CHƯƠNG 1 TÔNG QUAN Cơ SỞ LÝ LUẬN VỀ KỂ TOÁN MUA HÀNG DOANH NGHIỆP • 1. TÔNG QUAN VÈ MUA HÀNG HÓA 1. Khái niệm về hàng hóa, kế toán mua hàng: Hàng hóa là đổi tượng mà doanh nghiệp mua và bán ra ngoài thị trường nhằm mục đích sinh lợi. Là một phạm trù lịch sử, nó chi xuất hiện khi có nen sản xuất hàng hóa, đồng thời sản phàm lao động mang hình thái hàng hóa khi nó là đối tượng mua bán trên thị trường.
Hàng hóa là sản phàm của lao động, thỏa mãn mong muốn, nhu cầu nào đó của con người thông qua trao đôi hay mua bán. Ke toán mua hàng đóng một vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp hiện nay nhằm phản ánh chính xác, đầy đù, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình mua bán hàng hóa của doanh nghiệp. Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyên hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại, với chức năng chủ yếu là tô chức hni thông hàng hóa trên thị trường, đưa hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng, thực hiện giá trị cùa hàng hóa. Với doanh nghiệp thương mại, đầu vào là hàng hóa dịch vụ quyết định đầu ra và do đó quyết định đến lợi nhuận của doanh nghiệp, thông qua mua hàng, quan hệ trao đôi và thanh toán tiền hàng giữa người mua và người bán về giá trị hàng hóa được thực hiện.
Đặc điếm kế toán mua hàng Hàng hóa phải được thông qua một phương time mua, bán thanh toán tiền hàng nhất định. Doanh thu đã nắm được quyền sở hữu về hàng hóa, mất quyền sờ hữu về tiền tệ hay 1 loại hàng hóa khác. Hàng hóa mua vào với mục đích bán ra hoặc gia công sản xuất rồi bán. Mua hàng là khâu đầu tiên trong hoạt động của doanh nghiệp thương mại.
Nó đảm bảo cho quá trình hoạt động cùa doanh nghiệp được diễn ra một cách thường xuyên và liên tục, nhằm thực hiện được các mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp. Ke toán mua hàng của doanh nghiệp có những đặc diêm cơ bản sau: a. Phạm vi xác định hàng mua: Hàng hóa được coi là hàng mua và hạch toán vào chi tiêu hàng mua khi đồng thời thỏa mãn 3 điều kiện: 1 - Phải thông qua một phương thức mua bán và một thê thức thanh toán nhất định. - Hàng mua phải đúng mục đích: đê bán hoặc gia công chế biến đê bán.
- Doanh nghiệp phải được quyền sở hữu về hàng hoá và mất quyền sở hữu về tiền tệ. Hàng hoá không được coi là hàng mua trong các trường hợp sau: - Hàng mua về được tiêu dùng trong nội bộ doanh nghiệp. - Hàng mua về đê sửa chừa lớn hoặc xây dựng cơ bản. - Hàng nhận bán đại lý ký gửi.
- Hàng hao hụt tôn thất trong quá trình mua theo hợp đồng bên bán phải chịu. Trường hợp ngoại lệ được coi là hàng mua: hàng hóa mua về vừa dùng đê bán, vừa dùng đê sản xuất nhưng doanh nghiệp không phân biệt tách biệt được hai mục đích, hao hụt tôn thất trong quá trinh mua theo hợp đồng bên mua phải chịu. Thời điêm xác định hàng mua: Là thời diêm chuyên tiền sờ hữu, thời diêm này xác định phụ thuộc vào phương thức mua hàng. Neu mua hàng theo phương thức nhận hàng thì thời diêm chuyên tiền sờ hữu đi, cán bộ nghiệp vụ nhận hàng ký nhận vào chứng từ thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán.
Neu mua theo phương thức gửi hàng thì thời diêm chuyên tiền sở hữu đi, đơn vị nhận được hàng hóa do bên bán chuyên đến, ký nhận vào chứng từ đã thanh toán tiền hàng hoặc ký nhận chấp nhận thanh toán. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán mua hàng ❖ Vai trò kế toán mua hàng Ke toán mua hàng đóng vai trò quan trọng, đảm bảo cho công tác mua hàng được tô chức thực hiện một cách thuận lợi, giúp hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục, đồng thời hàng hóa, vật ưt mua về phù hợp với nhu cầu cùa doanh nghiệp về số lượng cũng như chất lượng và giá cả. ❖ Nhiệm vụ của kế toán mua hàng Theo dõi, ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác những chi tiêu mua hàng, về số lượng, chủng loại, quy cách và thời diêm ghi nhận mua hàng. 2 Theo dõi, kiêm tra, giám sát việc mua hàng đê thực hiện tốt kế hoạch mua hàng theo từng nguồn hàng, từng nhà cung cấp, từng đơn đặt hàng với người bán và tình hình thanh toán với nhà cung cấp.
Cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho lành đạo doanh nghiệp đê mức dừ trữ có thê được dự trùi và xác định một cách hợp lý nhất. Phương thức mua hàng Hàng mua được ghi nhận khi hàng hóa đã chuyên giao quyền sở hữu từ bên bán sang bên mua, bên mua đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Tùy thuộc từng phương thức mua mà thời diêm dự trùi và xác định một cách họp lý nhất. Mua hàng theo phương thức mua hàng trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng mua hàng đã ký kết, bên mua cử cán bộ thu mua mang giấy ủy nhiệm đến kho bên bán đê nhận hàng.
Thời diêm xác định mua hàng là khi đã hoàn thành thủ tục chứng tìr giao nhận hàng, doanh nghiệp đã thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán tiền hàng. Mua hàng theo phương thức chuyến hàng: Căn cứ vào hợp đồng đã ký, bên bán chuyên hàng đến cho bên mua và giao hàng tại kho bên mua hoặc địa diêm đã quy định trong hợp đồng. Thời diêm xác định hàng mua là khi doanh nghiệp đã nhận được hàng (do bên bán chuyên đến), đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng. Phương thức thanh toán khi mua hàng Phương thức thanh toán trực tiếp: Là sau khi nhận được quyền sờ hữu về hàng hóa, doanh nghiệp mua hàng thanh toán ngay tiền hàng cho bên bán (thanh toán bằng tiền mặt,chuyên khoản hoặc thanh toán bằng hiện vật).
Phương thức thanh toán trả chậm: Là thời diêm thanh toán tiền hàng sẽ diễn ra sau thời diêm ghi nhận quyền sờ hữu về hàng hóa. Thông thường doanh nghiệp bán sẽ đặt điều kiện tín dụng cho doanh nghiệp mua trong đó quy định về thời gian thanh toán cho phép, thời hạn thanh toán được hường chiết khấu thanh toán, tỷ lệ chiết khấu thanh toán được hưởng (nếu có). Nguyên tắc kế toán mua hàng Nguyên tắc giá gốc: Tài sản được ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc tài sản được hình thành theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc theo giá trị hợp lý của tài sản vào thời điêm tài sản được ghi nhận.
Giá trị các chỉ tiêu về tài sản, công nợ, chi phí, được phản ánh theo giá ờ thời điêm mua tài sản đó, không phải giá trị tại thời điêm xác định giá tài sản tính theo giá thị trường. Nguyên giá của tài sản cố định hữu hình mua ngoài được doanh nghiệp xác định dựa vào nguồn hình thành tài sản: Nguyên giá = Giả mua tính trên hóa đơn + Chi phỉ lap đặt, chạy thử - Chiết khấu giảm giá (nếu có) Nguyên tắc nhất quán: Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm. Trường hợp có thay đôi chính sách và phương pháp kể toán đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng cùa sự thay đôi đó trong phần thuyết minh BCTC (Báo cáo tài chính). PHƯƠNG PHÁP KÉ TOÁN - Phương pháp tính giá nhập kho: Giá nhập kho được tính theo giá thực tế ( giá gốc).
Giá nhập kho = Giá trị hàng hóa + Chi phỉ mua hàng. • Trường hợp DN kê khai GTGT theo phương pháp khấu trừ: Thì giá gốc không bao gồm thuế GTGT. • Neu DN kê khai thue GTGT theo phương pháp trực tiếp (Hóa đơn bán hàng thông thường): Thì giá gốc bao gồm cả thuế GTGT. - Phương pháp tính giá nhập kho hàng mua trong nước: Giá nhập kho = Giả trị trên hoá đơn GTGT + Chi phí vận chuyên, bốc dỡ - Các khoản giảm giá hàng bản.
- Phương pháp kê khai thường xuyên: là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng hóa lên các tài khoản kế toán, sô sách kế toán trên cơ sở các chírng từ nhập, xuất. - Phương pháp kiếm kê định kỳ: là phương pháp hạch toán mà mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hàng hóa không được ghi ngay vào tài khoản, sô sách kế toán mà đến 4 cuối kỳ hạch toán mới kiêm kê số hàng hóa tồn đê tính ra số đã xuất trong kỳ và chỉ ghi một lần. - Phương pháp tính giá trị hàng hóa tồn kho: + Phương pháp bình quân gia quyền. Giả trị hàng tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập Đon giá xuất kho bình .____ ° trong kỳ quân trong kỳ của = ___________________________________________ 7___.
„7Số lượng hàng tồn đầu kỳ + số lượng hàng một loại san phâm .66 nhập trong kỳ + Phương pháp thực tế đích danh. + Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO). Phương pháp hạch toán kế toán mua hàng Tài khoản 156 - Hàng hóa có 3 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1561 - Giá mua hàng hóa; - Tài khoản 1562 - Chi phí thu mua hàng hóa; - Tài khoản 1567 - Hàng hóa bất động sản. Chứng từ sử dụng - Hợp đồng kinh tế (Hợp đồng mua bán hàng hóa) giữa hai bên - Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào - Chứng tò thanh toán cho người bán: phiếu chi, ùy nhiệm chi,.
- Phiếu nhập kho Và bộ chứng từ kế toán có thê kèm theo (nếu có): — Phiếu xuất kho cùa bên bán hàng - Biên bản bàn giao hàng hóa - Biên bản thanh lý hợp đồng 1. Ý NGHĨA VÀ Sự CẦN THIÉT CỦA KÉ TOÁN MUA HÀNG 1. Vai trò của kế toán mua hàng: Ke toán mua hàng đóng vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp hiện nay nhằm đảm bảo cho công tác mua hàng được tô chức thực hiện một cách thuận lợi, giúp 5 hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục, đồng thời hàng hóa vật tư mua về phù hợp với nhu cầu cùa doanh nghiệp về số lượng cũng như chất lượng và giá cả. Ý nghĩa của kế toán mua hàng: Ke toán mua hàng chịu trách nhiệm về nguồn cung cấp các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp, là trực tiếp thực hiện các công tác thu mua cho doanh nghiệp nên sẽ thay mặt doanh nghiệp đê xác nhận và đảm bảo chất lượng cũng như số lượng của hàng hoá và vật hr được mua về.