Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động quản trị của doanh nghiệp, chu trình mua hàng và thanh toán giữ vai trò thiết yếu trong việc kiểm soát các dòng tiền chi ra, duy trì nguồn lực vật tư và đảm bảo tính liên tục của quá trình vận hành kinh doanh. Nghiệp vụ mua hàng nhập kho không chỉ phản ánh sự luân chuyển của tài sản mà còn tác động trực tiếp đến việc xác định giá vốn, quản lý công nợ nhà cung cấp và lập báo cáo tài chính. Trong xu hướng chuyển đổi số, việc ứng dụng các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) nhằm tự động hóa quy trình kế toán, kết nối dòng thông tin giữa các bộ phận chức năng đang trở thành giải pháp được nhiều tổ chức lựa chọn.

Công ty TNHH Think Next là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ công nghệ thông tin và đồng thời là đối tác triển khai giải pháp QAD ERP tại Việt Nam. Doanh nghiệp đã ứng dụng trực tiếp hệ thống QAD ERP vào việc quản lý vận hành nội bộ, đặc biệt là sự phối hợp giữa bộ phận mua hàng, thủ kho và bộ phận kế toán. Nhận thấy sự kết hợp thực tế giữa lý luận kế toán Việt Nam và cách thức xử lý dữ liệu tự động trên hệ thống ERP ngoại nhập tại đơn vị, tác giả Lê Nguyễn Tường Vy đã thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp: "Kế toán các nghiệp vụ mua hàng nhập kho tại Công ty TNHH Think Next".

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể như sau:

  • Mục tiêu tổng quát: Tìm hiểu quy trình mua hàng và các nghiệp vụ kế toán mua hàng được thực hiện trên phần mềm QAD.
  • Mục tiêu cụ thể:
    1. Mô tả thực trạng quy trình kế toán mua hàng nhập kho tại Công ty TNHH Think Next.
    2. Phân tích chi tiết quy trình kế toán mua hàng nhập kho tại Công ty TNHH Think Next.
    3. Đánh giá khả năng tích hợp và ưu điểm của phần mềm QAD ERP trong việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan đến mua hàng và nhập kho.
    4. Xác định những thách thức mà công ty gặp phải trong công tác quản lý kế toán mua hàng và nhập kho thông qua phần mềm QAD ERP.
    5. Đề xuất các cải tiến, giải pháp tối ưu hóa các lợi ích khi ứng dụng QAD ERP vào quy trình kế toán mua hàng và nhập kho.

Khóa luận giải quyết ba câu hỏi nghiên cứu:

  1. Quy trình kế toán mua hàng và nhập kho tại Công ty TNHH Think Next được thực hiện như thế nào?
  2. Những ưu điểm mà QAD ERP mang lại trong quản lý nghiệp vụ mua hàng và nhập kho tại Công ty Think Next là gì?
  3. Dựa trên những khó khăn và thách thức cụ thể, những giải pháp nào có thể được đề xuất để cải thiện quy trình hiện tại?

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Nghiệp vụ kế toán mua hàng nhập kho tại Công ty TNHH Think Next.
  • Phạm vi không gian: Nghiên cứu thực tế tại văn phòng Công ty TNHH Think Next (Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu, chứng từ và quy trình hạch toán được thu thập trong giai đoạn năm 2022 - 2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý thuyết dựa trên các chuẩn mực kế toán và văn bản pháp luật hiện hành của Nhà nước Việt Nam:

  • Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 22/12/2014, cụ thể là các quy định tại Điều 26 (Tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu), Điều 29 (Tài khoản 153 - Công cụ, dụng cụ), Điều 35 (Tài khoản 156 - Hàng hóa) và Điều 37 (Tài khoản 157 - Hàng gửi đi bán), cùng các quy định về trích lập khấu hao và theo dõi chi phí trả trước (Điều 47 - Tài khoản 242).
  • Văn bản hợp nhất số 14/VBHN-BTC ngày 09/05/2018 hướng dẫn thi hành Luật Thuế giá trị gia tăng và Nghị định 209/2013/NĐ-CP.
  • Văn bản hợp nhất số 26/VBHN-BTC ngày 14/09/2015 hướng dẫn thi hành Nghị định 218/2013/NĐ-CP về Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.

