Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong nền kinh tế thị trường, các hoạt động trao đổi, mua bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ diễn ra với quy mô ngày càng mở rộng và tính chất phức tạp. Quan hệ mua bán không chỉ giới hạn ở hình thức thanh toán ngay ("tiền trao cháo múc") mà phần lớn được thực hiện theo phương thức mua bán chịu (trả tiền sau) dựa trên mức độ tín nhiệm lẫn nhau giữa các bên. Việc mở rộng phương thức thanh toán này đặt ra yêu cầu cấp thiết về công tác quản trị tài chính, đảm bảo tốc độ luân chuyển vốn nhanh chóng, hiệu quả và hạn chế tình trạng ứ đọng hoặc thất thoát vốn.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp chuyên đề "Kế toán công nợ tại Công ty TNHH Thuận Giao" được thực hiện nhằm khảo sát và phản ánh thực trạng tổ chức công tác kế toán các khoản nợ phải thu và nợ phải trả tại doanh nghiệp. Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu của đề tài được tác giả xác định cụ thể gồm 3 nội dung:
- Vận dụng các kiến thức lý thuyết đã được đào tạo tại nhà trường vào thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp, nhận diện sự tương đồng và khác biệt giữa lý luận kế toán và thực tế áp dụng.
- Giải đáp các câu hỏi thực tế phát sinh trong quá trình quản lý công nợ tại cơ sở thực tập (về nguyên nhân phát sinh, phương thức kiểm soát và luân chuyển chứng từ).
- Nâng cao hiểu biết về tầm quan trọng của kế toán công nợ trong bộ máy tài chính doanh nghiệp, rèn luyện kỹ năng phân tích và xử lý các tình huống bất thường trong quản lý nợ.
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán công nợ, bao gồm kế toán các khoản nợ phải thu của khách hàng (Tài khoản 131) và kế toán các khoản nợ phải trả cho người bán / nhà cung cấp (Tài khoản 331).
- Phạm vi không gian: Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Thuận Giao (địa chỉ tại 1/88 Ấp Hòa Lân, xã Thuận Giao, huyện Thuận An, tỉnh Bình Dương).
- Phạm vi thời gian: Số liệu khảo sát thực tế và hạch toán tại doanh nghiệp tập trung vào niên độ kinh doanh năm 2007 (cụ thể phân tích chi tiết dữ liệu phát sinh tháng 09/2007).
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khung lý thuyết và chuẩn mực kế toán áp dụng
Tác giả hệ thống hóa các nguyên tắc và nghiệp vụ kế toán công nợ theo quy định của Chế độ Kế toán Doanh nghiệp Việt Nam:
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập và quan sát chứng từ: Tiếp cận trực tiếp hệ thống chứng từ kế toán gốc tại phòng kế toán công ty (phiếu yêu cầu giao hàng, phiếu xuất kho 3 liên, đơn đặt hàng, hóa đơn GTGT, biên bản đối chiếu công nợ).
- Phương pháp phân tích, tổng hợp và đối chiếu số liệu: Thu thập dữ liệu từ sổ chi tiết thanh toán, bảng tổng hợp xuất hàng, bảng tổng hợp công nợ để so sánh, đối chiếu khớp đúng giữa sổ chi tiết, bảng kê và sổ cái tài khoản.
- Phương pháp kế toán: Sử dụng phương pháp tài khoản kế toán, ghi chép kép, và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
Nội dung chính theo từng chương
Chương I: Mở đầu
Chương này nêu bật tính tất yếu của công tác quản lý tài chính và luân chuyển vốn trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Tác giả khẳng định vai trò của nhân viên kế toán công nợ như một bộ phận hỗ trợ nhà quản trị kiểm soát dòng tiền, sắp xếp dự toán kinh doanh và chủ động phòng ngừa rủi ro tài chính. Phần này cũng xác định rõ 3 mục tiêu nghiên cứu và phạm vi khảo sát của báo cáo.
Chương II: Cơ sở lý luận
Chương II trình bày hệ thống lý thuyết về kế toán các khoản thanh toán trong doanh nghiệp:
- Định nghĩa, nhiệm vụ và nguyên tắc quản lý nợ phải thu, nợ phải trả.
- Quy định chi tiết về kết cấu, nội dung phản ánh của Tài khoản 131 và Tài khoản 331.
- Sơ đồ hạch toán tổng quát các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến bán hàng thu tiền sau, mua hàng trả tiền sau, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại và bù trừ công nợ.
Chương III: Tổng quan và thực trạng kế toán công nợ của công ty
Phần này cung cấp thông tin tổng quát về cơ sở thực tập:
- Thông tin doanh nghiệp: Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Thuận Giao, thành lập ngày 11/02/2004 theo quyết định của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bình Dương. Loại hình: Công ty tư nhân, kinh doanh theo mô hình siêu thị tự chọn.
- Ngành nghề kinh doanh: Quần áo thời trang, hàng lưu niệm, hóa mỹ phẩm, văn phòng phẩm, hàng gia dụng, đồ dùng học sinh, giày dép các loại, thực phẩm chế biến.
- Cơ cấu nhân sự (tổng số 11 người): Ban Giám đốc (02 người), Phòng Hành chính (02 người), Phòng Kế toán (05 người), Phòng Kinh doanh (02 người).
- Tổ chức bộ máy kế toán: Áp dụng hình thức kế toán tập trung với 05 nhân sự gồm: 01 Kế toán trưởng, 03 Kế toán viên (phụ trách doanh thu - tiền mặt, công nợ phải thu, công nợ phải trả - tổng hợp - tiền lương) và 01 Thủ quỹ. Niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12 hàng năm. Hình thức sổ kế toán áp dụng là Chứng từ ghi sổ.
- Chính sách thanh toán và chiết khấu:
- Thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng hoặc tiền mặt. Thời hạn thanh toán sau khi nhận hóa đơn GTGT hoặc trong vòng 30 ngày kể từ khi đối chiếu công nợ.
- Chiết khấu thanh toán bán ra: 2% tổng giá trị đơn hàng nếu khách hàng thanh toán đúng hạn hợp đồng; chiết khấu thanh toán trước hạn thỏa thuận theo từng đơn hàng.
- Chiết khấu mua vào: Được nhà cung cấp chiết khấu 2-3% khi mua số lượng lớn hoặc thanh toán sớm.
Chương IV: Thực trạng đề tài nghiên cứu được áp dụng tại công ty
Chương IV đi sâu vào quy trình hạch toán và theo dõi công nợ thực tế tại đơn vị:
- Kế toán nợ phải thu (TK 131): Mở chi tiết 4 tài khoản cấp hai theo nhóm ngành hàng:
- TK 1311: Phải thu khách hàng - mặt hàng văn phòng phẩm.
- TK 1312: Phải thu khách hàng - mặt hàng hóa mỹ phẩm.
- TK 1313: Phải thu khách hàng - mặt hàng thức uống.
- TK 1314: Phải thu khách hàng - mặt hàng thời trang.
- Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng: Phòng Kế hoạch tiếp nhận đơn đặt hàng -> Phòng Kinh doanh lập phiếu yêu cầu giao hàng -> Thủ kho lập Phiếu xuất kho 3 liên (1 liên lưu cuốn, 1 liên giao khách, 1 liên chuyển kế toán) -> Kế toán nhập số liệu vào Bảng tổng hợp xuất hàng trên phần mềm bảng tính Excel -> Cuối tháng lập Bảng đối chiếu công nợ gửi khách hàng xác nhận qua fax -> Xuất Hóa đơn GTGT và ghi nhận nợ phải thu.
- Chính sách chiết khấu thực tế: Chiết khấu thương mại 5% trên tổng giá trị đối với đơn hàng lớn; chiết khấu thanh toán 10% nếu thanh toán trước thời hạn.
- Kế toán nợ phải trả (TK 331): Mở chi tiết 4 tài khoản cấp hai:
- TK 3311: Phải trả nhà cung cấp - thực phẩm.
- TK 3312: Phải trả nhà cung cấp - quần áo.
- TK 3313: Phải trả nhà cung cấp - giày dép.
- TK 3314: Phải trả nhà cung cấp - hóa mỹ phẩm (HMP).
- Phương thức xử lý chiết giảm với nhà cung cấp: Thanh toán sớm được hưởng chiết khấu 2-3% ghi nhận vào TK 515; hàng giao sai chất lượng/thiếu số lượng được lập biên bản kiểm tra tại kho và ghi giảm giá hàng mua (ghi Có TK 152) hoặc hưởng chiết khấu thương mại (ghi Có TK 152, Có TK 133).
Chương V: Nhận xét và kiến nghị
Đánh giá tổng quát về tổ chức bộ máy kế toán và công tác quản lý công nợ tại công ty, đồng thời ghi nhận những ưu điểm và tồn tại trong việc quản lý hàng hóa, đối chiếu công nợ của mô hình siêu thị tự chọn.
Kết quả và đóng góp
Số liệu thực tế về tình hình công nợ tháng 09/2007
Báo cáo trích xuất số liệu hạch toán thực tế từ Bảng tổng hợp công nợ của Công ty TNHH TM & DV Thuận Giao trong tháng 09 năm 2007:
1. Tổng hợp công nợ phải thu khách hàng (TK 131)
| Mã KH |
Tên khách hàng |
Dư đầu kỳ (Nợ) |
Phát sinh Nợ |
Phát sinh Có |
Dư cuối kỳ (Nợ) |
| 1311-01 |
Công ty TNHH Peace Vina |
12.500.000 |
11.600.000 |
15.000.000 |
9.100.000 |
| 1311-02 |
Công ty TNHH Khatoco |
9.000.000 |
6.000.000 |
8.000.000 |
7.000.000 |
| 1311-03 |
Công ty TNHH Her Kuang |
11.050.000 |
0 |
6.000.000 |
5.050.000 |
| 1311-04 |
Công ty TNHH SX Đế Giày KOTEC |
6.570.000 |
4.500.000 |
0 |
11.070.000 |
| 1311-05 |
Công ty TNHH Vinh Cơ |
7.800.000 |
5.650.000 |
8.560.000 |
4.800.000 |
| Cộng |
|
46.410.000 |
27.150.000 |
37.560.000 |
36.020.000 |
(Đơn vị tính: Đồng Việt Nam)
2. Tổng hợp công nợ phải trả nhà cung cấp (TK 331)
| Mã KH/NCC |
Tên nhà cung cấp |
Dư đầu kỳ (Có) |
Phát sinh Nợ |
Phát sinh Có |
Dư cuối kỳ (Có) |
| 3311-01 |
Công ty CP Bánh kẹo Biên Hòa |
4.650.000 |
5.425.000 |
8.625.000 |
1.450.000 |
| 3311-02 |
Công ty Bánh kẹo Hải Hà |
0 |
3.425.000 |
2.000.000 |
1.425.000 |
| 3311-03 |
Công ty Sữa Việt Nam |
1.250.500 |
2.580.000 |
3.000.000 |
830.500 |
| 3311-04 |
Công ty Dầu Tường An |
865.000 |
3.450.000 |
4.000.000 |
315.000 |
| 3312-01 |
Cơ sở may Minh Thúy |
2.550.000 |
1.500.000 |
4.050.000 |
0 |
| 3312-02 |
Cơ sở Thục Vân |
785.000 |
950.000 |
1.450.000 |
285.000 |
| 3313-01 |
Công ty TNHH Á Châu |
4.560.000 |
1.525.000 |
3.500.000 |
2.585.000 |
| 3313-02 |
Công ty TNHH Bitis |
985.000 |
1.250.000 |
1.500.000 |
735.000 |
| 3313-03 |
Cơ sở giày Minh Tâm |
3.000.000 |
2.500.000 |
5.000.000 |
500.000 |
| 3314-01 |
Công ty TNHH Hưng Phát |
2.000.000 |
11.525.000 |
9.500.000 |
4.025.000 |
| 3314-02 |
Công ty TNHH Mỹ Hảo |
0 |
985.250 |
550.000 |
435.250 |
| 3314-03 |
Công ty TNHH Unilever |
685.000 |
4.500.000 |
4.000.000 |
1.185.000 |
| Cộng |
|
21.330.500 |
39.615.250 |
47.175.000 |
13.770.750 |
(Đơn vị tính: Đồng Việt Nam)
Đóng góp thực tiễn của báo cáo
- Hệ thống hóa đầy đủ danh mục khách hàng, nhà cung cấp và mã hóa tài khoản chi tiết cấp 2 theo từng nhóm ngành hàng đặc thù của mô hình siêu thị bán lẻ.
- Mô tả chi tiết quy trình theo dõi nợ kết hợp giữa chứng từ giấy (phiếu xuất kho 3 liên) và bảng tính điện tử Excel (Bảng tổng hợp xuất hàng, Bảng đối chiếu công nợ gửi khách hàng).
- Cung cấp mẫu biểu hệ thống sổ sách kế toán thực tế: Sổ chi tiết khoản phải thu khách hàng, Sổ cái TK 331, Sổ chi tiết thanh toán cho người bán, Sổ theo dõi chi tiết khách hàng.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế về phạm vi dữ liệu: Do giới hạn thời gian thực tập và phạm vi đề tài, tác giả chỉ tập trung nghiên cứu hai mảng nghiệp vụ chính là nợ phải thu khách hàng và nợ phải trả nhà cung cấp; chưa đi sâu vào các khoản phải thu/phải trả nội bộ hoặc các khoản nợ phải trả khác.
- Hạn chế về chu kỳ khảo sát: Số liệu phân tích chi tiết trong báo cáo chỉ phản ánh tình hình công nợ trong một tháng cụ thể (tháng 09/2007), chưa phản ánh được toàn bộ biến động tài chính theo chu kỳ năm hoặc tính chu kỳ mùa vụ của mô hình kinh doanh siêu thị.
- Hướng tiếp tục hoàn thiện: Nghiên cứu mở rộng việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ và ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng thay thế cho việc nhập liệu thủ công trên bảng tính Excel.
Giá trị tham khảo
Báo cáo là tài liệu tham khảo thiết thực cho:
- Học sinh, sinh viên các trường trung cấp, cao đẳng chuyên ngành Kế toán doanh nghiệp thực hiện báo cáo thực tập tốt nghiệp về mảng kế toán công nợ và thanh toán.
- Kế toán viên tại các doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ tham khảo cách thức tổ chức tài khoản cấp 2 (theo nhóm mặt hàng: thực phẩm, quần áo, giày dép, hóa mỹ phẩm) và quy trình luân chuyển chứng từ đối chiếu công nợ định kỳ.
- Người làm công tác quản lý tham khảo biểu mẫu theo dõi xuất hàng và bảng đối chiếu công nợ phục vụ công tác kiểm soát nội bộ.
Câu hỏi thường gặp
1. Công ty TNHH TM & DV Thuận Giao áp dụng hình thức kế toán và niên độ kế toán nào?
Công ty áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
2. Bộ máy kế toán của công ty gồm bao nhiêu nhân sự và được tổ chức theo mô hình nào?
Phòng kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, gồm 05 nhân sự: 01 Kế toán trưởng, 03 Kế toán viên và 01 Thủ quỹ. Toàn bộ thông tin, chứng từ kế toán đều được xử lý và lưu trữ tập trung tại phòng kế toán.
3. Công ty phân chia tài khoản chi tiết cấp hai cho TK 131 và TK 331 như thế nào?
Công ty phân loại tài khoản cấp hai theo nhóm mặt hàng kinh doanh:
- Tài khoản 131: TK 1311 (Văn phòng phẩm), TK 1312 (Hóa mỹ phẩm), TK 1313 (Thức uống), TK 1314 (Thời trang).
- Tài khoản 331: TK 3311 (Thực phẩm), TK 3312 (Quần áo), TK 3313 (Giày dép), TK 3314 (Hóa mỹ phẩm - HMP).
4. Quy trình đối chiếu và xác nhận công nợ bán hàng tại công ty diễn ra như thế nào?
Hàng ngày, kế toán tiếp nhận phiếu xuất kho từ bộ phận kho để nhập liệu vào Bảng tổng hợp xuất hàng trên Excel. Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu lập "Bảng đối chiếu công nợ" gửi cho từng khách hàng. Sau khi khách hàng kiểm tra, ký xác nhận và gửi fax phản hồi, công ty mới chính thức xuất Hóa đơn GTGT làm căn cứ ghi nhận doanh thu và nợ phải thu.
5. Chính sách chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán của công ty được quy định ra sao?
- Đối với khách hàng mua: Chiết khấu thương mại 5% cho đơn đặt hàng quy mô lớn; chiết khấu thanh toán 2% cho đơn hàng thanh toán đúng hạn hợp đồng và lên đến 10% nếu thanh toán trước thời hạn.
- Đối với nhà cung cấp: Công ty được hưởng chiết khấu 2-3% trên tổng giá trị lô hàng khi mua số lượng nhiều hoặc thanh toán sớm.
Kết luận
Báo cáo thực tập tốt nghiệp của tác giả Phạm Thị Diệp đã phản ánh đầy đủ cơ sở lý luận và thực trạng tổ chức kế toán công nợ tại Công ty TNHH TM & DV Thuận Giao. Đề tài làm rõ quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp hạch toán chi tiết tài khoản 131 và 331 theo nhóm ngành hàng, cũng như chính sách thanh toán và chiết khấu của doanh nghiệp thương mại. Tài liệu cung cấp nguồn dẫn liệu thực tế có giá trị phục vụ học tập, nghiên cứu và ứng dụng trong công tác kế toán doanh nghiệp.
