Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Trần Linh Chi (Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2022) nghiên cứu về đề tài: "Kế toán chi phí lương và các khoản trích theo lương của Công ty G & L Đại Thành" dưới sự hướng dẫn của TS. Nguyễn Quốc Thắng.

Lý do lựa chọn đề tài xuất phát từ vai trò của lao động và tiền lương trong doanh nghiệp. Tiền lương là nguồn thu nhập chính nhằm tái sản xuất sức lao động, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên (CBCNV), đồng thời là đòn bẩy kinh tế tác động trực tiếp đến năng suất lao động. Về phía doanh nghiệp, chi phí lao động chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh; việc quản lý, hạch toán chính xác và thanh toán kịp thời tiền lương cùng các khoản trích nộp bảo hiểm không chỉ bảo vệ quyền lợi người lao động mà còn hỗ trợ kiểm soát chi phí, hạ giá thành dịch vụ. Công ty TNHH G&L Đại Thành là doanh nghiệp có quy mô nhỏ, hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và xây lắp sân thể thao (golf, bóng đá, thi công lưới). Việc khảo sát công tác kế toán tiền lương tại đây giúp đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật lao động, chế độ kế toán và nhận diện các điểm cần hoàn thiện trong quy trình quản lý thực tế.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được phân định cụ thể:

  1. Mục tiêu chung: Tiếp cận thực tế công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH G&L Đại Thành; từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện phần hành kế toán này tại đơn vị.
  2. Mục tiêu cụ thể:
    • Phản ánh thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp.
    • Chỉ ra các ưu điểm và nhược điểm của phần hành kế toán tiền lương tại đơn vị thực tập.
    • Đưa ra nhận xét khách quan và đề xuất biện pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH G&L Đại Thành (trụ sở chính tại Quận Gò Vấp và chi nhánh tại Quận Bình Tân, TP. Hồ Chí Minh).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và thông tin thực tế được thu thập trong giai đoạn 2020 – 2022 (tập trung phân tích chứng từ quý IV năm 2021).
Chỉ tiêu thông tin Chi tiết tại đơn vị khảo sát
Tên đơn vị Công ty TNHH G&L Đại Thành
Trụ sở chính 409/33 Nguyễn Oanh, Phường 17, Quận Gò Vấp, TP.HCM
Chi nhánh Khu vực Bình Tân, TP.HCM
Mã số thuế 0312704724
Đại diện pháp luật Ông Ngô Hữu Thành
Lĩnh vực hoạt động Kinh doanh thương mại, dịch vụ, xây lắp sân golf, sân bóng đá, thi công lưới

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật và chuẩn mực kế toán hiện hành của Việt Nam:

  • Văn bản pháp luật về lao động và bảo hiểm:
    • Bộ luật Lao động năm 2019 (Điều 90 về khái niệm tiền lương; Điều 96 về hình thức trả lương; Điều 98 về tiền lương làm thêm giờ, làm việc vào ban đêm; Điều 104 về thưởng).
    • Nghị định 90/2019/NĐ-CP quy định mức lương tối thiểu vùng áp dụng cho người lao động làm việc theo hợp đồng lao động và quy định mức lương tối thiểu cao hơn ít nhất 7% đối với lao động đã qua đào tạo nghề.
    • Nghị định 28/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội (mức phạt khi trả lương thấp hơn mức lương tối thiểu vùng).
    • Nghị định 145/2020/NĐ-CP (Điều 54 hướng dẫn chi tiết hình thức trả lương theo thời gian, theo sản phẩm, lương khoán và lương theo doanh thu).
    • Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 (Điều 81 quy định điều kiện hưởng bảo hiểm thất nghiệp).
    • Quyết định 595/QĐ-BHXH và Công văn 2159/BHXH-BT ngày 01/06/2017 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam quy định quy trình thu và tỷ lệ trích nộp các quỹ BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ.
  • Văn bản pháp luật về chế độ kế toán:
    • Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính (Điều 53 quy định nguyên tắc kế toán, kết cấu, nội dung phản ánh của Tài khoản 334 – Phải trả người lao động và Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác).
    • Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (chế độ kế toán áp dụng trực tiếp tại Công ty TNHH G&L Đại Thành).