Về mặt học thuật, tác giả tiếp cận các khái niệm kinh tế về mua hàng theo nghiên cứu của Danh (2017) và kế toán mua hàng theo Trinh (2008), xác định mua hàng là bước khởi đầu của quá trình luân chuyển tài sản, gắn liền với sự chuyển dịch quyền sở hữu hàng hóa và trách nhiệm thanh toán tiền tệ. Nguyên tắc xác định giá trị nhập kho của công cụ, dụng cụ và hàng hóa được quán triệt theo nguyên tắc giá gốc (Historical Cost):

$$\text{Giá nhập kho} = \text{Giá trị ghi trên hóa đơn} - \text{Các khoản giảm trừ (chiết khấu, giảm giá, hàng trả lại)} + \text{Chi phí thu mua liên quan} + \text{Các khoản thuế không hoàn lại}$$

Đối với hàng nhập khẩu, giá trị tính thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế bảo vệ môi trường (nếu có) được cộng trực tiếp vào nguyên giá trước khi xác định nghĩa vụ thuế GTGT hàng nhập khẩu.

Phương pháp nghiên cứu được triển khai thông qua sự phối hợp của ba kỹ thuật:

  • Phương pháp so sánh: Đối chiếu quy trình thực tế được thiết lập trên các phân hệ của phần mềm QAD ERP với các quy định hạch toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC nhằm chỉ ra điểm tương đồng và sai biệt mang tính kỹ thuật.
  • Phương pháp phân tích tài liệu: Sử dụng hệ thống tài liệu hướng dẫn kỹ thuật của phần mềm QAD ERP, quy chế quản trị nội bộ của Công ty Think Next, cùng hệ thống mẫu biểu chứng từ (PO, phiếu nhập kho, hóa đơn điện tử, báo cáo tài chính kiểm toán).
  • Phương pháp thu thập và khảo sát: Quan sát quy trình nghiệp vụ và phỏng vấn trực tiếp nhân sự thuộc các phòng ban liên quan (Phòng Mua hàng, Bộ phận Kho, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Tư vấn và Triển khai ERP).

Nguồn dữ liệu nghiên cứu bao gồm các báo cáo kế toán, sổ sách chi tiết tài khoản 331, sổ nhật ký chung, sổ cái và chứng từ phát sinh tại Think Next trong giai đoạn tài chính 2022 - 2023.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán các nghiệp vụ mua hàng nhập kho

Chương này trình bày toàn diện khung lý thuyết kế toán tài chính về nghiệp vụ mua hàng trong doanh nghiệp:

  • Hệ thống hóa các khái niệm: Công cụ dụng cụ (CCDC), hàng hóa, tài sản cố định (TSCĐ) hữu hình và vô hình.
  • Phân loại chứng từ kế toán mua hàng bắt buộc, bao gồm: Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng thông thường, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận tài sản cố định, giấy báo Nợ, ủy nhiệm chi, phiếu chi tiền mặt.
  • Kết cấu và nội dung phản ánh của hệ thống tài khoản kế toán liên quan theo Thông tư 200/2014/TT-BTC: TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (Tiền gửi ngân hàng), TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ), TK 141 (Tạm ứng), TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu), TK 153 (Công cụ dụng cụ), TK 156 (Hàng hóa), TK 242 (Chi phí trả trước), TK 331 (Phải trả cho người bán), TK 641 (Chi phí bán hàng), TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp).
  • Phương pháp định khoản kế toán các trường hợp cụ thể: Mua hàng trong nước về nhập kho hoặc đưa vào sử dụng ngay; Mua hàng nhập khẩu qua các bước nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu và nhập kho; Ghi nhận chi phí phân bổ hoặc trích khấu hao tài sản định kỳ.
  • Trình bày thông tin trên Báo cáo tài chính: Giá trị hàng mua nhập kho thuộc nhóm tài sản ngắn hạn được phản ánh tại Chỉ tiêu Hàng tồn kho (Mã số 140), chi tiết gồm Hàng tồn kho (Mã số 141 - lấy số dư Nợ các TK 151, 153, 156, 157, 158) và Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Mã số 149 - lấy số dư Có TK 2294 ghi số âm). Các trường hợp CCDC phân bổ được trình bày tại chỉ tiêu Chi phí trả trước ngắn hạn (Mã số 151) hoặc Chi phí trả trước dài hạn (Mã số 261).

