Tổng quan nghiên cứu

Trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm TP.HCM (HUFI) là một cơ sở giáo dục đại học đa ngành, đa cấp, có vai trò quan trọng trong đào tạo nhân lực chất lượng cao và nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ trong lĩnh vực chế biến thực phẩm. Qua hơn 35 năm phát triển, trường đã không ngừng củng cố đội ngũ cán bộ viên chức, đầu tư cơ sở vật chất và nâng cao chất lượng đào tạo nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội và hội nhập quốc tế. Tuy nhiên, trong bối cảnh tự chủ đại học và cơ chế thị trường ngày càng được mở rộng, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại HUFI trở nên cấp thiết nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo phát triển bền vững.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung đánh giá mức độ thực hiện hệ thống KSNB tại HUFI theo tiêu chuẩn INTOSAI, khảo sát thực trạng hoạt động của các thành phần cấu thành hệ thống, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện phù hợp với đặc thù của trường. Nghiên cứu được thực hiện trong năm 2017, với phạm vi khảo sát tại HUFI, nhằm cung cấp cơ sở khoa học cho Ban Giám hiệu trong việc nâng cao năng lực quản lý và kiểm soát các nguồn lực tài chính, nhân sự và hoạt động đào tạo.

Việc hoàn thiện hệ thống KSNB không chỉ giúp HUFI tuân thủ các quy định pháp luật về quản lý tài chính công mà còn góp phần nâng cao chất lượng đào tạo, tăng cường minh bạch và hiệu quả sử dụng nguồn lực, từ đó củng cố uy tín và vị thế của trường trong hệ thống giáo dục đại học Việt Nam.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết và mô hình kiểm soát nội bộ tiêu chuẩn quốc tế, đặc biệt là hướng dẫn của Tổ chức Quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) và báo cáo COSO (Ủy ban các tổ chức đồng bảo trợ). Hai khung lý thuyết chính được vận dụng gồm:

  • Báo cáo COSO 1992: Định nghĩa hệ thống KSNB gồm năm thành phần cấu thành là Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát. Mô hình này nhấn mạnh tính liên kết và đồng bộ giữa các yếu tố để đảm bảo hiệu quả hoạt động của hệ thống.

  • Hướng dẫn INTOSAI (1992, 2004, 2013): Cung cấp định nghĩa và tiêu chuẩn đánh giá KSNB trong khu vực công, nhấn mạnh vai trò của KSNB trong việc quản lý rủi ro, tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả hoạt động. INTOSAI cũng bổ sung các yếu tố về đạo đức, minh bạch và phòng chống gian lận trong hệ thống.

Các khái niệm chính trong nghiên cứu bao gồm:

  • Môi trường kiểm soát: Văn hóa tổ chức, đạo đức nghề nghiệp, năng lực nhân sự và cơ cấu tổ chức.

  • Đánh giá rủi ro: Nhận diện, phân tích và đối phó với các rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu của trường.

  • Hoạt động kiểm soát: Các chính sách, thủ tục nhằm ngăn ngừa, phát hiện và khắc phục sai sót, gian lận.

  • Thông tin và truyền thông: Hệ thống thông tin quản lý, báo cáo và kênh truyền đạt thông tin nội bộ, bên ngoài.

  • Giám sát: Quá trình đánh giá, kiểm tra và điều chỉnh hệ thống KSNB để duy trì tính hiệu quả.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng kết hợp phương pháp định tính và định lượng nhằm đảm bảo tính toàn diện và chính xác trong đánh giá hệ thống KSNB tại HUFI.

  • Nghiên cứu sơ bộ (định tính): Phỏng vấn sâu với cán bộ các phòng ban, khoa, trung tâm để khảo sát nhận thức, thu thập ý kiến về hệ thống KSNB hiện tại, điều chỉnh thang đo phù hợp với đặc thù trường.

  • Nghiên cứu chính thức (định lượng): Thu thập dữ liệu qua bảng câu hỏi khảo sát gửi đến cán bộ viên chức, giảng viên trong trường. Thang đo Likert 5 mức độ được sử dụng để đánh giá các yếu tố cấu thành hệ thống.

  • Cỡ mẫu và chọn mẫu: Tổng số cán bộ viên chức trong trường khoảng 500 người, trong đó hơn 300 phiếu khảo sát hợp lệ được thu thập, đảm bảo tính đại diện và độ tin cậy.

  • Phân tích dữ liệu: Sử dụng phần mềm SPSS 20 và Excel 2010 để xử lý số liệu, phân tích độ tin cậy thang đo, thống kê mô tả, phân tích nhân tố và so sánh tỷ lệ phần trăm các yếu tố.

  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện từ tháng 2 đến tháng 8 năm 2017, bao gồm giai đoạn chuẩn bị, khảo sát sơ bộ, thu thập dữ liệu chính thức và phân tích kết quả.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát tại HUFI: Khoảng 78% cán bộ viên chức đánh giá môi trường kiểm soát ở mức trung bình đến cao, thể hiện sự quan tâm của Ban Giám hiệu đến đạo đức nghề nghiệp và năng lực nhân sự. Tuy nhiên, vẫn còn 22% phản hồi cho thấy chưa đồng bộ trong việc truyền đạt chính sách và phân công trách nhiệm rõ ràng.

  2. Đánh giá rủi ro: Chỉ có khoảng 65% người tham gia khảo sát nhận thức rõ về các rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động của trường, đặc biệt là rủi ro liên quan đến tài chính và quản lý nhân sự. Việc chưa có bộ phận chuyên trách đánh giá rủi ro làm giảm hiệu quả nhận diện và xử lý kịp thời các nguy cơ.

  3. Hoạt động kiểm soát: 70% ý kiến cho rằng các thủ tục kiểm soát hiện hành chưa được áp dụng đồng bộ và có tính hình thức ở một số phòng ban, đặc biệt trong quản lý tài sản và chi tiêu. Tỷ lệ kiểm soát phát hiện và bù đắp còn thấp, dẫn đến nguy cơ thất thoát tài sản và sai sót trong báo cáo tài chính.

  4. Thông tin và truyền thông: Khoảng 75% cán bộ cho biết hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ chưa thực sự hiệu quả, thông tin chưa được cập nhật kịp thời và đầy đủ, ảnh hưởng đến việc ra quyết định và phối hợp công việc.

  5. Giám sát hệ thống KSNB: Việc giám sát thường xuyên chưa được thực hiện nghiêm túc, chỉ khoảng 60% ý kiến cho biết có các hoạt động kiểm tra định kỳ, trong khi giám sát độc lập và kiểm toán nội bộ còn hạn chế.

Thảo luận kết quả

Kết quả khảo sát cho thấy hệ thống KSNB tại HUFI đã được thiết lập cơ bản nhưng còn nhiều hạn chế trong việc vận hành và đồng bộ các thành phần. Môi trường kiểm soát tuy được chú trọng nhưng chưa phát huy hết vai trò do thiếu sự truyền thông và phân công trách nhiệm rõ ràng. Việc nhận thức và đánh giá rủi ro chưa toàn diện, thiếu bộ phận chuyên trách khiến nhà trường khó kiểm soát các nguy cơ tiềm ẩn.

So với các nghiên cứu tại các trường đại học công lập khác, HUFI có điểm tương đồng về việc hệ thống KSNB còn mang tính hình thức và chưa phát huy hiệu quả tối đa, đặc biệt trong quản lý tài chính và tài sản. Các biểu đồ thể hiện tỷ lệ đánh giá các yếu tố KSNB cho thấy sự phân hóa rõ rệt giữa các phòng ban, phản ánh sự chưa đồng đều trong áp dụng chính sách kiểm soát.

Thông tin và truyền thông chưa hiệu quả làm giảm khả năng phối hợp và phản hồi kịp thời, ảnh hưởng đến chất lượng quản lý. Giám sát hệ thống còn yếu kém, thiếu các hoạt động kiểm toán nội bộ độc lập, dẫn đến khó phát hiện và xử lý sai phạm.

Những hạn chế này xuất phát từ nguyên nhân chủ quan như nhận thức chưa đầy đủ của cán bộ, thiếu nguồn lực và bộ máy chuyên trách, cũng như khách quan như sự thay đổi liên tục về chính sách, quy định pháp luật và cơ chế tự chủ đại học. Việc hoàn thiện hệ thống KSNB sẽ giúp HUFI nâng cao năng lực quản lý, giảm thiểu rủi ro và phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng và củng cố môi trường kiểm soát

    • Tăng cường đào tạo, nâng cao nhận thức về vai trò và trách nhiệm của từng cán bộ trong hệ thống KSNB.
    • Ban Giám hiệu cần thể hiện rõ cam kết và làm gương trong việc tuân thủ các quy định kiểm soát.
    • Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Ban Giám hiệu, Phòng Tổ chức Hành chính.

  2. Thiết lập bộ phận chuyên trách đánh giá rủi ro

    • Thành lập bộ phận hoặc ủy ban đánh giá rủi ro độc lập để nhận diện, phân tích và đề xuất biện pháp đối phó kịp thời.
    • Áp dụng quy trình đánh giá rủi ro định kỳ và đột xuất.
    • Thời gian thực hiện: 9 tháng; Chủ thể: Ban Giám hiệu, Phòng Kế hoạch Tài chính.

  3. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát và thủ tục nội bộ

    • Rà soát, cập nhật và chuẩn hóa các quy trình, thủ tục kiểm soát, đặc biệt trong quản lý tài sản và tài chính.
    • Áp dụng kiểm soát phòng ngừa, phát hiện và bù đắp đồng bộ.
    • Thời gian thực hiện: 12 tháng; Chủ thể: Phòng Tài chính Kế toán, Phòng Quản trị.

  4. Nâng cao hiệu quả hệ thống thông tin và truyền thông

    • Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hiện đại, đảm bảo tính kịp thời, chính xác và minh bạch.
    • Tăng cường kênh truyền thông nội bộ, đảm bảo thông tin lưu chuyển hiệu quả giữa các cấp.
    • Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Phòng Công nghệ Thông tin, Ban Truyền thông.

  5. Tăng cường giám sát và kiểm toán nội bộ

    • Thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập, thực hiện giám sát thường xuyên và định kỳ.
    • Báo cáo kết quả giám sát cho Ban Giám hiệu và các bên liên quan để kịp thời điều chỉnh.
    • Thời gian thực hiện: 9 tháng; Chủ thể: Ban Giám hiệu, Phòng Kiểm toán Nội bộ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban Giám hiệu các trường đại học công lập

    • Lợi ích: Hiểu rõ thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB phù hợp với đặc thù trường đại học công lập, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và nhân sự.
    • Use case: Áp dụng các kiến nghị để xây dựng kế hoạch cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ.

  2. Phòng Tài chính - Kế toán và Phòng Quản trị các cơ sở giáo dục

    • Lợi ích: Nắm bắt các quy trình kiểm soát tài chính, quản lý tài sản và đánh giá rủi ro trong môi trường giáo dục đại học.
    • Use case: Cải tiến thủ tục nội bộ, tăng cường kiểm soát chi tiêu và bảo vệ tài sản.

  3. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Kế toán, Quản trị

    • Lợi ích: Tham khảo cơ sở lý luận, phương pháp nghiên cứu và kết quả thực tiễn về hệ thống KSNB trong khu vực công.
    • Use case: Phát triển đề tài nghiên cứu, luận văn thạc sĩ hoặc tiến sĩ liên quan đến kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro.

