CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU 1. Những vấn đề chung của kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu 1. Những vấn đề chung của kế toán vốn bằng tiền a.
Khái niệm vốn bằng tiền Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động trong doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất. Với tính lưu hoạt cao – vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí. Vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Tiền Việt Nam: Là loại tiền tệ do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành dưới dạng giấy bạc và đồng xu.
Tiền Việt Nam được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ các hoạt động sản xuất - kinh doanh trong doanh nghiệp. Ngoại tệ: Là loại tiền tệ không do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành. Tuy nhiên nó vẫn có khả năng lưu hành trên thị trường Việt Nam. Kể đến như: yên Nhật, Đô la Mỹ, đồng tiền chung Châu Âu… Vàng bạc, đá quý: Thông thường được sử dụng với chức năng cất trữ an toàn.
Đặc điểm vốn bằng tiền Vốn bằng tiền được trình bày đầu tiên trên bảng cân đối kế toán và được liệt vào mục quan trọng trong Tài sản ngắn hạn, được dùng để phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Vì thế mục này có thể bị cố tình trình bày sai lệch. Vốn bằng tiền bị ảnh hưởng lẫn có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng khác trong bảng cân đối kế toán, như: thu nhập, chi phí, công nợ và hầu hết các tài sản khác của doanh nghiệp. Số phát sinh của tài khoản vốn bằng tiền thường lớn hơn số phát sinh của các loại tài sản khác, vì vậy cần có một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu để tránh xảy ra tình trạng sai phạm.
Lê Thị Phương 7 K20KTQ Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Bích Ngọc Vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao, vì vậy nó chính là đối tượng của sự gian lận và biển thủ công quỹ. Những vấn đề chung của kế toán các khoản phải thu a. Khái niệm các khoản nợ phải thu Khoản phải thu là một loại tài sản của công ty tính dựa trên tất cả các khoản nợ, các giao dịch chưa được thanh toán hoặc bất cứ nghĩa vụ tiền tệ nào mà các con nợ hay khách hàng chưa thanh toán cho công ty.
Khoản phải thu trong doanh nghiệp bao gồm: − Các khoản phải thu của khách hàng: phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay. − Các khoản phải thu nội bộ: là các khoản phải thu phát sinh trong quan hệ thương mại, tài chính giữa doanh nghiệp với đơn vị cấp dưới hoặc giữa các đơn vị cấp dưới trực thuộc doanh nghiệp độc lập.
Để phản ánh các khoản nợ phải thu nội bộ, kế toán sử dụng tài khoản 136 - Phải thu nội bộ. − Các khoản phải thu khác: Là các khoản phải thu ngoài các khoản phải thu của khách hàng và khoản phải thu nội bộ. Trong kế toán sử dụng tài khoản 138 - Phải thu khác để phản ánh các khoản nợ phải thu khác. Đặc điểm các khoản nợ phải thu Khoản phải thu là tài sản khá nhạy cảm đối với việc gian lận như việc bị nhân viên chiếm đoạt hoặc tham ô.
Các khoản phải thu có mối liên hệ mật thiết đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, vì vậy nó là đối tượng dùng để thổi phồng doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Lê Thị Phương 8 K20KTQ Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Bích Ngọc Nợ phải thu khách hàng được trình bày theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Tuy nhiên việc lập khoản phải thu khó đòi phải dựa vào ước tính của nhà quản lý nên dễ xảy ra sai sót và khó kiểm tra chặt chẽ được.
Các khoản nợ của khách hàng sẽ trở nên khó thu hồi nếu doanh nghiệp không có hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bán hàng. Điều này có thể phản ánh sai tình hình tài chính của doanh nghiệp trên báo cáo tài chính. Vai trò, nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu 1. Vai trò, nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền a.
Vai trò kế toán vốn bằng tiền Trong doanh nghiệp, vốn bằng tiền có khả năng phát sinh rủi ro cao hơn rất nhiều các loại tài sản thông thường khác. Chính vì vậy, việc tổ chức kế toán vốn bằng tiền là một bộ phận đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán. Kế toán vốn bằng tiền cung cấp những thông tin cần thiết một cách chính xác và kịp thời về các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp sẽ có những quyết định, điều chỉnh phù hợp sao cho tiết kiệm chi phí, hiệu quả cao.
