Bài Assignment: Xây dựng Kế hoạch Email Marketing cho Shopee - FPT Polytechnic

Tham khảo bài assignment mẫu về kế hoạch Email Marketing cho Shopee. Phân tích chi tiết từ mục tiêu, thu thập data đến báo cáo và đánh giá hiệu quả.

• Tác giả: Nguyễn Xuân Huy
• Trường học: Cao đẳng Thực hành FPT Polytechnic
• Chuyên ngành: Digital Marketing
• Đề tài: Xây dựng Kế hoạch Email Marketing Doanh nghiệp Nghiên cứu: Shopee
• Loại tài liệu: Assignment
• Năm xuất bản: 2021
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• 1. I. Tổng quan về công ty
• 1.1. Tên doanh nghiệp, lịch sử hình thành phát triển
• 1.1.1. Tên doanh nghiệp
• 1.1.2. Lịch sử phát triển
• 1.2. Hoạt động trên Shopee
• 1.3. Khách hàng mục tiêu và đặc điểm khách hàng mục tiêu
• 2. SỬ DỤNG OUTLOOK GỬI EMAIL CÁ NHÂN HÓA CHO KHÁCH HÀNG
• 2.1. Gửi email cá nhân hóa cho khách hàng thân thiết của Shopee để thông báo mã nhận quà cho từng khách hàng nhân dịp “Siêu Sale 12/12”
• 2.1.1. Người gửi
• 2.1.2. Người nhận
• 2.1.3. Các bước tiến hành
• 2.2. Kế hoạch gửi mail tự động để hẹn giờ gửi email chúc mừng sinh nhật nhân viên trong công ty
• 2.2.1. Người gửi
• 2.2.2. Người nhận
• 3. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH EMAIL MARKETING CHO DOANH NGHIỆP
• 3.1. Lên kế hoạch
• 3.1.1. Mục tiêu chiến dịch email marketing
• 3.1.2. Xác định KPI và ngân sách chiến dịch
• 3.2. Tiến hành thu thập data
• 3.2.1. Thu thập data email bằng Google form
• 3.2.2. Thu thập email bằng Akay Email Scan
• 3.2.3. Các bước lọc email
• 3.2.4. Lựa chọn nền tảng gửi email
• 3.3. Xây dựng các tiêu đề và nội dung cho chiến dịch
• 3.4. Gửi email marketing
• 4. BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
• 4.1. Báo cáo và đánh giá của chiến dịch trên hệ thống Getresponse
• 4.2. Báo cáo và đánh giá của chiến dịch trên hệ thống Mailchimp
• 4.3. So sách kết quả của chiến dịch email marketing trên 2 hệ thống
• 4.4. Đề xuất giải pháp

Tóm tắt

I. Hướng dẫn kế hoạch Email Marketing Shopee cho người mới

Kế hoạch Email Marketing Shopee là một tài liệu chiến lược, vạch ra các bước cụ thể để tiếp cận và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng trên sàn thương mại điện tử Shopee thông qua email. Đây không chỉ là công cụ gửi thông báo khuyến mãi, mà còn là một kênh chăm sóc khách hàng qua email hiệu quả, giúp xây dựng mối quan hệ bền vững và thúc đẩy doanh số. Một kế hoạch bài bản giúp người bán xác định rõ mục tiêu, phân loại đối tượng khách hàng, sáng tạo nội dung phù hợp và đo lường kết quả chính xác. Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, việc sở hữu một chiến lược email marketing chuyên nghiệp là lợi thế khác biệt. Nó cho phép các cửa hàng, từ nhỏ lẻ đến Shopee Mall, giao tiếp trực tiếp với người tiêu dùng, cá nhân hóa trải nghiệm mua sắm và gia tăng lòng trung thành. Tài liệu này sẽ cung cấp một mẫu assignment chi tiết, dựa trên các nghiên cứu và ứng dụng thực tiễn, giúp người bán Shopee triển khai các chiến dịch email marketing thành công, từ khâu thu thập dữ liệu, thiết kế nội dung, tự động hóa quy trình đến phân tích và tối ưu hóa hiệu suất. Việc áp dụng đúng phương pháp sẽ giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi Shopee và xây dựng một tệp khách hàng trung thành, mang lại giá trị lâu dài cho gian hàng.

1.1. Tầm quan trọng của Email Marketing với người bán Shopee

Email Marketing đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng thương hiệu và thúc đẩy doanh thu cho người bán trên Shopee. Kênh này cho phép giao tiếp trực tiếp và cá nhân hóa với khách hàng, một điều mà các công cụ marketing khác trên sàn khó có thể thực hiện. Thông qua email, người bán có thể thông báo sản phẩm mới, các chương trình giảm giá độc quyền, hoặc gửi lời cảm ơn sau khi mua hàng. Điều này giúp tạo ra một trải nghiệm mua sắm tích cực, khuyến khích khách hàng quay trở lại. Hơn nữa, email là một kênh sở hữu, không bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi thuật toán của nền tảng như mạng xã hội. Việc xây dựng một danh sách email chất lượng là xây dựng một tài sản marketing bền vững. Một chiến dịch email marketing Shopee được thiết kế tốt không chỉ giúp giữ chân khách hàng hiện tại mà còn là công cụ hiệu quả để remarketing khách hàng cũ, nhắc nhở họ về giỏ hàng bị bỏ quên và kích thích hành vi mua sắm lặp lại.

1.2. Các thành phần chính trong một bản kế hoạch chi tiết

Một kế hoạch email marketing hoàn chỉnh cần bao gồm các thành phần cốt lõi. Đầu tiên là xác định mục tiêu rõ ràng (tăng nhận diện thương hiệu, thúc đẩy doanh số, hay thu thập phản hồi). Thứ hai là nghiên cứu và phân khúc khách hàng Shopee mục tiêu, dựa trên các đặc điểm như nhân khẩu học (độ tuổi 16-40), hành vi mua sắm và mức độ tương tác. Theo tài liệu nghiên cứu của FPT Polytechnic, việc xác định đúng khung giờ gửi mail (12-14h và 19-21h) là rất quan trọng. Thứ ba là chiến lược nội dung, bao gồm việc xây dựng kịch bản email marketing cho các giai đoạn khác nhau của khách hàng và thiết kế template email marketing chuyên nghiệp. Cuối cùng, kế hoạch phải đề ra các chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs) như tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp (CTR), tỷ lệ chuyển đổi và các phương pháp tối ưu hóa liên tục như A/B testing tiêu đề email để cải thiện kết quả.

II. Thách thức thường gặp khi gửi Email Marketing Shopee

Triển khai Email Marketing trên nền tảng Shopee không phải lúc nào cũng dễ dàng. Một trong những thách thức lớn nhất là việc thu thập dữ liệu email khách hàng một cách hợp pháp và hiệu quả. Shopee không trực tiếp cung cấp email của người mua cho người bán, do đó, các shop phải tự xây dựng các chiến lược thu thập thông qua các biểu mẫu đăng ký, chương trình khách hàng thân thiết hoặc các cuộc khảo sát. Một khó khăn khác là đảm bảo email không bị rơi vào hòm thư rác (spam). Các bộ lọc email ngày càng thông minh, đòi hỏi người gửi phải tuân thủ các quy tắc nghiêm ngặt về nội dung, tần suất và danh tiếng của tên miền gửi. Ngoài ra, việc duy trì sự tương tác của người nhận là một bài toán nan giải. Khách hàng dễ dàng cảm thấy bị làm phiền nếu nhận quá nhiều email quảng cáo không liên quan. Điều này đòi hỏi người bán phải có kỹ thuật phân khúc khách hàng Shopee tinh vi để gửi đi những thông điệp phù hợp nhất. Cuối cùng, đo lường hiệu quả email và quy đổi ra doanh thu trực tiếp trên Shopee cũng là một thách thức, cần sự hỗ trợ của các công cụ theo dõi chuyên dụng để đánh giá chính xác ROI của chiến dịch.

