Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp may mặc, chi phí lao động chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và cấu thành trực tiếp vào giá thành sản phẩm. Tiền lương không chỉ là nguồn thu nhập chính đảm bảo đời sống và tái sản xuất sức lao động của người lao động mà còn là đòn bẩy kinh tế quan trọng nhằm kích thích năng suất lao động. Bên cạnh tiền lương, các khoản trích theo lương như Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và Kinh phí công đoàn (KPCĐ) là các quỹ tài chính xã hội đảm bảo quyền lợi lâu dài cho công nhân viên khi ốm đau, thai sản, tai nạn lao động hoặc mất việc làm. Do đó, tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương khoa học, chính xác là yêu cầu quản trị bức thiết.
Đề tài "Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH May xuất khẩu DHA" được tác giả Nguyễn Ngọc Thanh thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Vũ Thị Lan Hương tại Viện Kế toán Kiểm toán – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân (hoàn thành tháng 06/2017).
Nhiệm vụ nghiên cứu của chuyên đề bao gồm:
- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp sản xuất.
- Khảo sát, phân tích thực trạng tổ chức quản lý lao động, tiền lương cũng như công tác hạch toán kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ tại Công ty TNHH May xuất khẩu DHA.
- Đánh giá ưu điểm, nhược điểm và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ).
- Phạm vi không gian: Công ty TNHH May xuất khẩu DHA, có trụ sở và xưởng sản xuất đặt tại xã Bích Hòa, huyện Thanh Oai, thành phố Hà Nội.
- Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế khảo sát trong giai đoạn 2015 – 2016, trọng tâm minh họa hạch toán số liệu tháng 05/2016.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Chuyên đề vận dụng hệ thống lý luận kế toán tài chính doanh nghiệp và các quy định pháp luật hiện hành về lao động, bảo hiểm và tiền lương:
- Khung pháp lý và chuẩn mực: Vận dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính; các quy định của Bộ luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội và Luật Bảo hiểm y tế về mức lương tối thiểu vùng, định mức thời gian làm thêm, làm việc ngày nghỉ và tỷ lệ trích nộp các quỹ bảo hiểm.
- Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng: Tài khoản 334 ("Phải trả người lao động" - chi tiết TK 334.1 thanh toán lương và TK 334.2 các khoản thanh toán khác), Tài khoản 338 ("Phải trả, phải nộp khác" - chi tiết TK 3382 KPCĐ, TK 3383 BHXH, TK 3384 BHYT, TK 3389 BHTN), cùng các tài khoản tập hợp chi phí liên quan như TK 622, TK 627, TK 641, TK 642, TK 111, TK 112, TK 141.
Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu:
- Phương pháp thu thập dữ liệu thực tế: Tiếp cận trực tiếp hệ thống chứng từ gốc tại Phòng Tài vụ Kế toán và Phòng Tổ chức Hành chính của Công ty DHA (bảng chấm công điện tử vân tay, bảng chấm công tay, phiếu ghi năng suất công đoạn, phiếu năng suất cá nhân, bảng thanh toán lương, phiếu chi, giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH).
- Phương pháp kế toán: Sử dụng phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản và ghi kép, phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán qua hệ thống sổ chi tiết, sổ Nhật ký chung và Sổ cái.
- Phương pháp phân tích - so sánh: So sánh cơ cấu lao động qua các năm 2015 - 2016, đối chiếu giữa giờ công thực tế và năng suất sản phẩm để phân tích phương pháp tính lương cho từng nhóm lao động.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Đặc điểm lao động, tiền lương và quản lý lao động, tiền lương tại Công ty TNHH May xuất khẩu DHA
Chương 1 khái quát về quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức bộ máy và đặc điểm nguồn nhân lực tại Công ty TNHH May xuất khẩu DHA:
- Quy mô và cơ cấu lao động: Công ty duy trì 10 dây chuyền sản xuất may với đội ngũ công nhân từ 40 đến 45 người mỗi chuyền. Nguồn lao động chủ yếu được tuyển dụng tại địa phương (xã Bích Hòa và các vùng lân cận như Cao Viên, Thanh Cao, Bình Minh, Tam Hưng...).
| Tiêu chí phân loại |
Năm 2015 (Người) |
Tỷ lệ 2015 (%) |
Năm 2016 (Người) |
Tỷ lệ 2016 (%) |
| Tổng số lao động |
650 |
100 |
660 |
100 |
| 1. Theo giới tính: |
|
|
|
|
| - Nam |
120 |
18,5 |
- |
- |
| - Nữ |
530 |
81,5 |
- |
- |
| 2. Theo trình độ học vấn: |
|
|
|
|
| - Đại học và trên đại học |
20 |
3,0 |
22 |
3,0 |
| - Cao đẳng và TCCN |
50 |
8,0 |
60 |
9,0 |
| - THPT (lao động phổ thông) |
580 |
89,0 |
578 |
88,0 |
| 3. Theo tính chất công việc: |
|
|
|
|
| - Lao động gián tiếp |
250 |
38,5 |
- |
- |
| - Lao động trực tiếp |
400 |
61,5 |
- |
- |
- Chế độ tiền lương áp dụng: Công ty áp dụng chế độ lương cấp bậc (cho công nhân may trực tiếp) dựa trên thang bảng lương và tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật; và chế độ lương theo chức vụ (cho cán bộ quản lý, nhân viên văn phòng). Mức lương cơ bản tối thiểu được xây dựng bám sát quy định lương tối thiểu Vùng I (mức năm 2016 áp dụng bậc khởi điểm hệ số 1,1 tương ứng mức tối thiểu vùng).
- Các hình thức trả lương:
- Hình thức trả lương theo thời gian: Áp dụng cho bộ phận gián tiếp (văn phòng, kỹ thuật, cắt, hoàn thiện, KCS, kho).
- Hình thức trả lương theo sản phẩm dựa trên thời gian: Áp dụng cho công nhân may trực tiếp trên các chuyền sản xuất.
- Chế độ phụ cấp và tiền thưởng:
- Phụ cấp trách nhiệm: Giám đốc (7.000.000 đồng), Phó Giám đốc (5.000.000 đồng), Trưởng phòng (3.000.000 đồng), Phó phòng (2.000.000 đồng), Kế toán trưởng (2.000.000 đồng), Tổ trưởng bộ phận ngoài may (3.000.000 đồng), Nhóm trưởng (500.000 đồng).
- Phụ cấp ăn trưa: 20.000 đồng/bữa; hỗ trợ ăn ca làm thêm sau 19h00: 15.000 đồng/bữa; phụ cấp nuôi con nhỏ dưới 6 tuổi: 30.000 đồng/tháng/cháu.
- Chế độ thưởng: Thưởng tăng năng suất, thưởng sáng kiến cải tiến kỹ thuật (1.000.000 đồng), thưởng chuyên cần theo xếp loại A-B-C, và thưởng tháng lương thứ 13 (khoảng 8% tổng lương lĩnh trong cả năm kết hợp thâm niên, phép năm và xếp loại).
- Tỷ lệ trích nộp các khoản theo lương:
| Quỹ trích nộp |
Tỷ lệ tính vào chi phí DN (%) |
Tỷ lệ trừ vào lương NLĐ (%) |
Tổng tỷ lệ trích nộp (%) |
| Bảo hiểm xã hội (BHXH) |
18,0 |
8,0 |
26,0 |
| Bảo hiểm y tế (BHYT) |
3,0 |
1,5 |
4,5 |
| Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) |
1,0 |
1,0 |
2,0 |
| Kinh phí công đoàn (KPCĐ) |
2,0 |
0,0 |
2,0 |
| Tổng cộng |
24,0 |
10,5 |
34,5 |
Chương 2: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH May xuất khẩu DHA
Chương 2 trình bày chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp tính toán và hạch toán kế toán tiền lương tại đơn vị:
- Hệ thống chứng từ sử dụng: Bảng chấm công điện tử (dùng công nghệ quẹt vân tay từ năm 2008 nhằm chống gian lận giờ công), Bảng chấm công tay (tổ trưởng lập để đối chiếu chéo), Phiếu ghi năng suất công đoạn, Phiếu năng suất cá nhân, Bảng định mức dây chuyền công đoạn chuẩn (quy đổi thời gian giây sang đơn giá tiền tệ), Bảng xếp loại ABC, Bảng tổng hợp giờ công, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng tổng hợp chi lương, Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, Bảng thanh toán chế độ ốm đau thai sản và Phiếu chi.
