CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI CƠ QUAN BẢO HIỂM XÃ HỘI 1. KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ 1. Bản chất của kiểm soát trong quản lý Chức năng kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động của một tổ chức luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý. Kiểm soát là một chức năng của quản lý.
Quá trình kiểm soát là cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của con người, bên trong tổ chức như toàn bộ xã hội. Do vậy để hiểu được khái niệm kiểm soát, chúng ta cần phải tìm hiểu về quản lý. Quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Ở giai đoạn định hướng cần có những dự báo về nguồn lực và mục tiêu cần và có thể đạt tới, kiểm tra lại các thông tin về mục tiêu và nguồn lực, xây dựng các chương trình, kế hoạch… Sau khi các chương trình, kế hoạch đã được kiểm tra có thể đưa ra các quyết định cụ thể để tổ chức thực hiện.
Ở giai đoạn tổ chức thực hiện, tổ chức phân chia công việc cho nhiều bộ phận, kết hợp các bộ phận đó với nhau trong quá trình thực hiện để đạt được mục tiêu của tổ chức. Thông qua giai đoạn này việc kiểm soát được phân chia, uỷ quyền một cách cụ thể cho các bộ phận. Với cách nhìn nhận này, tổ chức tạo lập tiến trình cho kiểm soát. Như vậy, trong quá trình quản lý, kiểm soát luôn tồn tại trước, trong và sau mỗi hoạt động định hướng hoặc tổ chức để thực hiện hoặc điều chỉnh mỗi hoạt động.
Do đó, kiểm soát không phải là một pha hay một giai đoạn mà là một chức năng của quản lý. Kiểm soát trong quản lý là việc thực hiện đối chiếu kết quả đạt được với những quy phạm, quy định chung với kế hoạch để từ đó đánh giá, điều chỉnh Luan van 9 làm cho quá trình tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý có hiệu quả, hiệu lực hơn nhằm đạt mục tiêu định trước. Mục tiêu và các loại kiểm soát a. Mục tiêu của kiểm soát Các biện pháp kiểm soát và thủ tục kiểm soát được xây dựng để thực hiện các mục tiêu: Sử dụng các nguồn lực, quản lý hoạt động chi BHXH một cách hiệu quả; Đảm bảo chắc chắn các quyết định và chế độ quản lý đã được đơn vị và các cơ quan quản lý có thẩm quyền ban hành được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức độ hiệu quả cũng như tính hợp lý của các chế độ đó; Phát hiện kịp thời những vướng mắc trong hoạt động để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó; Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm trong quá trình hoạt động của đơn vị.
Đảm bảo việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, chính xác, kịp thời và tin cậy về trạng thái hoạt động của đơn vị. Đảm bảo tài sản và thông tin không bị lạm dụng hoặc sử dụng sai mục đích. Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan. Các loại kiểm soát - Căn cứ vào nội dung kiểm soát: + Kiểm soát quản trị tập trung vào các thể thức kiểm tra nhằm đảm bảo cho việc điều hành công tác ở đơn vị có nề nếp, nghiêm minh và hiệu quả.
+ Kiểm soát kế toán bao gồm lập kế hoạch tổ chức và thực hiện các trình tự cần thiết cho việc bảo vệ tài sản và độ tin cậy của sổ sách tài chính kế toán - Theo thời điểm kiểm soát: + Kiểm soát trước hay còn gọi là kiểm soát lường trước, kiểm soát hướng về tương lai. Mục đích của kiểm soát này là nhằm khắc phục độ trễ thời gian trong kiểm soát thực hiện, nó tiên liệu những diễn biến có thể xảy ra trong quá trình tác nghiệp, đề phòng những rủi ro và các khó khăn tiềm ẩn. Hoạt động kiểm soát này đặc biệt quan trọng, tuy nhiên nó chưa phổ biến về Luan van 10 mặt kỹ thuật và còn rất hạn chế do yêu cầu về con người thực hiện kiểm soát phải là những người thực sự có trình độ và có nhiều kinh nghiệm thực tế để có thể tiên liệu trước những rủi ro có thể xảy ra, mặt khác chi phí cho hoạt động này khá lớn. + Kiểm soát hiện hành hay còn gọi là kiểm soát tác nghiệp là hoạt động kiểm soát được tiến hành ngay trong quá trình tác nghiệp nhằm ngăn ngừa, phát hiện kịp thời những sai lầm có thể xảy ra trong quá trình thực hiện các thao tác tác nghiệp.
Do vậy nếu làm tốt công tác kiểm soát tác nghiệp thì mức độ rủi ro trong quá trình tác nghiệp sẽ giảm đi, đảm bảo được hiệu quả công việc ở mức tốt nhất. + Kiểm soát sau: hay còn gọi là kiểm soát thông tin phản hồi (còn gọi là kiểm soát thông tin trở về trước) là hoạt động kiểm soát thông dụng nhất hiện nay. Mặc dù bị độ trễ thời gian song bù lại kiểm soát sau khi tác nghiệp lại có đầy đủ căn cứ đề đánh giá, đo lường kết quả tác nghiệp. - Theo mục tiêu của kiểm soát: + Kiểm soát ngăn ngừa: kiểm soát tập trung vào việc ngăn chặn các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm.
