CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VẬN TẢI QUỐC TẾ TRƯỜNG GIANG. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty (Nguồn: Phòng hành chính) Tên công ty : Công Ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Trường Giang Tên giao dịch : TGI CO.,LTD Địa chỉ : Lầu 4, Số 6 Phùng Khắc Khoan,P Đa Kao, Quận 1, TP.HCM MST : 0302081534 Công ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Trường Giang được thành lập vào năm 2000, có trụ sở chính đặt tại TP. Hồ Chí Minh với khoảng 35 nhân viên.
Ba chi nhánh dặt tại Hà Nội, Hải Phòng và Đà Nẵng. Công ty có tư cách pháp nhân theo pháp luật Việt Nam, thực hiện các nghĩa vụ của mình bằng tài sản tự có, có trách nhiệm thanh toán các khoản nợ của mình cũng như chịu trách nhiệm về tất cả các tổn thất và rủi ro. Chức năng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty Lĩnh vực kinh doanh là thực hiện dịch vụ giao nhận vận tải đường bộ, đường biển, đường hàng không, giao nhận sản phẩm dịch vụ hàng xuất- nhập khẩu. Công ty thực hiện việc tiếp nhận vận tải quốc tế thông qua các hãng tàu lớn như Maersk, Hanjin, Wanhai, APL, Ecu Line,…cũng như các đại lý tàu biển vận chuyển như Vosa, Cosco…và các đại lý hàng không như Air Cargo và Indo Trần,…với các hoạt động chủ yếu như thay mặt người xuất khẩu, nhập khẩu giao nhận hàng hóa với cảng, người chuyên chở, làm các thủ tục hải quan khi cần thiết, tiến hành cung cấp dịch vụ đến tận nơi, logistics, vận tải đường bộ hàng hóa nguyên container hoặc hàng lẻ, hàng rời hoặc tổ chức đóng lô hàng nhỏ và vận chuyển nội địa đến khách hàng.
13 do an Phương thức hoạt động giao nhận Công ty Vận tải Quốc tế Trường Giang là bên trung gian- Forwarder, nhận vận chuyển hàng của chủ hàng hoặc gom nhiều lô hàng nhỏ (consolidation) thành những lô hàng lớn hơn, sau đó thuê người người vận tải (hãng tàu, hãng hàng không) vận chuyển từ điểm xuất phát tới điểm đích. Công ty phát triển dưới hình thức Logistics bên thứ ba (3PL- Third Party Logistics)- là người thay mặt cho chủ hàng quản lý và thực hiện các dịch vụ Logistics cho từng bộ phận chức năng, ví dụ như thay mặt người gửi hàng thực hiện thủ tục xuất khẩu và vận chuyển đường bộ hoặc thay mặt cho người nhập khẩu thực hiện các thủ tục thông quan và vận chuyển hàng tới địa điểm quy định…một cách an toàn, tiết kiệm và hiệu quả về mặt chi phí. Quy trình giao nhận vận tải Bước 1: Tiếp nhận thông tin yêu cầu của khách hàng: Khách hàng gọi điện hoặc email đến cổng thông tin của các công ty vận tải và cung cấp thông tin yêu cầu. Công ty sẽ cử nhân viên đến tận nơi kiểm tra hàng hoá và đóng gói cũng như tư vấn đóng gói sản phẩm.
Bước 2: Báo giá: Công ty vận tải sẽ xác định trọng lượng, kích thước, địa chỉ giao nhận hàng, thời gian yêu cầu vận chuyển để tính giá cước của hàng hóa. Cuối cùng là lập hợp đồng vận chuyển để cam kết ngày nhận hàng và giao hàng Bước 3: Điều xe để lấy hàng: Công ty sẽ điều xe tải hoặc container đến lấy hàng tận nơi, sau đó hai bên ký biên bản giao nhận hàng hoá tại nơi nhận. Bước 4: Vận chuyển và giao hàng tận nơi Nhân viên vận tải sẽ chuyên chở hàng hóa đến nơi theo yêu cầu của đơn hàng. Hai bên ký biên bản giao nhận hàng hoá và tiến hành tháo dỡ hàng nếu có.
Bước cuối cùng là kết thúc hợp đồng theo lô và thanh toán tiền cước phí vận tải đường bộ của hàng hóa đó. Đặc điểm hoạt động kinh doanh giao nhận vận tải Công ty TNHH Vận Tải Quốc Tế Trường Giang dựa vào tính chất dễ bị hư hỏng hoặc nguy hiểm của hàng hóa, chi phí, thời gian vận chuyển và sự an toàn của hàng hóa, từ đó khảo sát và lập kế hoạch các tuyến đường thích hợp nhất cho lô hàng, sắp xếp đóng hàng hóa dựa vào điều kiện khí hậu, địa hình, trọng lượng, tính 14 do an chất của hàng hóa và chi phí, phân phối hàng hóa tại kho bãi và đưa hàng về đến địa điểm cuối cùng. Thu thập, kiểm tra và chuẩn bị chứng từ để đáp ứng yêu cầu đối với bảo hiểm và hải quan, đóng gói chi tiết kỹ thuật, và đảm bảo hợp pháp đối với lô hàng. Cung cấp các dịch vụ vận chuyển trọn gói bằng đường hàng không, đường biển và đường bộ, đảm bảo hiệu quả chi phí và đảm bảo an toàn cho các chủ hàng nhỏ, những người có hàng hóa không đủ để yêu cầu đi nguyên một container.
