chương 1, tác giả đã đề cập tới sự cần thiết phải xây dựng hệ thống KSNB tại Việt Nam nói chung và tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật TP. Trong quá trình làm việc, tôi nhận thấy rằng nếu đơn vị xây dựng được hệ thống KSNB tốt thì có thể khắc phục những sai sót, giúp ngăn ngừa và phát hiện những sai phạm, yếu kém, giảm thiểu tổn thất, nâng cao hiệu quả hoạt động giúp đơn vị hoàn thành nhiệm vụ được giao. Hệ thống KSNB là một công cụ quản lý hữu hiệu để kiểm soát và điều hành hoạt động của đơn vị nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất. Do vậy, đề tài nghiên cứu là phù hợp để lựa chọn làm đề tài luận văn tốt nghiệp.
Trong chương này, tác giả các đã đề cập rõ mục tiêu, đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu phù hợp với cấu trúc của luận văn là 5 chương. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1 ĐỊNH NGHĨA VỀ KSNB VÀ CÁC YẾU TỐ CỦA KSNB THEO INTOSAI 2.1 Định nghĩa Hướng dẫn chuẩn mực của KSNB của INTOSAI 1992 đưa ra định nghĩa về KSNB như sau: KSNB là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm bảo đảm sự hợp lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức: - Thúc đẩy các hoạt động hữu hiệu, hiệu quả và có kỷ cương cũng như chất lượng của sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhiệm vụ của tổ chức. Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, lạm dụng, lãng phí, tham ô và vi phạm pháp luật. Khuyến khích tuân thủ pháp luật, quy định của nhà nước và nội bộ.
Xây dựng và duy trì các dữ liệu tài chính và hoạt động, lập báo cáo đúng đắn và kịp thời. Tài liệu hướng dẫn của INTOSAI được cập nhật vào năm 2001, trình bày về định nghĩa KSNB như sau: KSNB là một quá trình xử lý toàn bộ được thực hiện bởi nhà quản lý và các cá nhân trong tổ chức, quá trình này được thiết kế để phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được nhiệm vụ của tổ chức. So với định nghĩa của báo cáo COSO và hướng dẫn năm 1992, khía cạnh giá trị đạo đức được thêm vào. Mục tiêu của KSNB được nhấn mạnh thêm, đó chính là tầm quan trọng của hành vi đạo đức cũng như sự ngăn chặn và phát hiện sự gian trá và tham nhũng trong khu vực công.
Ngân sách nhà nước được phân bố rộng rãi. Chính vì vậy cần có các kiểm soát nhằm đảm bảo ngân sách được sử dụng đúng mục đích, các tài sản không bị thất thoát hay lãng phí. Vì vậy, việc bảo vệ nguồn lực cần được nhấn mạnh thêm tầm quan trọng trong KSNB đối với khu vực công. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 Mục tiêu của tài liệu này là thiết lập và duy trì KSNB hữu hiệu trong khu vực công.
Vì vậy, các lãnh đạo của Chính phủ rất quan tâm đến tài liệu này. Các nhà lãnh đạo các tổ chức của nhà nước xem tài liệu này là một nền tảng để thực hiện và giám sát KSNB trong tổ chức.2 Các yếu tố của hệ thống KSNB Tương tự như báo cáo COSO, INTOSAI đưa ra năm yếu tố của KSNB, gồm: môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; các hoạt động kiểm soát; thông tin truyền thông; và giám sát. Đây là kết quả làm việc của Ban soạn thảo sau rất nhiều cân nhắc và xem xét ý kiến đóng góp từ nhiều nguồn khác nhau và hthể hiện rõ các yếu tố cơ bản đã trình bày, và cụ thể là: + Môi trường kiểm soát, bao gồm việc tạo lập một cơ cấu và kỷ cương trong toàn hoạt động của đơn vị. + Đánh giá rủi ro, liên quan đến việc nhận biết, phân tích và đánh giá các sự kiện bất lợi cho đơn vị trong việc thực hiện các mục tiêu.
+ Các hoạt động kiểm soát bao gồm các phương thức cần thiết để kiểm soát như: duyệt, kiểm tra, phần quyền … trong từng hoạt động cụ thể. + Thông tin và truyền thông liên quan đến việc tạo lập một hệ thống thông tin và truyền đạt thông tin hữu hiệu trong tổ chức, phục vụ cho việc thực hiện tất cả các mục tiêu KSNB. + Giám sát bao gồm các hoạt động kiểm tra và đánh giá thường xuyên và định kỳ nhằm không ngừng cải thiện KSNB.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát đã tạo nên một sắc thái chung cho một tổ chức, ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của các nhân viên. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB, tạo lập một nền nếp kỷ cương, đạo đức và cơ cấu tổ chức.
Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm: Sự liêm chính và giá trị đạo đức: Sự liêm chính và tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên xác định thái độ cư xử chuẩn mực trong công việc của họ, thể hiện qua sự tuân thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách thức ứng xử của cán bộ công LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 chức nhà nước. Thí dụ như công khai tài sản, các vị trí kiêm nhiệm công việc bên ngoài, quà tặng và báo cáo các mâu thuẫn về lợi ích. Đồng thời, phải cho công chúng thấy được tinh thần này trong sứ mạng và tiêu chuẩn đạo đức của tổ chức công thông qua các văn bản chính thức. Năng lực nhân viên: Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu.
Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo: Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của nhà lãnh đạo khi điều hành. Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho rằng KSNB là quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận được điều đó và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng hệ thống KSNB. Tinh thần này biểu hiện ra thành những quy định đạo đức ứng xử trong cơ quan. Ví dụ như việc xây dựng kiểm toán nội bộ trong KSNB thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo đến KSNB.
Ngược lại, nếu các thành viên trong tổ chức cho rằng KSNB không quan trọng có nghĩa là lãnh đạo chưa quan tâm đúng mức đến KSNB. Kết quả là KSNB chỉ còn là hình thức chứ không có ý nghĩa thật sự, dẫn đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị không còn đạt được như mong muốn. Cơ cấu tổ chức: Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền và phân công trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức được thiết kế tổ chức sao cho có thể ngăn ngừa được sự vi phạm các quy chế KSNB và loại được những hoạt động không phù hợp.
Hoạt động được xem là không phù hợp là những hoạt động mà sự kết hợp của chúng có thể dẫn đến sự vi phạm và che dấu sai lầm và gian lận. Chính sách nhân sự: Chính sách nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật, hướng dẫn nhân viên. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 10 Mỗi cá nhân đóng vai trò quan trọng trong KSNB. Khả năng, sự tin cậy của nhân viên rất cần thiết để kiểm soát được hữu hiệu.
Vì vậy, cách thức tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật là một phần quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nhân viên được tuyển dụng phải bảo đảm được về tư cách đạo đức cũng như kinh nghiệm để thực hiện công việc được giao. Nhà lãnh đạo cần thiết lập các chương trình động viên, khuyến khích bằng các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động cụ thể. Đồng thời, các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cũng cần được các nhà lãnh đạo quan tâm.2 Đánh giá rủi ro KSNB phục vụ để đạt mục tiêu tổ chức, việc đánh giá rủi ro là rất quan trọng vì nó ghi nhận các sự kiện quan trọng đe dọa đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị.
Phân tích đánh giá rủi ro để thu hẹp vào những rủi ro chủ yếu. Việc nhận dạng rủi ro chủ yếu hết sức quan trọng, vì nó liên quan đến những đe dọa của rủi ro và liên quan đến sự phân chia trách nhiệm và nguồn lực đối phó rủi ro. Đánh giá rủi ro bao gồm quá trình nhận dạng và phân tích các rủi ro đe dọa mục tiêu của tổ chức và xác định biện pháp xử lý phù hợp. Nhận dạng rủi ro Rủi ro bao gồm rủi ro bên ngoài và rủi ro bên trong, rủi ro ở cấp toàn đơn vị và rủi ro từng hoạt động.
Rủi ro được xem xét liên tục trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị. Liên quan đến khu vực công, các cơ quan nhà nước phải quản trị rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu giao phó. Đánh giá rủi ro Là đánh giá tầm quan trọng, ước tính thiệt hại mà rủi ro gây ra và khả năng xảy ra rủi ro. Có nhiều phương pháp đánh giá rủi ro tùy theo mỗi loại rủi ro, tuy nhiên, phải đánh giá rủi ro một cách có hệ thống.
Ví dụ, phải xây dựng các tiêu LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 11 chí đánh giá rủi ro, sau đó sắp xếp thứ tự các rủi ro, dựa vào đó nhà lãnh đạo sẽ phân bổ nguồn lực đối phó rủi ro. Phát triển các biện pháp đối phó Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro: phân tán rủi ro, chấp nhận rủi ro, tránh né rủi ro và xử lý hạn chế rủi ro. Trong phần lớn các trường hợp các rủi ro phải được xử lý hạn chế và đơn vị duy trì KSNB để có biện pháp thích hợp, bởi vì đơn vị của nhà nước phải làm theo nhiệm vụ được giao. Các biện pháp xử lý hạn chế rủi ro ở mức độ hợp lý vì mối quan liên hệ giữa lợi ích và chi phí nhưng nếu nhận dạng được và đánh giá được rủi ro thì có sự chuẩn bị tốt hơn Khi môi trường thay đổi như các điều kiện về kinh tế, chế độ của nhà nước, công nghệ, luật pháp sẽ làm rủi ro thay đổi thì việc đánh giá rủi ro cũng nên thường xuyên xem xét lại, điều chỉnh theo từng thời kỳ 2.