CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HÓA ĐƠN, HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VÀ MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN 1. Khái quát về hóa đơn, hóa đơn điện tử và các vấn đề liên quan 1. Một số vấn đề chung về hóa đơn và hóa đơn điện tử 1. Khái niệm về hóa đơn Theo định nghĩa chung của từ điển kinh doanh (Business Dictionary) thì hóa đơn là một công cụ thương mại, được phát hành bởi người bán và đối tượng tiếp nhận là người mua.
Nó được dùng để xác định các giao dịch của hai bên về một số vấn đề như danh sách mặt hàng bán ra, định lượng và các mô tả khác như ngày giao hàng, phương thức giao hàng, giá cả, giảm giá (nếu có), cùng các điều khoản thanh toán. (Business Dictionary) Tại Việt Nam, khái niệm hóa đơn được nêu rõ trong Nghị định số 51/2010/NĐ- CP về việc quy định hóa đơn bán hàng và cung ứng dịch vụ, theo đó, Hoá đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hoá, dịch vụ theo quy định của pháp luật. (Nghị định số 51/2010/NĐ-CP về việc quy định hóa đơn bán hàng và cung ứng dịch vụ, 15/5/2010) Cũng theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP về việc quy định hóa đơn bán hàng và cung ứng dịch vụ, hóa đơn mà doanh nghiệp được phép sử dụng có những loại, hình thức và nội dung như sau: - Hoá đơn quy định tại Nghị định này gồm các loại sau: Hoá đơn xuất khẩu là hoá đơn dùng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hoá, dịch vụ ra nước ngoài, xuất vào khu phi thuế quan; Hoá đơn giá trị gia tăng là hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ nội địa dành cho các tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ; Hoá đơn bán hàng là hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ nội địa dành cho các tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp; Các loại hoá đơn khác, gồm: vé, thẻ hoặc các chứng từ có tên gọi khác. - Hoá đơn được thể hiện bằng các hình thức sau: 9 Hoá đơn tự in là hoá đơn do các tổ chức, cá nhân kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hoá, dịch vụ; Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành; Hoá đơn đặt in là hoá đơn do các tổ chức, cá nhân kinh doanh đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động kinh doanh hàng hoá, dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, cá nhân.
- Hoá đơn phải có các nội dung sau: Tên hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, số hoá đơn, tên liên hoá đơn. Đối với hoá đơn đặt in còn phải ghi tên tổ chức đã nhận in hoá đơn; Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua; Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, số tiền thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hoá đơn giá trị gia tăng; Tổng số tiền thanh toán, chữ ký người mua, chữ ký người bán, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hoá đơn. Bộ Tài chính quy định cụ thể đối với hoá đơn không cần thiết phải có đủ những nội dung quy định tại khoản này. Khái niệm và đặc điểm của hóa đơn giấy Hóa đơn giấy được hiểu đơn giản là những tờ hóa đơn được làm trên chất liệu là giấy, và chúng được chuyển từ người bán đến tay người mua bằng nhiều cách thức khác nhau.
Mẫu hóa đơn GTGT bằng giấy (Nguồn: Internet) Dưới đây là các cách thức truyền thống mà hóa đơn được phân phối từ nơi này đến nơi khác. Các cách thức phân phối hóa đơn truyển thống (E-invoicing, 2010) Các cách thức này bao gồm: giao nhận trực tiếp từ người gửi hóa đơn đến người nhận hóa đơn, gửi hóa đơn thông qua mail và chuyển phát thông qua một đơn vị vận chuyển thứ ba (E-invoicing, 2010). Tuy nhiên, việc sử dụng các phương thức giao nhận hóa đơn như thế này đã và đang gây ra rất nhiều chi phí và rủi ro cho các doanh nghiệp. Trong bài viết “Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ trong mối liên kết mở - trường hợp hóa đơn điện tử” của tác giả Niko Myllynen (2011) thì ông đã đề cập đến một số những bất lợi tiêu biểu trong việc trong sử dụng hóa đơn giấy thông thường như sau: Tiêu hao nhiều thời gian (Time consuming) Tốn kém chi phí (Expensive), bao gồm rất nhiều chi phí hữu hình và vô hình Nhiều lỗi chủ quan do con người gây ra (Human Errors) (Myllynen, N.
