CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NVL TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1. Khái niệm cơ bản và lý thuyết về kế toán NVL tại các doanh nghiệp sản xuất 1. Một số khái niệm cơ bản - Hàng tồn kho (theo VAS 02 – Hàng tồn kho) là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. - NVL (theo VAS 02 –Hàng tồn kho) là một bộ phần của hàng tồn kho, sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ, nó bảo gồm cả vật liệu tồn kho, vật liệu gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường.
Ngoài ra còn một số khái niệm khác về NVL: - NVL là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh giá trị NVL tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo nên giá trị của sản phẩm dịch vụ tuỳ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì giá trị NVL chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm. - NVL là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. - NVL là đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hóa chỉ tham gia vào chu trình sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.2 Đặc điểm, yêu cầu quản lí và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu SVTH: Hoàng Thị Nhẫn 1 Lớp: K49D3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.
Tạ Quang Bình 1. Đặc điểm nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất - Khác với TSCĐ, Công cụ - dụng cụ, cũng như các tư liệu sản xuất khác, NVL chỉ tham gia vào 1 chu kỳ sản xuất kinh doanh; và khi tham gia vào quá trình sản xuất, nó chuyển hóa 1 lần toàn bộ giá trị của mình vào trong giá trị của sản phẩm mới tạo ra. - Khi tham gia vào quá trình sản xuất, NVL thay đổi hình thái cũng như các tính chất vật lý, hóa học của mình; đồng thời, NVL được quản lý theo 1 hình thái duy nhất là hình thái giá trị. - Đối với các doanh nghiệp, nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
Do vậy, đòi hỏi phải được quản lý chặt chẽ ở mọi khâu: Từ khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản và dự trữ; trong đó sử dụng nguyên vật liệu lại có tác động trực tiếp đến các chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp như: sản lượng, chất lượng sản phẩm, chi phí, giá thành, lợi nhuận … Qua đó ta thấy nguyên vật liệu giữ một vị trí rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của DN. Những đặc điểm trên đã tạo ra những đặc trưng riêng cho công tác hạch toán NVL trong các doanh nghiệp, đồng thời đặt ra yêu cầu tăng cường công tác quản lý, sử dụng NVL để đảm bảo sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả nhằm giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm.2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Nguyên vật liệu thuộc tài sản lưu động, giá trị của nó thuộc vốn lưu động dự trữ của doanh nghiệp. Để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra liên tục thì việc đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời NVL phải không bị gián đoạn; đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành thu mua nguyên vật liệu. Chất lượng, kích cỡ, màu sắc của nguyên vật liệu thu mua ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng sản phẩm và uy tín của doanh nghiệp.
Do vậy mà việc kiểm tra, sử dụng nguyên vật liệu là rất cần thiết trong quá trình sản xuất, đồng thời cần quản lý tốt nguyên vật liệu ở tất cả các khâu, trong đó công cụ để quản lý tốt nguyên vật liệu đạt hiệu quả nhất là phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu. Nó thúc đẩy việc cung cấp nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất, góp phần nâng cao hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh. Về mặt nào đó, quản lý tốt nguyên vật liệu còn góp phần đảm bảo cho sự phát triển của doanh nghiệp. Về quản lý nguyên vật liệu cần phải thực hiện ở các khâu: SVTH: Hoàng Thị Nhẫn 2 Lớp: K49D3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.
Tạ Quang Bình *Trong khâu thu mua: NVL phải được quản lý về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch mua đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bộ phận kế hoạch – vật tư cần có quyết định đứng đắn ngay từ đầu trong việc lựa chọn nguồn vật tư, địa điểm giao hàng, thời gian cung cấp, phương tiện vận chuyển và nhất là về giá mua, cước phí vận chuyển, bốc dỡ…cần phải dự toán những biến động về cung cầu và giá cả vật tư trên thị trường để đề ra biện pháp thích ứng. Đồng thời thông qua thanh toán, kế toán vật liệu cần kiểm tra lại giá mua vật liệu, các chi phí vận chuyển và tình hình thực hiện hợp đồng của người vật tư, người vận chuyển. Việc tổ chức kho bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại NVL, tránh hư hỏng, mất mát, đảm bảo an toàn cũng là một trong các yêu cầu quản lý vật liệu.
