CHƯƠNG I : ĐẶC ĐIỂM SXKD VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ SXKD CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH NGỌC LÂM 1. Đặc điểm về tổ chức kinh doanh và quản lý kinh doanh ở công ty TNHH Ngọc Lâm: 1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Ngọc Lâm được thành lập và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 26 tháng 02 năm 2004 với số vố điều lệ là 500. Trong hơn 9 năm hoạt động, công ty luôn chú trọng đổi mới phương thức hoạt động, đặt quyền lợi và sự thỏa mãn của khách hàng lên hàng đầu. Điều đó giúp Công ty có thể đứng vững trên môi trường cạnh tranh mạnh như hiện nay.
- Tên công ty: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Ngọc Lâm. - Tên giao dịch: Ngoc Lam service and trading company limited. - Tên viết tắt: NGOC LAM SETRA CO. LTD - Địa chỉ trụ sở chính: Số 118, C2 , khu tập thể Quỳnh Mai, Phường Thanh Nhàn, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội.
- Mã số thuế: 0101459907 - Điện thoại: 04.35375816 - Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên số 010211379 do Phòng đăng ký kinh doanh, Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp. - Số tài khoản: 11120012082018 tại ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam, chi nhánh Hà Nội. Phương châm hoạt động của công ty: - Uy tín. - Giá cả cạnh tranh.
- Hợp tác, cùng có lợi và cùng phát triển bền vững. SV: Vũ Thị Thu Hương 4 Lớp: Đ5KT6 1. Đặc điểm tổ chức quản lí và tổ chức kinh doanh của công ty: 1. Đặc điểm tổ chức quản lý: Cùng với sự thay đổi từng ngày của đất nước, để tồn tại phát triển và ngày càng khẳng định vị thế của mình trên thị trường, tổ chức bộ máy quản lý hợp lý cũng đóng một vai trò rất quan trọng.
Để phát huy vai trò của mình công ty TNHH thương mại và dịch vụ Ngọc Lâm đã dần tổ chức một bộ máy quản lý tương đối gọn nhẹ và có hiệu quả, góp phần không nhỏ trong việc thúc đẩy kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Phòng quản lý Phòng kinh Bộ phận Phòng Kế doanh kho Sơ đồ 1. Sơ đồ mô hình tổ chức quản lý công ty TNHH TM và DV Ngọc Lâm Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của từng bộ phận: Phòng quản lý: Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, có nhiệm vụ lên kế hoạch , tổ chức điều hành mọi hoạt động của công ty, đồng thời là người đại diện hợp pháp của công ty trước pháp luật. SV: Vũ Thị Thu Hương 5 Lớp: Đ5KT6 Phó giám đốc: Là người tham mưu cho giám đốc những chiến lược kinh doanh, trợ giúp giám đốc quản lý công ty và đại diện cho giám đốc điều hành công ty khi giám đốc ủy nhiệm.
Các nhân viên có nhiệm vụ tổ chức công việc hành chính, hỗ trợ ban giám đốc. Phòng kinh doanh: Tham mưu, giúp việc cho giám đốc trong việc quản lý, điều hành công ty công việc thuộc các lĩnh vực kế hoạch, kinh doanh, quảng cáo. - Nghiên cứu, xây dựng chiến lược kinh doanh phát triển ngắn hạn, trung hạn, dài hạn. - Tổng hợp, phân tích và lập báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh theo tháng, quý, năm và theo yêu cầu của nhà quản lý.
- Thu thập, phân tích, tổn hợp thông tin thị trường, xây dựng và triển khai kế hoạch quảng cáo, tiếp thị của công ty. - Quản lý hệ thống máy tính, ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý, kinh doanh của công ty. Bộ phận kho: Quản lý hàng hóa của công ty. - Kiểm tra hàng hóa trước khi nhập kho.
- Theo dõi chi tiết hàng nhập kho, xuất kho, tồn kho. - Kết nối với phòng kế toán tài chính. Phòng kế toán. - Hạch toán các phần hành kế toán theo đúng chế độ Nhà nước ban hành.
- Định kỳ tập hợp, cung cấp thông tin cho giám đốc công ty về tình hình biến động các nguồn vốn, tình hình doanh thu, chi phí trong kỳ. - Cuối mỗi niên độ kế toán, lên bảng cân đối, lập báo cáo tài chính, xác định kết quả kinh doanh. - Phân tích đánh giá hiệu quả kinh doanh của công ty, tham mưu, đề xuất kế hoạch tài chính với những người quản lý. Mối quan hệ giữa các bộ phận quản lý trong công ty.
Các bộ phận quản lý có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và cùng hướng tới một mục tiêu chung là đưa công ty ngày một phát triển. Từ những số liệu được cung cấp bởi phòng Kế toán – tài chính, ban lãnh đạo công ty có được cái nhìn bao SV: Vũ Thị Thu Hương 6 Lớp: Đ5KT6 quát về kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Dựa trên cơ sở phân tích các số liệu đó, giám đốc và bộ phận quản lý công ty sẽ đưa ra những chiến lược kinh doanh hiệu quả, đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng.2: Đặc điểm tổ chức kinh doanh: Cửa (3) hàng Hàng (1) (2) hóa đầu Kiểm Kho vào tra Khách (3) hàng Sơ đồ 1. Quy trình kinh doanh (1): hàng hóa mua về trước khi nhập kho phải qua kiểm tra số lượng, quy cách phẩm chất đẩm bảo yêu cầu đã đặt ra với bên cung cấp hàng hóa.