(2011) Quá trình phức tạp và kéo dài từ lúc nhận đơn hàng và xuất hóa đơn cho đến lúc hóa đơn được tiếp nhận trở lại đơn vị bán hàng được khái quát bằng mô hình sau: 12 Hình 2. Quá trình phân phối và tiếp nhận hóa đơn truyền thống (Myllynen, N.3 là quá trình kể từ khi hóa đơn được in và đến khi hóa đơn được chuyển đến tận tay khách hàng, phải trải qua tất cả là 09 bước. 2011) Chẳng hạn như in ấn, bao bọc, lưu trữ, gửi đi, bao bọc lại, nhập dữ liệu,… Chu kỳ này được lặp đi lặp lại cho mỗi hóa đơn nhận được cũng như gửi đi, những việc làm này phải cần đến rất nhiều nhân viên để thực hiện, và rất dễ xảy ra lỗi chủ quan trong quá trình giao nhận hóa đơn, và quan trọng hơn là quá trình này thường tốn rất nhiều thời gian và gây ra sự chậm trễ, ảnh hưởng nặng nề đến quá trình sản xuất của doanh nghiệp, vì chúng tạo ra ít giá trị gia tăng cho mỗi công ty. Khái niệm và đặc điểm của hóa đơn điện tử Ủy ban Châu Âu (EOC) đã định nghĩa hóa đơn điện tử là hình thức chuyển tiếp bằng điện tử của các thông tin có trong hóa đơn giữa các đối tác kinh doanh với nhau (người bán và người mua).
Nó là một phần thiết yếu của chuỗi cung ứng tài chính hiệu quả và nó tạo ra sự liên kết của các quy trình nội bộ của doanh nghiệp vào hệ thống thành toán. (The European Commission) Tại Việt Nam, Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán 13 hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. (Nghi định số 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng, cung cấp dịch vụ, 12/9/2018) Cũng theo nghị định này, hóa đơn điện tử được chia thành các loại sau đây: Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này. Mẫu hóa đơn điện tử của VNPT 14 Khác với hóa đơn giấy thông thường, quá trình cung cấp hóa đơn cho khách hàng của hóa đơn điện tử đơn giản và thuận tiện hơn rất nhiều, toàn bộ dữ liệu khách hàng và của doanh nghiệp đều được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud), và quá trình phức tạp từ việc in ấn, xuất hóa đơn cho đến việc giao tận tay người bán của hóa đơn giấy bây giờ chỉ gói gọn trong một vài thao tác đơn giản được tích hợp trong các phần mềm cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đang dó trên thị trường, quá trình này được thể hiện qua sơ đồ sau: Hình 2. Quá trình phân phối và tiếp nhận hóa đơn điện tử (Myllynen, N.
2011) Giải pháp này giúp loại bỏ hầu hết các hoạt động trung gian của cách thức giao nhận của hóa đơn truyền thống. Biểu tượng đám mây đại diện cho phương pháp tạo và chuyển hóa đơn điện tử. Nó có thể thông qua một EDI (Electronic Data Interchange) tức trao đổi dữ liệu điện tử, hoặc có thể được thực hiện bởi một bên thứ ba. Cách thức này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí cho các doanh nghiệp.
Lý do không nên sử dụng hóa đơn giấy truyền thống Sự khác nhau cơ bản nhất giữa hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử là nằm ở mô hình hoạt động của chúng, nếu như việc sử dụng hóa đơn giấy như trước đây phải trải qua một quá trình với rất nhiều công đoạn phức tạp và tốn kém thời gian lẫn chi phí, thì với hóa đơn điện tử, tất cả các bước này sẽ không còn, và được thay thế bằng việc sử dụng phần mềm của bên thứ 3 cung cấp để thực hiện các công việc giao và nhận hóa đơn. Sự khác nhau giữa hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử (Nazish Ali 2016) Một trong những lý do dễ nhận biết nhất, và cũng có tầm ảnh hưởng lớn nhất đến quyết định chuyển đổi từ việc sử dụng hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử đó là tiết kiệm được chi phí in ấn, giao nhận và bảo quản hóa đơn. Trong một bài viết mang tên “Chi phí của một hóa đơn giấy” (The cost of an invoice) của Mary C.