Bên cạnh công tác tổ chức kế toán, quản lý vốn bằng tiền cũng là việc mà doanh nghiệp cũng cần chú trọng thực hiện bởi nó là khâu quan trọng, quyết định tới sự tăng trưởng hay suy thoái của doanh nghiệp.Nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền − Kế toán vốn bằng tiền phản ánh kịp thời tình hình thực tiễn của từng loại vốn bằng tiền hiện đang còn lại trong doanh nghiệp, theo dõi kiểm tra các khoản thu - chi. Đồng thời quản lý nghiêm ngặt các loại vốn bằng tiền nhằm phát hiện và kịp thời ngăn ngừa và xử lý những bất thường trong hoạt động vốn bằng tiền như: tham ô, lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh…; giữ cho tiền tệ trong doanh nghiệp luôn trong trạng thái “an toàn”. − Giám đốc việc thực hiện chế độ quản lý tiền mặt đảm bảo chi tiêu tiết kiệm và có hiệu quả cao. Lê Thị Phương 9 K20KTQ Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS.
Nguyễn Bích Ngọc − Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán vốn bằng tiền với sổ quỹ do thủ quỹ ghi chép và sổ phụ ngân hàng nhằm kịp thời phát hiện sự chênh lệch của vốn bằng tiền của doanh nghiệp. Vai trò, nhiệm vụ kế toán các khoản phải thu a. Vai trò kế toán các khoản phải thu Kế toán nợ phải thu đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh tình hình thu của doanh nghiệp từ đó đưa ra các cách xử lý đối với các khoản nợ quá hạn , khó đòi của khách hàng b. Nhiệm vụ kế toán các khoản phải thu − Kế toán công nợ phải thu theo dõi phản ánh kịp thời công nợ phát sinh theo từng đối tượng, từng khoản nợ, hạn nợ − Ghi chép kịp thời hệ thống chứng từ, sổ sách chi tiết, sổ tổng hợp của phần hành khoản phải thu − Thực hiện việc giám sát thực hiện chế độ thanh toán công nợ và thực hiện các kỷ luật thanh toán tài chính − Tổng hợp xử lý các khoản nợ trong hạn, quá hạn và khó đòi để tìm ra được biện pháp đối phó − Lập báo cáo khoản phải thu định kỳ và cuối kỳ để đối chiếu công nợ cuối kì 1.
Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu 1. Kế toán vốn bằng tiền a. Kế toán tiền mặt • Đặc điểm Tài khoản 111 là tài khoản phản ánh tình hình thu, chi, tồn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ • Kết cấu Tài khoản 111 Lê Thị Phương 10 K20KTQ Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Bích Ngọc Bên nợ Bên có SDĐK: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí tồn quỹ đầu kỳ -Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập - Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ xuất quỹ quỹ -Số tiền Việt Nam, ngoại tệ thừa ở quỹ -Số tiền Việt Nam, ngoại tệ thiếu hụt ở phát hiện khi kiểm kê quỹ phát hiện khi kiểm kê -Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá -Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ là tiền mặt tại thời lại số dư ngoại tệ là tiền mặt tại thời điểm báo cáo ( trường hợp tỷ giá ngoại tệ điểm báo cáo ( trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng tiền ghi sổ kế toán) giảm so với đồng tiền ghi sổ kế toán) SDCK: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí tồn quỹ cuối kỳ Bảng 1.1:Kết cấu tài khoản 111-Tiền mặt Tài khoản 111 có 3 tài khoản cấp 2 là: - Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam - Tài khoản 1112 – Tiền ngoại tệ - Tài khoản 1113 – Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý • Chứng từ sử dụng - Phiếu thu (01-TT) là chứng từ ghi nhận việc thu tiền từ các dịch vụ bán hàng hoá, bán thành phẩm mà khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt - Phiếu chi (02-TT) là chứng từ ghi nhận việc chi tiền để mua hàng hoá, nguyên vật liệu, dịch vụ đã thanh toán ngay cho nhà cung cấp bằng tiền mặt.
- Giấy đề nghị tạm ứng (03-TT) là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng - Giấy thanh toán tạm ứng (04-TT) liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản chi của người nhận tạm ứng làm căn cứ để thanh toán tạm ứng và ghi sổ kế toán Lê Thị Phương 11 K20KTQ Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Bích Ngọc - Giấy đề nghị thanh toán (05-TT) được dùng để tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ để làm thủ tục, căn cứ thanh toán và ghi sổ kế toán trong trường hợp đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc chưa nhận tạm ứng • Số kế toán chi tiết - Sổ quỹ tiền mặt (S07-DN) - Sổ cái TK111 (S03b-DN) - Sổ chi tiết TK 1111, TK 1112, TK 1113 - Sổ nhật kí chi tiền (S03a2-DN) - Sổ nhật kí thu tiền (S03a1-DN) Biểu 1.1: Mẫu sổ nhật ký chi tiền theo thông tư 200 Lê Thị Phương 12 K20KTQ Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Bích Ngọc • Hạch toán chi tiết - Tiền mặt VNĐ tại quỹ Sơ đồ 1.1: Phương pháp hạch toán tiền mặt VNĐ - Tiền mặt ngoại tệ Lê Thị Phương 13 K20KTQ Khoá luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Bích Ngọc Sơ đồ 1.