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng gồm:

  • Phương pháp quan sát trực tiếp quy trình luân chuyển chứng từ tại các phòng ban.
  • Phương pháp thu thập và sao chép chứng từ kế toán, sổ kế toán thực tế tại phòng kế toán.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp số liệu kế toán chi phí tiền lương và bảo hiểm.
  • Phương pháp đối chiếu, so sánh giữa lý luận kế toán với việc áp dụng thực tiễn tại doanh nghiệp.

Nguồn dữ liệu sử dụng là hệ thống dữ liệu sơ cấp và thứ cấp nội bộ từ Công ty TNHH G&L Đại Thành giai đoạn 2020 – 2022, bao gồm: bảng chấm công, bảng tính lương, bảng thanh toán lương, phiếu chi, sổ quỹ tiền mặt, sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản 334.

Quỹ trích nộp Tỷ lệ tính vào chi phí DN Tỷ lệ trừ vào lương NLĐ Tổng tỷ lệ trích nộp
Bảo hiểm xã hội (BHXH) 17,0% 8,0% 25,0%
Bảo hiểm y tế (BHYT) 3,0% 1,5% 4,5%
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 1,0% 1,0% 2,0%
Kinh phí công đoàn (KPCĐ) 2,0% 0,0% 2,0%
Bảo hiểm tai nạn lao động (BHTNLĐ) 0,5% 0,0% 0,5%
Tổng cộng 23,5% 10,5% 34,0%

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG I: Cơ sở lý luận về kế toán chi phí lương và các khoản trích theo lương

Chương I hệ thống hóa toàn diện các vấn đề lý luận về tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp. Tác giả làm rõ bản chất kinh tế của tiền lương dưới góc độ giá trị sức lao động theo Điều 90 Bộ luật Lao động 2019, đồng thời phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tiền lương: chính sách nội bộ doanh nghiệp, quan hệ cung cầu thị trường lao động, chi phí sinh hoạt, thâm niên và hao phí lao động.

Về phân loại chi phí lương, đề tài chia thành lương chính (tiền lương trả cho thời gian làm việc thực tế gồm lương cơ bản, lương chức vụ, phụ cấp tính chất lương) và lương phụ (tiền lương trả cho thời gian nghỉ phép, lễ, tết, hội họp theo chế độ). Khóa luận trình bày các hình thức trả lương quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP: trả lương theo thời gian (theo tháng, ngày, giờ), tiền lương làm thêm giờ (150% ngày thường, 200% ngày nghỉ hàng tuần, 300% ngày lễ tết), lương theo sản phẩm, lương khoán và lương theo doanh thu kết hợp lương cứng.

Về hạch toán kế toán, chương I phân tích kết cấu hai tài khoản kế toán trọng tâm:

  • Tài khoản 334 (Phải trả người lao động): Bên Nợ phản ánh các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và bảo hiểm đã thanh toán, đã ứng trước hoặc khấu trừ vào lương; Bên Có phản ánh các khoản tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm phải trả phát sinh trong kỳ; Số dư bên Có phản ánh số tiền còn phải trả người lao động (trường hợp cá biệt có số dư bên Nợ phản ánh số trả thừa). Tài khoản gồm 2 tài khoản cấp 2: TK 3341 (Phải trả công nhân viên) và TK 3348 (Phải trả người lao động khác).
  • Tài khoản 338 (Phải trả, phải nộp khác): Sử dụng để theo dõi nghĩa vụ trích nộp các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo tỷ lệ quy định 34% (doanh nghiệp chịu 23,5%, người lao động đóng 10,5%).

CHƯƠNG II: Thực trạng về kế toán chi phí lương và các khoản trích theo lương của Công ty TNHH G&L Đại Thành

Chương II đi sâu vào mô tả thực trạng tổ chức bộ máy, đặc điểm lao động và quy trình hạch toán chi phí lương tại Công ty TNHH G&L Đại Thành. Doanh nghiệp ban đầu thành lập với quy mô vốn điều lệ 1.000 đồng và 20 nhân sự, chuyên cung ứng vật liệu, thiết bị xây lắp sân golf, cỏ nhân tạo, cỏ thật (nhập khẩu Mỹ: Bermuda, Tip Eagle, Paspalum) và lưới công trình. Bộ máy quản lý gồm Giám đốc, Phòng Kế toán và Thu mua, Phòng Kỹ thuật, Phòng Thiết kế và Phòng Kinh doanh.

Tổ chức bộ máy kế toán của công ty áp dụng mô hình tập trung, gồm 3 nhân sự: Kế toán trưởng, Kế toán viên 1 (kiêm nhiệm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền lương) và Kế toán viên 2 (kiêm nhiệm nguyên vật liệu, bán hàng, hàng tồn kho). Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 đến 31/12, đơn vị tiền tệ là VNĐ, chế độ kế toán áp dụng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC với hình thức kế toán Nhật ký chung.

Về đặc điểm nhân sự, năm 2021 công ty có quy mô 10 lao động với độ tuổi bình quân 19 – 32 tuổi.

Tiêu chí phân loại Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Phân theo trình độ
- Đại học 4 40%
- Cao đẳng 1 10%
- Trung cấp nghề 5 50%
Phân theo giới tính
- Nam 7 70%
- Nữ 3 30%
Tổng quy mô lao động 10 100%

Thực tế tính lương và hạch toán tại doanh nghiệp:

  • Phương pháp trả lương: Doanh nghiệp áp dụng hình thức trả lương theo thời gian dựa trên ngày công chuẩn là 26 ngày/tháng (8 giờ/ngày). $$\text{Tiền lương tháng} = \frac{\text{Lương cơ bản} + \text{Phụ cấp}}{26} \times \text{Số ngày làm việc thực tế}$$ Các khoản phụ cấp gồm: phụ cấp xăng xe, điện thoại, phụ cấp trách nhiệm theo chức vụ và phụ cấp hỗ trợ dịch bệnh Covid-19. Tiền thưởng các dịp lễ (30/4, 1/5, 2/9, Tết Dương lịch) dao động từ 100.000 đồng đến 500.000 đồng; thưởng cuối năm dựa trên lợi nhuận kinh doanh.
  • Hệ thống chứng từ sử dụng: Bảng chấm công, bảng tính lương, bảng thanh toán tiền lương, giấy đề nghị thanh toán lương, phiếu chi lương và sổ quỹ tiền mặt.
  • Quy trình luân chuyển chứng từ tiền lương: Thực hiện qua quy trình 10 bước nghiêm ngặt:
    1. Theo dõi chấm công hằng ngày và tổng hợp bảng chấm công cuối tháng.
    2. Kế toán tiền lương lập bảng tính lương và các khoản trích theo lương.
    3. Lập giấy đề nghị thanh toán lương kèm phiếu chi chuyển Ban Giám đốc.
    4. Giám đốc kiểm tra chứng từ.
    5. Giám đốc ký phê duyệt bảng lương và phiếu chi.
    6. Chuyển trả chứng từ đã duyệt về phòng kế toán.
    7. Thủ quỹ nhận phiếu chi và bảng lương từ kế toán để xuất tiền mặt.
    8. Người lao động kiểm tra, nhận tiền mặt và ký xác nhận vào bảng thanh toán lương.
    9. Thủ quỹ ghi sổ quỹ tiền mặt và hoàn trả bảng lương cho kế toán tiền lương.
    10. Kế toán lưu chứng từ, ghi sổ Nhật ký chung và vào Sổ Cái TK 334 (mẫu số S19-DNN theo Thông tư 133/2016/TT-BTC).

Về hạch toán tổng hợp, do công ty áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC, chi phí tiền lương bộ phận văn phòng và quản lý được tập hợp vào bên Nợ TK 642 (Chi phí quản lý kinh doanh), đối ứng Có TK 334. Khi trích bảo hiểm và kinh phí công đoàn, kế toán ghi Nợ TK 642 (phần doanh nghiệp chịu), Nợ TK 334 (phần trừ lương người lao động) và Có TK 338. Khi xuất quỹ tiền mặt trả lương, ghi Nợ TK 334 và Có TK 111.

CHƯƠNG III: Giải pháp hoàn thiện về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH G&L Đại Thành

Chương III đánh giá toàn diện ưu điểm, hạn chế và đề xuất phương hướng hoàn thiện tại công ty:

  • Ưu điểm: Bộ máy kế toán tinh gọn, phân công nhiệm vụ rõ ràng; quy trình kiểm duyệt chứng từ qua Giám đốc chặt chẽ; chi trả lương đúng hạn, đảm bảo các quyền lợi cơ bản cho 10 người lao động; việc lập bảng thanh toán và phiếu chi tuân thủ quy định biểu mẫu chứng từ.
  • Hạn chế: Việc tính toán và theo dõi lương phần lớn vẫn thực hiện thủ công trên bảng tính Excel, chưa tích hợp đồng bộ phần mềm kế toán chuyên dụng; chính sách trích nộp các quỹ bảo hiểm đôi khi chưa phản ánh kịp thời các biến động thực tế hoặc mức lương đóng bảo hiểm chưa sát với tổng thu nhập; việc theo dõi phụ cấp và phân loại chi phí nhân công theo từng công trình xây lắp sân tập golf chưa được hạch toán bóc tách chi tiết.
  • Giải pháp hoàn thiện:
    • Nâng cấp phần mềm kế toán và ứng dụng chấm công điện tử để tự động hóa khâu lập bảng lương, hạn chế sai sót số học.
    • Hoàn thiện thang bảng lương, quy chế thưởng gắn liền với hiệu quả kinh doanh của từng dự án sân golf, thể thao.
    • Thực hiện trích lập và nộp đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đúng thời hạn và đúng tỷ lệ quy định tại cơ quan bảo hiểm xã hội địa phương.
    • Phân bổ chi phí nhân công chính xác hơn giữa chi phí quản lý và chi phí thi công xây lắp để phản ánh đúng giá thành dịch vụ.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh chi tiết thực trạng công tác kế toán tiền lương tại Công ty TNHH G&L Đại Thành qua các dữ liệu thực tế:

  • Minh họa quy trình số liệu: Khóa luận ghi nhận nghiệp vụ chi trả lương mẫu tại đơn vị (nhân viên văn phòng tháng 03/2021) với tổng lương và phụ cấp được hạch toán vào chi phí quản lý kinh doanh (Nợ TK 642 / Có TK 334) và chi trả bằng tiền mặt (Nợ TK 334 / Có TK 111), kết hợp việc trích bảo hiểm theo tỷ lệ quy định (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%, KPCĐ 1% theo thỏa thuận nội bộ).
  • Hệ thống hóa quy trình luân chuyển chứng từ: Mô tả chi tiết 10 bước phối hợp giữa Nhân viên – Kế toán tiền lương – Giám đốc – Thủ quỹ trong công tác chấm công, lập bảng lương, phê duyệt, phát lương và ghi sổ kế toán.
  • Làm rõ việc áp dụng chế độ kế toán: Khóa luận chứng minh tính phù hợp khi doanh nghiệp quy mô nhỏ lựa chọn áp dụng Chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TK 334 theo Mẫu số S19-DNN.
  • Đóng góp của đề tài: Tác giả tự nêu việc nghiên cứu giúp hệ thống hóa lý luận kế toán tiền lương gắn với các văn bản pháp luật mới (Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 145/2020/NĐ-CP), đồng thời đưa ra các đề xuất điều chỉnh thực tế giúp doanh nghiệp hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ và quản trị chi phí nhân sự.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số hạn chế gắn liền với phạm vi nghiên cứu do tác giả trình bày:

  • Phạm vi khảo sát hẹp: Đề tài chỉ thực hiện khảo sát tại một doanh nghiệp thương mại - dịch vụ quy mô nhỏ (Công ty TNHH G&L Đại Thành với 10 lao động), do đó các kết luận và giải pháp mang tính đặc thù cao, khó đại diện cho các doanh nghiệp xây lắp hoặc sản xuất có quy mô lớn.
  • Dữ liệu thực nghiệm tập trung ngắn hạn: Các bảng biểu, chứng từ thực tế chủ yếu tập trung vào quý IV năm 2021 (tháng 10, 11, 12/2021) và số liệu tổng hợp năm 2021, chưa phản ánh được chu kỳ biến động chi phí nhân công trong cả giai đoạn dài hạn.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang việc tích hợp phần mềm kế toán quản trị tiền lương, hạch toán chi tiết chi phí nhân công trực tiếp cho từng hạng mục công trình xây lắp sân thể thao, và hoàn thiện hệ thống đánh giá hiệu suất (KPI) phục vụ trả lương theo doanh thu.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán: Cung cấp mẫu hình nghiên cứu thực tế về phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa: Tham khảo quy trình 10 bước luân chuyển chứng từ tiền lương, cách thức xây dựng bảng chấm công, bảng thanh toán lương, phiếu chi và ghi Sổ Cái TK 334 (Mẫu S19-DNN).
  • Người làm đề tài khóa luận tương tự: Cung cấp khung cơ sở lý luận cập nhật theo Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 90/2019/NĐ-CP và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, kết hợp phương pháp lập sơ đồ hạch toán và tổng hợp bảng biểu kế toán tiền lương.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH G&L Đại Thành áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?
Doanh nghiệp áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và lập Sổ Cái Tài khoản 334 theo Mẫu số S19-DNN.

2. Cơ cấu lao động tại Công ty G&L Đại Thành trong năm 2021 có đặc điểm gì?
Năm 2021, công ty có tổng cộng 10 nhân sự với độ tuổi bình quân 19 – 32 tuổi. Cơ cấu theo giới tính gồm 7 nam (70%) và 3 nữ (30%). Về trình độ học vấn, có 4 người trình độ Đại học (40%), 1 người trình độ Cao đẳng (10%) và 5 người trình độ Trung cấp nghề (50%).

3. Doanh nghiệp áp dụng hình thức trả lương và ngày công tiêu chuẩn như thế nào?
Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian dựa trên số ngày làm việc thực tế với ngày công chuẩn quy định là 26 ngày/tháng (8 giờ/ngày). Tiền lương tháng được tính bằng tổng lương cơ bản và phụ cấp chia cho 26 ngày rồi nhân với số ngày công thực tế.

4. Ngoài lương cơ bản, công ty chi trả các khoản đãi ngộ và phụ cấp nào cho người lao động?
Công ty chi trả phụ cấp tiền xăng xe, tiền điện thoại theo vị trí chức danh, phụ cấp trách nhiệm và phụ cấp hỗ trợ dịch bệnh Covid-19. Về tiền thưởng, công ty thưởng các dịp lễ (30/4, 1/5, 2/9, Tết Dương lịch) với mức từ 100.000 đồng đến 500.000 đồng tùy tình hình thực tế, cùng chế độ thưởng cuối năm trích từ lợi nhuận kinh doanh.

5. Quy trình kế toán tiền lương tại đơn vị được thực hiện qua các bước luân chuyển chứng từ nào?
Quy trình gồm 10 bước: Theo dõi chấm công -> Kế toán lập bảng tính lương -> Lập giấy đề nghị thanh toán và phiếu chi -> Giám đốc kiểm tra -> Giám đốc duyệt chứng từ -> Chuyển chứng từ về kế toán -> Thủ quỹ nhận phiếu chi và xuất tiền -> Người lao động nhận lương và ký nhận -> Thủ quỹ ghi sổ quỹ tiền mặt -> Kế toán nhận lại bảng lương để vào Sổ Cái TK 334, Nhật ký chung và lưu trữ.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Trần Linh Chi đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo chuẩn mực kế toán Việt Nam và Bộ luật Lao động 2019. Đề tài phản ánh trung thực thực trạng công tác hạch toán, tính toán tiền lương và quy trình luân chuyển chứng từ tại Công ty TNHH G&L Đại Thành trong năm 2021 theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Các phân tích ưu nhược điểm và giải pháp đề xuất xuất phát sát với tình hình thực tế của một doanh nghiệp nhỏ, mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho công tác kế toán tiền lương tại các đơn vị có mô hình kinh doanh tương đồng.