Tư vấn sắp xếp bảo hiểm và hỗ trợ khách hàng. Sắp xếp vận chuyển hàng không cho vận chuyển hàng hóa và quản lý rủi ro cho các mặt hàng có giá trị cao. Công ty đóng vai trò làm trung gian khai báo thủ tục hải quan, hướng dẫn thông quan hàng hóa một cách hiệu quả, kể cả với các mặt hàng thủ tục hải quan phức tạp. Cập nhật các văn bản pháp luât có liên quan, tình hình chính trị và các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến sự di chuyển của hàng hóa.
CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI ĐƠN VỊ 1. Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty Công ty TNHH VTQT Trường Giang là doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trên quy mô vừa và nhỏ, độ phức tạp không cao nên mô hình tổ chức bộ máy quản lý không phức tạp, cồng kềnh. Công ty có tổ chức bộ máy quản lý, phân loại các phòng ban tương ứng phù hợp với các chức năng nhiệm vụ đặc điểm của đơn vị. Các vị trí trong bộ máy của công ty thể hiện qua sơ đồ sau.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG NGHIỆP VỤ PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG GIAO NHẬN 15 do an Mối liên hệ giữa các phòng ban Bộ máy tổ chức quản lý được xắp xếp theo hình thức cấp bậc từ cao xuống thấp, chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phân như sau: Giám đốc: Là người có quyền hành cao nhất, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Công ty; lãnh đạo trực tiếp các phòng ba, tổ chức thực hiện, điều hành mọi hoạt động của Công ty, và theo quy định của pháp luật hiện hành.
Chịu trách nhiệm chung về mọi mặt và toàn bộ nhân viên trong công ty. Phó giám đốc: Dưới sự quản lý của Giám đốc, chịu trách nhiệm về mặt theo dõi đôn đốc mọi hoạt động của công ty, ra quyết định trong phạm vi quyền hạn và báo cáo tình hình cho Giám đốc. Chủ động giải quyết những công việc đã được ủy quyền theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và điều lệ của công ty. Phòng ngiệp vụ: Tìm kiếm, đàm phán, thương thảo hợp đồng với các đối tác trong và ngoài nước.Tập hợp, ghi nhận, theo dõi, quản lý về việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Tiến hàng thực hiện các hợp đồng, giao dich trực tiếp với khách hàng trước và sau khi ký kết. Khai báo thông tin hải quan cho khách hàng khi giao nhận hàng hóa tại các cảng, sân bay,. Phòng kế toán: Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về các nghiệp vụ và hoạt động của công ty, phân thích thường xuyên hoạt động kinh tế nhằm đánh giá đúng tình hình, hiệu quả hoạt động kinh doanh, phát hiện những lãng phí và thiệt hại từ đó đề xuất phương hướng cải tiến,bổ sung nhằm hoàn thiện định mức đã đề ra, góp phần đảm bảo cho kết quả kinh doanh và lợi nhuận ngày càng tốt hơn, ngoài ra phòng kế toán còn kiêm luôn công việc nhân sự.Thực hiện thông báo tuyển dụng khi có yêu cầu từ cấp trên, tổ chức thực hiện các chính sách, chế độ cho người lao động theo đúng quy định của Pháp luật Việt Nam đồng thời tuân theo chính sách của công ty. Cập nhật những thay đổi về mặt chính sách, pháp lý.
Theo dõi các vấn đề về ngày phép của nhân viên, lịch họp, lịch làm việc của công ty. Phòng giao nhận (vận chuyển): Quản lí kho bãi, lập kế hoạch giao hàng, điều phối,kiểm tra, giám sát các hoạt động vận chuyển, kiểm soát theo dõi và thúc đẩy tiến độ giao hàng theo lịch trình đã đưa ra, lập các báo cáo liên quan đến giao nhận vận chuyển. Tổ chức công tác kế toán tại công ty 1. Tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 16 do an KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN KẾ TOÁN KẾ TOÁN THỦ QUỸ CÔNG NỢ THUẾ TSCĐ Chức năng, nhiệm vụ: Kế toán trưởng: Là người đứng đầu phòng kế toán.
Có nhiệm vụ giúp Giám đốc trong việc quản lý, điều hành, tổ chức và chỉ đạo công tác kế toán toàn công ty. Phân tích báo cáo số liệu hoạt động kinh doanh từ đó tư vấn về vốn và tài chính, cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành, kinh doanh của Ban giám đốc. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và pháp luật về công việc của cả phòng và các thông tin liên quan đến báo cáo tài chính. Kế toán tổng hợp: Kiểm tra giám sát việc ghi chép sổ sách, chứng từ kế toán hàng ngày.
Thống kê và tổng hợp số liệu các phân hệ phải thu, phải trả, thuế. Cung cấp số liệu cho ban giám đốc hoặc cơ quan chức năng khi có yêu cầu. Lập báo cáo tài chính theo quý, năm và các báo cáo giải trình cần thiết khác. Tính toán, quản lý theo dõi việc tính lương cho nhân viên.
Kế toán công nợ: Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến nhà cung ứng và khách hàng của công ty, đối chiếu công nợ, tính toán các khoản chiết khấu cho khách hàng 1 cách chính xác. Thường xuyên đối chiếu số liệu kế toán với số liệu của thủ quỹ, thủ kho cũng như đối chiếu công nợ của khách hàng để đảm bảo tính chính xác. Ngoài ra kế toán này còn phải phản ánh, giám sát tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản lưu trữ và tiêu thụ nhằm thúc đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn. Kế toán thuế: Hàng ngày thu thập, xử lý,nhập liệu, sắp xếp và lưu trữ hóa đơn- chứng từ kế toán.
Hàng tháng căn cứ vào hóa đơn chứng từ và số liệu đã thu thập, xử lý thực hiện lập các tờ khai, báo cáo thuế.