Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong tiến trình đổi mới giáo dục tại Việt Nam, chủ trương chuyển dịch phương pháp dạy học từ việc truyền thụ kiến thức thụ động sang mô hình lấy người học làm trung tâm đòi hỏi những thay đổi căn bản về triết lý và hình thức đào tạo. Thực tiễn giáo dục hiện đại đặt ra yêu cầu chuyển giao từ nền tảng giáo dục trang bị kiến thức đơn thuần sang rèn luyện kỹ năng sống, năng lực tự học và phát triển tư duy mở. Đối với lứa tuổi thiếu niên, nhi đồng, việc hình thành môi trường trải nghiệm thực tế đóng vai trò thiết yếu bên cạnh chương trình chính khóa tại trường học và gia đình. Trong bối cảnh đó, hoạt động tổ chức sự kiện không chỉ đóng vai trò là công cụ gắn kết giữa cơ sở giáo dục với học viên và phụ huynh, mà còn là phương thức tiếp thị trải nghiệm trực quan, giúp các đơn vị định vị thương hiệu và thu hút khách hàng tiềm năng.

Tuy nhiên, các nghiên cứu truyền thông và quan hệ công chúng (PR) tại Việt Nam trước đây chủ yếu tiếp cận hoạt động sự kiện dưới góc độ thương mại thuần túy hoặc đưa tin báo chí một chiều, chưa có công trình chuyên sâu nào phân tích vai trò của sự kiện tương tác trong việc thay đổi nhận thức cộng đồng đối với các mô hình giáo dục mở dành cho thiếu nhi. Xuất phát từ bối cảnh thực tiễn tại Công ty Cổ phần Vietfuture, tác giả lựa chọn đề tài "Hoạt động tổ chức sự kiện quảng bá thương hiệu Thiếu nhi Siêu đẳng của Tổ chức giáo dục Vietfuture" nhằm khảo sát thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả truyền thông sự kiện cho sản phẩm giáo dục này.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể:

  1. Tìm kiếm và đề xuất hệ thống giải pháp phát triển, nâng cao hiệu quả hoạt động truyền thông tổ chức sự kiện tại Tổ chức giáo dục Vietfuture cũng như trong môi trường giáo dục nói chung.
  2. Thông qua hoạt động sự kiện, quảng bá mô hình giáo dục mở tại Việt Nam, góp phần thay đổi nhận thức xã hội để trẻ em có cơ hội trải nghiệm thực tế, phát triển thái độ sống tự tin và tích cực.

Để đạt được mục tiêu trên, tác giả xác lập 3 nhiệm vụ nghiên cứu:

  1. Nhiệm vụ 1: Hệ thống hóa các khái niệm, lý thuyết và quan điểm học thuật về hoạt động tổ chức sự kiện trong việc quảng bá thương hiệu, từ đó phân tích tầm quan trọng của hoạt động này đối với Tổ chức giáo dục Vietfuture.
  2. Nhiệm vụ 2: Khảo sát và phân tích thực trạng triển khai các hoạt động tổ chức sự kiện thực tế của thương hiệu "Thiếu nhi Siêu đẳng" tại Vietfuture.
  3. Nhiệm vụ 3: Phân tích xu hướng tổ chức sự kiện giáo dục và đề xuất các giải pháp khả thi, đồng thời xây dựng mô hình quy trình tổ chức sự kiện quảng bá phù hợp cho tổ chức giáo dục và các trường học.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Các hoạt động truyền thông về giáo dục mở, cụ thể là hoạt động tổ chức sự kiện quảng bá thương hiệu sản phẩm "Thiếu nhi Siêu đẳng" của Tổ chức giáo dục Vietfuture.
  • Phạm vi nội dung: Các hoạt động truyền thông giáo dục kỹ năng dành cho lứa tuổi thiếu nhi; tập trung đi sâu phân tích 3 sự kiện điển hình: Sự kiện thi đấu nội bộ "Arena Cup" hàng tháng, sự kiện cuối khóa "Gala Lễ Tốt Nghiệp Trại Hè Bán Trú Thiếu Nhi Siêu Đẳng", và sự kiện cộng đồng quy mô lớn "Festival Tắt điện thoại dành trọn cho con".
  • Phạm vi không gian: Các cơ sở và địa điểm tổ chức sự kiện của Tổ chức giáo dục Vietfuture tại khu vực Hà Nội.
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu và thực tế tổ chức sự kiện được thu thập, khảo sát trong giai đoạn từ tháng 06/2020 đến tháng 06/2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các khái niệm nền tảng về sự kiện, thương hiệu, truyền thông tiếp thị và căn cứ pháp lý về quyền trẻ em:

