LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu Mỗi một doanh nghiệp dù có quy mô lớn hay nhỏ thì việc tổ chức kế toán một cách hợp lý có vai trò hết sức quan trọng, đặc biệt để thực hiện tốt việc quản lý kinh tế đồng thời giảm chi phí tới mức tối thiểu. Với bất kỳ doanh nghiệp nào trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình cũng đều bao gồm rất nhiều mối quan hệ kinh tế trong đó các vấn đề liên quan đến thanh toán nhƣ: quan hệ với các đối tác, quan hệ với các cơ quan nhà nƣớc và quan hệ chính với nội bộ trong doanh nghiệp,… Tuy nhiên, chiếm mật độ cao và thƣờng xuyên nhất là quan hệ thanh toán với ngƣời mua hàng và ngƣời bán hàng. Các nghiệp vụ liên quan đến mối quan hệ này diễn ra thƣờng xuyên đồng thời hình thức sử dụng trong thanh toán và phƣơng thức thanh toán cũng sẽ ảnh hƣởng tới việc ghi chép của kế toán.
Việc thanh toán liên quan trực tiếp tới một số khoản mục thuộc về vốn bằng tiền, các khoản phải thu, nợ phải trả,…. nên có ảnh hƣởng lớn tới tình hình tài chính của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Trƣớc những sự thay đổi liên tục phát triển và mở rộng của quan hệ thanh toán với ngƣời mua và ngƣời bán thì yêu cầu nghiệp vụ đối với kế toán thanh toán cũng càng cao hơn. Kế toán không chỉ có nhiệm vụ ghi chép mà còn phải chịu trách nhiệm thu hồi các khoản nợ, tìm nguồn huy động vốn để trả nợ, hạn chế rủi ro trong thanh toán,… Với kiến thức đƣợc trang bị tại nhà trƣờng qua 4 năm học, kết hợp với quá trình nghiên cứu, tìm hiểu tại công ty cổ phần Tuyên Quang Xanh, em nhận thấy đƣợc tầm quan trọng của công tác kế toán thanh toán với ngƣời mua và ngƣời bán.
Vì vậy, em đã tìm hiểu và lựa chọn đề tài: “Kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty cổ phần Tuyên Quang Xanh” để làm đề tài khoá luận tốt nghiệp của mình. Đối tƣợng và mục đích nghiên cứu - Đối tƣợng nghiên cứu: Kế toán thanh toán với ngƣời mua, ngƣời bán tại công ty cổ phần Tuyên Quang Xanh. - Mục đích nghiên cứu: Nghiên cứu, tổng hợp những cơ sở lý luận về công tác kế toán thanh toán với ngƣời mua, ngƣời bán tại doanh nghiệp. Thu thập, đánh giá những thực trạng công tác kế toán thanh toán với ngƣời mua, ngƣời bán tại công ty cổ phần Tuyên Quang Xanh.
1 Qua quá trình nghiên cứu lý luận và đánh giá thực trạng công tác kế toán thanh toán có thể đƣa ra những đề xuất hợp lý để giúp công ty hoàn thiện công tác kế toán thanh toán. Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi nghiên cứu: + Về không gian: Công ty cổ phần Tuyên Quang Xanh. + Về nội dung: Kế toán thanh toán với ngƣời mua và ngƣời bán tại công ty cổ phần Tuyên Quang Xanh. + Về thời gian: Số liệu năm 2021 của Công ty cổ phần Tuyên Quang Xanh.
Phƣơng pháp nghiên cứu - Phƣơng pháp thu thập hồ sơ, dữ liệu chứng từ: Điều tra thu thập số liệu liên quan, tiến hành phân tích tình hình qua các sổ sách, báo cáo. - Phƣơng pháp phân tích: Trên cơ sở những số liệu thu thập đƣợc để tiến hành phân tích những mặt tích cực, hạn chế liên quan đến đề tài. Từ đó đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện nội dung cần nghiên cứu. Kết cấu của khoá luận Kết cấu đề tài gồm có 3 chƣơng: Chƣơng 1: Lý luận chung về kế toán thanh toán với ngƣời mua, ngƣời bán trong doanh nghiệp.
Chƣơng 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán với ngƣời mua, ngƣời bán tại công ty cổ phần Tuyên Quang Xanh. Chƣơng 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với ngƣời mua, ngƣời bán tại công ty cổ phần Tuyên Quang Xanh. 2 CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƢỜI MUA, NGƢỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Phƣơng thức thanh toán và hình thức thanh toán Thanh toán là sự chuyển giao tài sản của một bên (ngƣời, công ty hoặc tổ chức) cho bên kia, thƣờng đƣợc sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý.
Phƣơng thức thanh toán là cách thức thực hiện việc thanh toán của ngƣời mua với ngƣời bán về các khoản phải thu, phải trả, các khoản vay trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Có 2 phƣơng thức thanh toán chủ yếu: - Phƣơng thức thanh toán trả ngay: Sau khi nhận đƣợc hàng mua, doanh nghiệp thanh toán ngay tiền cho ngƣời bán, có thể bằng tiền mặt, bằng tiền cán bộ tạm ứng, bằng chuyển khoản, có thể thanh toán bằng trao đổi hàng. - Phƣơng thức thanh toán trả chậm: Doanh nghiệp đã nhận hàng nhƣng chƣa thanh toán cho ngƣời bán. Việc thanh toán trả chậm có thể đƣợc thực theo hai hình thức thanh toán là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không bằng tiền mặt.
