Tổng quan nghiên cứu

Trong hoạt động kinh doanh xây dựng dân dụng tại Việt Nam, chi phí xây lắp thường chiếm tỷ trọng lớn từ 70% đến 85% tổng mức đầu tư của toàn bộ công trình. Sự biến động phức tạp của giá cả thị trường cùng rủi ro phát sinh trong thi công đặt ra bài toán cấp thiết về quản trị chi phí cho các tổng thầu. Đề tài tập trung giải quyết vấn đề chênh lệch giữa giá trị dự toán dự thầu và chi phí thực tế tại hiện trường, ngăn chặn nguy cơ xói mòn lợi nhuận doanh nghiệp.

Mục tiêu cốt lõi của nghiên cứu là xây dựng quy trình lập và kiểm soát ngân sách thi công chi tiết cho công trình Tòa nhà văn phòng Trường Quốc tế Á Châu, lượng hóa cụ thể từng khoản mục chi phí nhằm hiện thực hóa biên lợi nhuận kỳ vọng. Nghiên cứu được triển khai tại địa điểm số 18 Tống Hữu Định, Phường Thảo Điền, Quận 2 (nay thuộc Thành phố Thủ Đức), Thành phố Hồ Chí Minh. Công trình có quy mô cấp III, gồm 1 tầng hầm diện tích 522,5 m2 và 6 tầng nổi với diện tích xây dựng 597,0 m2 trên khu đất 944,20 m2, chiều cao đỉnh mái đạt 23 m và hệ số sử dụng đất 3,78.

Về mặt thời gian, dự án được thực hiện với tiến độ thi công chính xác là 364 ngày, tính từ ngày khởi công 27/09/2017 theo hợp đồng trọn gói số HDTC/AS-HB/2017. Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn to lớn khi xác lập cơ chế quản lý toàn diện gói thầu giá trị 73,737 tỷ đồng, đảm bảo tỷ lệ lợi nhuận gộp mục tiêu đạt 12,79% và giữ tỷ lệ sai lệch chi phí nội bộ dưới 1,5%.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng lý thuyết Quản trị chi phí dự án xây dựng hiện đại kết hợp mô hình Cấu trúc phân chia công việc (Work Breakdown Structure) và Cấu trúc phân chia chi phí (Cost Breakdown Structure). Hệ thống quản trị này tích hợp trực tiếp với Cấu trúc phân chia tổ chức (Organization Breakdown Structure) nhằm gắn kết trách nhiệm tài chính với từng bộ phận chức năng.

Các khái niệm trọng tâm bao gồm: Ngân sách mục tiêu, Giá vốn (giá NET từ các thầu phụ liên kết), Giá bán hợp đồng, Bảng tiên lượng mời thầu (BOQ), và Hệ số hao hụt vật tư định mức. Hệ thống ngân sách được cấu trúc chặt chẽ thành 8 nhóm chi phí tiêu chuẩn: Chi phí giao thầu nhân công; Chi phí giao thầu trọn gói; Chi phí vật tư chính; Chi phí vật tư phụ; Chi phí thuê, vận hành, sửa chữa, khấu hao máy móc thiết bị; Chi phí lương; Chi phí hỗ trợ thi công; và Chi phí khác.

Cơ sở pháp lý của nghiên cứu căn cứ vào Luật Xây dựng số 50/2014/QH13, Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13, Nghị định số 32/2015/NĐ-CP về quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình, cùng các quy chuẩn kỹ thuật như TCXDVN 5574:2012 cho kết cấu bê tông cốt thép và TCVN 2737:1995 về tải trọng và tác động.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu nghiên cứu bao gồm bản vẽ thiết kế thi công, bảng tiên lượng BOQ 73,737 tỷ đồng, báo giá đồng hành từ các nhà thầu phụ liên kết lâu năm và hệ thống dữ liệu định mức nội bộ của Tập đoàn Xây dựng Hòa Bình.

Cỡ mẫu nghiên cứu bao phủ toàn bộ 100% các hạng mục công việc trong bảng tiên lượng BOQ với hơn 350 công tác chi tiết từ phần ngầm đào đất 2.111 m3 hầm, thi công kết cấu bê tông cốt thép thân, đến công tác hoàn thiện và cơ điện. Phương pháp chọn mẫu toàn bộ được áp dụng bắt buộc nhằm đảm bảo tính toàn vẹn của mô hình ngân sách cho loại hình hợp đồng tổng thầu trọn gói, loại bỏ hoàn toàn nguy cơ bỏ sót chi phí.

Phương pháp phân tích chủ đạo là bóc tách khối lượng chi tiết kết hợp phân tích đơn giá định mức và quy đổi đơn vị chuẩn (hệ số quy đổi tấn sang kg là 1.000, quy đổi 100 m2 sang m2 là 100). Phương pháp này được lựa chọn vì tính chính xác cao, cho phép thiết lập hệ thống mã code 5 cấp độ (Level 1 đến Level 5) đồng bộ trực tiếp lên hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp ERP trong suốt timeline thực hiện 364 ngày của dự án.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, nghiên cứu đã bóc tách và phân bổ thành công cơ cấu ngân sách dự án 73,737 tỷ đồng, trong đó hai nhóm chi phí vật tư chính và chi phí giao thầu trọn gói chiếm tỷ trọng chi phối lên đến hơn 68% tổng giá trị dự toán công trình.