Chương 2: Thực trạng kế toán mua hàng nhập kho tại Công ty TNHH Think Next

Tác giả tập trung phân tích bối cảnh hoạt động và việc tổ chức hạch toán trên nền tảng QAD ERP tại đơn vị thực tập:

  • Khái quát đơn vị: Công ty thành lập vào tháng 07/2008 tại TP. Hồ Chí Minh, do ông Nguyễn Lê Quang Vinh đại diện pháp luật. Từ ngày 12/07/2009, công ty trở thành đối tác phân phối chính thức của hãng QAD tại Việt Nam; phát triển thành đối tác của IBM (11/2013) và Microsoft (10/2014). Doanh nghiệp có quy mô hơn 50 nhân sự, cung cấp dịch vụ tư vấn triển khai ERP, CRM, nhà máy thông minh, chuyển đổi số cho nhiều khách hàng lớn như Tabuchi Electric, ToyoInk Vietnam, Fujikura Fiber Optic, Kyb Vietnam, Akebono Brake Astra...
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình tập trung gồm 03 nhân sự: Kế toán trưởng (điều hành, kiểm soát, lập báo cáo tài chính), Kế toán tổng hợp (nhập liệu, kiểm tra chứng từ, phân bổ chi phí, khóa sổ), và Thủ quỹ (thu chi tiền mặt, kiểm quỹ, lưu trữ chứng từ).
  • Chính sách kế toán áp dụng:
    • Niên độ kế toán: Bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hàng năm.
    • Đồng tiền hạch toán: Sử dụng VND làm đồng tiền ghi sổ và lập báo cáo; hạch toán giao dịch bằng cả VND và USD.
    • Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.
    • Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO).
    • Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
    • Hình thức kế toán: Kế toán trên máy tính theo hình thức Sổ Nhật ký chung trên hệ thống QAD ERP.
  • Đặc điểm hàng mua: Do tính chất doanh nghiệp dịch vụ phần mềm, hàng mua gồm CCDC phân bổ 1 lần (văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm), CCDC phân bổ nhiều lần (laptop, máy chiếu, máy lạnh, bàn ghế), hàng hóa phần mềm (thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT), linh kiện thiết bị thay thế (chuột, bàn phím, ổ cứng, RAM) và các dịch vụ thuê ngoài (điện, nước, internet, xe công nghệ).
  • Mã hóa hệ thống tài khoản trên QAD ERP: Doanh nghiệp mở rộng hệ thống tài khoản chuẩn của Thông tư 200 thành mã định danh 8 chữ số, đồng thời bổ sung các tài khoản trung gian để phục vụ kiểm soát luồng dữ liệu tự động giữa kho và kế toán:
Tên tài khoản Số hiệu theo TT 200/2014 Mã tài khoản trên QAD ERP Tên tiếng Anh trên QAD ERP
Tiền mặt 111 11100000 Cash on hand
Tiền gửi ngân hàng 112 11200000 Cash in bank
Thuế GTGT được khấu trừ 133 13300000 Deductible VAT
Thuế GTGT khấu trừ của HH, DV 1331 13310000 Deductible VAT of Goods and Services
Tạm ứng 141 14100000 Advances
Nhập kho hàng hóa (TK trung gian) Không có 15299999 Unmatched invoices
Công cụ, dụng cụ 153 15300000 Tools and Suppliers
Hàng hóa 156 15600000 Merchandise
Hàng gửi đi bán 157 15700000 Goods on consignment
Tài sản cố định hữu hình 211 21100000 Tangible fixed assets
Chi phí trả trước 242 24210000 Long-term prepaid expenses