  • Khái niệm Sự kiện và Tổ chức sự kiện: Tác giả dẫn chiếu định nghĩa từ Từ điển tiếng Việt (Hoàng Phê, 2004) xem sự kiện là việc có ý nghĩa quan trọng trong đời sống xã hội; tiếp cận dưới góc độ kinh tế - kinh doanh xem tổ chức sự kiện là quá trình thiết kế (design), triển khai (execution) và kiểm soát (control). Đồng thời, văn bản trích dẫn định nghĩa từ Giáo trình quản trị tổ chức sự kiện và lễ hội của Nguyễn Thị Mỹ Thanh, khẳng định tổ chức sự kiện là quá trình tổng hợp từ nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng, lập kế hoạch, chuẩn bị và thực thi diễn biến trong một không gian - thời gian xác định nhằm truyền đạt thông điệp tới công chúng. Hệ thống phân loại sự kiện quốc tế được đề cập gồm: Business events, Corporate events, Fundraising events, Festive events, Marketing events, Brand and Product launches...
  • Thương hiệu và Quảng bá thương hiệu: Nghiên cứu vận dụng định nghĩa của Hiệp hội Marketing Hoa Kỳ (AMA), Philip Kotler và David Ogilvy về thương hiệu như một tập hợp dấu hiệu nhận diện và tài sản vô hình tồn tại trong tâm trí người tiêu dùng. Hoạt động quảng bá thương hiệu được phân tích theo 4 nấc thang tác động: Tạo nhận thức về thương hiệu, tạo sự hiểu biết, thuyết phục quyết định mua, và duy trì lòng trung thành của khách hàng.
  • Căn cứ pháp lý và định nghĩa về Thiếu nhi: Tác giả so sánh quy định quốc tế của Liên Hợp Quốc (người chưa thành niên là dưới 18 tuổi) với hệ thống pháp luật Việt Nam. Văn bản trích dẫn Luật Bảo vệ, chăm sóc và giáo dục trẻ em năm 2004 (trẻ em là công dân dưới 16 tuổi) và Luật Trẻ em năm 2016 (Điều 1 quy định trẻ em là người dưới 16 tuổi; các quyền cơ bản quy định từ Điều 12 đến Điều 36). Trong khuôn khổ khóa luận, tác giả đưa ra quy ước nghiên cứu riêng: thiếu nhi là nhóm đối tượng từ 5 đến 12 tuổi.
  • Quy trình tổ chức sự kiện 8 bước: Tác giả tổng hợp mô hình quy trình tổ chức sự kiện chuẩn (Biểu đồ 1.1) gồm: Bước 1 - Xây dựng ý tưởng; Bước 2 - Lên kịch bản chương trình; Bước 3 - Lập bảng phân chia nhân sự; Bước 4 - Triển khai công tác và giám sát (thi công); Bước 5 - Tiến hành tổ chức; Bước 6 - Kết thúc; Bước 7 - Quyết toán chi phí và phát sinh; Bước 8 - Tổng kết, đánh giá, báo cáo và rút kinh nghiệm.
  • Tiêu chí đánh giá sự kiện: 5 tiêu chí được xác lập gồm: (1) Phản hồi của khách tham dự; (2) Mức độ hài lòng của nhà tài trợ; (3) Khả năng giải quyết các rủi ro bất ngờ; (4) Ngân sách thu chi; (5) Mức độ hài lòng của cấp trên.

Tổng quan tình hình nghiên cứu được tác giả thực hiện qua việc hệ thống hóa các tài liệu:

  • Nhóm tài liệu PR và xây dựng thương hiệu quốc tế và trong nước: The Fall of Advertising and the Rise of PR (Al Ries & Laura Ries, 2002); The New Rules of Marketing and PR (David Meerman Scott, 2008); Quan hệ công chúng - Để người khác gọi ta là PR (Hà Nam Khánh Giao, 2004); PR: Kiến thức cơ bản và đạo đức nghề nghiệp (Đinh Thị Thúy Hằng, 2007).
  • Nhóm giáo trình chuyên ngành tổ chức sự kiện: Successful Event Management: A Practical Handbook (Anton Shone, 2006); Giáo trình Tổ chức sự kiện (Lưu Văn Nghiêm, 2007); đề tài nghiên cứu thị trường tổ chức sự kiện của Trần Quang Khoa (2020, Đại học Kinh tế Huế).
  • Nhóm đề tài về giáo dục trải nghiệm và kỹ năng thiếu nhi: Phạm Phú Cam (Viện Nghiên cứu Sư phạm), Trần Minh Quân (2020, Đại học Sài Gòn), Lê Văn Mười (2021), nhóm tác giả Trường Tiểu học Mai Động (2019), Nguyễn Phương Thảo (2020).

Phương pháp nghiên cứu thực tế được triển khai kết hợp định tính và định lượng:

  • Phương pháp định lượng: Sử dụng bảng hỏi khảo sát thu thập dữ liệu từ cán bộ nhân viên Tổ chức giáo dục Vietfuture, Ban Sản phẩm Thiếu nhi Siêu đẳng, phụ huynh học sinh khóa chuyên sâu và bán trú, cùng cán bộ quản lý trường học (Hiệu trưởng trường Tiểu học Hồng Quang).
  • Phương pháp định tính: Phỏng vấn sâu đại diện Ban Sản phẩm Thiếu nhi Siêu đẳng, phụ huynh học viên và Hiệu trưởng trường Tiểu học Hồng Quang.
  • Nghiên cứu tài liệu thứ cấp: Thu thập, phân loại giáo trình, sách chuyên khảo, bài báo học thuật và các báo cáo nội bộ liên quan đến thương hiệu Vietfuture.
  • Phương pháp nghiên cứu trường hợp (Case study): Phân tích trực tiếp 3 sự kiện cụ thể do Vietfuture tổ chức trên các khía cạnh: kế hoạch truyền thông, thông điệp, quy trình điều phối và kết quả đo lường.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về hoạt động tổ chức sự kiện quảng bá thương hiệu của tổ chức giáo dục

Chương 1 tập trung làm rõ các khái niệm cốt lõi tạo tiền đề lý thuyết cho toàn bộ đề tài:

  • Phân định bản chất của sự kiện trong hoạt động PR hiện đại: Tổ chức sự kiện không dừng lại ở công tác tiếp thị thương mại hay lễ hội đơn thuần mà là phương thức truyền thông hai chiều, tạo môi trường tương tác trực diện giúp công chúng trải nghiệm trực tiếp thuộc tính sản phẩm và dịch vụ giáo dục.
  • Làm rõ cấu trúc bộ máy nhân sự tổ chức sự kiện chuẩn: Mô hình quản trị phân cấp gồm Quản lý sự kiện (Event Manager), Giám sát (Event Leader/Supervisor), Điều phối viên (Coordinator), Nhân viên (Event Executive), và Tình nguyện viên/Cộng tác viên (Volunteer/Helper), cùng các bộ phận chức năng: Sáng tạo (Creative), Hậu cần (Logistics), Khách hàng (Account), Thiết kế (Design), Sản xuất - Kỹ thuật (Infrastructure & Technical).
  • Chi tiết hóa 8 bước của quy trình tổ chức sự kiện từ khâu thai nghén ý tưởng, thiết kế kịch bản chi tiết, lập dự toán ngân sách, điều hành hiện trường đến công tác kiểm tra, quyết toán và nghiệm thu báo cáo.
  • Hệ thống hóa các tiêu chí định tính và định lượng để đo lường mức độ thành công của một sự kiện, nhấn mạnh yếu tố phản hồi của người tham gia và khả năng xử lý rủi ro phát sinh trong quá trình vận hành.

