CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ THUYẾT CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU CỦA DOANH NGHIỆP 1. Một số khái niệm, thuật ngữ liên quan về quản trị khoản phải thu của doanh nghiệp 1. Khái niệm khoản phải thu Khi đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp, các nhà đầu tư, các chủ ngân hàng, hay các đối tác kinh doanh thường quan tâm đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Phải nhấn mạnh rằng, bất cứ một doanh nghiệp hay một tổ chức kinh tế nào cũng tồn tại những khoản tiền phải thu đối với các con nợ.
Khoản phải thu không bao giờ tách khỏi quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nó phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp. Vậy khoản phải thu là gì? Nó có liên quan đến tình hình tài chính của doanh nghiệp như thế nào? Khoản phải thu: Là bộ phận tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị hoặc cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi. Khoản phải thu có liên quan đến các đối tác có quan hệ kinh tế đối với doanh nghiệp bao gồm các khoản: - Khoản phải thu từ khách hàng - Khoản ứng trước cho người bán - Khoản phải thu nội bộ - Khoản tạm ứng cho công nhân viên - Các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ - Các khoản phải thu khác. Khái niệm quản trị khoản phải thu Cùng với quản trị tiền mặt và hàng tồn kho, quản trị khoản phải thu có liên quan đến quyết định về quản trị tài sản của giám đốc tài chính.
Quyết định quản trị khoản phải thu gắn với việc đánh đổi giữa chi phí liên quan đến khoản phải thu và doanh thu tăng thêm do bán chịu hàng hóa. Quản trị khoản phải thu đòi hỏi trả lời năm tập hợp câu hỏi sau: - Doanh nghiệp đề nghị bán hàng hay dịch vụ của mình với điều kiện gì? Dành cho khách hàng thời gian bao lâu để thanh toán tiền mua hàng? Doanh nghiệp có 6 chuẩn bị để giảm giá cho khách hàng thanh toán nhanh không? - Doanh nghiệp cần đảm bảo gì về số tiền khách hàng nợ? Chỉ cần khách hàng kí vào biên nhận, hay buộc khách hàng kí một loại giấy nhận nợ chính thức nào khác? - Phân loại khách hàng: Loại khách hàng nào có thể trả tiền ngay? Để tìm hiểu, doanh nghiệp có nghiên cứu hồ sơ quá khứ hay các báo cáo tài chính đã qua của khách hàng hay không? Hay doanh nghiệp dựa vào chứng nhận của ngân hàng? - Doanh nghiệp chuẩn bị dành cho từng khách hàng với những hạn mức tín dụng như thế nào để tránh rủi ro? Doanh nghiệp có từ chối cấp tín dụng cho các khách hàng mà doanh nghiệp nghi ngờ? Hay doanh nghiệp chấp nhận rủi ro có một vài khoản nợ khó đòi và điều này xem như là chi phí của việc xây dựng một nhóm lớn khách hàng thường xuyên? - Biện pháp nào mà doanh nghiệp áp dụng thu nợ đến hạn? Doanh nghiệp theo dõi thanh toán như thế nào? Doanh nghiệp làm gì với những khách hàng trả tiền miễn cưỡng hay kiệt sức vì họ? 1. Một số vấn đề lý luận về quản trị khoản phải thu 1. Mục tiêu quản trị khoản phải thu Sơ đồ 1.1: Quy trình nguyên lý khoản phải thu Bán chịu Tăng doanh thu Tăng khoản phải thu Tăng lợi nhuận Tăng chi phí liên quan đến khoản phải thu Chi phí cơ hội do đầu tư khoản phải thu So sánh lợi nhuận và chi Quyết định chính sách bán chịu hợp phí gia tăng lý (Nguồn: Giáo trình Quản trị tài chính – ĐH Thương Mại) 7 Hầu hết các doanh nghiệp đều phát sinh khoản phải thu nhưng ở mức độ khác nhau từ mức không đáng kể đến mức không kiểm soát nổi.
Kiểm soát khoản phải thu liên quan đến việc đánh đổi giữ lợi nhuận và rủi ro. Nếu không bán chịu hàng hóa sẽ mất đi cơ hội bán hàng, do đó mất đi lợi nhuận. Nếu bán chịu quá nhiều thì chi phí khoản phải thu tăng và nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, do đó rủi ro không thu hồi được nợ cũng gia tăng. Quản trị khoản phải thu là hoạt động nhằm mục tiêu cơ bản là tìm ra giới hạn hợp lý cho việc mở tín dụng và cách thức huy động nguồn lực cho công tác thu nợ.
Để quyết định xem có gia tăng khoản bán chịu hay không, giám đốc tài chính cần xem xét khoản lợi nhuận gia tăng có lớn hơn các chi phí liên quan đến khoản phải thu và chi phí cơ hội do đầu tư khoản phải thu không? Hay nói cách khác việc tiết kiệm chi phí có đủ bồi đắp lợi nhuận hay không? Vì vậy, cần phải quản trị khoản phải thu một cách hiệu quả để cân đối chi phí và thu được lợi nhuận, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Quản trị khoản phải thu tốt thì vòng quay vốn của doanh nghiệp sẽ tốt, từ đó kích thích hoạt động kinh doanh phát triển. Tổ chức hệ thống kiểm soát nợ phải thu chuyên nghiệp đầy đủ thông tin, nhanh chóng sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế mức thấp nhất các rủi ro không thu hồi được nợ, chi phí thu hồi nợ sẽ thấp. Phân loại khoản phải thu 1.
Phân loại khoản phải thu theo đối tượng * Khoản phải thu từ khách hàng: Là những khoản cần phải thu do DN bán chịu hàng hóa, thành phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Trong điều kiện kinh tế thị trường, việc chiếm dụng vốn lẫn nhau trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các DN là một nét đặc trưng thương mại. Thậm chí còn được coi như là một “ sách lược” kinh doanh hữu hiệu của các DN ngang nhiên hoạt động trên thương trường mà trong tay không hề có một đồng vốn. Do vậy, vấn đề khoản lý khoản phải thu đặc biệt trở nên quan trọng đối với những DN bị chiếm dụng vốn với tỷ lệ cao so với vốn kinh doanh.
8 * Khoản ứng trước cho người bán hàng: Là khoản tiền DN phải thu từ người bán, người cung cấp do DN trả trước tiền hàng cho người bán để mua hàng hóa, thành phần hoặc dịch vụ mà DN chưa được giao. * Khoản phải thu nội bộ: Là các KPT phát sinh giữa đơn vị, DN hoạch toán kinh tế độc lập với các đơn vị trực thuộc có tổ chức kinh tế riêng hoặc giữa các đơn vị trực thuộc với nhau. * Khoản tạm ứng cho công nhân: Là những khoản tiền hoặc vật tư do DN giao cho các cán bộ công nhân viên để thực hiện một nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết một số công việc như mua hàng hóa, trả chi phí công tác… * Khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ: + Khoản thế chấp: Thường phát sinh trong quan hệ vay vốn. Khi vay vốn có thế chấp, người vay phải mang tài sản của mình giao cho người cho vay trong thời gian vay vốn.
+ Khoản ký cược: Là số tiền DN dùng vào việc đặt cược khi thuê mượn tài sản theo yêu cầu của người cho thuê nhằm mục đích rằng buộc trách nhiệm vật chất và nâng cao trách nhiệm cho người đi thuê trong việc quản lý sử dụng tài sản đi thuê và sử dụng đúng hạn. Số tiền ký cược do bên cho thê quy định và có thể lớn hơn giá trị tài sản cho thuê. + Ký quỹ: Là số tiền, hay tài sản được gửi trước để làm tin trong các mối quan hệ mua bán, nhận đại lý bán hàng, tham gia đấu thầu,… * Khoản phải thu khác: Khoản phải thu khác gồm các khoản phải thu không có tính chất thương mại, không liên quan đến giao dịch mua – bán như: + Các khoản phải thu tạo ra doanh thu hoạt động tài chính, như: Khoản phải thu về lãi cho vay, tiền gửi, cổ tức và lợi nhuận được chia; + Các khoản phải thu không mang tính thương mại như cho mượn tài sản, phải thu về tiền phạt, bồi thường, tài sản thiếu chờ xử lý… 9 1. Phân loại khoản phải thu theo thời gian * Khoản phải thu ngắn hạn Là những KPT khách hàng, khoản trả trước cho người bán, phải thu nội bộ, và các KPT khác tại thời điểm báo cáo có thời hạn thu hồi hoặc thanh toán dưới một năm hoặc trong một chu kỳ kinh doanh ( Sau khi trừ đi dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi).
* Khoản phải thu dài hạn Là các KPT khách hàng, khoản trả trước cho người bán, phải thu nội bộ, và các KPT khác và số vốn kinh doanh đã giao cho một đơn vị trực thuộc, tại thời điểm báo cáo có thời hạn thu hồi hoặc thanh toán trên một năm hoặc trong một chu kỳ kinh doanh ( Sau khi trừ đi dự phòng phải thu dài hạn khó đòi). Nội dung quản trị khoản phải thu 1. Chính sách tín dụng của doanh nghiệp Bán chịu hàng hóa là một hình thức doanh nghiệp cấp tín dụng cho các khách hàng của mình ( tín dụng thương mại) và là nguyên nhân phát sinh các KPT. Độ lớn và rủi ro của các KPT phụ thuộc vào nhiều yếu tố quan trọng.
Chính sách tín dụng của DN được thực hiện thông qua việc kiểm soát các biến cố sau: * Tiêu chuẩn tín dụng: nguyên tắc chỉ đạo là phải xác định được tiêu chuẩn tín dụng tức là sức mạnh tài chính tối thiểu và uy tín hay vì thế tín dụng có thể chấp nhận được của các khách hàng mua chịu. Nếu khách hàng có sức mạnh tài chính hay vị thế tín dụng thấp hơn những tiêu chuẩn đó thì sẽ bị từ chối cấp tín dụng theo hình thức bán chịu hàng hóa. Tiêu chuẩn tín dụng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như chính sách của DN trong mỗi thời kỳ, giá trị sản phẩm cao hay thấp… * Chiết khấu tín dụng: Là biện pháp khuyến khích khách hàng trả tiền sớm bằng cách thực hiện việc giảm giá đối với các trường hợp mua hàng trả tiền trước thời hạn. Được áp dụng để tăng tốc độ thu hồi KPT và giảm đầu tư vào KPT và chi phí có liên quan.
Mặt khác, công ty mất đi chi phí chiết khấu trên phần doanh thu của các hóa đơn. Ví dụ trong hợp đồng mua bán hàng hóa có quy định thời hạn tín dụng là 2/15 net 50, điều này có nghĩa là doanh nghiệp áp dụng tỷ lệ chiết khấu 2% nếu hóa đơn bán hàng được thanh toán trong vòng 15 ngày kể từ ngày ký hợp đồng, 10 hoặc KH sẽ phải thanh toán 100% tiền hàng trong vòng 50 ngày. * Thời hạn bán chịu ( thời hạn tín dụng): Là thời gian mà người mua được trì hoãn thanh toán, thời hạn cuối cùng họ phải thanh toán.