CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ LẬP VÀ KIỂM SOÁT NGÂN SÁCH CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG 1.1 Tổng quan về lập ngân sách Định nghĩa: - Ngân sách (Budget) là một danh sách tất cả các đầu mục chi phí – doanh thu được lượng hóa và được chuẩn bị cho một thời gian cụ thể nhằm đạt được mục tiêu đề ra theo kế hoạch. - Ngân sách phải được lượng hóa: Điều này có nghĩa là ngân sách phải được biểu thị bằng các con số, thực tế thường là một số tiền. - Ngân sách phải được chuẩn bị từ trước: Bảng ngân sách phải được lập trước thời gian dự định thực hiện ngân sách đó. - Ngân sách phải được áp dụng cho một khoảng thời gian cụ thể: Một kế hoạch tài chính không có điểm kết thúc không được coi là ngân sách.
- Ngân sách phải là một kế hoạch hành động: Đây là điểm quan trọng nhất, ngân sách không phải là một bảng bao gồm các số liệu thực tế vì nó liên quan đến những việc chưa hề xảy ra. Tình hình có thể thay đổi trong một khoảng thời gian thực hiện ngân sách, có nghĩa là khi đó, ngân sách sẽ không còn chính xác. Giống như các kế hoạch khác, ngân sách rất ít khi dự báo hoàn toàn chính xác về tương lai. - Tuy nhiên, ngay cả trong trường hợp như vậy, nó vẫn đóng vai trò định hướng cho những người thực hiện và vai trò nó rất quan trọng.2 Vai trò và ý nghĩa lập ngân sách Vai trò: - Giúp doanh nghiệp đi đúng hướng nhờ có một kế hoạch chi tiết, rõ ràng, doanh nghiệp sẽ biết chính xác những việc cần làm trong hiện tại và tương lai.
- Từ đó, những quyết định của doanh nghiệp không bị lệch khỏi mục tiêu đã đề ra. 3 Tng hp các án, khóa lun, tiu lun, chuyên và lun vn tt nghip i hc v các chuyên ngành: Kinh t, Tài Chính & Ngân Hàng, Công ngh thông tin document, khoa luan, tieu luan, 123 13 of 98. - Sử dụng hiệu quả nguồn lực hiện có: Không chỉ là kế hoạch cho tương lai mà ngân sách còn thể hiện chính xác tình trạng của doanh nghiệp, mang lại cái nhìn tổng quát nhất về hiệu quả hoạt động của cả doanh nghiệp. - Thước đo hiệu quả: Ngoài việc quản trị các nguồn thu chi thì kế hoạch ngân sách cũng thường xuyên được dùng để làm thước đo cho hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp, giúp các nhà quản trị đánh giá kết quả thực tế so với kỳ vọng.
Ý nghĩa: - Là một kênh thông tin hiệu quả, một công cụ quản lý hữu hiệu. Một bản ngân sách chi tiết xác định các khoản chi và nguồn lực phân phối cho các bộ phận do đó hình thành ràng buộc đối với hoạt động các bộ phận đó, - Là một thước đo chuẩn để đo lường kết quả hoạt động của các phòng ban, bộ phận, công trình. Một dự án thành công là dự án hoàn thành công việc, đạt được mục tiêu đặt ra trong khuôn khổ ngân sách. - Là công cụ hữu ích cho việc xác định những sai khác so với kế hoạch, mức độ sai khác và nguồn gốc của chúng.
Do đó, ngân sách là một bộ phận của kế hoạch, là cơ sở cho các hệ thống kiểm soát chi phí và tiến độ.3 Trình tự lập ngân sách • Trình tự lập ngân sách: - Đọc bản vẽ, Spec của công trình để nắm thông tin, danh mục vật tư, yêu cầu kỹ thuật thi công sử dụng cho công trình. - Từ File BOQ của Phòng Dự thầu, copy tất cả các Sheet trong BOQ vào Sheet “06. BOQ” trong File Ngân sác. - Tiến hành đặt mã Code cho từng đầu mục công việc trong BOQ.
- Link dữ liệu từ Sheet “BOQ” sang File “05. WBS – CBS” - Tiến hành phân tích chi phí nhân công, vật tư, MMTB cho từng hạng mục công việc (Thép, Coffa, Bê tông,…) 4 Tng hp các án, khóa lun, tiu lun, chuyên và lun vn tt nghip i hc v các chuyên ngành: Kinh t, Tài Chính & Ngân Hàng, Công ngh thông tin document, khoa luan, tieu luan, 123 14 of 98. - Tính toán định mức gạch, cát, xi măng theo Sheet “07. DINH _MUC_HBC” cho các công tác xây, trát, ốp lát, cán nền.
- Tính toán khối lượng giàn giáo bao che (cây chống, giàn giáo, sắt hộp,.) cho công trình nếu có. - Gửi Phòng Vật tư bảng khối lượng vật tư chính sử dụng cho công trình để Phòng Vật tư cung cấp giá. - Điền giá vật tư mà Phòng Vật tư cung cấp cho các công tác mà HBC tổ chức thi công. - Từ báo giá đồng hành của nhà thầu phụ trong quá trình dự thầu, tiến hành điền giá các gói thầu trọn gói.
- Đọc bảng tiến độ thi công, biện pháp thi công để phân tích các chi phí chung cho dự án như cẩu tháp, vận thăng, giàn giáo bao che, hệ thống điện nước tạm, chi phí lương,… - Link dữ liệu từ Sheet “05. WBS – CBS” sang Sheet “04. NOI_DUNG_NGAN_SACH (OBS)”. - Link dữ liệu từ Sheet “04.
NOI_DUNG_NGAN_SACH (OBS)” sang Sheet “01. BIEN_BAN_BAN_GIAO” - Phòng Kế hoạch sẽ gửi bảng ngân sách tạm hoàn chỉnh cho BCH. CT rà soát, cập nhật thêm thông tin chi phí nếu có và thảo luận cùng Phòng Kế hoạch để chốt ký ngân sách tạm.4 Giá lập ngân sách dự án - Giá vốn (giá NET) • Là giá dựa trên báo giá của các thầu phụ HBC và đơn giá tối thiểu mà HBC cần để thi công hoàn thành công việc, được báo giá từ thầu phụ đồng hành (thầu phụ đồng hành là những thầu phụ hợp tác lâu năm với công ty) • Giá vốn được được xác định khác nhau tại từng thời điểm, địa điểm quy mô khác nhau. Đơn giá này được cung cấp bởi phòng Dự thầu.
5 Tng hp các án, khóa lun, tiu lun, chuyên và lun vn tt nghip i hc v các chuyên ngành: Kinh t, Tài Chính & Ngân Hàng, Công ngh thông tin document, khoa luan, tieu luan, 123 15 of 98. - Giá bán: • Là đơn giá đã được thống nhất trong hợp đồng giữa HBC và CĐT. - Giá bán được xây dựng như sau: • Giá nhân công: Giá nhân công tại thời điểm hiện tại + Dự trù theo thời gian thi công do kéo dà thời gian thi công hoặc đơn giá nhân công tăng trong quá trình thực hiện dự án. • Giá Thầu phụ Pháp nhân + Vật tư công trình: Được lấy từ Nhà cung cấp đồng hành + thêm Lợi nhuận mong muốn của công ty.
- BOQ: Là bảng danh sách các đầu mục công việc theo hợp đồng đã ký giữa HBC và CĐT bao gồm khối lượng, đơn giá và thành tiền. - WBS (Word Breakdown Structure): • Là bảng cấu trúc phân chia công việc. WBS phân chia các công việc trong dự án thành những phần công việc nhỏ hơn để dễ dàng kiểm soát và quản lý. • Bảng WBS được chia làm 3 mục chính: a/ Những công tác giao thầu nhân công: +/ Công tác thép +/ Công tác bê tông +/ Công tác coffa +/ Các công tác xây tô, ốp lát,… b/ Những công tác giao thầu trọn gói: +/ Chống thấm, chống mối +/ Gói sơn nước +/ Sàn gỗ, trần thạch cao,…v…v.
c/ Phần chi phí chung: +/ Chi phí thuê, vận hành, sửa chữa, khấu hao máy móc thiết bị. +/ Chi phí lương +/ Chi phí hỗ trợ thi công +/ Chi phí khác 6 Tng hp các án, khóa lun, tiu lun, chuyên và lun vn tt nghip i hc v các chuyên ngành: Kinh t, Tài Chính & Ngân Hàng, Công ngh thông tin document, khoa luan, tieu luan, 123 16 of 98. - Ngân sách chính: Là kế hoạch chi phí do BCH. CT lập nhằm thực hiện công việc của hợp đồng được Ban Tổng Giám Đốc phê duyệt theo quy định.
Ngân sách chính dùng để làm chỉ tiêu đánh giá hiệu quả dự án và chi phí cho dự án hoạt động. Ngân sách chính được lập dựa trên Ngân sách tạm và bổ sung thêm các đầu mục chi phí còn thiếu, hoặc đơn giá thực tế huy động tại công trường. - Ngân sách tạm: Là kế hoạch chi phí do Ban Tổng Giám Đốc giao GĐDA/ CHT nhằm thực hiện công việc của hợp đồng thi công khi chưa có ngân sách được phê duyệt. Được lập dựa trên chỉ tiêu và đơn giá được cung cấp từ P.
Lập theo đầu mục công việc đổ lên hệ thống ERP phục vụ cho việc thanh toán.5 Cấu tạo của một ngân sách Gồm 8 đầu mục chi phí 1.1 Chi phí giao thầu nhân công - Là tất cả nhân công của tất cả các công tác đều được đưa vào mục này. Do thầu phụ pháp nhân hoặc tổ đội phụ trách. Giao thầu nhân công thường áp dụng các công tác như bê tông, cốt thép, ván khuôn.2 Chi phí giao thầu trọn gói - Do thầu phụ pháp nhân phụ trách. Thầu phụ có nhiệm vụ vừa cung cấp vật tư vừa cung cấp nhân công thực hiện công việc theo tiến độ ban chỉ huy công trình.3 Chi phí vật tư chính - Là tất cả các vật tư ở phần giao thầu nhân công.
Vật tư này do nhà thầu cung cấp cho công nhân làm, như: Thép, ván khuôn, bê tông, gạch ốp lát, gạch xây, xi măng, cát,… 7 Tng hp các án, khóa lun, tiu lun, chuyên và lun vn tt nghip i hc v các chuyên ngành: Kinh t, Tài Chính & Ngân Hàng, Công ngh thông tin document, khoa luan, tieu luan, 123 17 of 98.4 Chi phí vật tư phụ - Các vật tư phụ đi kèm để phục vụ cho công tác chính, như: Thép chỉ, đinh,… 1.5 Chi phí thuê, vận hành, sửa chữa, khấu hao máy móc thiết bị - Thiết bị nâng hạ: Cẩu tháp, vận thăng, cẩu di động. - Giàn giáo, thiết bị định hình: Cây chống giàn giáo,… - MMTB: như máy trắc đạc, máy móc thiết bị điện, máy móc thiết bị nước. - MMTB cho các công tác bê tông, ván khuôn, cốt thép - Máy bơm bê tông, giàn giáo bao che 1.6 Chi phí lương - Chi phí lương bao gồm: +/ Chi phí lương công nhân cơ hữu (CNCH) +/ Cơm tăng ca cho công nhân +/ Chi phí lương CNCH – dự phòng +/ Chi phí lương gián tiếp +/ Chi phí lương công nhân đột xuất.7 Chi phí hỗ trợ thi công - Bao gồm các chi phí công ty phải trả trong quá trình phục vụ thi công, các chi phí hỗ trợ trong quá trình thi công dự án, như: +/ Chi phí văn phòng phẩm, kể cả bản vẽ hoàn công +/ Chi phí phân bổ CCDC (bàn, ghế, CCDC cầm tay, máy tính, máy in,…) +/ Chi phí cước viễn thông (Internet, điện thoại,…) +/ Chi phí vận chuyển, đi lại, cư trú,… +/ Chi phí vệ sinh công trường +/ Chi phí thuê bảo vệ công trường +/ ….