Chương 2: Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện quảng bá thương hiệu Thiếu nhi Siêu đẳng của Tổ chức Giáo dục Vietfuture

Chương này trình bày chi tiết về đơn vị khảo sát, nhận diện thương hiệu sản phẩm và đánh giá thực trạng tổ chức 3 chiến dịch sự kiện cụ thể.

Tổ chức Giáo dục Vietfuture được thành lập năm 2015 tại Hà Nội, liên tục mở rộng mạng lưới chi nhánh tại TP. Hồ Chí Minh (2016, 2021), Hải Phòng (2018), Ninh Bình (2019), Hải Dương (2020). Bộ máy lãnh đạo gồm: Ông Phạm Ngọc Anh (Chủ tịch HĐQT), Ông Nguyễn Thành Dương (Tổng Giám đốc), Ông Trần Công Phong (Cố vấn Cao cấp HĐQT), Bà Phạm Thu Thảo (Phó Tổng Giám đốc), Ông Nguyễn Công Bình (Giám đốc sản phẩm), Ông Phạm Viết Hồng Phúc (Giám đốc đào tạo). Sứ mệnh đặt ra đến năm 2025 là trở thành đơn vị giáo dục thanh thiếu niên hàng đầu, kiến tạo 50.000 công dân kiệt xuất.

Sản phẩm "Thiếu nhi Siêu đẳng" (TNSĐ) là sản phẩm giáo dục nguồn của Vietfuture, áp dụng mô hình đào tạo gia tốc qua 6 bước, hướng đến 4 giá trị cốt lõi: Ngoan ngoãn, Tự tin, Tự giác, Chủ động với slogan "Ươm mầm tương lai Việt". Danh mục đào tạo gồm: Khóa chuyên sâu 1 năm (52 tuần), khóa online 3 tháng và Trại hè bán trú 1 tháng.

Dưới đây là bảng tổng hợp đặc điểm vận hành của 3 sự kiện nghiên cứu thực tế tại Vietfuture:

Tiêu chí Sự kiện thi đấu Arena Cup Gala Lễ Tốt Nghiệp Bán Trú TNSĐ Festival Tắt điện thoại dành trọn cho con
Quy mô & Tần suất Định kỳ hàng tháng; 40 - 60 học viên/số; đã tổ chức 30 số offline từ 02/2017. Thường niên theo khóa bán trú 1 tháng; 45 học viên cùng gia đình; thời lượng 3 tiếng. Thường niên giữa năm; quy mô 200 - 500 gia đình tham gia.
Tính chất & Hình thức Giải đấu trí tuệ phong trào nội bộ; chia 4 đội đấu loại trực tiếp để chọn 1 MVP tháng. Sự kiện trải nghiệm thực tế "Đi chợ cùng con", tổ chức các gian hàng kinh doanh mô phỏng. Festival tương tác cộng đồng mở, miễn phí vé vào cổng, không yêu cầu đăng ký trước.
Không gian tổ chức Hội trường lớn tại từng chi nhánh Vietfuture (Hà Đông...). Toàn bộ diện tích mặt bằng chi nhánh trung tâm Vietfuture. Không gian công cộng ngoài trời: Quảng trường Đông Kinh Nghĩa Thục, CV Yên Sở, Sân ĐH Y.
Kinh phí dự toán 2.000.000 VNĐ / chương trình tháng. Dựa trên nguồn quỹ bán trú; phát sẵn 25 đồng TNSĐ/học viên; tiền lãi đưa vào quỹ từ thiện. Dự toán lớn; giao nhân sự hành chính tập đoàn phụ trách thanh toán đối tác bên thứ ba.
Cơ cấu nhân sự 10 nhân sự (3 Ban Giám đốc, 5 Ban Sản phẩm & Sự kiện, 2 Cộng tác viên đón tiếp). 60 người (45 học viên trực quầy/hậu cần, 4 Ban Sự kiện, 4 Ban Sản phẩm, 7 Cộng tác viên). Khoảng 70 nhân sự nội bộ (từ 3 chi nhánh Hà Nội) + 20 CTV bên ngoài + bên thứ ba sản xuất.
Quy trình kịch bản Kịch bản khung quy chuẩn; xoay quanh 10 dạng thức thi và ngân hàng câu hỏi mở theo chủ đề. Kịch bản thiếu chi tiết, thiếu mốc thời gian (timeline) chính xác cho từng phân đoạn. Kịch bản tổng thể và chi tiết xây dựng công phu, chuẩn bị trước 2 tuần; thuê MC hoạt ngôn.
Kênh truyền thông Kênh nội bộ lớp học, Zalo, Fanpage chi nhánh và hệ thống Vietfuture. Nhóm phụ huynh lớp bán trú, ghi hình làm tư liệu truyền thông tuyển sinh khóa tiếp theo. Facebook, Zalo, Website chính thức, thư mời trực tiếp, báo mạng điện tử và phóng sự truyền hình.
Tồn tại trong vận hành Khâu họp đánh giá, rút kinh nghiệm sau sự kiện còn mang tính hình thức, chưa sâu sát. Không thực hiện được quyết toán tài chính; mập mờ thu chi; không tổ chức họp rút kinh nghiệm. Khâu tổng kết đánh giá sau sự kiện không có sự tham gia của đối tác bên thứ ba và đại diện Tập đoàn.

Về công tác truyền thông và đo lường sự hài lòng:

  • Hệ thống kênh truyền thông số của đơn vị gồm các Fanpage Facebook (tochucgiaoducvietfuture, thieunhisieudang), Website (vietfuture.vn), Email chăm sóc khách hàng và nhóm Zalo lớp. Dữ liệu khảo sát nội bộ khẳng định mạng xã hội Facebook là kênh truyền thông mang lại hiệu quả cao nhất để phụ huynh và học sinh tiếp nhận thông tin.
  • Hoạt động truyền thông sự kiện trách nhiệm xã hội được thực hiện trước 1 - 2 tuần và đăng bài tổng kết ngay sau khi sự kiện kết thúc.
  • Dữ liệu khảo sát mức độ tương tác cho thấy trên 95% ý kiến ghi nhận sự hài lòng về ý tưởng chương trình của Vietfuture. Tỉ lệ hội viên thường xuyên tham gia sự kiện tại Hà Nội đạt trên 60%. Khảo sát cảm xúc ghi nhận tỉ lệ phản hồi "hào hứng" ở cả 3 sự kiện luôn đạt trên 50%, phản hồi "tốt" đạt trên 20%, trong khi tỉ lệ "thất vọng" kiểm soát dưới 10%. Tỉ lệ check-in thực tế so với lượng thư mời phát hành đạt hơn 85%.