Phải trả cho người bán 331 33100000 Trade payables
Thanh toán cho nhà cung cấp 331 33111111 Supplier payment
Phải trả người bán (TK trung gian) Không có 33199999 Purchase Order Receipts
Chi phí bán hàng 641 64100000 Selling expenses
Chi phí nhân viên bán hàng 6411 64110000 Staff expenses
Chi phí vật liệu, bao bì 6412 64120000 Material & Packing materials
Chi phí dụng cụ, đồ dùng 6413 64130000 Tool & Instruments
Chi phí đồ dùng văn phòng 6423 64230000 Office Equipment expenses
Chi phí dịch vụ mua ngoài 6427 64270000 Outside services
  • Quy trình kế toán mua hàng có đơn mua hàng (PO):
    • Bước 1 - Lập PO: Bộ phận Mua hàng tạo đơn hàng qua chương trình Purchase Order Maintenance (mã 5.7).
    • Bước 2 - Nhập kho tại Kho: Khi hàng về, thủ kho đối chiếu phiếu giao hàng, kiểm tra thực tế và thực hiện nhập kho trên chương trình Purchase Order Receipts (mã 5.1). Kiểm tra báo cáo nhập qua PO Receipt Cost Browse (mã 5.8) và in phiếu nhập bằng Purchase Receipt Document Print (mã 5.2).
    • Ghi nhận kế toán tạm thời: Hệ thống tự động tạo bút toán treo công nợ vào tài khoản trung gian 33199999 và lưu trữ tại bảng giao dịch chờ ghi sổ Unposted Transaction Browse (mã 25.15), chưa đẩy ngay vào Sổ Cái:
      • Nợ TK 15300000 / TK 15600000 / TK 64130000 / TK 64230000 / TK 24210000
      • Có TK 33199999 (Phải trả người bán trung gian)
    • Bước 3 - Ghi nhận công nợ tại Kế toán: Căn cứ vào PO, phiếu nhập kho và hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, kế toán nhập dữ liệu qua chương trình Supplier Invoice Create (mã 28.1), kiểm tra qua Supplier Invoice View (mã 28.3) hoặc đảo bút toán nếu sai sót bằng Supplier Invoice Reverse (mã 28.11).
    • Bước 4 - Khớp hóa đơn và PO (Matching): Kế toán sử dụng chương trình Supplier Invoice Modify (mã 28.2) để liên kết hóa đơn với phiếu nhập kho của đơn mua hàng, đồng thời chuyển đổi công nợ từ tài khoản trung gian sang tài khoản công nợ chính thức:
      • Nợ TK 33199999 (Xóa số dư tài khoản trung gian)
      • Nợ TK 13310000 (Thuế GTGT đầu vào)
      • Có TK 33100000 (Phải trả chính thức cho nhà cung cấp)
    • Minh họa thực tế bằng nghiệp vụ mua hàng ngày 19/12/2023 - 20/12/2023 từ nhà cung cấp có mã số S0000045.
  • Quy trình kế toán mua hàng không có đơn mua hàng (NON-PO):
    • Áp dụng chủ yếu cho các chi phí phát sinh thường xuyên, không qua nhập kho vật lý như tiền điện, viễn thông, bảo trì.
    • Nghiệp vụ minh họa: Hóa đơn tiền điện tháng 11/2023 của Tổng công ty Điện lực TP.HCM (nhà cung cấp mã S0000301) ghi nhận vào ngày 02/12/2023. Kế toán không cần đối chiếu với phân hệ kho mà truy cập thẳng chương trình Supplier Invoice Create (mã 28.1), nhập thông tin hóa đơn, thuế suất tại thẻ Tax, hạch toán trực tiếp:
      • Nợ TK 64270000 (Chi phí dịch vụ mua ngoài)
      • Nợ TK 13310000 (Thuế GTGT được khấu trừ)
      • Có TK 33100000 (Phải trả người bán S0000301)

