CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ MUA HÀNG NHẬP KHO 1.1 Kế toán mua hàng nhập kho 1.1 Khái niệm, Phân loại hàng mua Căn cứ Điều 26, Điều 29, Điều 35, Điều 37 Thông tư (TT) 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ tài chính (BTC), công cụ, dụng cụ, hàng hóa, tài sản cố định được định nghĩa như sau: Công cụ, dụng cụ (CCDC): Là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng như quy định đối với tài sản cố định. Hàng hóa của doanh nghiệp bao gồm hàng hóa tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hoá bất động sản. Tài sản cố định hữu hình (TSCĐ hữu hình): Là những tài sản có hình thái vật chất do doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình.
Tài sản cố định vô hình (TSCĐ vô hình): Là tài sản không có hình thái vật chất, nhưng xác định được giá trị và do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng trong sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ hoặc cho các đối tượng khác thuê, phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định vô hình. Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp thương, là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ người bán sang doanh nghiệp và đồng thời chuyển quyền sở hữu về tiền tệ từ doanh nghiệp sang người bán hoặc doanh nghiệp có trách nhiệm phải thanh toán cho người bán. (Danh, 2017) Kế toán mua hàng là quá trình kinh doanh với việc mua sắm máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, hàng hóa để tiến hành các hoạt động kinh doanh theo phương án đã chọn, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thường xuyên, không bị gián đoạn. (Trinh, 2008) 5 Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng thì các hoạt động sẽ phát sinh ở bộ phận kế toán, bộ phận mua hàng và giám đốc.
Các bước trong nghiệp vụ mua hàng thông thường gồm: Căn cứ vào đề nghị mua hàng đã được phê duyệt, nhân viên mua hàng yêu cầu các nhà cung cấp gửi báo giá. Căn cứ vào các báo giá, nhân viên mua hàng chọn nhà cung cấp. Kế toán thẩm định nhà cung cấp, sau đó trình Giám đốc phê duyệt Nhân viên mua hàng lập và gửi đơn mua hàng tới nhà cung cấp được lựa chọn. Căn cứ vào đơn mua hàng, nhà cung cấp thực hiện giao hàng.
Nhân viên mua hàng nhận hàng, đồng thời yêu cầu kế toán làm thủ tục nhập kho hoặc đưa vào sử dụng ngay. Kế toán ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào sổ sách 1.2 Tính giá hàng mua Hàng mua được nhập kho theo giá thực tế. Đây là quy định chung theo chế độ kế toán hiện hành. Giá thực tế của hàng hóa được xác định tùy theo nguồn nhập.
Giá gốc của CCDC, hàng hóa mua ngoài gồm giá mua ghi trên hóa đơn (trừ chiết khấu thương mại, khoản giảm giá hàng mua, giá trị hàng mua bị trả lại); chi phí thu mua khác như vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản; các khoản thuế (chỉ gồm các khoản thuế không được hoàn lại). Công thức tính giá hàng nhập kho cụ thể như sau: Giá nhập kho = Giá trị hàng hóa + Chi phí liên quan Những doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Thì giá gốc không bao gồm thuế GTGT. Những doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp (Hóa đơn bán hàng thông thường): Thì giá gốc bao gồm cả thuế GTGT. Giá nhập kho hàng hóa, CCDC, nguyên vật liệu mua trong nước: Giá nhập kho =Giá trị trên hóa đơn+Chi phí liên quan-Các khoản giảm giá(nếu có) Giá nhập kho hàng nhập khẩu: 6 Giá nhập kho = Giá hàng mua + Thuế nhập khẩu + Thuế TTĐB ( nếu có) + Chi phí mua liên quan + Các khoản giảm giá (nếu có) 1.3 Chứng từ kế toán Đối với mua công cụ dụng cụ, hàng hóa: Hóa đơn thuế giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng thông thường.
Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Phiếu chi, ủy nhiệm chi. Đối với mua tài sản cố định: Hóa đơn thuế giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng thông thường. Biên bản giao nhận tài sản cố định (có ghi rõ thông tin về nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại của tài sản cố định).
Phiếu chi, ủy nhiệm chi.4 Tài khoản sử dụng và kết cấu tài khoản Tài khoản 111 – Tiền mặt Bên Nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ nhập quỹ; Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê; Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam); Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tăng tại thời điểm báo cáo. Bên Có: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ xuất quỹ; Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê; Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam); Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ giảm tại thời điểm báo cáo. Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ còn tồn quỹ tiền mặt tại thời điểm báo cáo. 7 Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng Bên Nợ: Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ gửi vào Ngân hàng; Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).
Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tăng tại thời điểm báo cáo Bên Có: Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ rút ra từ Ngân hàng; Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam). Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ giảm tại thời điểm báo cáo Số dư bên Nợ: Số tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ hiện còn gửi tại Ngân hàng tại thời điểm báo cáo. Tài khoản 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Bên Có: Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ; Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ; Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa mua vào nhưng đã trả lại, được giảm giá; Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại.
Số dư bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng ngân sách nhà nước chưa hoàn trả. Tài khoản 152- Nguyên liệu, vật liệu Bên Nợ: 8 Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác. Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Bên Có: Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc đưa đi góp vốn. Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua. Chiết khấu thương mại nguyên liệu, vật liệu khi mua được hưởng. Trị giá nguyên liệu, vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê.
Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ. Tài khoản 153 – Công cụ dụng cụ Bên Nợ: Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn; Trị giá công cụ, dụng cụ cho thuê nhập lại kho; Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê; Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Bên Có: Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ xuất kho sử dụng cho sản xuất, kinh doanh, cho thuê hoặc góp vốn; Chiết khấu thương mại khi mua công cụ, dụng cụ được hưởng; Trị giá công cụ, dụng cụ trả lại cho người bán hoặc được người bán giảm giá; 9 Trị giá công cụ, dụng cụ thiếu phát hiện trong kiểm kê; Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho. Tài khoản 156 – Hàng hóa Bên Nợ: Trị giá mua vào của hàng hóa theo hóa đơn mua hàng (bao gồm các loại thuế không được hoàn lại); Chi phí thu mua hàng hóa; Trị giá của hàng hóa thuê ngoài gia công (gồm giá mua vào và chi phí gia công); Trị giá hàng hóa đã bán bị người mua trả lại; Trị giá hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê; Kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ); Trị giá hàng hoá bất động sản mua vào hoặc chuyển từ bất động sản đầu tư. Bên Có: Trị giá của hàng hóa xuất kho để bán, giao đại lý, giao cho doanh nghiệp phụ thuộc; thuê ngoài gia công, hoặc sử dụng cho sản xuất, kinh doanh; Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa đã bán trong kỳ; Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng; Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng; Trị giá hàng hóa trả lại cho người bán; Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu khi kiểm kê; Kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ); Trị giá hàng hoá bất động sản đã bán hoặc chuyển thành bất động sản đầu tư, bất động sản chủ sở hữu sử dụng hoặc tài sản cố định. 10 Số dư bên Nợ: Trị giá mua vào và chi phí thu mua của hàng hóa tồn kho.
Chi phí thu mua của hàng hóa tồn kho. Tài khoản 331 – Phải trả người bán Bên Nợ: Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp.