CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán 1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng 1. Khái niệm- vai trò của nghiệp vụ bán hàng Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp thương mại, nó chính là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ tay người bán sang tay người mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền được đòi tiền ở người mua.
Đây cũng chính là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị, hình thành nên kết quả sản xuất kinh doanh giúp doanh nghiệp thu hồi vốn để thực hiện quá trình kinh doanh tiếp theo. Bán hàng có ý nghĩa hết sức to lớn không chỉ đối với bản thân mỗi doanh nghiệp mà còn đối với sự phát triển chung của toàn xã hội. nó là giai đoạn tái sản xuất. doanh nghiệp khi thực hiện tốt công tác bán hàng sẽ tạo điều kiện thu hối vốn kinh doanh, bù đắp chi phí, đồng thời tạo ra lợi nhuận, thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước thông qua việc nộp thuế, lệ phí, tạo công ăn việc làm và nâng cao đời sống cho người lao động.
Các phương thức bán hàng Các phương thức bán hàng chủ yếu gồm : bán buôn hàng hóa, bán lẻ hàng hóa, bán đại lý, bán hàng trả chậm, trả góp. Bán buôn hàng hóa là phương thức bán hàng cho các doanh nghiệp thương mại, các doanh nghiệp sản xuất thực hiện bán hoặc gia công chế biến rồi bán ra. Trong bán buôn thì hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Bán buôn hàng hóa thường bao gồm hai phương thức sau : Bán buôn hàng hóa qua kho : là phương thức bán buôn hàng hóa mà trong đó hàng bán phải được xuất phát từ kho bảo quản của doanh nghiệp.
Trong phương thức này có hai hình thức : - Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho: theo hình thức này khách hàng lấy hàng trực tiếp từ kho của doanh nghiệp. Sau khi giao nhận SVTH: Nguyễn Thị Thu 5 Lớp: K45D4 Trường Đại học Thương Mại Khoa Kế toán- Kiểm toán hàng hóa bên mua ký nhận đủ hàng vào chứng từ bán hàng của bên bán và trả tiền ngay hoặc ghi nhận nợ. - Bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng: bên bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký hoặc theo đơn đặt hàng của người mua xuất kho gửi hàng cho người mua bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài. Chi phí vận chuyển do bên bán hoặc bên mua trả theo quy định của hợp đồng.
Hàng gửi bán vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp đến khi bên mua nhận được hàng, chứng từ và chấp nhận thanh toán thì quyền sở hữu hàng hóa mới được chuyển giao từ người bán sang người mua. Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng: là phương thức bán buôn hàng hóa trong đó hàng hóa bán ra khi mua về từ tay nhà cung cấp không qua nhập kho của doanh nghiệp mà bán ngay hoặc chuyển bán ngay cho khách hàng. Trong phương thức này có hai hình thức: - Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (bán giao tay ba) : doanh nghiệp sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp của mình thì giao bán trực tiếp cho khách hàng tại thời điểm do hai bên thỏa thuận. Sau khi giao hàng thì đại diện bên mua ký nhận vào chứng từ bán hàng và quyền sở hữu hàng hóa được chuyển giao cho khách hàng, khi đó hàng hóa xác định là tiêu thụ.
- Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng : theo hình thức này doanh nghiệp thương mại sau khi nhận hàng mua và dùng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài để vận chuyển hàng đến giao cho bên mua ở địa điểm đã được thoả thuận. Hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Khi nhận được tiền hoặc thông báo của bên mua chấp nhận thanh toán thì khi đó hàng được xác định là tiêu thụ. Bán lẻ hàng hóa là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng , các tổ chức kinh tế, đơn vị tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ.
Theo phương thức này hàng hóa ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa đã được thực hiện. Bán lẻ thường với số lượng ít và ổn định. Trong phương thức bán lẻ có các hình thức: - Bán lẻ thu tiền tập trung : là hình thức bán hàng mà trong đó việc thu tiền ở người mua và giao hàng cho người mua tách rời nhau. Theo hình thức này mỗi SVTH: Nguyễn Thị Thu 6 Lớp: K45D4 Trường Đại học Thương Mại Khoa Kế toán- Kiểm toán quầy hàng có một nhân viên làm nhiệm vụ thu tiền của khách hàng và viết hóa đơn, tích kê giao cho khách hàng để họ nhận hàng tại quầy do mậu dịch viên bán hàng giao.
Hết ca mậu dịch viên căn cứ vào hóa đơn , tích kê giao hàng và lượng hàng tồn để xác định lượng hàng bán, là cơ sở cho việc lập báo cáo kết quả bán hàng. Nhân viên thu tiền lập giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ. Hình thức này tạo điều kiện cho việc quản lý và phân bổ trách nhiệm từng cá nhân cụ thể, tuy nhiên lại gây cho khách hàng phiền hà về thời gian nên chủ yếu áp dụng bán các loại hàng có giá trị cao. - Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp : theo hình thức này nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách hàng.
Cuối ngày hoặc cuối ca bán thì mậu dịch viên phải kiểm kê hàng hóa tồn quầy, số lượng hàng hóa bán ra để lập báo cáo bán hàng đồng thời lập giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ. Hình thức này phổ biến vì tiết kiệm thời gian mua hàng cho khách hàng và tiết kiệm lao động. - Hình thức bán lẻ tự phục vụ : theo hình thức này khách hàng tự chọn những hàng hóa mà mình cần sau đó mang tới bộ phận thanh toán tiền hàng, nhân viên thu tiền sẽ thu tiền và lập hóa đơn thanh toán tiền hàng. Bán hàng đại lý là phương thức bán hàng trong đó các doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở nhận đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng.
Sau khi bán được hàng cơ sở đại lý thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp và được hưởng một khoản tiền gọi là hoa hồng đại lý. Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, đến khi nào cơ sở đại lý thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng mới được xác định là tiêu thụ. Phương thức bán hàng trả chậm, trả góp: Phương thức bán trả chậm : Theo phương thức này, bên bán sẽ nhận được tiền hàng sau một khoảng thời gian mà hai bên thoả thuận trước. Do đó hình thành khoản công nợ phải thu của khách hàng.
Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu. Việc cho khách hàng nợ hay là thanh toán sau đối với doanh nghiệp chỉ hạn chế trong một thời gian ngắn mà cho một số ít khách hàng mua bán thường xuyên, có tín nhiệm, làm ăn lâu dài. Hình thức bán hàng trả góp: Là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần. Người mua sẽ thanh toán lần đầu tại thời điểm mua.
Số tiền còn lại người mua SVTH: Nguyễn Thị Thu 7 Lớp: K45D4 Trường Đại học Thương Mại Khoa Kế toán- Kiểm toán chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo. Ngoài số tiền phải trả theo giá mua hàng hoá, người mua còn phải trả thêm một khoản tiền lãi do trả chậm. Theo hình thức trả góp, về mặt hạch toán khi giao hàng cho người mua thì lượng hàng chuyển giao được coi là tiêu thụ. Hình thức này giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường tiêu thụ, thu hút được nhiều khách hàng.
Các phương thức thanh toán Hiện nay, các doanh nghiệp thương mại thường áp dụng 2 phương thức thanh toán: - Phương thức thanh toán trực tiếp: đây là phương thức mà quyền sở hữu hàng hóa chuyển từ người bán sang người mua, đồng thời quyền sở hữu về tiền tệ chuyển từ người mua sang người bán( thanh toán trực tiếp có thể bằng ngân phiếu, séc hoặc hàng hóa) - Phương thức thanh toán chậm trả: đây là phương thức thanh toán mà quyền sở hữu về tiền tệ sẽ chuyển giao sau một khoảng thời gian so với quyền sở hữu về hàng hóa, dẫn đến hình thành khoản nợ phải thu khách hàng. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nghiệp vụ bán hàng 1. Yêu cầu quản lý nghiệp vụ bán hàng Quản lý quá trình bán hàng và doanh thu bán hàng , giá vốn hàng hóa và các khoản nợ phải thu là một yêu cầu thực tế xuất phát từ mục tiêu của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp quản lý tốt khâu bán hàng thì mới đảm bảo được hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch tiêu thụ và đánh giá chính xác hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Thông qua quá trình bán hàng, tài sản của doanh nghiệp chuyển từ hình thái hàng hóa sang hình thái tiền tệ, vì vậy quản lý nghiệp vụ bán hàng cần phải quản lý cả hai mặt tiền và hàng. Cụ thể những vấn đề quản lý nghiệp vụ bán hàng cần đặt ra là : - Quản lý kế hoạch và tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ theo mục tiêu từng thời kỳ, từng đối tượng khách hàng , từng hoạt động kinh tế. - Quản lý chất lượng và mẫu mã, quy cách hàng hóa, xây dựng thương hiệu riêng cho sản phẩm của mình là mục tiêu cho sự phát triển bền vững của mỗi doanh nghiệp. - Quản lý Quản lý tình hình thu hồi tiền, thu hồi công nợ và thanh toán công nợ phải thu khách hàng theo từng phương thức bán, yêu cầu thanh toán đúng hình SVTH: Nguyễn Thị Thu 8 Lớp: K45D4 Trường Đại học Thương Mại Khoa Kế toán- Kiểm toán thức, đúng hạn, để tránh hiện tượng mất mát, thất thoát, ứ đọng vốn hay khách hàng chiếm dụng vốn kinh doanh.
Doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức tiêu thụ sản phẩm đối với từng đơn vị , từng thị trường, từng khách hàng nhằm thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, mở rộng quan hệ mua bán trong và ngoài nước.