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức sự kiện quảng bá thương hiệu Thiếu nhi Siêu đẳng của Tổ chức Giáo dục Vietfuture

Dựa trên cấu trúc mục lục của văn bản, Chương 3 phân tích xu hướng và đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện tại đơn vị:

  • Đánh giá xu hướng phát triển của hoạt động tổ chức sự kiện trong lĩnh vực giáo dục: Sự chuyển dịch sang các mô hình tương tác gia đình, trải nghiệm nhập vai thực tế và ứng dụng truyền thông đa kênh.
  • Đề xuất nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả cho Vietfuture:
    • Chuẩn hóa quy trình thiết lập kịch bản và phân bổ mốc thời gian (timeline) chi tiết, khắc phục tình trạng thiếu sót kịch bản trong các sự kiện tốt nghiệp.
    • Tăng cường kiểm soát quy trình quản lý tài chính và quyết toán ngân sách sau sự kiện nhằm khắc phục triệt để tình trạng mập mờ thu chi tại các gian hàng học viên.
    • Thiết lập cơ chế bắt buộc đối với công tác họp rút kinh nghiệm hậu sự kiện (Bước 8), yêu cầu sự tham gia đầy đủ của ban điều hành, đội ngũ nhân sự thực thi, cộng tác viên và các đối tác dịch vụ bên ngoài.
  • Đề xuất mở rộng mô hình tổ chức sự kiện quảng bá thương hiệu có thể ứng dụng tại các tổ chức giáo dục tương tự và hệ thống trường phổ thông.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận ghi nhận các kết quả thực chứng và đóng góp cụ thể về mặt lý luận cũng như thực tiễn quản trị:

Dữ liệu kết quả thực chứng từ văn bản:

  • Ghi nhận việc tổ chức thành công 30 sự kiện đấu trí Arena Cup định kỳ hàng tháng từ năm 2017 đến thời điểm khảo sát (2022), duy trì ổn định quy mô 40 - 60 học viên mỗi số.
  • Tổ chức các kỳ Festival "Tắt điện thoại dành trọn cho con" thường niên với quy mô thu hút từ 200 đến 500 gia đình tham gia đồng thời tại không gian công cộng Hà Nội.
  • Tỉ lệ khách mời tham dự sự kiện đạt mức trên 85% tổng số lời mời phát ra.
  • Tỉ lệ đánh giá hài lòng chung về các chương trình và ý tưởng sự kiện đạt trên 95%; trong đó tỉ lệ phản hồi hào hứng đạt trên 50%, tỉ lệ hài lòng tốt trên 20%, phản hồi thất vọng dưới 10%. Tỉ lệ thành viên thường xuyên tham dự hoạt động tại khu vực Hà Nội đạt trên 60%.

Đóng góp của khóa luận:

  • Về mặt học thuật: Khóa luận hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị sự kiện ứng dụng riêng cho phân khúc giáo dục mở lứa tuổi thiếu nhi (5 - 12 tuổi), bổ sung tài liệu tham khảo cho chuyên ngành Quan hệ công chúng và Quản trị sự kiện tại Việt Nam - một lĩnh vực vốn trước đó chỉ tập trung vào các sự kiện thương mại tổng quát.
  • Về mặt thực tiễn: Phân tích khách quan các lỗ hổng quản trị tại doanh nghiệp (sự lỏng lẻo trong khâu quyết toán tài chính, việc xem nhẹ khâu họp tổng kết - rút kinh nghiệm, sự thiếu sót kịch bản chi tiết ở sự kiện Gala bán trú), từ đó đưa ra mô hình quy trình và các khuyến nghị vận hành có tính ứng dụng cao cho Vietfuture và các tổ chức giáo dục ngoài công lập.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của nghiên cứu:

  • Phạm vi khảo sát thực nghiệm bị giới hạn chủ yếu tại địa bàn thành phố Hà Nội, chưa đối sánh số liệu sâu rộng với các chi nhánh khác thuộc hệ thống Vietfuture tại TP. Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Ninh Bình hay Hải Dương.
  • Thời gian khảo sát từ tháng 06/2020 đến tháng 06/2022 trùng với giai đoạn hoạt động tổ chức sự kiện chịu tác động gián đoạn bởi đại dịch Covid-19, dẫn đến một số hoạt động trong năm 2020 - 2021 bị hạn chế về tần suất và hình thức tổ chức.
  • Nguồn dữ liệu thứ cấp tại sự kiện Gala tốt nghiệp bán trú bị khiếm khuyết phần báo cáo quyết toán thu chi do tình trạng thiếu minh bạch trong ghi nhận tài chính nội bộ thời điểm diễn ra sự kiện.