(2): hàng hóa về nhập kho, thủ kho có trách nhiệm theo dõi chi tiết hàng nhập kho, xuất kho, tồn kho theo từng loại, chủng loại hàng hóa. (3): Xuất kho sản phẩm đi trưng bày tại cửa hàng hoặc xuất bán cho khách hàng. Kết quả kinh doanh của Công ty một số năm gần đây: Chênh lệch (%) Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 11/10 12/110 Vốn lưu động 4,492,142,917 5,157,824,686 5,890,236,056 14.26 Vốn cố định 5,274,904,287 6,451,107,329 6,821,235,170 22.46 - - Tiền lương Bq 4,300,000 5,450,000 6,230,000 11.54 Bảng 1: Kết quả kinh doanh của công ty 3 năm gần đây ( Nguồn: Phòng Kế toán tài chính ) SV: Vũ Thị Thu Hương 7 Lớp: Đ5KT6 Qua các chỉ tiêu thể hiện tình hình kinh doanh 3 năm gần đây của Công ty, ta có thể thấy, nhìn chung việc kinh doanh của Công ty đạt kết quả tốt và có chiều hướng phát triển. Các chỉ tiêu như doanh thu, lãi gộp, lãi ròng đều tăng, nguồn vốn của Công ty ngày càng dồi dào Doanh thu của năm 2011 so với năm 2010 tăng 17,218,139,973 tương ứng với tỉ lệ tăng 35.
Doanh thu năm 2012 so với năm 2011 tăng 21,761,982,685 tương ứng với tỉ lệ tăng 33. Như vậy, doanh thu 3 năm qua có xu hướng tăng tuy nhiên tỉ lệ tăng doanh thu hơi giảm nhẹ trong năm 2012. Tỉ lệ tăng của lãi gộp năm 2011 so với năm 2010 là 48. Tỉ lệ tăng của lãi gộp năm 2012 so với năm 2011 là 47.
Như vậy, tỉ lệ tăng lãi gộp năm 2011 so với năm 2012 giảm nhẹ. Tỉ lệ tăng lãi ròng lại tăng. Tỉ lệ tăng doanh thu và lãi gộp năm 2012 giảm nhẹ cũng có thể giải thích được vì kinh tế trong giai đoạn 2011- 2012 vẫn còn nhiều biến động và chưa có sự phát triển sau giai đoạn khủng hoảng kinh tế trên toàn cầu. Tuy nhiên, nhờ tiếp thu, áp dụng chính sách quản lý, cơ cấu tổ chức trong nội bộ công ty khá tốt, trong các năm tiếp theo, tình hình kinh tế có thể có nhiều biến động, công ty có thể gặp nhiều khó khăn, nhưng nếu phát huy hết nguồn lực và bước từng bước chắc chắn, công ty có thể phát triển hơn nữ.
Công ty không thể đạt được tốc độ tăng trưởng như năm trước là điều dễ hiểu. Tuy nhiên Công ty đã cố gắng để đạt được tỉ lệ lãi ròng tăng trưởng rất tốt. Chỉ tiêu lãi gộp / doanh thu tăng trưởng rất đều đặn và có xu hướng phát triển. Tuy nhiên chỉ tiêu lãi ròng /doanh thu lại có xu hướng giảm, chứng tỏ các chi phí như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty ngày càng tăng, nên làm giảm lợi tỉ lệ tăng của lợi nhuận ròng.
Công ty cần có phương pháp tiết kiệm các chi phí đó hơn. Tiền lương bình quân của cán bộ công nhân viên ở mức cao và có xu hướng ngày càng tăng theo sự kinh doanh có hiệu quả của Công ty. Như vậy, qua bảng kết quả kinh doanh và phân tích ở trên ta thấy Công ty hoạt động có hiệu quả, có xu hướng phát triển lâu dài, bền vững trong một thời kỳ mà nền kinh tế có rất nhiều biến động như những năm qua. Và kết quả trên tạo cho ta sự tin tưởng rằng Công ty sẽ còn phát triển mạnh mẽ trong tương lai.
SV: Vũ Thị Thu Hương 8 Lớp: Đ5KT6 1. Đặc điểm công tác kế toán: 1. Hình thức kế toán: Nhằm giúp cho việc cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác, giảm bớt công việc kế toán thủ công, cũng như thuận tiện cho việc ghi chép, lưu trữ và quản lý dữ liệu, sổ sách, Công ty Ngọc Lâm sử dụng hình thức ghi sổ là Nhật kí chung có sự hỗ trợ của Phần mềm kế toán ASIAsoft - phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, với nhiều phân hệ đầy đủ chức năng phù hợp với chế độ kế toán hiện hành và luôn cập nhật các hướng dẫn về kế toán, giúp thuận tiện cho việc lập và in sổ sách, báo cáo theo quyết định hiện hành của Bộ Tài chính. Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và được thể hiện qua sơ đồ sau: Bảng tổng hợp các Chứng từ kế toán.
chứng từ kế toán cùng loại. MÁY VI TÍNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN - Bảng cân đối số phát sinh. Sổ kế toán tổng hợp - Báo cáo tài chính. Sổ kế toán chi tiết Ghi chú: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Ghi đối chiếu Ghi hàng ngày Sơ đồ 1.3 : Trình tự ghi sổ kế toán của công ty Cổ phần Ngọc Lâm (1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào Chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định SV: Vũ Thị Thu Hương 9 Lớp: Đ5KT6 tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán ASIAsoft.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.