CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ 1. Các khái niệm cơ bản, phương thức bán hàng và phương thức thanh toán 1. Các khái niệm cơ bản về bán hàng và hàng và xác định kết quả kinh doanh Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất – kinh doanh, đây là quá trình chuyển hóa vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hóa sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán. Quá trình bán hàng ở các DN nói chung và DN thương mại nói riêng có những đặc điểm chính sau đây: - Có sự trao đổi thỏa thuận giữa người mua và người bán, người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua, họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. - Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hóa: người bán mất quyền sở hữu, người mua có quyền sở hữu về hàng hóa đã mua bán. Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, các DN cung cấp cho khách hàng một khối lượng hàng hóa và nhận lại của khách hàng một khoản gọi là DTBH.
Số DT này là cơ sở để DN XĐKQKD của mình. XĐKQKD là việc so sánh giữa chi phí kinh doanh đã bỏ ra và thu nhập kinh doanh đã thu về trong kỳ. Nếu thu nhập lớn hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lãi, ngược lại nếu thu nhập nhỏ hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lỗ. Việc xác định kết quả bán hàng thường được tiến hành vào cuối kỳ kinh doanh, thường được tiến hành vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm, tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng DN.
Mối quan hệ giữa bán hàng và xác định kết quả kinh doanh: Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình kinh doanh của DN, còn XĐKQKD là căn cứ quan trọng để đơn vị quyết định tiêu thụ hàng hoá nữa hay không. Do đó có thể nói giữa bán hàng và XĐKQKD có mối quan hệ mật thiết với nhau. Nếu kết quả kinh doanh là cái đích hướng tới của mọi DN, thì bán hàng là công cụ, phương tiện trực tiếp mà họ sử dụng để đạt tới cái đích đó. 6 Khóa luận tốt nghiệp 1.
Phương thức bán hàng ❖ Bán buôn Bán buôn hay còn được hiểu như hình thức bán sỉ là một hoạt động buôn bán hàng hóa với số lượng lớn và từ một hay nhiều nhà cung cấp với nhiều mẫu mã và được bán lại cho người bán lẻ với số lượng nhỏ. Bán buôn được chia làm 2 hình thức: bán buôn hàng hóa qua kho và bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng - Hình thức bán buôn qua kho: Đây là một hình thức bán hàng được xuất trực tiếp từ kho của các công ty, DN sản xuất. Bán buôn qua kho có 2 hình thức chính: Bán buôn qua kho giao hàng trực tiếp: đây là một hình thức đại diện cá nhân đến thực tế tại kho hàng đề nhận hàng. Các DN thương mại sẽ có nhiệm vụ xuất hàng giao trực tiếp cho đại diện của bên mua.
Sau đó kiểm hàng và thanh toán hàng hoặc có thể nợ thanh toán. Bán buôn qua kho chuyển hàng: Phương thức này sẽ căn cứ vào bản hợp đồng đã được ký kết thỏa thuận giữa 2 bên. Bên DN sẽ xuất hàng hóa và dùng phương thức vận chuyển tại DN hoặc sẽ thuê ngoài để chuyển hàng hóa đến người mua theo địa chỉ mà người mua cung cấp. Về chi phí vận chuyển bên nào thanh toán thì sẽ nói rõ trong hợp đồng.
- Hình thức bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng: đây là một hình thức DN thương mại sau khi giao dịch mua hàng và nhận được hàng, không chuyển về địa chỉ kho mà được chuyển thẳng đến người mua. Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng được thực hiện dưới 2 hình thức: Giao hàng trực tiếp: DN sau khi mua hàng sẽ giao trực tiếp cho người mua tại kho của họ. Chuyển hàng: DN sau khi mua hàng thì sẽ sử dụng phương tiện vận tải của mình hoặc sử dụng các phương thức giao hàng bên ngoài để giao cho người mua ở một địa điểm nào đó được quy định trong hợp đồng. ❖ Bán lẻ Bán lẻ là việc mua các sản phẩm từ các nhà sản xuất, nhà bán buôn hoặc những công ty bán lẻ lớn để bán lại cho người tiêu dùng cuối cùng.
Các tổ chức bán lẻ có quy mô khác nhau, chúng có thể là một cửa hàng đơn lẻ hay là một chuỗi các cửa hàng. Bán lẻ thường bán với số lượng ít, giá bán ổn định và thường có giá cao hơn so với việc bán buôn. Bán lẻ được chia làm 6 hình thức khác nhau: 7 Khóa luận tốt nghiệp Bán lẻ thu tiền tập trung: đây là hình thức bán hàng mà việc thu tiền và giao hàng cho người mua được tách biệt nhau. Mỗi quầy hàng sẽ có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền, viết hóa đơn bán hàng để đưa cho khách hàng.
Nhân viên bán hàng sẽ căn cứ vào hóa đơn bán hàng hoặc kiểm kê số lượng hàng tồn để xác định số lượng hàng hóa đã bán ra trong ngày để lập báo cáo bán hàng. Sau đó nhân viên sẽ lập giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ. Bán lẻ thu tiền trực tiếp: đây là hình thức mà nhân viên bán hàng và thu tiền trực tiếp của khách hàng và giao hàng luôn cho khách. Thường hình thức này áp dụng cho các cửa hàng nhỏ lẻ, chỉ có một vài nhân viên thực hiện viện bán hàng.
Bán lẻ tự phục vụ: đây là hình thức mà khách hàng tự lựa chọn hàng hóa, mang đến quầy tính tiền và thanh toán tiền hàng. Nhân viên thu ngân sẽ kiểm hàng, tính tiền và lập hóa đơn bán hàng, thu tiền và giao hóa đơn bán hàng cho khách hàng. Hình thức này thường áp dụng cho các hệ thống chuỗi cửa hàng lớn như là hệ thống siêu thị bán lẻ, nơi có rất nhiều mặt hàng bán lẻ. Bán trả góp: đây là hình thức mà người mua sẽ thanh toán tiền hàng nhiều lần.
Ngoài việc trả đúng số tiền mà khách hàng phải thanh toán thì khách hàng còn phải trả thêm một khoản tiền lãi do trả chậm. Đối với hình thức này thì bên bán chỉ mất quyền sở hữu hàng hóa khi người mua thanh toán đủ tiền hàng. Tuy nhiên, khi hạch toán thì hàng hóa trả góp này vẫn được ghi nhận là một khoản DT. Bán hàng tự động: đây là hình thức mà DN sẽ sử dụng các máy bán hàng tự động, khách hàng có thể mua hang hóa thông qua máy bán hàng tự động ở bất kì thời điểm nào.
Hình thức này rất tiện lợi vì DN không cần tốn chi phí như nhân viên, mặt bằng thuê cửa hàng,. Hiện nay một số tỉnh thành ở nước ta đã áp dụng khá nhiều về hình thức này. Gửi đại lý bán hàng hay ký gửi hàng hóa: là hình thức mà doanh nghiệp sẽ ký gửi hàng hóa xuống các đại lý để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Đồng thời DN sẽ trích một phần để trả hoa hồng cho các đại lý đó.
Số hàng hóa này vẫn thuộc quyền sở hữu của DN cho đến khi đại lý thanh toán cho DN số tiền hàng đã bán được. Phương thức thanh toán Sau khi giao hàng cho bên mua và nhận được chấp nhận thanh toán có thể nhận tiền hàng theo nhiều phương thức khác nhau tùy vào sự thỏa thuận giữa hai bên mà lựa chọn các phương thức thanh toán cho phù hợp. có các hình thức thanh toán sau: 8 Khóa luận tốt nghiệp Phương thức thanh toán ngay: là phương thức thanh toán mà người mua hàng hóa sẽ thanh toán ngay khoản tiền mình mua hàng cho bên bán khi hàng hóa được chuyển giao. Theo hình thức này sự vận động của hàng hóa sẽ gắn liền với sự vận động của tiền tệ.
Thanh toán trực tiếp có thể bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, séc, hoặc bằng hàng hóa (trường hợp hàng đổi hàng), … Phương thức thanh toán trả chậm: là phương thức thanh toán mà người mua hàng hóa không phải thanh toán tiền cho người bán ngay khi mình nhận được hàng, đó là cơ sở cho việc hình thành nên công nợ phải thu của khách hàng. Công nợ phải thu này cần phải được ghi chép và hạch toán chi tiết cho từng đối tượng riêng rẽ. Phương thức nhận tiền ứng trước: Bên mua ứng trước tiền hàng cho bến bán, sau khi nhận được đầy đủ hàng mua, bên mua thanh toán số tiền còn lại cho bên bán. Thanh toán bù trừ: là phương thức thanh toán bù trừ số phải thu khác hàng (TK131) với số phải trả người bán (TK 331) của cùng một đối tượng.
Vai trò và nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh. Vai trò Bán hàng và XĐKQKD có vai trò vô cùng quan trọng không chỉ đối với DN mà còn đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Đối với bản thân DN có bán được hàng thì mới có thu nhập để bù đắp những chi phí bỏ ra, có điều kiện để mở rộng hoạt động kinh doanh, nâng cao đời sống của người lao động. Đối với nền kinh tế, việc thực hiện tốt công tác bán hàng sẽ góp phần điều hòa giữa sản xuất và tiêu dùng, giúp củng cố sự phát triển, tạo nguồn tích luỹ cho nền kinh tế quốc dân.
Thông tin KTBH và XĐKQKD được cung cấp, giúp các nhà quản trị DN nắm được tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng về loại hình, số lượng, chất lượng, giá cả, thanh toán, kiểm tra tình hình thực hiện các dự toán GVHB, chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN và xác định kết quả bán hàng của đơn vị. Trên cở sở đó đưa ra những biện pháp định hướng cho hoạt động kinh doanh trong kỳ tiếp theo, hoàn thiện hoạt động kinh doanh, hoạt động quản lý hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí và tăng DT. Bên cạnh đó, thông tin KTBH và XĐKQKD là mối quan tâm của những người có lợi ích trực tiếp liên quan đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp như các nhà đầu tư, nhà cung cấp, các chủ nợ, … Đó là cơ sở để các đối tượng này nắm bắt được tình hình kinh doanh của DN và kịp thời đưa ra các quyết định kinh tế phù hợp.