Thứ hai, việc khảo sát đơn giá nhân công thực tế cho thấy sự phân hóa kỹ thuật rõ rệt: đơn giá nhân công gia công và lắp đặt cốt thép móng, cột vách, dầm sàn được cố định ở mức 1.400 đồng/kg, trong khi đơn giá nhân công thép cọc khoan nhồi lên tới 2.400 đồng/kg (cao hơn 71,4% do tính chất phức tạp của công tác thi công ngầm).

Thứ ba, cơ chế phân tích định mức vật tư giúp xác định chính xác các đơn giá vật liệu then chốt như thép cuộn D6/D8 ở mức 13.050 đồng/kg, thép cây D10 đạt 13.125 đồng/kg, thép D14-D32 đạt 13.045 đồng/kg, ván khuôn phủ phim 12mm giá 375.000 đồng/tấm và bê tông thương phẩm mác M350 giá 1.273.000 đồng/m3, kiểm soát chặt chẽ tổng khối lượng 3.495,16 m3 bê tông các loại.

Thứ tư, nghiên cứu xác lập được tỷ lệ lợi nhuận gộp thực tế của công trình đạt 12,79%, chứng minh tính khả thi và độ an toàn tài chính cao của phương án ngân sách được duyệt so với chỉ tiêu phòng dự thầu ban đầu.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính giúp tỷ lệ lợi nhuận gộp giữ vững ở mức 12,79% là nhờ áp dụng bảng định mức hao hụt vật tư nội bộ được đúc kết qua thực tiễn nhiều công trình tương tự, khắc phục độ trễ thị trường của Định mức 1776 do Bộ Xây dựng ban hành.

So với các công trình quản lý chi phí theo phương thức truyền thống thường ghi nhận tỷ lệ vượt ngân sách từ 8% đến 15%, việc vận hành quy trình ngân sách tạm trong vòng 7 đến 15 ngày sau họp khởi động và ngân sách chính trong vòng 30 đến 60 ngày giúp nhận diện sai lệch chi phí ngay từ giai đoạn đầu.

Dữ liệu chi phí của dự án được thể hiện trực quan thông qua biểu đồ cơ cấu chi phí hình tròn thể hiện tỷ trọng 8 đầu mục ngân sách, kết hợp biểu đồ cột so sánh biến động giữa giá dự thầu và giá vốn thực tế cho từng cấu kiện dầm sàn, cột vách từ tầng hầm đến tầng 5. Hệ thống bảng tính phân tích sai lệch cung cấp cho ban chỉ huy công trường công cụ điều phối nguồn lực kịp thời khi có biến động giá nguyên vật liệu.

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, thực hiện số hóa toàn bộ hệ thống mã code 5 cấp độ trên nền tảng phần mềm ERP trong thời hạn 15 ngày kể từ khi nhận thư trao thầu, do Phòng Kế hoạch và Phòng Kiểm soát chi phí chủ trì, nhằm rút ngắn thời gian ban hành ngân sách tạm xuống dưới 10 ngày làm việc.

Thứ hai, thiết lập quy trình theo dõi và cập nhật biến động giá nguyên vật liệu chủ lực (thép xây dựng, bê tông, ván khuôn) theo chu kỳ định kỳ 30 ngày một lần, khống chế biên độ trượt giá không vượt quá 3% so với đơn giá vốn cơ sở, do Phòng Vật tư và Ban Chỉ huy công trường phối hợp triển khai trong suốt 364 ngày thi công.

Thứ ba, áp dụng quy trình kiểm soát phát sinh kép nhằm bóc tách rành mạch phát sinh từ Chủ đầu tư và phát sinh do lỗi nội bộ, cam kết hoàn tất hồ sơ nghiệm thu thanh toán phát sinh hợp lệ đạt tỷ lệ trên 98% giá trị trong vòng 30 ngày kể từ khi phát sinh, do Giám đốc dự án trực tiếp phụ trách.

Thứ tư, tổ chức các khóa tập huấn chuyên sâu về bóc tách khối lượng và quản trị chi phí theo cấu trúc phân chia công việc cho 100% kỹ sư kinh tế xây dựng định kỳ hàng quý, hướng tới mục tiêu kéo giảm tỷ lệ hao hụt vật tư tại hiện trường xuống dưới 1,2% so với định mức kế hoạch ban đầu.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Ban Giám đốc và Giám đốc dự án tại các doanh nghiệp tổng thầu xây dựng: Tham khảo khung quy trình lập ngân sách mục tiêu chuẩn mực, nâng cao hiệu quả quản trị dòng tiền và bảo toàn biên lợi nhuận gộp từ 12% đến 15% cho các dự án xây dựng dân dụng quy mô vừa và lớn.

Kỹ sư Kinh tế Xây dựng, Chuyên viên Dự toán và Kiểm soát chi phí (QS/Cost Control): Nắm vững kỹ thuật lập bảng phân chia công việc, kỹ thuật đặt mã code định danh 5 cấp và phương pháp phân bổ 8 nhóm chi phí thực tế vào cơ sở dữ liệu doanh nghiệp.

Chủ đầu tư, Đơn vị Tư vấn Giám sát và Quản lý dự án: Vận dụng mô hình để thẩm tra tính hợp lý của hồ sơ dự thầu, kiểm soát khối lượng nghiệm thu và minh bạch hóa các khoản mục chi phí phát sinh trong hợp đồng trọn gói.

Giảng viên, Học viên Cao học và Sinh viên chuyên ngành Kinh tế Xây dựng: Sử dụng làm tài liệu nghiên cứu tình huống điển hình, kết nối lý thuyết quản trị chi phí hàn lâm với bài toán quản lý thi công thực tế tại công trường.

Câu hỏi thường gặp

Ngân sách tạm và Ngân sách chính trong dự án xây dựng khác nhau như thế nào? Ngân sách tạm là kế hoạch chi phí do ban lãnh đạo giao cho ban chỉ huy công trình từ 7 đến 15 ngày sau khi nhận thư trao thầu, dựa trên đơn giá dự thầu. Ngân sách chính được lập từ 30 đến 60 ngày sau khi ký hợp đồng chính thức, bổ sung báo giá thực tế từ nhà thầu phụ đã ký kết.

Hệ thống mã code ngân sách 5 cấp độ mang lại lợi ích cụ thể gì? Mã code 5 cấp độ phân loại chi tiết từ hạng mục, công tác, cấu kiện, nhân công đến vật tư, ví dụ mã A2.MC09 cho bê tông dầm sàn. Cấu trúc này giúp đồng bộ dữ liệu vào hệ thống ERP, loại bỏ hoàn toàn lỗi trùng lặp và hỗ trợ kiểm soát dòng tiền tự động cho hơn 350 đầu mục.

Quy trình xử lý chi phí phát sinh từ phía Chủ đầu tư được thực hiện ra sao? Khi phát sinh công việc ngoài hợp đồng 73,737 tỷ đồng, ban chỉ huy phối hợp phòng kế hoạch lập ngân sách phát sinh và trình lãnh đạo phê duyệt. Sau đó, nhà thầu thông báo phát sinh, thống nhất đơn giá thỏa thuận với Chủ đầu tư trước khi tổ chức cung ứng vật tư và triển khai thi công.

Tại sao đơn giá nhân công thép cọc khoan nhồi (2.400 đồng/kg) lại cao hơn thép kết cấu thông thường (1.400 đồng/kg)? Gia công và lắp dựng lồng thép cọc khoan nhồi đòi hỏi kỹ thuật cao dưới điều kiện thi công ngầm phức tạp, yêu cầu định vị chính xác và sử dụng thiết bị cẩu lắp nặng. Mức đơn giá 2.400 đồng/kg phản ánh đúng hao phí lao động và mức độ rủi ro kỹ thuật so với kết cấu dầm cột trên cạn.

Bảng định mức nội bộ doanh nghiệp khác gì so với Định mức 1776 của Nhà nước? Định mức 1776 là khung định mức chung mang tính tham khảo dự toán nhà nước với độ trễ thị trường. Định mức nội bộ doanh nghiệp được chuẩn hóa từ dữ liệu thi công thực tế, tính toán tỷ lệ hao hụt sát thực tế công trường, giúp định giá sát giá vốn và nâng cao năng lực cạnh tranh khi đấu thầu.

Kết luận

Nghiên cứu đã giải quyết trọn vẹn bài toán lập và kiểm soát ngân sách cho công trình Tòa nhà văn phòng Trường Quốc tế Á Châu thông qua các đóng góp nổi bật:

  • Hệ thống hóa hoàn chỉnh quy trình quản lý chi phí cho công trình dân dụng quy mô 6 tầng nổi và 1 tầng hầm với tổng giá trị hợp đồng 73,737 tỷ đồng.
  • Xây dựng thành công bộ mã code định mức 5 cấp độ chuẩn hóa và cấu trúc 8 nhóm chi phí tương thích hoàn hảo với hệ thống ERP doanh nghiệp.
  • Bảo vệ thành công tỷ lệ lợi nhuận gộp mục tiêu đạt 12,79%, hạn chế tối đa rủi ro trượt giá vật tư trong suốt 364 ngày thi công.
  • Hoàn thiện cơ chế kiểm soát phát sinh đa chiều, phân định rành mạch giữa phát sinh khối lượng từ Chủ đầu tư và hao hụt kỹ thuật nội bộ.
  • Xác lập lộ trình 60 ngày tiếp theo nhằm chuẩn hóa dữ liệu định mức và nhân rộng mô hình kiểm soát chi phí cho các gói thầu thi công mới.

Các doanh nghiệp xây dựng và nhà quản lý dự án nên áp dụng ngay mô hình quản trị ngân sách chuyên sâu này để tối ưu hóa chi phí và nâng cao biên lợi nhuận bền vững.