  4. Cơ quan kiểm toán nhà nước và các tổ chức giám sát tài chính công

    • Lợi ích: Hiểu rõ đặc điểm và thực trạng hệ thống KSNB tại các đơn vị sự nghiệp có thu, từ đó nâng cao hiệu quả kiểm toán và giám sát.
    • Use case: Xây dựng tiêu chuẩn, hướng dẫn kiểm toán phù hợp với đặc thù các trường đại học công lập.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì và tại sao nó quan trọng đối với trường đại học?
    Hệ thống KSNB là tập hợp các quy trình, chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo hoạt động của trường diễn ra hiệu quả, tuân thủ pháp luật và bảo vệ tài sản. Nó giúp giảm thiểu rủi ro, nâng cao chất lượng quản lý và đảm bảo phát triển bền vững.

  2. Các thành phần chính của hệ thống KSNB theo INTOSAI gồm những gì?
    Bao gồm Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát. Mỗi thành phần đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát toàn diện và hiệu quả.

  3. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của hệ thống KSNB tại một trường đại học?
    Có thể sử dụng khảo sát ý kiến cán bộ, phân tích dữ liệu hoạt động, kiểm tra sự tuân thủ các quy trình, đánh giá mức độ nhận thức về rủi ro và giám sát các hoạt động kiểm soát. Phần mềm phân tích như SPSS giúp xử lý số liệu khách quan.

  4. Những khó khăn thường gặp khi triển khai hệ thống KSNB tại các trường đại học công lập?
    Bao gồm nhận thức chưa đầy đủ của cán bộ, thiếu bộ phận chuyên trách, thủ tục kiểm soát chưa đồng bộ, hạn chế về nguồn lực và sự thay đổi liên tục của chính sách pháp luật. Điều này dẫn đến việc hệ thống KSNB chưa phát huy hiệu quả tối đa.

  5. Giải pháp nào giúp nâng cao hiệu quả hệ thống KSNB trong môi trường tự chủ đại học?
    Cần tăng cường đào tạo, xây dựng bộ phận đánh giá rủi ro chuyên trách, hoàn thiện quy trình kiểm soát, nâng cấp hệ thống thông tin và truyền thông, đồng thời thiết lập hoạt động giám sát và kiểm toán nội bộ thường xuyên, minh bạch.

Kết luận

  • Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm TP.HCM đã được thiết lập cơ bản nhưng còn nhiều hạn chế trong vận hành và đồng bộ các thành phần.
  • Môi trường kiểm soát và nhận thức về rủi ro chưa đồng đều, hoạt động kiểm soát và giám sát còn mang tính hình thức, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý.
  • Thông tin và truyền thông nội bộ chưa thực sự hiệu quả, gây khó khăn trong phối hợp và ra quyết định.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm củng cố môi trường kiểm soát, thiết lập bộ phận đánh giá rủi ro, hoàn thiện thủ tục kiểm soát, nâng cao hệ thống thông tin và tăng cường giám sát.
  • Nghiên cứu cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn cho Ban Giám hiệu HUFI trong việc nâng cao năng lực quản lý, đảm bảo phát triển bền vững trong bối cảnh tự chủ đại học.

Next steps: Triển khai các giải pháp đề xuất trong vòng 6-12 tháng, đồng thời xây dựng kế hoạch đánh giá hiệu quả định kỳ để điều chỉnh kịp thời. Các bên liên quan được khuyến khích tham khảo và áp dụng kết quả nghiên cứu nhằm nâng cao chất lượng quản trị tại các cơ sở giáo dục đại học.

Call to action: Ban Giám hiệu và các phòng ban liên quan cần phối hợp chặt chẽ để thực hiện các kiến nghị, đồng thời tăng cường đào tạo và truyền thông nhằm nâng cao nhận thức và trách nhiệm của toàn thể cán bộ viên chức trong việc vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả.