Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam hội nhập sâu rộng vào thị trường quốc tế sau khi gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) năm 2007, tham gia Cộng đồng Kinh tế ASEAN (AEC) và chuẩn bị thực thi các hiệp định thương mại tự do thế hệ mới như Hiệp định Đối tác Xuyên Thái Bình Dương (TPP), các doanh nghiệp sản xuất trong nước đứng trước áp lực cạnh tranh gay gắt từ các tập đoàn nước ngoài. Để tồn tại và duy trì thị phần, doanh nghiệp sản xuất bắt buộc phải thiết lập cơ chế kiểm soát chặt chẽ toàn bộ các nguồn lực đầu vào và đầu ra.

Tại các đơn vị sản xuất may mặc, nguyên vật liệu (NVL) cấu thành bộ phận trọng yếu trong cấu trúc chi phí sản xuất, trong đó riêng chi phí vải chính thường chiếm tới khoảng 70% tổng giá thành sản phẩm. Mọi biến động hay thất thoát trong quá trình thu mua, bảo quản, luân chuyển và hạch toán NVL đều tác động trực tiếp và đáng kể đến giá thành cũng như hiệu quả kinh doanh.

Công ty Cổ phần May Thăng Long là doanh nghiệp hoạt động với mô hình kết hợp giữa nhận gia công theo hợp đồng xuất khẩu (chiếm tỷ trọng khoảng 80% sản lượng) và tự sản xuất sản phẩm để tiêu thụ nội địa cũng như xuất khẩu (chiếm khoảng 20% sản lượng). Đặc thù này đòi hỏi tổ chức bộ máy kế toán phải đồng thời xử lý hai quy trình quản lý và hạch toán vật tư khác biệt: vừa theo dõi NVL mua ngoài tự chủ về giá trị và số lượng, vừa quản lý chặt chẽ NVL do khách hàng nước ngoài cung cấp chỉ theo dõi về số lượng và định mức tiêu hao.

Đề tài "Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Thăng Long" do sinh viên Vũ Thị Bích Ngọc (Viện Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân) thực hiện nhằm giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu:

  1. Hệ thống hóa và làm rõ đặc điểm, quy trình luân chuyển cùng công tác tổ chức quản lý NVL tại doanh nghiệp may mặc.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng công tác kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp NVL tại Công ty Cổ phần May Thăng Long theo chế độ kế toán hiện hành.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện công tác kế toán NVL sát với thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu (bao gồm kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp và các mối liên hệ với kế toán công nợ nhà cung cấp, chi phí sản xuất).
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Không gian: Tại Công ty Cổ phần May Thăng Long (Số 250 Minh Khai, quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội).
    • Thời gian: Dữ liệu kế toán khảo sát tập trung vào năm tài chính 2015 và thời điểm chuyển giao chế độ kế toán năm 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Công trình nghiên cứu vận dụng hệ thống lý luận kế toán doanh nghiệp gắn liền với các văn bản quy phạm pháp luật và chế độ kế toán của Bộ Tài chính:

  • Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Chế độ Kế toán Doanh nghiệp (áp dụng đến hết năm 2014).
  • Thông tư số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ Kế toán Doanh nghiệp (chính thức áp dụng tại đơn vị từ ngày 01/01/2015).
  • Hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS), đặc biệt là VAS 02 – Hàng tồn kho.

Tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu chuyên ngành kế toán:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu thực tế: Tiếp cận trực tiếp hệ thống hồ sơ, chứng từ gốc, thẻ kho, sổ kế toán chi tiết, sổ cái và báo cáo tài chính tại phòng Kế toán và phòng Chuẩn bị sản xuất của Công ty Cổ phần May Thăng Long.
  • Phương pháp kế toán: Sử dụng phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá (tính giá nhập kho, xuất kho) và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp và so sánh: Đối chiếu giữa quy định của chế độ kế toán Nhà nước ban hành với thực tế hạch toán tại doanh nghiệp nhằm phát hiện các điểm phù hợp và những bất cập cần khắc phục.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu là các hồ sơ kinh tế phát sinh có thật tại công ty: Hợp đồng gia công (như HĐ số 06/08DT-TL với Công ty Quốc tế TNHH Đông Tài Việt Nam), Hợp đồng kinh tế mua bán (HĐ số 20.15B/ND–TL/HĐKT với Công ty CP Dệt May Nam Định), các hóa đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho và trích lục phần mềm kế toán.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Thăng Long

Chương này tập trung phân tích đặc điểm vật tư, phương thức hình thành, tiêu hao và mô hình tổ chức quản lý tại doanh nghiệp:

  1. Đặc điểm NVL: Chủng loại NVL rất đa dạng nhằm đáp ứng các hợp đồng gia công nhiều mẫu mã. NVL được phân thành:

    • NVL chính: Vải các loại (micro, cotton, kaki, CR kẻ ca rô...).
    • NVL phụ: Phụ liệu cấu thành sản phẩm (cúc dập nhựa, chỉ may các chỉ số 50C2, 60C3, 30C3, khóa kéo Nylon O/E, 2ways, 'O' type, nhãn, mác, mex) và phụ liệu phục vụ sản xuất, quản lý (kim máy, phấn, bìa phác màu, bút chì).
    • Phụ tùng, nhiên liệu: Ổ chao, suốt, vòng bi, dây curoa, xăng dầu bôi trơn máy.

  2. Cơ chế tính giá NVL:

    • NVL mua ngoài: Giá thực tế nhập kho là giá mua chưa thuế GTGT cộng chi phí thu mua (thông thường chi phí vận chuyển bốc dỡ do bên bán chịu hoặc đã gộp trong giá bán).
    • NVL hàng gia công: Đối tác nước ngoài (DK HONGKONG, WANSHIN, WILLBE, K&K...) giao hàng; kế toán chỉ theo dõi số lượng, không phản ánh giá trị vào tài khoản hàng tồn kho. Chi phí vận chuyển bốc dỡ từ cảng về kho do công ty trả hộ sẽ được theo dõi trên sổ riêng và hạch toán trực tiếp vào chi phí gia công (Nợ TK 621) để phân bổ vào đơn giá gia công.
    • NVL tiết kiệm trong sản xuất: Xác định khi lượng sử dụng thực tế thấp hơn định mức thỏa thuận. Đơn giá nhập kho được tính theo công thức: $$\text{Giá thực tế NVL tiết kiệm} = \text{Số lượng tiết kiệm} \times 80% \text{ Đơn giá thị trường} \times 50%$$
    • Phế liệu thu hồi: Đánh giá theo giá ước tính có thể sử dụng hoặc giá thị trường tại thời điểm thu hồi.
    • Phương pháp tính giá xuất kho: Doanh nghiệp áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ.
Nguồn hình thành NVL Tỷ trọng ước tính Nguyên tắc theo dõi kế toán
Hàng đối tác giao gia công ~ 80% Chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng, không tính giá trị vào TK 152
Mua ngoài tự sản xuất ~ 20% Theo dõi cả số lượng và giá trị trên hệ thống sổ TK 152
Tiết kiệm trong sản xuất Phát sinh nội bộ Nhập kho theo 40% giá thị trường (50% của 80% giá thị trường)
Phế liệu thu hồi Phát sinh nội bộ Theo dõi số lượng thu hồi, tận dụng tái sản xuất hoặc bán ngoài

  1. Tổ chức quản lý kho bãi và luân chuyển: Hệ thống kho được chia thành 3 khu vực chính: Kho NVL chính (chứa vải, bông), Kho NVL phụ (chứa phụ liệu, phụ tùng, hóa chất, bao bì) và Kho riêng tại các xí nghiệp sản xuất. Công tác quản lý có sự phân công rõ ràng giữa Phòng Chuẩn bị sản xuất (thu mua, kiểm tra, giao nhận), Phòng Kỹ thuật chất lượng (xây dựng định mức kỹ thuật), Phòng Kế hoạch thị trường (lập kế hoạch vật tư) và Thủ kho (bảo quản, ghi thẻ kho).