*Trong khâu dự trữ: đòi hỏi Công ty phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình thi công xây lắp được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng vật tư không kịp thời hoặc gây ứ động vốn do dự trữ quá nhiều. *Khâu sử dụng: sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất giá thành sản phẩm nhằm tăng lợi nhuận, tăng tích lũy cho Công ty. Do vậy trong khâu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Định kỳ tiến hành việc phân tích tình hình sử dụng vật liệu cũng là những khoản chi phí vật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm nhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đến tăng hoặc giảm chi phí vật liệu cho một đơn vị sản phẩm, khuyến khích việc phát huy sáng kiến cải tiến, sử dụng tiết kiệm vật liệu, công cụ dụng cụ, tận dụng phế liệu… 1.
Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Để có thể đáp ứng yêu cầu quản lý, tổ chức kế toán nguyên vật liệu cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: SVTH: Hoàng Thị Nhẫn 3 Lớp: K49D3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Tạ Quang Bình - Tổ chức hệ thống chứng từ cần tuân thủ các quy định về mẫu của BTC, thời gian lập, trình tự luân chuyển, bảo quản và lưu trữ chứng từ. Trình tự luân chuyển phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho những người quản lý nguyên vật liệu, bảo đảm sự an toàn cho chứng từ, cập nhật vào sổ kế toán đầy đủ, kịp thời, tránh sự trùng lặp hoặc luân chuyển chứng từ qua những khâu không cần thiết và phải giảm thời gian luân chuyển chứng từ tới mức thấp nhất. - Hệ thống tài khoản kế toán vận dụng phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất và nguyên tắc thích ứng.
Tài khoản tổng hợp của doanh nghiệp xây dựng căn cứ vào chế độ kế toán và thống nhất chung theo chế độ ban hành. Bên cạnh đó các tài khoản chi tiết được xây dựng dựa trên đặc điểm riêng của doanh nghiệp sao cho phù hợp với công tác kế toán của doanh nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác kế toán. - Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán nguyên vật liệu cũng cần đảm bảo hai nguyên tắc thống nhất và thích ứng, xây dựng đầy đủ các loại sổ bắt buộc do Bộ Tài chính ban hành đồng thời xây dựng các loại sổ phục vụ cho quản lý nguyên vật liệu cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời. - Các báo cáo về nguyên vật liệu cũng cần được xây dựng theo đúng chế độ kế toán ban hành, đảm bảo lập đúng kỳ và được chuyển đến các bộ phận chức năng quản lý nguyên vật liệu.2 Nội dung kế toán NVL tại các doanh nghiệp sản xuất 1.1 Kế toán NVL tại các doanh nghiệp sản xuất theo chuẩn mực kế toán Việt Nam 1.1 Kế toán NVL theo quy định của VAS01 “Chuẩn mực chung” SVTH: Hoàng Thị Nhẫn 4 Lớp: K49D3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.
Tạ Quang Bình Theo VAS 01 “Chuẩn mực chung”: Theo nội dung của chuẩn mực kế toán này chi phí bao gồm chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thong thường của doanh nghiệp và chi phí khác. Trong đó, chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường của DN: giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp… phát sinh dưới dạng tiền và các khoản tương đương tiền, hàng tồn kho, khấu hao máy móc, thiết bị. Còn chi phí khác gồm các chi phí ngoài các chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường của DN: chi phí về thanh lý, nhượng bán TSCĐ. Đồng thời chuẩn mực kế toán này cũng quy định những nguyên tắc kế toán cơ bản như: Nguyên tắc cơ sở dồn tích, nguyên tắc hoạt động liên tục, nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc phù hợp, nguyên tắc nhất quán, nguyên tắc thận trọng, nguyên tắc trọng yếu.
Xét trong giới hạn phần hành kế toán NVL thì việc hạch toán NVL phải tuân thủ các nguyên tắc, yêu cầu cơ bản của kế toán. + Theo nguyên tắc cơ sở dồn tích: “Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền.” Theo nguyên tắc này thì các nghiệp vụ mua NVL được ghi nhận tại thời điểm mua mà không căn cứ vào thời điểm thu chi tiền. + Nguyên tắc giá gốc: “Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận.