Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường và xu hướng hội nhập quốc tế ngày càng mở rộng, nhu cầu xây dựng nhà ở dân dụng và trang trí nội ngoại thất tại Việt Nam có sự gia tăng mạnh mẽ. Điều này thúc đẩy sự ra đời của nhiều đơn vị kinh doanh thương mại vật liệu xây dựng, kéo theo tình trạng cạnh tranh gay gắt trên thị trường. Đối với các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ, việc lựa chọn nguồn cung ứng, kiểm soát chất lượng, mẫu mã, số lượng và theo dõi sát sao tình hình biến động của hàng hóa là yếu tố sống còn nhằm tiết giảm chi phí, bảo toàn vốn và tối đa hóa lợi nhuận. Công tác kế toán hàng hóa giữ vai trò trung tâm trong hệ thống thông tin quản lý, phản ánh toàn bộ quá trình luân chuyển từ khâu mua hàng, nhập kho, dự trữ cho đến khi xuất bán.

Từ quá trình thực tập thực tế tại Công ty TNHH MTV TM - DV Văn Minh, tác giả Võ Thị Tỷ Tỷ đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp nhằm đánh giá thực trạng công tác hạch toán hàng hóa, từ đó tìm kiếm các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể qua 4 nhiệm vụ:

  1. Giới thiệu khái quát về thông tin của Công ty TNHH MTV TM – DV Văn Minh cũng như quá trình hình thành, chức năng, nhiệm vụ hoạt động của phòng Tài chính - Kế toán.
  2. Tìm hiểu đặc điểm, cách thức hoạt động, tổ chức quản lý của công ty có ảnh hưởng đến công tác bán hàng.
  3. Vận dụng những kiến thức đã được học để phân tích thực trạng công tác bán hàng từ quy trình nhập kho, xuất bán cũng như hệ thống chứng từ, hóa đơn về hàng hóa tại công ty.
  4. Nêu rõ những ưu điểm và nhược điểm trong công tác kế toán hàng hóa tại doanh nghiệp, qua đó đề xuất các biện pháp hoàn thiện và khắc phục những hạn chế còn tồn tại.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH MTV TM – DV Văn Minh, thông qua hệ thống dữ liệu chứng từ gồm: hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) mua vào và bán ra, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, bảng kê hóa đơn và các sổ sách kế toán liên quan.

Phạm vi nghiên cứu được giới hạn như sau:

  • Phạm vi không gian: Thực hiện tại Công ty TNHH MTV TM – DV Văn Minh (Địa chỉ: Đường 781, Ấp Phước Long I, Xã Phan, Huyện Dương Minh Châu, Tỉnh Tây Ninh).
  • Phạm vi thời gian: Tập trung thu thập, phân tích số liệu chứng từ và hóa đơn phát sinh chủ yếu trong Quý IV năm 2020 (tháng 10, tháng 11 và tháng 12 năm 2020) và định hướng giải pháp cho giai đoạn sau.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng khung pháp lý và hệ thống chuẩn mực kế toán hiện hành của Việt Nam, kết hợp các phương pháp nghiên cứu thực tiễn trong ngành kế toán doanh nghiệp thương mại:

Nội dung tiêu chí Cơ sở lý thuyết và căn cứ quy chuẩn áp dụng
Khung pháp lý kế toán Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Chuẩn mực kế toán Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) – Hàng tồn kho.
Nguyên tắc tính giá hàng hóa Nguyên tắc giá gốc (Historical Cost); phương pháp kê khai thường xuyên; phương pháp tính giá xuất kho bình quân gia quyền.
Hệ thống tài khoản chủ đạo TK 156 (Hàng hóa), TK 632 (Giá vốn hàng bán), TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ), TK 229 / 2294 (Dự phòng giảm giá hàng tồn kho), TK 1381, TK 3381.
Hệ thống sổ sách kế toán Hình thức kế toán Nhật ký chung trên máy vi tính (vận dụng qua phần mềm bảng tính Excel).

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai đồng bộ:

  • Phương pháp thu thập số liệu: Trích xuất dữ liệu gốc từ phòng Kinh doanh và phòng Tài chính - Kế toán của công ty (hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, bảng kê mua vào, bán ra trong Quý IV/2020), kết hợp tra cứu cổng thông tin, website và kênh truyền thông của doanh nghiệp.
  • Phương pháp nghiên cứu và tham khảo tài liệu: Rà soát các văn bản pháp quy, các điều khoản tại Thông tư 133/2016/TT-BTC, chuẩn mực VAS 02, giáo trình chuyên ngành kế toán tài chính và các công trình khóa luận tham khảo cùng chuyên đề.
  • Phương pháp quan sát, phỏng vấn và trao đổi chuyên môn: Quan sát quy trình luân chuyển chứng từ tại kho và phòng kế toán, trao đổi trực tiếp với Kế toán trưởng, nhân viên kế toán bán hàng và thủ kho nhằm nắm bắt thực tế xử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH MTV TM-DV Văn Minh

Chương này trình bày toàn diện lịch sử hình thành, năng lực tài chính, cơ cấu nhân sự và mô hình tổ chức kế toán của đơn vị nghiên cứu:

  • Lịch sử hình thành và phát triển: Công ty thành lập ngày 04/11/2010 và chính thức đi vào hoạt động ngày 05/11/2010; mã số thuế: 3900926462; trụ sở đặt tại huyện Dương Minh Châu, tỉnh Tây Ninh. Vốn điều lệ ban đầu khi thành lập là 5 tỷ đồng. Sau 2 lần bổ sung vốn để mở rộng hoạt động kinh doanh ngành sắt thép, vốn điều lệ của công ty đạt 33 tỷ đồng.
  • Lĩnh vực hoạt động và danh mục sản phẩm: Doanh nghiệp phân phối các mặt hàng vật liệu xây dựng và sắt thép trên địa bàn Tây Ninh và khu vực lân cận. Các nhóm sản phẩm chủ lực gồm: gạch men (gạch men 40x40, 50x50, gạch TA 40x40, 25x40); thiết bị vệ sinh (bồn Inox ĐT Smart 500LD, 1000LD, 1500LN); đá xây dựng (đá 0x4, đá 1x2, đá 4x6); sắt thép xây dựng (thép phi 18, thép cuộn D6, thép phi 12 CB 300 VKS, sắt 10, sắt 12, sắt 14, sắt 6).
  • Quy mô nhân sự và cơ cấu tổ chức quản lý: Toàn công ty có hơn 80 nhân viên có trình độ đại học và trên đại học. Bộ máy gồm: Ban Giám đốc (02 người), Phòng Kinh doanh (10 người), Phòng Tài chính - Kế toán (04 người), Bộ phận Hành chính văn phòng (05 người), Bộ phận Quản lý kho (10 người) cùng đội ngũ giao nhận hàng.
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình tập trung. Nhân sự phòng kế toán gồm Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp và Kế toán bán hàng (hàng hóa) kiêm nhiệm vai trò Thủ quỹ. Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; kỳ kế toán theo năm dương lịch (01/01 đến 31/12); đơn vị tiền tệ ghi sổ là Việt Nam Đồng (VNĐ); khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng; ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung trên hệ thống dữ liệu Excel; hệ thống BCTC sử dụng mẫu biểu B01b-DNN, B02-DNN, F01-DNN.

Chương 2: Cơ sở lý luận chung về công tác kế toán hàng hóa

Chương 2 hệ thống hóa lý luận kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại theo Chuẩn mực VAS 02 và Thông tư 133/2016/TT-BTC:

  • Định nghĩa và đặc điểm: Hàng hóa là tài sản mua về với mục đích bán lại, thuộc nhóm tài sản lưu động ngắn hạn. Công tác quản lý đòi hỏi kiểm soát chặt chẽ ở 3 khâu: thu mua (giá cả, chất lượng, chi phí thu mua), bảo quản (kho bãi, chống hư hỏng, thất thoát) và dự trữ (xác định mức tồn kho tối thiểu, tối đa tránh ứ đọng vốn).
  • Phương pháp tính giá hàng hóa:
    • Giá nhập kho: Xác định theo nguyên tắc giá gốc, bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn cộng các loại thuế không hoàn lại, chi phí thu mua (vận chuyển, bốc xếp, bảo quản...) trừ đi chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng mua.
    • Giá xuất kho: Phân tích 3 phương pháp quy định tại Thông tư 133/2016/TT-BTC: phương pháp giá thực tế đích danh; phương pháp bình quân gia quyền (gồm bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ và bình quân liên hoàn sau mỗi lần nhập); phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO).
  • Kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp: Trình bày quy trình và sơ đồ đối chiếu của 3 phương pháp kế toán chi tiết (ghi thẻ song song, ghi sổ đối chiếu luân chuyển, ghi sổ số dư); trình bày kết cấu TK 156 (TK 1561, TK 1562) theo phương pháp kê khai thường xuyên, các bút toán định khoản biến động tăng, giảm, hàng bán bị trả lại, thiếu thừa khi kiểm kê và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 2294 sang TK 632).

Chương 3: Thực trạng công tác kế toán hàng hóa tại công ty TNHH MTV TM - DV Văn Minh

Tác giả đi sâu phản ánh thực tế ghi chép và hạch toán tại doanh nghiệp thông qua chứng từ cụ thể phát sinh trong năm 2020:

  • Đặc điểm vận hành hàng hóa: Công ty là đơn vị thương mại thuần túy, không có sản xuất dở dang, không có chi phí chế biến hay thành phẩm. Nguồn cung cấp hàng hóa chính gồm: Công ty TNHH Thương mại Thuận Thiên Bảo, Công ty Cổ phần Thép Nam Kim, Công ty TNHH TV-TK-XD-TM Trần Gia Huy. Do tính chất vật liệu nặng, hàng nhập kho với số lượng lớn, công ty thường nhập hàng trực tiếp từ nhà máy theo các hợp đồng lớn để cung ứng ngay nhằm giảm thiểu chi phí lưu kho.
  • Phương pháp tính giá thực tế tại công ty:
    • Xác định giá nhập kho theo giá gốc: Giá mua chưa thuế GTGT cộng chi phí thu mua trừ chiết khấu thương mại. Toàn bộ chi phí thu mua được tập hợp trên TK 156 và phân bổ vào cuối kỳ cho số hàng đã bán và số hàng còn tồn kho.
    • Xác định giá xuất kho: Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ (tính đơn giá bình quân một lần vào cuối tháng dựa trên tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ).
  • Tài khoản và quy trình hạch toán nghiệp vụ: Doanh nghiệp sử dụng TK 156 để theo dõi biến động hàng hóa. Văn bản minh họa cụ thể các nghiệp vụ:
    • Nhập kho hàng hóa (minh họa qua Phiếu nhập kho ngày 31/08/2020): Định khoản Nợ TK 156, Nợ TK 133 / Có TK 111, TK 112, TK 331.
    • Xuất kho bán hàng (minh họa qua Phiếu xuất kho ngày 10/09/2020, Bảng kê bán lẻ tháng 2/2020): Phản ánh đồng thời giá vốn (Nợ TK 632 / Có TK 156) và doanh thu (Nợ TK 111, TK 112, TK 131 / Có TK 511, Có TK 3331).
    • Nghiệp vụ kiểm kê hàng hóa định kỳ: Phản ánh các trường hợp phát hiện thừa (Nợ TK 156 / Có TK 3381) hoặc phát hiện thiếu chờ xử lý (Nợ TK 1381 / Có TK 156).
  • Quy trình luân chuyển chứng từ: Thể hiện quy trình vận hành nhập kho (từ phòng kinh doanh lập đề nghị mua hàng, lấy báo giá, ký hợp đồng, nhà cung cấp giao hàng, kiểm duyệt, thủ kho ký nhận đến lập phiếu nhập kho) và quy trình kiểm kê định kỳ đối chiếu giữa thẻ kho và sổ chi tiết.

Chương 4: Đánh giá công tác kế toán và đưa ra một số biện pháp nhằm nâng cao công tác kế toán tại công ty TNHH MTV-TM-DV Văn Minh

Chương 4 tổng kết các ưu điểm, chỉ ra những điểm bất cập và đề xuất các giải pháp hoàn thiện:

  • Đánh giá ưu điểm: Bộ máy quản lý gọn nhẹ; luân chuyển chứng từ ban đầu tương đối kịp thời; hệ thống sổ sách cơ bản đáp ứng yêu cầu của Thông tư 133/2016/TT-BTC; công tác hạch toán chi phí thu mua được theo dõi và phân bổ cụ thể.
  • Những hạn chế tồn tại:
    • Phân công lao động kế toán chưa hợp lý: Kế toán bán hàng kiêm nhiệm vai trò thủ quỹ, vi phạm nguyên tắc kiểm soát nội bộ và tiềm ẩn rủi ro thất thoát tiền mặt hoặc gian lận số liệu.
    • Công cụ ghi sổ hạn chế: Toàn bộ công tác kế toán phụ thuộc vào phần mềm bảng tính Excel, chưa sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng, gây nguy cơ nhầm lẫn dữ liệu và giảm tốc độ xử lý khi khối lượng chứng từ lớn.
    • Phương pháp tính giá xuất kho bình quân cuối kỳ dồn khối lượng tính toán vào cuối tháng, làm chậm tiến độ cung cấp số liệu giá vốn tức thời cho ban giám đốc.
    • Công tác kiểm kê chưa thực hiện đều đặn cho từng nhóm mặt hàng; chưa tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 2294) cuối năm dù các mặt hàng sắt thép, gạch men chịu rủi ro trượt giá và hao mòn cơ lý tính.
  • Các biện pháp đề xuất cụ thể: Tách biệt hoàn toàn vị trí thủ quỹ khỏi kế toán bán hàng; đầu tư ứng dụng phần mềm kế toán chuyên ngành; tổ chức kiểm kê định kỳ theo từng nhóm mặt hàng chuyên biệt; thiết lập định mức dự trữ tối thiểu và tối đa; thực hiện nghiêm túc thủ tục trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo quy định hiện hành.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu đã phản ánh trung thực thực trạng công tác hạch toán hàng hóa tại Công ty TNHH MTV TM - DV Văn Minh – một doanh nghiệp thương mại vật liệu xây dựng quy mô vốn 33 tỷ đồng tại tỉnh Tây Ninh.

Bảng tổng hợp đối chiếu giữa thực trạng tại doanh nghiệp và kiến nghị hoàn thiện:

Nội dung công tác Thực trạng tại Công ty Văn Minh Kiến nghị hoàn thiện của tác giả
Phân công nhiệm vụ Kế toán bán hàng kiêm nhiệm chức danh Thủ quỹ Bố trí nhân sự độc lập cho vị trí Thủ quỹ để bảo đảm nguyên tắc kiểm soát nội bộ
Hệ thống xử lý dữ liệu Sử dụng bảng tính Excel thủ công để lập sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết Ứng dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp để liên kết dữ liệu tự động giữa kho và kế toán
Phương pháp tính giá xuất kho Tính đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ vào thời điểm cuối tháng Nghiên cứu ứng dụng tính giá bình quân liên hoàn hoặc FIFO khi triển khai phần mềm
Công tác kiểm kê Kiểm kê định kỳ chung, chưa phân nhóm chi tiết, thẻ kho đối chiếu chưa liên tục Lập bảng kiểm kê phân loại chi tiết từng mặt hàng; kiểm kê đột xuất nhóm hàng giá trị cao
Trích lập dự phòng HTK Doanh nghiệp chưa trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 2294) Định kỳ cuối niên độ tiến hành đánh giá giá trị thuần có thể thực hiện được để trích lập dự phòng

Đóng góp của khóa luận nằm ở việc chỉ ra ranh giới giữa quy định lý thuyết và thực tiễn áp dụng tại một doanh nghiệp thương mại tư nhân: việc lựa chọn phương pháp kế toán đơn giản (bình quân cuối kỳ, bảng tính Excel) giúp doanh nghiệp tiết giảm chi phí bộ máy ban đầu, nhưng khi quy mô vốn tăng lên 33 tỷ đồng với mạng lưới phân phối rộng thì mô hình này bộc lộ những hạn chế rõ rệt về kiểm soát nội bộ và tính kịp thời của thông tin tài chính.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Khóa luận giới hạn phạm vi khảo sát số liệu thực tế chủ yếu trong Quý IV năm 2020 (tháng 10, 11 và 12). Dữ liệu minh họa tập trung vào một số nghiệp vụ nhập - xuất đơn lẻ tại đơn vị, chưa phản ánh đầy đủ chu kỳ biến động giá vật liệu xây dựng trong toàn bộ niên độ kế toán cả năm. Ngoài ra, tác giả chưa có điều kiện lượng hóa chi tiết mức thiệt hại tài chính phát sinh từ hao hụt vận chuyển hay chi phí cơ hội do hàng tồn kho ứ đọng.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng khảo sát chuỗi số liệu tài chính liên tục qua nhiều năm tài chính; nghiên cứu tích hợp mô hình kế toán quản trị hàng tồn kho (như mô hình lượng đặt hàng kinh tế tối ưu - EOQ) để tối ưu hóa chi phí thu mua nhóm hàng sắt thép; khảo sát hiệu quả vận hành thực tế sau khi doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán thay thế Excel.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp đang nghiên cứu đề tài kế toán hàng hóa hoặc kế toán bán hàng tại các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ áp dụng Chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Các nội dung có giá trị tham khảo ứng dụng cao gồm:

  • Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho, xuất kho và kiểm kê thực tế tại một doanh nghiệp kinh doanh vật tư xây dựng và sắt thép.
  • Phương pháp phân bổ chi phí thu mua hàng hóa (vận chuyển, bốc xếp) cho hàng bán trong kỳ và hàng tồn cuối kỳ trên tài khoản 156.
  • Báo cáo phân tích rủi ro kiểm soát nội bộ khi nhân viên kế toán kiêm nhiệm thủ quỹ và những hạn chế kỹ thuật khi quản lý hàng tồn kho quy mô lớn bằng Excel.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH MTV TM - DV Văn Minh áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào? Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính. Hình thức ghi sổ kế toán được áp dụng là hình thức Nhật ký chung thực hiện trên máy vi tính thông qua phần mềm bảng tính Excel.

2. Phương pháp tính giá xuất kho tại công ty có ưu điểm và nhược điểm gì? Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ (tính vào cuối tháng). Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ tính toán và chỉ thực hiện một lần trong kỳ. Nhược điểm là dồn khối lượng công việc tính toán lớn vào thời điểm cuối tháng làm chậm tiến độ lập báo cáo tài chính và không cung cấp được kịp thời thông tin giá vốn tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ xuất kho.

3. Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty bộc lộ điểm yếu nào về mặt kiểm soát nội bộ? Điểm yếu lớn nhất là việc kế toán bán hàng (kế toán hàng hóa) đồng thời kiêm nhiệm vai trò Thủ quỹ (chịu trách nhiệm thu, chi, bảo quản tiền mặt). Việc kiêm nhiệm này vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kiểm soát nội bộ, tiềm ẩn nguy cơ sai phạm và rủi ro trong quản lý tài sản tiền mặt của đơn vị.

4. Công ty Văn Minh có tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho không? Trong thực tế hạch toán, công ty chưa thực hiện việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trên tài khoản 2294 vào thời điểm cuối niên độ kế toán, dù đặc thù các mặt hàng như sắt thép, xi măng dễ bị ảnh hưởng bởi biến động giá thị trường và nguy cơ suy giảm chất lượng vật lý (rỉ sét, hao hụt). Tác giả đã kiến nghị công ty cần tuân thủ thủ tục lập dự phòng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.

5. Nguồn cung ứng hàng hóa chủ yếu của Công ty Văn Minh gồm những đơn vị nào? Nguồn hàng vật tư xây dựng và sắt thép của công ty được cung cấp chính bởi các đối tác: Công ty TNHH Thương mại Thuận Thiên Bảo, Công ty Cổ phần Thép Nam Kim và Công ty TNHH TV-TK-XD-TM Trần Gia Huy.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Võ Thị Tỷ Tỷ đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán hàng hóa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và Chuẩn mực VAS 02, đồng thời phản ánh chân thực thực trạng công tác hạch toán tại Công ty TNHH MTV TM – DV Văn Minh. Đề tài đã chỉ rõ những điểm phù hợp cũng như những lỗ hổng trong tổ chức bộ máy kế toán, hình thức ghi sổ và công tác kiểm soát hàng tồn kho tại doanh nghiệp. Các kiến nghị được đề xuất mang tính khả thi, xuất phát trực tiếp từ các tồn tại thực tế, giúp doanh nghiệp hoàn thiện quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh thương mại vật liệu xây dựng.