- Phương pháp tính lương cụ thể:
- Đối với bộ phận gián tiếp (ví dụ Tổ Hoàn thiện):
$$\text{Lương tháng} = \text{Lương công thường} + \text{Lương thêm giờ (150%)} + \text{Lương CN (200%)} + \text{Phụ cấp trách nhiệm} + \text{Hệ số lương} + \text{Thưởng chuyên cần} - \text{Bảo hiểm (10,5%)}$$
Trong đó: Lương công thường tính trên cơ sở 26 ngày công/tháng, 8 giờ/ngày; thưởng chuyên cần loại A đạt 400.000 đồng (nghỉ không quá 2 ngày), loại B đạt 300.000 đồng (nghỉ không quá 3 ngày), loại C đạt 100.000 đồng (nghỉ không quá 4 ngày), loại O không thưởng.
- Đối với bộ phận trực tiếp (công nhân may, ví dụ Tổ May 22):
$$\text{Lương} = \text{Lương công thường} + \text{Lương thêm giờ} + \text{Lương CN} + \text{Lương năng suất} + \text{Lương trách nhiệm} + \text{Thưởng năng suất} + \text{Thưởng chuyên cần}$$
Cơ chế xác định: Lương năng suất là phần chênh lệch giữa giá trị sản phẩm hoàn thành theo định mức với lương thời gian. Thưởng năng suất bằng 10% lương năng suất. Lương trách nhiệm tổ may tính theo tỷ lệ trên tổng quỹ lương tổ (Tổ trưởng 2,5%, Tổ phó 1,5%, Giao nhận may 0,7%). Doanh nghiệp có chính sách bù lương nếu tiền lương sản phẩm thấp hơn mức lương tối thiểu vùng; nếu công nhân bị bù lương 2 tháng liên tiếp hoặc 4 tháng/năm thì sẽ bị chấm dứt hợp đồng lao động (lao động mới được áp dụng bù lương trong 3 tháng đầu).
- Quy trình hạch toán kế toán và sổ sách:
- Doanh nghiệp sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung trên hệ thống máy tính.
- Hàng tháng, kế toán tổng hợp bảng thanh toán lương toàn công ty, trình Ban Giám đốc duyệt và thực hiện thanh toán định kỳ vào ngày 15 của tháng kế tiếp.
- Minh họa số liệu tháng 05/2016: Phiếu chi lập ngày 15/06/2016 thanh toán tiền lương toàn thể CBCNV có tổng số tiền là 4.582.120.000 đồng (Bốn tỷ năm trăm tám mươi hai triệu một trăm hai mươi nghìn đồng).
- Trích sổ chi tiết TK 334 tháng 05/2016 ghi nhận: Số dư đầu kỳ Nợ 8.120.000 đồng; Phát sinh Có tiền lương công nhân sản xuất (TK 622) 4.300.800.000 đồng; chi phí quản lý văn phòng (TK 642) 188.200.000 đồng; BHXH trả thay lương (TK 3383) 57.714.000 đồng; Phát sinh Nợ thanh toán lương qua tiền mặt (TK 111) 4.480.000.000 đồng; Số dư Có cuối kỳ 65.120.000 đồng.