2.1. Vấn đề thu thập và xây dựng danh sách email chất lượng

Việc xây dựng một danh sách email chất lượng là nền tảng của mọi chiến dịch thành công. Nhiều người bán gặp khó khăn vì chỉ tập trung vào số lượng mà bỏ qua chất lượng. Việc sử dụng các công cụ quét email tự động như Akay Email Scan có thể thu thập được số lượng lớn, nhưng không đảm bảo đây là những khách hàng tiềm năng thực sự. Dữ liệu này thường chứa nhiều email không hoạt động hoặc không liên quan, dẫn đến tỷ lệ thoát (bounce rate) cao và ảnh hưởng xấu đến uy tín người gửi. Phương pháp hiệu quả hơn là thu thập email một cách tự nguyện thông qua Google Form khảo sát, tặng mã giảm giá khi đăng ký nhận tin, hoặc chương trình tích điểm. Dù quá trình này chậm hơn, nó đảm bảo rằng những người trong danh sách thực sự quan tâm đến sản phẩm và thương hiệu, từ đó cải thiện đáng kể các chỉ số tương tác và chuyển đổi.

2.2. Tỷ lệ mở và tỷ lệ nhấp CTR thấp Nguyên nhân và rủi ro

Tỷ lệ mở và tỷ lệ nhấp (CTR) thấp là dấu hiệu cho thấy chiến dịch email không hiệu quả. Nguyên nhân chính thường đến từ tiêu đề email kém hấp dẫn, nội dung không liên quan đến người nhận, hoặc gửi email vào sai thời điểm. Một tiêu đề chung chung như “Tin khuyến mãi” sẽ khó cạnh tranh trong một hòm thư đầy ắp thông báo. Rủi ro của việc này không chỉ là lãng phí nguồn lực marketing. Khi người nhận liên tục lờ đi hoặc xóa email, các nhà cung cấp dịch vụ email (như Gmail, Outlook) sẽ dần đánh giá thấp uy tín của người gửi. Điều này làm tăng khả năng các email sau này sẽ tự động bị chuyển vào mục quảng cáo hoặc thư rác, khiến cho việc tiếp cận khách hàng càng trở nên khó khăn hơn. Do đó, việc thực hiện A/B testing tiêu đề email và cá nhân hóa nội dung là cực kỳ cần thiết để cải thiện các chỉ số này.

III. Phương pháp xây dựng chiến dịch Email Marketing Shopee A Z

Để xây dựng một chiến dịch email marketing Shopee thành công, cần tuân thủ một quy trình bài bản từ A đến Z. Giai đoạn đầu tiên và quan trọng nhất là lập kế hoạch chi tiết. Tại đây, cần xác định mục tiêu cụ thể cho chiến dịch, ví dụ như thông báo chương trình “Siêu Sale 12.12” hay “Black Friday”. Dựa trên tài liệu nghiên cứu, mục tiêu phải đi kèm với các chỉ số KPI rõ ràng, chẳng hạn như tỷ lệ mở mail mục tiêu là 15,8% và tỷ lệ CTR là 1,91%. Bước tiếp theo là thu thập và làm sạch dữ liệu. Các phương pháp như sử dụng Google Form để khảo sát hay Akay Email Scan để quét email từ website cần được kết hợp với các công cụ lọc email như TOP Email Verifier để loại bỏ các địa chỉ không hợp lệ. Sau khi có danh sách email chất lượng, giai đoạn xây dựng nội dung bắt đầu. Đây là lúc cần sáng tạo các mẫu email marketing cho người bán Shopee với tiêu đề hấp dẫn, nội dung giá trị và lời kêu gọi hành động (CTA) mạnh mẽ. Cuối cùng là triển khai gửi và theo dõi, sử dụng các nền tảng chuyên nghiệp để phân tích và tối ưu hóa liên tục.

3.1. Xác định mục tiêu và phân khúc khách hàng Shopee hiệu quả

Mỗi chiến dịch email phải bắt đầu bằng một mục tiêu rõ ràng. Mục tiêu có thể là tăng doanh số cho một sản phẩm cụ thể, giới thiệu bộ sưu tập mới, hoặc đơn giản là xây dựng mối quan hệ qua newsletter cho shop. Sau khi có mục tiêu, bước quan trọng tiếp theo là phân khúc khách hàng Shopee. Thay vì gửi cùng một email cho tất cả mọi người, hãy chia danh sách thành các nhóm nhỏ dựa trên lịch sử mua hàng, mức độ tương tác, hoặc thông tin nhân khẩu học. Ví dụ, một nhóm khách hàng thân thiết có thể nhận được mã giảm giá độc quyền, trong khi một nhóm khách hàng mới có thể nhận được chuỗi email chào mừng giới thiệu về thương hiệu. Cách làm này giúp cá nhân hóa thông điệp, tăng mức độ liên quan của nội dung và từ đó cải thiện đáng kể tỷ lệ mở và chuyển đổi.

3.2. Cách xây dựng kịch bản email marketing và phễu email

Một kịch bản email marketing, hay còn gọi là chuỗi email tự động, là một công cụ mạnh mẽ để nuôi dưỡng khách hàng. Kịch bản phổ biến nhất là chuỗi email chào mừng dành cho người đăng ký mới, cung cấp thông tin hữu ích và khuyến mãi để khuyến khích lần mua hàng đầu tiên. Một kịch bản quan trọng khác là email nhắc nhở giỏ hàng bị bỏ quên. Đây là một chiến thuật remarketing khách hàng cũ hiệu quả cao. Để xây dựng kịch bản, cần vạch ra một phễu email marketing logic: bắt đầu từ việc thu hút sự chú ý, sau đó cung cấp giá trị để xây dựng lòng tin, và cuối cùng là đưa ra lời kêu gọi hành động mua hàng. Mỗi email trong chuỗi phải có một mục đích cụ thể và dẫn dắt khách hàng một cách tự nhiên đến bước tiếp theo trong hành trình mua sắm.

3.3. Thiết kế template email marketing chuyên nghiệp và hấp dẫn

Nội dung là vua, nhưng thiết kế là hoàng hậu. Một template email marketing chuyên nghiệp, đẹp mắt và tương thích trên di động là yếu tố quyết định người đọc có tiếp tục tương tác hay không. Thiết kế cần nhất quán với nhận diện thương hiệu của shop trên Shopee, từ logo, màu sắc đến phông chữ. Cấu trúc email nên rõ ràng, dễ đọc với các tiêu đề phụ, đoạn văn ngắn và hình ảnh chất lượng cao. Lời kêu gọi hành động (CTA) phải nổi bật, sử dụng các nút bấm thay vì chỉ là các đường link văn bản. Các nền tảng như Mailchimp hay Getresponse cung cấp nhiều mẫu template có sẵn, giúp người bán dễ dàng tùy chỉnh mà không cần kiến thức về lập trình. Một thiết kế tốt không chỉ làm email trông chuyên nghiệp mà còn dẫn dắt ánh mắt người đọc đến những thông tin quan trọng nhất, giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi Shopee.

IV. Bí quyết tự động hóa và lựa chọn phần mềm Email Marketing

Tự động hóa là chìa khóa để triển khai Email Marketing Shopee một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Thay vì gửi email thủ công cho từng khách hàng, tự động hóa email marketing cho phép thiết lập các quy trình tự động dựa trên hành vi của người dùng. Ví dụ, hệ thống có thể tự động gửi email chào mừng khi có người đăng ký mới, gửi email cảm ơn sau khi khách hàng hoàn tất đơn hàng, hoặc gửi email nhắc nhở khi họ bỏ quên sản phẩm trong giỏ hàng. Việc lựa chọn phần mềm email marketing phù hợp đóng vai trò quyết định đến thành công của tự động hóa. Các nền tảng phổ biến như Getresponse và Mailchimp cung cấp các công cụ mạnh mẽ để xây dựng các luồng công việc tự động. Theo tài liệu phân tích, Getresponse nổi bật với khả năng hỗ trợ tiếng Việt và nhiều tính năng nâng cao như tạo landing page, trong khi Mailchimp được ưa chuộng nhờ gói miễn phí hấp dẫn cho người mới bắt đầu. Lựa chọn nền tảng nào phụ thuộc vào ngân sách, quy mô danh sách email và mức độ phức tạp của chiến dịch mà người bán muốn triển khai.