Hướng nghiên cứu tiếp:

  • Mở rộng phạm vi khảo sát sang các cơ sở giáo dục kỹ năng sống độc lập khác trên phạm vi toàn quốc nhằm so sánh mô hình tổ chức sự kiện của Vietfuture với các đối thủ cạnh tranh.
  • Đi sâu nghiên cứu định lượng về tỷ lệ chuyển đổi (conversion rate) từ người tham gia sự kiện cộng đồng (như Festival) sang khách hàng đăng ký các khóa học chuyên sâu có thu phí.
  • Khảo sát dài hạn tác động của sự kiện trải nghiệm đối với sự biến đổi hành vi và kỹ năng thực tế của học sinh sau khi hoàn thành khóa học.

Giá trị tham khảo

Công trình là tài liệu tham khảo phù hợp cho:

  • Sinh viên, học viên chuyên ngành Quan hệ công chúng (PR), Truyền thông đa phương tiện, Marketing dịch vụ và Quản trị sự kiện có nhu cầu tìm hiểu các nghiên cứu tình huống (case study) thực tế về tiếp thị giáo dục phi chính quy.
  • Cán bộ quản lý, chuyên viên tổ chức sự kiện tại các trung tâm đào tạo kỹ năng sống, các trường phổ thông tư thục và các tổ chức xã hội phục vụ lứa tuổi thanh thiếu nhi.
  • Các phần có giá trị tham khảo cao nhất trong khóa luận gồm:
    • Bản mô tả quy trình 8 bước tổ chức sự kiện giáo dục và khung 5 tiêu chí đánh giá hiệu quả sự kiện tại Chương 1.
    • Hồ sơ kịch bản tổng thể và chi tiết của sự kiện thi đấu Arena Cup và sự kiện cộng đồng Festival "Tắt điện thoại dành trọn cho con" tại Chương 2.
    • Bài học thực tế về việc phân công nhân sự và các rủi ro quản lý tài chính phát sinh trong các mô hình hội chợ trải nghiệm của học sinh.

Câu hỏi thường gặp

1. Mục đích và thể thức thi đấu của sự kiện thường niên "Arena Cup" tại Vietfuture được quy định như thế nào? Arena Cup là giải thi đấu phong trào nội bộ định kỳ hàng tháng của sản phẩm Thiếu nhi Siêu đẳng (khởi xướng từ 02/2017, tính đến thời điểm nghiên cứu đã tổ chức được 30 số offline với 40 - 60 học viên/số). Sự kiện kéo dài 2 tiếng vào chiều hoặc tối Chủ nhật cuối tháng tại hội trường chi nhánh, chi phí dự toán khoảng 2 triệu đồng/lần. Về thể thức, học viên bốc thăm ngẫu nhiên thành 4 đội thi đấu đối kháng loại trực tiếp trong 45 - 60 phút để chọn ra đội chiến thắng; các thành viên trong đội chiến thắng tiếp tục thi đấu cá nhân để tìm ra một nhà vô địch tháng (MVP). Học viên phải tham gia tối thiểu 9 sự kiện Arena trong năm mới đủ điều kiện xét tốt nghiệp khóa học chuyên sâu.