Chương 3: Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH May xuất khẩu DHA
Dựa trên thực trạng hạch toán tại đơn vị, tác giả đưa ra các đánh giá và phương hướng hoàn thiện:
- Đánh giá thực trạng:
- Ưu điểm: Công ty đã áp dụng chấm công vân tay hiện đại, kết hợp chặt chẽ giữa trả lương thời gian và lương sản phẩm nhằm khuyến khích năng suất lao động; thực hiện đầy đủ nghĩa vụ trích nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cho người lao động sau thời gian thử việc.
- Nhược điểm: Khâu luân chuyển chứng từ giữa các tổ sản xuất và phòng kế toán đôi khi còn chậm trễ; việc mở sổ chi tiết theo dõi từng đối tượng và từng khoản trích chưa thật sự đồng bộ; hệ thống báo cáo kế toán quản trị về phân tích quỹ lương và chi phí nhân công chưa được xây dựng đầy đủ.
- Các giải pháp hoàn thiện đề xuất:
- Hoàn thiện hình thức tiền lương và phương pháp tính lương: Chuẩn hóa cách tính lương thời gian và xây dựng lại đơn giá tiền lương công đoạn cho các mã hàng may xuất khẩu mới, đảm bảo tính công bằng và kích thích tăng năng suất.
- Hoàn thiện tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán: Chi tiết hóa các tiểu khoản TK 334 và TK 338 để phân định rõ ràng thu nhập mang tính chất lương, các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội trả thay lương và các khoản thưởng.
- Hoàn thiện chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ: Tối ưu hóa mẫu biểu phiếu ghi năng suất công đoạn, rút ngắn thời gian luân chuyển bảng chấm công và phiếu năng suất từ tổ sản xuất về phòng kế toán.
- Hoàn thiện sổ kế toán chi tiết: Mở đầy đủ các sổ chi tiết theo dõi chi tiết TK 3382, TK 3383, TK 3384, TK 3389 theo từng bộ phận và cá nhân.
- Hoàn thiện sổ kế toán tổng hợp: Đảm bảo đối chiếu số liệu khớp đúng giữa Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 334, TK 338 và các sổ chi phí sản xuất kinh doanh (TK 622, TK 627, TK 642).
- Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán: Xây dựng các báo cáo phân tích biến động quỹ lương, hiệu quả sử dụng lao động theo từng dây chuyền sản xuất định kỳ hàng quý, hàng năm.
- Điều kiện thực hiện giải pháp: Tăng cường đào tạo chuyên môn cho nhân viên kế toán, nâng cấp phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương và hoàn thiện quy chế quản lý nội bộ.
Kết quả và đóng góp
- Hệ thống hóa dữ liệu lao động và chi phí tiền lương thực tế: Phản ánh bức tranh toàn diện về cơ cấu lao động quy mô 660 người (với 88% lao động phổ thông, nữ giới chiếm trên 81%) tại một doanh nghiệp may xuất khẩu.
- Phân tích chi tiết quy trình tính lương hỗn hợp: Làm rõ cơ chế kết hợp giữa chấm công vân tay, bảng chấm công tay đối chiếu và phương pháp tính đơn giá theo giây quy đổi trên dây chuyền công đoạn chuẩn cho hàng may mặc xuất khẩu.
- Minh họa quy trình hạch toán với số liệu thực tế: Cung cấp đầy đủ các biểu mẫu thực tế tháng 05/2016, bao gồm bảng thanh toán lương, sổ chi tiết TK 334, phiếu chi số tiền 4.582.120.000 đồng, làm cơ sở chứng minh cho tính xác thực của nghiên cứu.
- Đề xuất 6 nhóm giải pháp khả thi: Các kiến nghị gắn liền với thực tiễn quản lý của Công ty DHA, từ khâu tổ chức chứng từ đến mở sổ tài khoản chi tiết và lập báo cáo kế toán quản trị.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Phạm vi khảo sát tập trung chủ yếu vào số liệu của một đơn vị cụ thể (Công ty TNHH May xuất khẩu DHA) tại thời điểm năm 2016 - 2017; các minh họa số liệu chi tiết mới chỉ dừng lại ở mẫu biểu tháng 05/2016 của Tổ Hoàn thiện và Tổ May 22.