4.1. So sánh các phần mềm email marketing Getresponse vs. Mailchimp

Getresponse và Mailchimp là hai trong số những phần mềm email marketing phổ biến nhất. Getresponse có ưu điểm là hỗ trợ giao diện tiếng Việt, giúp người dùng Việt Nam dễ dàng tiếp cận. Nền tảng này cung cấp một bộ công cụ marketing toàn diện, bao gồm cả tạo landing page và webinar. Tuy nhiên, sau 30 ngày dùng thử, người dùng bắt buộc phải trả phí. Ngược lại, Mailchimp cung cấp gói miễn phí cho phép lưu trữ tới 2.000 liên hệ và gửi 12.000 email mỗi tháng, rất phù hợp cho các shop nhỏ hoặc mới bắt đầu. Mailchimp có hệ thống template đa dạng và khả năng tích hợp tốt với nhiều dịch vụ bên thứ ba. Nhược điểm của nó là tính năng tự động hóa ở gói miễn phí khá hạn chế và giao diện hoàn toàn bằng tiếng Anh. Người bán cần cân nhắc giữa chi phí, tính năng và sự thân thiện của giao diện để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.

4.2. Hướng dẫn cách gửi email cho khách hàng Shopee hàng loạt

Việc cách gửi email cho khách hàng Shopee hàng loạt đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo tính cá nhân hóa và hiệu quả. Đầu tiên, cần chuẩn bị một danh sách email đã được làm sạch và phân khúc. Tiếp theo, đăng nhập vào nền tảng email marketing đã chọn (ví dụ Getresponse) và tạo một chiến dịch mới. Trong quá trình tạo, cần thiết lập các thông tin cơ bản như tên chiến dịch, dòng tiêu đề hấp dẫn và tên người gửi. Sau đó, lựa chọn một template email marketing và tùy chỉnh nội dung, hình ảnh cho phù hợp với thông điệp. Một bước quan trọng là sử dụng các trường trộn (merge tags) để cá nhân hóa email, ví dụ như chèn tên khách hàng vào lời chào. Trước khi gửi hàng loạt, luôn thực hiện gửi thử nghiệm đến một vài địa chỉ email nội bộ để kiểm tra lỗi hiển thị, lỗi chính tả và đảm bảo các đường link hoạt động chính xác. Cuối cùng, lên lịch gửi vào thời điểm tối ưu và theo dõi kết quả.

V. Case Study Đo lường và tối ưu hiệu quả Email Marketing

Phân tích và đo lường hiệu quả email là bước không thể thiếu để cải thiện các chiến dịch trong tương lai. Một case study điển hình là chiến dịch “BLACK FRIDAY” được mô tả trong tài liệu của FPT Polytechnic. Mục tiêu của chiến dịch là thông báo chương trình siêu sale và hướng khách hàng đến trang khuyến mãi. Các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) được theo dõi chặt chẽ bao gồm: Tỷ lệ mở (Open Rate), Tỷ lệ nhấp (Click-through Rate - CTR), và Tỷ lệ thoát (Bounce Rate). Các nền tảng như Getresponse cung cấp báo cáo chi tiết về những chỉ số này, cho phép người quản lý chiến dịch biết được bao nhiêu người đã mở email, bao nhiêu người đã nhấp vào liên kết và có bao nhiêu email bị gửi lỗi. Dựa vào các con số này, có thể đưa ra những điều chỉnh kịp thời. Ví dụ, nếu tỷ lệ mở thấp, vấn đề có thể nằm ở tiêu đề. Khi đó, cần tiến hành A/B testing tiêu đề email để tìm ra công thức hiệu quả nhất. Nếu tỷ lệ nhấp thấp trong khi tỷ lệ mở cao, cần xem xét lại nội dung và lời kêu gọi hành động (CTA) trong email.

