình giao nhận hàng hóa hiện tại tại Công ty, từ đó hoàn thiện hơn nữa hoạt động kinh doanh giao c 2 nhận của mình. Ngoài ra đây cũng là cơ hội để bản thân tôi cũng cố lại những kiến thức đã tích góp đƣợc trong suốt thời gian bốn năm học tại trƣờng và cũng là bƣớc đệm cơ bản cho quá trình học tập, làm việc ở tƣơng lai trong một môi trƣờng mang tính chuyên nghiệp hơn nữa.

Mục tiêu nghiên cứu Luận văn đƣợc thực hiện với mục đích tìm hiểu về thực trạng hoạt động kinh doanh tại CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN SẢN XUẤT THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ LONG PHAN, từ đó đƣa ra nhận xét, đánh giá và đề xuất ý kiến nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tƣợng nghiên cứu là quy trình giao nhận hàng nhập khẩu của CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN SẢN XUẤT THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ LONG PHAN. - Phạm vi nghiên cứu: + Về không gian: Các hoạt động trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN SẢN XUẤT THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ LONG PHAN. + Về thời gian: từ năm 2013 – 2015 4.

Phƣơng pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng các phƣơng pháp sau: Thu thập số liệu thứ cấp: những tài liệu có liên quan từ các phòng ban của công ty nhƣ: phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, phòng hành chính tổng hợp, phòng tài chính kế toán., một số tài liệu từ sách của thƣ viện trƣờng và internet. Thu thập số liệu sơ cấp: trao đổi và hỏi ý kiến của những cán bộ có trình độ kinh nghiệm lâu năm tại công ty và một số anh chị làm trong ngành. Ngoài ra, luận văn cũng sử dụng phối hợp các phƣơng pháp khác, đó là phƣơng pháp định tính, phƣơng pháp so sánh. Kết cấu của đề tài Kết cấu đề tài gồm có 3 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đƣờng biển: trình bày tóm tắt nhứng lý thuyết cơ bản có liên quan đến đề tài nghiên cứu về ngƣời giao nhận, nghiệp vụ giao nhận, phân loại, vai trò, quyền và nghĩa vụ của c 3 ngƣời giao nhận, cơ sở pháp lý và nguyên tắc của một quy trình giao nhận hàng hóa bằng đƣờng biển nói chung, sơ lƣợc về tình hình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu trên địa bàn Tp.HCM hiện nay.

Chƣơng 2: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đƣờng biển tại Công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất thƣơng mại dịch vụ Long Phan: ở chƣơng này sẽ giới thiệu sơ lƣợc về Công ty TNHH SX – TM – DV Long Phan, tình hình kinh doanh của Công ty trong 3 năm gần nhất, những thuận lợi, khó khăn và định hƣớng phát triển của Công ty, sau đó sẽ trình bày thực trạng các khâu trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại Công ty từ đó đƣa ra những ƣu điểm và cả những hạn chế tồn tại trong quy trình. Chƣơng 3: Một số giải pháp để hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đƣờng biển tại Công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất thƣơng mại dịch vụ Long Phan: từ những hạn chế còn tồn tại trong quy trình nêu trên, ở chƣơng 3 sẽ đƣa ra những giải pháp khắc phục những hạn chế đó, từ đó hoàn thiện quy trình giao nhận và giúp Công ty phát triển tốt hơn trong thời gian tới. c 4 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN, CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƢỜNG BIỂN 1. Khái niệm về nghiệp vụ giao nhận Đặc điểm nổi bật của mậu dịch quốc tế là ngƣời bán và ngƣời mua thƣờng ở cách xa nhau.

Việc di chuyển hàng hóa này là do ngƣời vận tải đảm nhận. Đây là khâu nghiệp vụ rất quan trọng, thiếu nó thì coi nhƣ hợp đồng mua bán không thể thực hiện đƣợc. Để cho quá trình vận tải đƣợc Bắt đầu – Tiếp tục – Kết thúc, tức là hàng hóa đến tay ngƣời mua, ta cần phải thực hiện một loạt các công việc khác liên quan đến quá trình vận chuyển nhƣ đƣa hàng ra cảng, làm thủ tục gửi hàng, tổ chức xếp/dỡ, giao hàng cho ngƣời nhận ở nơi đến… Tất cả các công việc này đƣợc gọi chung là “Nghiệp vụ giao nhận – Forwarding”. Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA), dịch vụ giao nhận đƣợc định nghĩa nhƣ là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lƣu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hoá cũng nhƣ các dịch vụ tƣ vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá.

Theo Luật Thƣơng Mại Việt Nam thì dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thƣơng mại, theo đó ngƣời làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ ngƣời gửi, tổ chức vận chuyển, lƣu kho, lƣu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ, tƣ vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho ngƣời nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của ngƣời vận tải hoặc của ngƣời giao nhận khác. Nhƣ vậy về cơ bản, giao nhận hàng hóa là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi (ngƣời gửi hàng) đến nơi nhận (ngƣời nhận hàng) một cách an toàn. Khái niệm ngƣời giao nhận Ngƣời kinh doanh dịch vụ giao nhận gọi là “Ngƣời giao nhận – Forwarder – Freight Forwarder – Forwarding Agent” có trách nhiệm nhận hàng hóa từ ngƣời gửi, tổ chức vận chuyển, lƣu kho, lƣu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho ngƣời nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của c 5 ngƣời vận tải hoặc của ngƣời giao nhận khác. Ngƣời giao nhận hàng hóa nhập khẩu có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ hay kho hàng, ngƣời giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ một ngƣời nào khác có đăng kí kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa.

Ngƣời giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của ngƣời thứ ba khác. Phân loại giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đƣờng biển  Căn cứ vào phạm vi hoạt động: đƣợc chia thành 2 loại - Giao nhận quốc tế: Đó là hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa khi những hoạt động của doanh nghiệp diễn ra ngoài lãnh thổ đất nƣớc. - Giao nhận nội địa: Đó là hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa khi các hoạt động của doanh nghiệp chỉ diễn ra trong phạm vi lãnh thổ của đất nƣớc.  Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh - Giao nhận thuần túy: Là hoạt động giao nhận chỉ bao gồm thuần túy việc gửi hàng đi hoặc nhận hàng đến.

- Giao nhận tổng hợp: Là hoạt động giao nhận bao gồm tất cả các hoạtđộng nhƣ xếp, dỡ, bảo quản, vận chuyển…  Căn cứ vào tính chất giao nhận - Giao nhận riêng: Là hoạt động do ngƣời nhập khẩu tự tổ chức tất cả các khâu trong quá trình giao nhận, không sử dụng lao vụ của Freight Forwarder (giao nhận dịch vụ). - Giao nhận chuyên nghiệp: Là hoạt động giao nhận của các tổ chức công ty chuyên kinh doanh dịch vụ giao nhận chuyên nghiệp (Freight Forwarding) theo sự ủy thác của khách hàng (dịch vụ giao nhận). Vai trò của hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đƣờng biển  Đối với nền kinh tế thế giới Trong xu thế thƣơng mại toàn cầu hóa cùng với sự phát triển của nhiều hình thức vận tải mới trong những thập niên qua, ngày nay giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đƣờng biển ngày càng giữ vai trò quan trọng trong vận tải và buôn bán quốc tế. Giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đƣờng biển góp phần thúc đẩy thƣơng mại hóa toàn cầu.