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán mua hàng nhập kho tại Công ty TNHH Think Next

Dựa trên kết quả khảo sát và phân tích thực trạng hạch toán, tác giả đưa ra các đánh giá và nhóm giải pháp hoàn thiện:

  • Đánh giá quy trình có lập PO:
    • Ưu điểm: Đảm bảo kiểm soát chéo chặt chẽ giữa số lượng đặt mua, số lượng thực nhận tại kho và giá trị trên hóa đơn thanh toán thông qua cơ chế khớp lệnh (matching) tự động; giảm thiểu thất thoát vật tư và sai sót số liệu.
    • Nhược điểm: Quy trình thực hiện qua nhiều bước độc lập (từ 5.7, 5.1 đến 28.1, 28.2), đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều bộ phận; việc điều chỉnh hóa đơn khi có chênh lệch còn phức tạp, đòi hỏi phải hủy và tạo lại trên chương trình 28.11.
  • Đánh giá quy trình không lập PO (NON-PO):
    • Ưu điểm: Thao tác nhanh gọn, giảm thiểu áp lực chứng từ đặt hàng đối với các khoản chi phí quản lý định kỳ.
    • Nhược điểm: Tiềm ẩn rủi ro thiếu kiểm soát phê duyệt trước khi phát sinh chi phí, dễ dẫn đến chậm trễ trong việc cập nhật số liệu nếu bộ phận kế toán nhận hóa đơn muộn từ nhà cung cấp dịch vụ.
  • Kiến nghị giải pháp:
    • Nâng cấp và chuẩn hóa quy trình phân quyền trên hệ thống QAD nhằm rút ngắn thời gian xử lý chứng từ giữa kho và phòng kế toán.
    • Thiết lập danh mục chi phí mua ngoài kiểm soát theo hạn mức ngân sách định kỳ trên phân hệ kế toán quản trị để kiểm soát các khoản chi phí không có PO.
    • Thường xuyên rà soát, đối chiếu số dư phát sinh trên tài khoản trung gian 33199999 trước thời điểm khóa sổ định kỳ cuối tháng, tránh tình trạng tồn đọng các khoản nhập kho chưa nhận hóa đơn.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã làm rõ các kết quả thực tiễn và đưa ra những đóng góp cụ thể về mặt nghiên cứu ứng dụng:

  • Hệ thống hóa sự khác biệt giữa lý luận và thực tế phần mềm: Khóa luận chứng minh rằng trong môi trường phần mềm ERP tiêu chuẩn quốc tế như QAD, quy trình kế toán không ghi nhận trực tiếp công nợ phải trả vào tài khoản 331 ngay khi nhận hàng, mà phải thông qua tài khoản trung gian tạm tính (TK 33199999 - Purchase Order Receipts). Điều này giúp doanh nghiệp tách biệt rõ ràng giữa thời điểm phát sinh nghĩa vụ vật chất (nhận hàng tại kho) và thời điểm phát sinh nghĩa vụ pháp lý - tài chính (nhận hóa đơn hợp lệ).

  • Minh họa quy trình thao tác và hạch toán thực tế: Khóa luận đã hệ thống hóa đầy đủ đường đi của dữ liệu qua các chương trình tác nghiệp:

Giai đoạn Đơn vị thực hiện Chương trình sử dụng Bút toán hạch toán trên QAD
Nhập kho hàng hóa Bộ phận Kho Purchase Order Receipts (5.1) Nợ TK 153/156/641/642/242
Có TK 33199999
Tạo hóa đơn phải trả Bộ phận Kế toán Supplier Invoice Create (28.1) Khởi tạo thông tin công nợ và số hóa đơn
Khớp lệnh hóa đơn với PO Bộ phận Kế toán Supplier Invoice Modify (28.2) Nợ TK 33199999
Nợ TK 13310000
Có TK 33100000
Mua dịch vụ không có PO Bộ phận Kế toán Supplier Invoice Create (28.1) Nợ TK 64270000
Nợ TK 13310000
Có TK 33100000
  • Đóng góp về mặt giải pháp: Đề xuất được giải pháp kiểm soát tài khoản trung gian 33199999 và 15299999, giải quyết tình trạng chênh lệch giữa giá trị nhập kho tạm tính và hóa đơn chính thức, đồng thời hoàn thiện quy trình kiểm soát các chứng từ chi phí mua ngoài không qua đơn đặt hàng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tồn tại một số hạn chế gắn liền với phạm vi và đặc thù nghiên cứu:

  • Phạm vi nghiên cứu giới hạn tại một doanh nghiệp thương mại dịch vụ quy mô vừa và nhỏ (Công ty TNHH Think Next), nơi hoạt động nhập kho chủ yếu là công cụ dụng cụ, linh kiện thay thế và dịch vụ, không có hoạt động sản xuất chế biến hay lưu kho nguyên vật liệu số lượng lớn. Do đó, các đặc tính phức tạp của phân hệ sản xuất trong QAD ERP chưa được khảo sát đầy đủ.
  • Dữ liệu nghiên cứu chỉ dừng lại ở các năm tài chính 2022 và 2023, chưa phản ánh được các biến động khi doanh nghiệp thực hiện nâng cấp các phiên bản mới của phần mềm QAD.
  • Khóa luận mới chỉ tập trung vào phân hệ kế toán tài chính (mua hàng, công nợ, kho) mà chưa đi sâu vào việc phân tích dữ liệu phục vụ kế toán quản trị mua hàng hoặc đánh giá rủi ro kiểm soát nội bộ.

Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát quy trình mua hàng nhập kho trên phần mềm QAD ERP tại các doanh nghiệp thuộc khối sản xuất quy mô lớn (như các doanh nghiệp cơ khí, điện tử, chế biến thực phẩm), hoặc nghiên cứu sâu hơn về cơ chế đối soát tự động ba chiều (3-Way Matching: Đơn mua hàng - Phiếu nhập kho - Hóa đơn) và tích hợp hóa đơn điện tử trực tiếp vào cơ sở dữ liệu của phần mềm ERP.

Giá trị tham khảo

Nội dung của khóa luận mang lại giá trị thực tiễn đối với các nhóm đối tượng:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Hệ thống thông tin quản lý: Tài liệu cung cấp góc nhìn thực tế về sự khác biệt giữa lý thuyết hạch toán kế toán thuần túy và thao tác hạch toán thực tế trên phần mềm ERP đa quốc gia; đặc biệt là kỹ thuật sử dụng tài khoản trung gian (33199999, 15299999) và cơ chế lưu trữ bút toán tại sổ tạm (Unposted Transactions) trước khi khóa sổ chuyển lên Sổ Cái.
  • Doanh nghiệp vừa và nhỏ đang chuẩn bị triển khai ERP: Tham khảo cấu trúc mã hóa tài khoản 8 chữ số được thiết kế tương thích giữa chế độ kế toán Việt Nam (Thông tư 200/2014/TT-BTC) và cấu trúc chuẩn của hệ thống phần mềm quốc tế.
  • Chuyên viên tư vấn và triển khai phần mềm quản trị: Nắm bắt các vướng mắc nghiệp vụ thực tế giữa thủ kho và kế toán viên khi xử lý hai luồng quy trình mua hàng có đơn hàng (PO) và không có đơn hàng (NON-PO).