2. Công tác tổ chức sự kiện "Gala Lễ Tốt Nghiệp Bán Trú" đã bộc lộ những sai sót quản trị cụ thể nào? Sự kiện diễn ra trong 3 tiếng vào chiều cuối khóa bán trú với sự tham gia của 60 nhân sự (gồm 45 học viên, 8 nhân sự bộ phận sự kiện và sản phẩm, 7 cộng tác viên). Tác giả chỉ rõ 3 sai sót lớn: (1) Không thực hiện được quyết toán thu chi và tổng kết tiền lãi các gian hàng do nhân sự mập mờ trong công tác tài chính; (2) Không xây dựng kịch bản chi tiết và mốc thời gian (timeline) chính xác; (3) Không thể tổ chức cuộc họp đánh giá, báo cáo rút kinh nghiệm do thiếu kịch bản đối chiếu, 45 học viên về ngay sau chương trình và lực lượng cộng tác viên từ chối họp vì lý do cá nhân.

3. Festival "Tắt điện thoại dành trọn cho con" có quy mô ra sao và quy định yêu cầu bắt buộc nào đối với người tham dự? Festival là sự kiện cộng đồng mở thường niên, không thu phí và không yêu cầu đăng ký trước, tổ chức tại các không gian rộng ngoài trời như Quảng trường Đông Kinh Nghĩa Thục (năm 2021), Công viên Yên Sở, Sân bóng Đại học Y Hà Nội, thu hút từ 200 đến 500 gia đình tham gia. Quy tắc bắt buộc đối với tất cả người tham dự là phải chuyển điện thoại sang chế độ máy bay trong suốt quá trình vượt qua các chặng thử thách gắn kết gia đình (trừ khi có hiệu lệnh riêng từ Ban tổ chức).

4. Tác giả khóa luận căn cứ vào cơ sở pháp lý nào để xác định độ tuổi thiếu nhi và đưa ra quy ước nghiên cứu như thế nào? Tác giả viện dẫn Điều 1 Luật Trẻ em năm 2016 quy định trẻ em là người dưới 16 tuổi (giảm 2 tuổi so với định ước dưới 18 tuổi của Liên Hợp Quốc) và nêu hệ thống quyền trẻ em từ Điều 12 đến Điều 36 của luật này. Tuy nhiên, căn cứ vào đặc thù khóa đào tạo "Thiếu nhi Siêu đẳng" tại Vietfuture, tác giả đưa ra quy ước nghiên cứu riêng cho đề tài: nhóm đối tượng thiếu nhi được giới hạn trong độ tuổi từ 5 đến 12 tuổi.

5. Kết quả khảo sát ghi nhận tỷ lệ phản hồi của công chúng đối với các sự kiện của Vietfuture đạt mức bao nhiêu? Dữ liệu khảo sát được công bố trong khóa luận ghi nhận: Tỉ lệ người tham dự thực tế đạt trên 85% so với thư mời; tỉ lệ hài lòng chung về các chương trình và ý tưởng đề ra đạt trên 95%; tỉ lệ thành viên thường xuyên tham gia hoạt động tại Hà Nội đạt trên 60%. Đối với 3 sự kiện nghiên cứu điển hình, tỉ lệ phản hồi "hào hứng" luôn đạt trên 50%, phản hồi "tốt" trên 20%, và phản hồi "thất vọng" chiếm dưới 10%.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả đã khái quát hóa một cách có hệ thống cơ sở lý luận về tổ chức sự kiện trong chiến lược định vị và quảng bá thương hiệu giáo dục mở dành cho thiếu nhi. Thông qua việc phân tích thực chứng 3 sự kiện tiêu biểu tại Tổ chức Giáo dục Vietfuture trong giai đoạn 2020 - 2022, công trình vừa xác thực các kết quả truyền thông tích cực đạt được, vừa chỉ ra các thiếu sót cụ thể về quản trị kịch bản, kiểm soát tài chính và đánh giá hậu kỳ. Các giải pháp và mô hình đề xuất tại Chương 3 cung cấp luận cứ thực tiễn có giá trị cho công tác quản trị sự kiện tại doanh nghiệp cũng như các đơn vị giáo dục kỹ năng tương tự.