  2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Hình thức sổ kế toán là Chứng từ ghi sổ (Mẫu số S02a-DN) thực hiện trên máy vi tính thông qua phần mềm kế toán "Hệ thống quản lý FAB – EIS".

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Thăng Long

Chương 2 mô tả chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ và phương pháp hạch toán kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp NVL thông qua các nghiệp vụ phát sinh cụ thể trong tháng 08/2015:

  1. Kế toán chi tiết NVL:

    • Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu số 03-VT), Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT), Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT), Thẻ kho (Mẫu số S12-DN), Giấy đề nghị xuất vật tư.
    • Trình tự nhập kho hàng mua ngoài: Hội đồng nghiệm thu gồm Trưởng bộ phận cung ứng và Thủ kho kiểm nhận, lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Bộ phận cung ứng lập Phiếu nhập kho (3 liên).
      • Nghiệp vụ nhập vải dệt may Nam Định (15/08/2015): Mua 2.130m vải cotton, 1.540m vải kaki, 2.340m vải kate; trị giá chưa thuế 79.253.000 đồng, thuế GTGT 10% là 7.925.300 đồng, tổng thanh toán 87.178.300 đồng (chưa trả tiền). Định khoản: Nợ TK 1521: 79.253.000 đồng / Nợ TK 1331: 7.925.300 đồng / Có TK 331: 87.178.300 đồng.
      • Nghiệp vụ mua khóa may Nha Trang (18/08/2015): Mua dây kéo Nylon O/E (1.630 chiếc), Nylon 2ways (2.420 chiếc), Nylon 'O' type (1.570 chiếc); tổng tiền chưa thuế 25.451.000 đồng, thuế GTGT 2.545.100 đồng, thanh toán qua ngân hàng. Định khoản: Nợ TK 1521: 25.451.000 đồng / Nợ TK 1331: 2.545.100 đồng / Có TK 112: 27.996.100 đồng.
    • Nghiệp vụ nhập kho NVL tiết kiệm: Cuối tháng 8/2015, Phân xưởng sản xuất II tiết kiệm 150 cuộn chỉ trắng 3600m UBL QH0043 (đơn giá thị trường 52.000 đồng/cuộn). Đơn giá tính nhập kho: $52.000 \times 80% \times 50% = 20.800$ đồng/cuộn. Giá trị nhập kho là 3.120.000 đồng. Định khoản: Nợ TK 1522 / Có TK 1541: 3.120.000 đồng. Tương tự, Phân xưởng sản xuất I nhập kho 534,4m vải dệt kim tiết kiệm (giá thị trường 16.000 đồng/m, đơn giá tính 6.400 đồng/m), tổng giá trị 3.420.160 đồng.
    • Trình tự xuất kho: Đối với hàng tự sản xuất, phân xưởng lập Giấy đề nghị xuất vật tư trình Kế toán trưởng hoặc Phó Giám đốc phê duyệt; phòng Chuẩn bị sản xuất lập Phiếu xuất kho 3 liên giao Thủ kho xuất vật tư và Kế toán ghi sổ. Đối với hàng gia công, xuất kho căn cứ hợp đồng và định mức; chi phí vận chuyển phát sinh hạch toán vào TK 621.

  2. Kế toán tổng hợp NVL và công nợ liên quan:

    • Hệ thống tài khoản sử dụng: TK 152 (chi tiết TK 1521, 1522, 1523, 1525, 1528...), TK 153, TK 154, TK 331, TK 621, TK 111, TK 112, TK 141.
    • Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, kế toán căn cứ chứng từ gốc đã kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ, nhập dữ liệu vào phần mềm FAB – EIS. Phần mềm tự động cập nhật Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, Sổ Cái TK 152, TK 331 và các sổ chi tiết liên quan. Cuối tháng kết xuất Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL, Bảng Cân đối số phát sinh để lập Báo cáo tài chính.
    • Công tác kiểm kê: Thực hiện định kỳ vào ngày 31/12 hàng năm kết hợp đối chiếu số liệu định kỳ giữa Kế toán vật tư và Thủ kho.

Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Thăng Long

Chương 3 trình bày các đánh giá tổng hợp về thực trạng kế toán tại công ty và đề xuất hệ thống giải pháp:

  1. Đánh giá chung:

    • Ưu điểm: Doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định của Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC; áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ trên phần mềm máy tính giúp giảm nhẹ khối lượng ghi chép thủ công; quy trình luân chuyển chứng từ nhập, xuất kho tương đối chặt chẽ.
    • Nhược điểm tồn tại: Việc quản lý và hạch toán NVL gia công và NVL mua ngoài đôi khi còn chồng chéo; phương pháp tính giá xuất kho bình quân cả kỳ dự trữ dồn khối lượng công việc tính toán vào cuối tháng, làm chậm thông tin chi phí tức thời; công tác kế toán quản trị NVL và hệ thống báo cáo phục vụ quản trị nội bộ chưa được xây dựng hoàn chỉnh; quy trình luân chuyển một số chứng từ giữa các bộ phận còn chậm trễ.

  2. Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất:

    • Về công tác quản lý NVL: Hoàn thiện việc lập và theo dõi định mức tiêu hao NVL cho từng đơn hàng gia công và đơn hàng tự sản xuất; nâng cao trách nhiệm kiểm kê, bảo quản chống ẩm mốc, hư hỏng vật tư vải và phụ liệu.
    • Về phương pháp tính giá và phương pháp kế toán: Nghiên cứu áp dụng linh hoạt phương pháp tính giá xuất kho thích hợp nhằm cung cấp số liệu giá thành kịp thời hơn cho công tác định giá và đàm phán hợp đồng.
    • Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: Chuẩn hóa mẫu biểu chứng từ nội bộ, rút ngắn thời gian luân chuyển liên chứng từ từ phân xưởng, kho về phòng Kế toán.
    • Về kế toán tổng hợp và kế toán quản trị NVL: Nâng cấp tính năng khai thác dữ liệu của phần mềm FAB - EIS để thiết lập hệ thống báo cáo quản trị định kỳ về tình hình biến động giá mua NVL, báo cáo phân tích độ lệch định mức tiêu hao, báo cáo tồn kho vật tư chậm luân chuyển.
    • Điều kiện thực hiện giải pháp: Nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên kế toán và cán bộ quản lý kho, tăng cường trang bị hạ tầng công nghệ thông tin kết nối giữa các phân xưởng với phòng ban trung tâm.