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao trên phần mềm QAD ERP, khi thủ kho thực hiện nhập kho hàng mua thì hệ thống lại ghi nhận Có TK 33199999 thay vì Có TK 33100000?
Tài khoản 33199999 (Purchase Order Receipts) là một tài khoản trung gian tạm tính. Khi hàng về đến kho, doanh nghiệp đã tiếp nhận tài sản nhưng có thể chưa nhận được hóa đơn tài chính chính thức từ nhà cung cấp. Do đó, hệ thống sử dụng TK 33199999 để phản ánh nghĩa vụ tạm tính phát sinh tại kho. Khi kế toán nhận được hóa đơn và thực hiện thao tác khớp lệnh (Matching) qua chương trình Supplier Invoice Modify (28.2), công nợ mới được tất toán từ TK 33199999 chuyển sang TK 33100000 (Phải trả người bán chính thức).

2. Công ty TNHH Think Next áp dụng phương pháp tính giá trị xuất kho và hạch toán hàng tồn kho nào?
Căn cứ theo chính sách kế toán được công ty áp dụng, giá trị hàng xuất kho được tính theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO) trên nguyên tắc giá gốc; phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp Kê khai thường xuyên.

3. Mặt hàng phần mềm do công ty mua vào để phục vụ hoạt động kinh doanh được hạch toán thuế GTGT đầu vào như thế nào?
Theo quy định pháp luật hiện hành về thuế GTGT, chương trình phần mềm là loại hàng hóa dịch vụ đặc thù thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT. Do đó, khi công ty mua phần mềm từ các nhà sản xuất để phân phối hoặc sử dụng kinh doanh, hóa đơn mua hàng không phát sinh thuế GTGT đầu vào, giá trị mua ghi nhận trực tiếp vào giá gốc hàng mua.

4. Nghiệp vụ chi trả tiền điện sinh hoạt tại văn phòng công ty được thực hiện theo quy trình nào trên phần mềm QAD?
Nghiệp vụ tiền điện được thực hiện theo quy trình kế toán mua hàng không có đơn mua hàng (NON-PO). Kế toán không cần thông qua phân hệ mua hàng hay phân hệ kho mà truy cập trực tiếp chương trình Supplier Invoice Create (mã 28.1), chọn mã nhà cung cấp dịch vụ (mã S0000301 - Tổng công ty Điện lực TP.HCM) và hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài vào Nợ TK 64270000, Nợ TK 13310000 và Có TK 33100000.

5. Các bút toán nhập kho phát sinh trong ngày có được ghi nhận ngay lập tức vào Sổ Cái (General Ledger) hay không?
Không. Trên phần mềm QAD ERP, khi nhập kho tại chương trình Purchase Order Receipts (5.1), bút toán được lưu giữ tại danh mục những giao dịch chưa đưa lên Sổ Cái (Unposted Transaction Browse - mã 25.15). Định kỳ đến cuối tháng, sau khi kế toán rà soát, đối chiếu toàn bộ chứng từ phát sinh và kiểm tra tính hợp lệ của số liệu, các bút toán này mới được chạy chức năng chuyển dữ liệu chính thức vào Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái trước khi đóng sổ kỳ kế toán.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lê Nguyễn Tường Vy đã mô tả chi tiết thực trạng kế toán các nghiệp vụ mua hàng nhập kho tại Công ty TNHH Think Next trong giai đoạn 2022 - 2023. Công trình nghiên cứu đã làm rõ sự kết hợp giữa các quy định của Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam theo Thông tư 200/2014/TT-BTC với phương thức xử lý số liệu trên nền tảng phần mềm QAD ERP, thể hiện qua việc phân tách quy trình có PO và không có PO, cùng cơ chế sử dụng các tài khoản trung gian kiểm soát. Những phân tích về ưu điểm, hạn chế và giải pháp hoàn thiện được nêu trong khóa luận mang giá trị tham khảo thiết thực cho các doanh nghiệp thương mại dịch vụ đang ứng dụng các hệ thống ERP vào công tác quản trị tài chính - kế toán.