- Hướng phát triển: Mở rộng nghiên cứu so sánh quy trình kế toán tiền lương giữa nhiều doanh nghiệp may mặc có quy mô khác nhau; nghiên cứu ứng dụng hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) trong việc tự động hóa toàn diện quy trình tính lương và trích nộp bảo hiểm xã hội theo các thông tư kế toán mới.
Giá trị tham khảo
Chuyên đề là tài liệu tham khảo hữu ích cho:
- Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Quản trị Nhân lực đang thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập về đề tài kế toán tiền lương trong các doanh nghiệp sản xuất.
- Nhân viên kế toán tiền lương và cán bộ quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp may mặc, dệt may có nhu cầu tìm hiểu mẫu biểu chấm công kết hợp vân tay, phiếu ghi năng suất công đoạn may và phương pháp xây dựng đơn giá thời gian/sản phẩm.
Câu hỏi thường gặp
1. Công ty TNHH May xuất khẩu DHA áp dụng các hình thức trả lương nào?
Công ty áp dụng song song hai hình thức trả lương: hình thức trả lương theo thời gian hoàn toàn (áp dụng cho bộ phận gián tiếp như văn phòng, kỹ thuật, cắt, hoàn thiện, KCS, kho) và hình thức trả lương theo sản phẩm dựa trên thời gian (áp dụng cho công nhân may trực tiếp sản xuất trên các dây chuyền).
2. Tỷ lệ trích nộp các khoản theo lương tại Công ty DHA được phân chia như thế nào?
Tổng tỷ lệ trích nộp là 34,5% trên quỹ lương; trong đó doanh nghiệp chịu 24% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh (BHXH 18%, BHYT 3%, BHTN 1%, KPCĐ 2%) và người lao động chịu 10,5% khấu trừ trực tiếp vào tiền lương hàng tháng (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%).
3. Cơ chế bù lương đối với công nhân may trực tiếp tại đơn vị được quy định ra sao?
Nếu tiền lương sản phẩm làm ra trong tháng thấp hơn mức lương thời gian tính theo lương cơ bản tối thiểu, công ty sẽ thực hiện bù lương. Tuy nhiên, nếu công nhân bị bù lương 2 tháng liên tiếp hoặc 4 tháng trong một năm (đối với công nhân mới là sau 3 tháng thử việc), công ty sẽ tiến hành chấm dứt hợp đồng lao động.
4. Tổng số tiền thanh toán tiền lương tháng 05/2016 cho toàn bộ cán bộ công nhân viên là bao nhiêu?
Theo Phiếu chi lập ngày 15/06/2016, tổng số tiền thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên toàn công ty trong tháng 05/2016 là 4.582.120.000 đồng (Bốn tỷ năm trăm tám mươi hai triệu một trăm hai mươi nghìn đồng).
5. Doanh nghiệp áp dụng hình thức chấm công nào để quản lý thời gian làm việc?
Từ năm 2008, công ty chuyển từ hệ thống thẻ từ sang hệ thống quẹt thẻ vân tay điện tử để chống việc quẹt hộ, đồng thời duy trì song song bảng chấm công tay do tổ trưởng ghi nhận hàng ngày nhằm đối chiếu, kiểm tra chéo độ chính xác.
Kết luận
Chuyên đề thực tập của tác giả Nguyễn Ngọc Thanh đã phản ánh một cách có hệ thống thực trạng quản lý và hạch toán kế toán tiền lương cùng các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH May xuất khẩu DHA. Thông qua việc phân tích hệ thống chứng từ, sơ đồ tài khoản và các số liệu kế toán thực tế tháng 05/2016, tác giả đã chỉ rõ các ưu điểm cũng như hạn chế trong quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán. Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất có tính thực tiễn cao, đóng góp thiết thực cho việc nâng cao hiệu quả quản trị chi phí nhân công tại doanh nghiệp may mặc.