Kết quả và đóng góp

  • Phản ánh trung thực và toàn diện bức tranh kế toán NVL tại một doanh nghiệp may mặc quy mô lớn với cơ cấu 80% hàng gia công và 20% hàng tự sản xuất.
  • Hệ thống hóa đầy đủ danh mục chứng từ, sơ đồ hạch toán và hệ thống tài khoản chi tiết theo Thông tư 200/2014/TT-BTC tại đơn vị thực tập.
  • Trích xuất chi tiết các số liệu và nghiệp vụ kế toán phát sinh thực tế:
    • Giá trị đơn hàng mua vải từ Công ty CP Dệt May Nam Định: 79.253.000 đồng (chưa thuế) và 87.178.300 đồng (đã có thuế GTGT 10%).
    • Giá trị đơn hàng mua khóa từ Công ty CP Phụ liệu may Nha Trang: 25.451.000 đồng (chưa thuế) và 27.996.100 đồng (đã có thuế GTGT 10%).
    • Công thức và quy trình xác định giá nhập kho đối với NVL tiết kiệm trong sản xuất (chỉ may: 3.120.000 đồng; vải dệt kim: 3.420.160 đồng).
  • Đóng góp các giải pháp mang tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác quản lý kho bãi, quy trình luân chuyển chứng từ và xây dựng báo cáo kế toán quản trị NVL tại Công ty Cổ phần May Thăng Long.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Đề tài là chuyên đề thực tập tốt nghiệp cử nhân, phạm vi nghiên cứu số liệu chuyên sâu tập trung chủ yếu vào các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong tháng 08/2015 và số liệu kiểm kê cuối năm 2015. Chưa đi sâu phân tích toàn diện tác động của biến động tỷ giá ngoại tệ đối với các hợp đồng nhập khẩu NVL trực tiếp từ nước ngoài.
  • Hướng mở rộng: Mở rộng nghiên cứu sang mảng kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm may mặc; phân tích sâu hơn về kế toán quản trị chi phí định mức và phân tích chênh lệch chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong doanh nghiệp dệt may xuất khẩu.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng sử dụng:
    • Sinh viên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp đang thực hiện khóa luận, chuyên đề tốt nghiệp về kế toán nguyên vật liệu, hàng tồn kho hoặc kế toán chi phí trong doanh nghiệp sản xuất - gia công.
    • Cán bộ kế toán tại các doanh nghiệp ngành may mặc có mô hình gia công xuất khẩu kết hợp tự sản xuất.
  • Nội dung đáng tham khảo nhất:
    • Quy trình quản lý và hạch toán kép: tách biệt giữa NVL nhận gia công (chỉ theo dõi số lượng, hạch toán chi phí vận chuyển bốc dỡ vào giá thành gia công) và NVL mua ngoài tự sản xuất.
    • Phương pháp và công thức tính giá nhập kho đối với vật tư tiết kiệm được từ định mức sản xuất.
    • Hệ thống mẫu biểu chứng từ kế toán thực tế: Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 03-VT), Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT), Hóa đơn GTGT và Hợp đồng gia công thương mại.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao Công ty Cổ phần May Thăng Long không hạch toán giá trị của phần lớn NVL nhận về vào tài khoản 152?
Do khoảng 80% sản lượng của công ty là nhận gia công cho các đối tác nước ngoài (DK HONGKONG, WANSHIN, WILLBE, K&K...). NVL do đối tác chuyển sang thuộc sở hữu của bên đặt hàng, công ty chỉ nhận để gia công nên kế toán không phản ánh giá trị vào tài khoản 152 và không hạch toán vào giá thành sản phẩm mà chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng trên thẻ kho và sổ chi tiết.

2. Công ty Cổ phần May Thăng Long tính giá trị nhập kho đối với nguyên vật liệu tiết kiệm được trong sản xuất như thế nào?
Khi lượng NVL thực tế phân xưởng sử dụng thấp hơn định mức giao khoán, phần chênh lệch được tính giá nhập kho theo quy định nội bộ bằng $50%$ của $80%$ đơn giá thực tế trên thị trường (tức bằng $40%$ giá thị trường). Giá trị này được ghi tăng tài khoản NVL và ghi giảm chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (Nợ TK 152 / Có TK 154).

3. Doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán nào và trên nền tảng công nghệ gì?
Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ (Mẫu số S02a-DN) theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, được vận hành trên hệ thống phần mềm kế toán "Hệ thống quản lý FAB – EIS".

4. Chi phí vận chuyển đối với NVL gia công nhận tại sân bay/cảng được xử lý hạch toán ra sao?
Trong trường hợp công ty vận chuyển hộ khách hàng hàng gia công từ cảng/sân bay (như sân bay Nội Bài) về kho công ty, chi phí vận chuyển bốc dỡ thuê ngoài không tính vào giá trị NVL nhập kho mà được theo dõi trên sổ chi tiết riêng và hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất (Nợ TK 621) để phân bổ làm căn cứ xác định đơn giá gia công.

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Vũ Thị Bích Ngọc đã phản ánh toàn diện và chi tiết công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Thăng Long theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Đề tài làm rõ nét đặc thù kế toán vật tư trong doanh nghiệp may mặc quy mô lớn với sự đan xen giữa hai hình thức nhận gia công xuất khẩu và tự sản xuất tiêu thụ. Các giải pháp do tác giả đề xuất xuất phát từ khảo sát thực tế chứng từ, sổ sách, mang tính ứng dụng cụ thể cho công tác quản trị và hạch toán nguyên vật liệu tại đơn vị.