+ Hình thức thanh toán bằng tiền mặt: Hiện nay các cơ quan, tổ chức Nhà nƣớc nói chung và các doanh nghiệp nói riêng hạn chế sử dụng phƣơng pháp thanh toán bằng tiền mặt. Thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu dùng cho các nghiệp vụ phát sinh số tiền nhỏ (áp dụng cho số tiền dƣới 20 triệu đồng), nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên hẹp. + Hình thức thanh toán không bằng tiền mặt: Là hình thức thanh toán qua ngân hàng, trong đó không có sự xuất hiện của tiền mặt mà việc thanh toán đƣợc thực hiện bằng cách trích chuyển trên các tài khoản của các chủ thể liên quan đến số tiền phải thanh toán. Các hình thức thanh toán không bằng tiền mặt nhƣ: + Hình thức thanh toán bằng Uỷ nhiệm chi (hoặc Lệnh chi): là phƣơng tiện thanh toán mà ngƣời trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do ngân hàng quy định, gửi cho 3 ngân hàng nơi mình mở tài khoản yêu cầu trích một số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho ngƣời thụ hƣởng.
+ Hình thức nhờ thu phiếu trơn: là phƣơng thức thanh toán mà ngƣời bán ký phát hối phiếu nhờ ngân hàng thu hộ số tiền ghi trên hối phiếu từ ngƣời mua, không gửi kèm theo bất cứ một chứng từ nào. Ngƣời bán giao hàng cho ngƣời mua và gửi thẳng bộ chứng từ cho ngƣời mua để ngƣời mua nhận hàng. Hối phiếu đƣợc lập và gửi đến ngân hàng nhờ thu tiền. + Phƣơng thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ: là phƣơng thức thanh toán mà trong đó ngƣời bán uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền của ngƣời mua không những căn cứ vào hối phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ gửi hàng kèm theo với điều kiện là nếu ngƣời mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ gửi hàng cho ngƣời mua để nhận hàng.
Nội dung kế toán thanh toán với ngƣời mua 1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau: - Phải chi tiết từng khoản nợ thu theo từng đối tƣợng khách hàng, không đƣợc phép bù trừ khoản phải thu, phải trả giữa các đối tƣợng khác nhau (trừ khi có sự thoả thuận giữa các doanh nghiệp). - Phải tổng hợp tình hình thanh toán với ngƣời mua theo tính chất nợ phải thu hay nợ phải trả trƣớc khi lập báo cáo. - Đối với các khoản phải thu, phải trả ngƣời mua có gốc ngoại tệ thì vừa phải theo dõi bằng đơn vị ngoại tệ, vừa phải đổi thành Việt Nam đồng (VND) theo tỷ giá hối đoái thích hợp và thực hiện điều chỉnh tỷ giá khi lập báo cáo tài chính.
- Việc hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với ngƣời mua đƣợc ghi chép hàng ngày trên cơ sở lấy thông tin từ các chứng từ liên quan. - Đối với các khoản phải thu bằng vàng, bạc, đá quý cần chi tiết cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kỳ điều chỉnh theo số dƣ thực tế. Cần phân loại các khoản nợ phải thu theo thời gian thanh toán cũng nhƣ theo từng đối tƣợng có nghi ngờ để có kế hoạch, biện pháp thanh toán và thu hồi vốn phù hợp.
Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua Chứng từ sử dụng: - Hợp đồng bán hàng - Phiếu xuất kho - Phiếu thu - Hoá đơn giá trị gia tăng - Giấy báo có ngân hàng - Biên bản bù trừ công nợ - Giấy nộp tiền - Biên bản thanh lý hợp đồng - Các chứng từ có liên quan khác Tài khoản sử dụng: - TK 131 - Phải thu của khách hàng: Tài khoản này sử dụng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hoá, BĐSĐT, TSCĐ, cung cấp dịch vụ. - Kết cấu của TK 131: Bên Nợ Bên Có - Số tiền phải thu của khách hàng phát - Số tiền khách hàng đã trả nợ sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng - Số tiền đã nhận ứng trƣớc, trả trƣớc hoá, BĐSĐT, TSCĐ, dịch vụ, các của khách hàng khoản đầu tƣ tài chính. - Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. phải thu của khách hàng - Đánh giá lại các khoản phải thu của - Doanh thu của số hàng đã bán bị khách hàng là khoản mục tiền tệ có ngƣời mua trả lại (có thuế GTGT gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC hoặc không).
khấu thƣơng mại cho ngƣời mua. - Đánh giá lại các khoản phải thu của 5 khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (trƣờng hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán). Số dƣ bên Nợ: Số tiền còn phải thu của TK 131 có thể có số dƣ bên Có: Số dƣ khách hàng. bên Có phản ánh số tiền nhận trƣớc hoặc số tiền đã thu nhiều hơn số tiền phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tƣợng cụ thể.
Khi lập Báo cáo tình hình tài chính, phải lấy số dƣ chi tiết theo từng đối tƣợng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”. Sổ sách sử dụng: - Sổ chi tiết phải thu của khách hàng - Sổ tổng hợp phải thu của khách hàng - Sổ cái tài khoản 131, 511, 333.