Kiểm soát này thường được thực hiện trước khi nghiệp vụ xảy ra và thực hiện ngay trong công việc hàng ngày của nhân viên theo chức năng: phân chia trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tính hợp lý, sự đầy đủ và chính xác. + Kiểm soát phát hiện tập trung vào việc phát hiện các gian lận, sai sót, rủi ro trong quá trình tác nghiệp một cách nhanh chóng, nhằm giúp các cấp lãnh đạo có những quyết định xử lý kịp thời, hạn chế những thiệt hại có thể xảy ra. + Kiểm soát điều chỉnh hướng tới việc cung cấp những thông tin cần thiết cho việc ra quyết định điều chỉnh các sai sót được phát hiện. Quy trình kiểm soát Mỗi quá trình kiểm soát gồm các bước sau: Bước 1: Xác định mục tiêu kiểm soát Bước đầu tiên của quá trình kiểm soát là xác định đích cần đạt tới.
Mục tiêu này có thể mang tính tổng hợp hoặc chi tiết, rõ ràng. Mục tiêu kiểm soát được xem như cơ sở thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát cụ thể. Đặc điểm chung của các mục tiêu là phải có tính xác định, hợp lý. Cụ thể hơn, mục tiêu được xây dựng phải có tính hợp pháp, có khả năng đo lường được.
Khi xây dựng mục tiêu phải quan tâm đến các nguyên tắc chỉ đạo nội bộ sẵn có. Bước 2: Thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát Là đưa ra các tiêu chuẩn để đánh giá quá trình thực hiện hoạt động của đơn vị. Các tiêu chuẩn này phải phù hợp với mục tiêu đề ra và có thể định lượng được. Bước 3: Đo lường kết quả và so sánh với các tiêu chuẩn Đo lường các kết quả thực hiện theo những mục tiêu đã xây dựng để có cơ sở đúng đắn so sánh và phân tích việc thực hiện và có hành động quản lý phù hợp.
Cũng ở bước này, kết quả đã đo lường ở trên được sử dụng để so sánh với những mục tiêu đã xây dựng. Qua sự so sánh này sẽ thấy được số chênh lệch giữa tiêu chuẩn đã xây dựng và kết quả thực hiện. Bước 4: Phân tích các nguyên nhân gây ra chênh lệch và điều chỉnh Phân tích nguyên nhân chênh lệch để tính toán mức độ ảnh hưởng của mỗi nhân tố. Cần phải xác định nguyên nhân trực tiếp và những nguyên nhân cơ bản, xác định ảnh hưởng cụ thể của những nhân tố cá biệt quan trọng.
Đây là bước chủ yếu đã sử dụng những kết quả miêu tả trong 3 bước trước. Trong phân tích nguyên nhân, có phần lùi lại thời gian để có thêm thông tin về các hoạt động khác nhau. Ở bước này phải xác định được những nguyên nhân trực tiếp, nguyên nhân cơ bản, và những nhân tố cá biệt ảnh hưởng đến kết Luan van 12 quả thực hiện. Phân tích các nhân tố và nguyên nhân gây nên sự sai lệch giúp nhà quản lý thấy được công việc cần giải quyết để điều chỉnh sai lệch.
KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG CHI BHXH 1. Đặc điểm hoạt động chi BHXH a. Khái niệm về BHXH, chi BHXH * Khái niệm về BHXH: BHXH là sự bảo đảm đời sống vật chất cho người lao động và gia đình họ khi có nguy cơ mất an toàn về kinh tế do bị giảm hoặc mất khả năng lao động thông qua sử dụng nguồn quỹ huy động từ người tham gia và sự tài trợ của Nhà Nước. Định nghĩa này chỉ rõ mục đích của BHXH là sự thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của NLĐ khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, TNLĐ, BNN, thất nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ BHXH.
* Khái niệm về chi BHXH: Chi BHXH bao gồm các khoản chi trợ cấp cho các đối tượng thuộc diện hưởng các chế độ BHXH như: hưu trí, ốm đau, thai sản, NDS-PHSK sau ốm đau, hoặc sau thai sản, TNLĐ-BNN, tử tuất. Chi BHXH thể hiện các quan hệ hình thành trong quá trình phân phối và sử dụng quỹ nhằm đảm bảo mục tiêu ổn định đời sống và chăm sóc sức khỏe cho người tham gia BHXH. Chi BHXH có hai quá trình: quá trình phân phối và quá trình sử dụng quỹ BHXH. Quá trình phân phối là quá trình phân phối quỹ BHXH để đưa vào sử dụng.
Quá trình phân phối lại quỹ BHXH góp phần thực hiện mục tiêu bảo đảm an toàn xã hội về kinh tế cho mọi thành viên trong xã hội có tham gia BHXH trước những trắc trở, rủi ro. Quá trình chi quỹ BHXH được thực hiện theo đúng các chế độ BHXH do nhà nước qui định. Chi BHXH là quá trình thực hiện các biện pháp phân phối và sử dụng quỹ BHXH theo đúng pháp luật nhà nước qui định. Đặc điểm hoạt động chi BHXH * Đặc điểm về nội dung chi Luan van 13 - Ốm đau: NLĐ có đóng BHXH nghỉ việc vì ốm đau, tai nạn rủi ro mà có xác nhận của tổ chức y tế do Bộ y tế quy định được hưởng chế độ trợ cấp ốm đau.
- Thai sản: Lao động nữ có thai, sinh con và những người nuôi con sơ sinh theo quy định tại Luật hôn nhân được trợ cấp thai sản.