5.1. Phân tích các chỉ số KPI quan trọng trong báo cáo email

Để đo lường hiệu quả email, cần tập trung vào các chỉ số KPI cốt lõi. Tỷ lệ mở cho biết mức độ hấp dẫn của tiêu đề và sự tin tưởng của người nhận đối với thương hiệu. Tỷ lệ nhấp (CTR) phản ánh chất lượng nội dung và sự thuyết phục của lời kêu gọi hành động. Tỷ lệ chuyển đổi là chỉ số quan trọng nhất, cho biết bao nhiêu người nhận đã thực hiện hành động mong muốn (ví dụ: mua hàng) sau khi nhấp vào email. Tỷ lệ hủy đăng ký (Unsubscribe Rate) cho thấy mức độ không hài lòng của người nhận. Tỷ lệ thoát (Bounce Rate) chỉ ra các vấn đề về chất lượng danh sách email. Việc theo dõi và phân tích các chỉ số này một cách thường xuyên giúp người bán hiểu rõ hơn về hành vi của khách hàng và xác định điểm yếu trong chiến lược của mình để kịp thời cải thiện.

5.2. Kỹ thuật A B testing để tăng tỷ lệ chuyển đổi Shopee

A/B testing tiêu đề email là một kỹ thuật tối ưu hóa mạnh mẽ. Nguyên tắc cơ bản là tạo ra hai phiên bản của cùng một email (phiên bản A và phiên bản B) với chỉ một yếu tố khác biệt duy nhất, chẳng hạn như tiêu đề, hình ảnh, hoặc nút CTA. Sau đó, gửi mỗi phiên bản đến một nhóm nhỏ trong danh sách khách hàng. Dựa trên kết quả (ví dụ: phiên bản nào có tỷ lệ mở cao hơn), phiên bản chiến thắng sẽ được gửi đến toàn bộ danh sách còn lại. Kỹ thuật này giúp loại bỏ phỏng đoán và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế. Áp dụng A/B testing một cách nhất quán không chỉ giúp cải thiện hiệu suất của từng chiến dịch riêng lẻ mà còn góp phần tăng tỷ lệ chuyển đổi Shopee một cách bền vững theo thời gian.

5.3. Chiến lược remarketing khách hàng cũ qua email hiệu quả

Remarketing khách hàng cũ là một chiến lược có ROI cao vì việc thuyết phục một khách hàng đã biết đến thương hiệu mua lại thường dễ dàng và ít tốn kém hơn so với việc tìm kiếm một khách hàng mới. Email là kênh lý tưởng cho mục đích này. Các chiến dịch remarketing phổ biến bao gồm: gửi email nhắc nhở giỏ hàng bị bỏ quên, gửi email giới thiệu các sản phẩm bổ sung hoặc tương tự với sản phẩm khách đã mua, hoặc gửi email ưu đãi đặc biệt cho những khách hàng không hoạt động trong một thời gian dài để khuyến khích họ quay trở lại. Chìa khóa của remarketing hiệu quả là cá nhân hóa và đúng thời điểm. Một email nhắc nhở giỏ hàng được gửi sau vài giờ sẽ hiệu quả hơn nhiều so với vài ngày.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Trong kỷ nguyên số hóa, thương mại điện tử (TMĐT) tại Đông Nam Á chứng kiến sự cạnh tranh vô cùng khốc liệt giữa các sàn giao dịch lớn. Đối với Shopee, việc duy trì tương tác và giữ chân khách hàng (retention) là yếu tố sống còn bên cạnh việc tìm kiếm người dùng mới. Email Marketing luôn giữ vị thế là một trong những kênh tiếp thị trực tiếp (Direct Marketing) mang lại tỷ suất hoàn vốn (ROI) vượt trội nhờ khả năng tiếp cận chuẩn xác và chi phí tối ưu.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp và sinh viên ngành tiếp thị số thường gặp rào cản trong việc thiết lập một quy trình email hoàn chỉnh từ thu thập data, làm sạch danh sách, cá nhân hóa nội dung cho đến đo lường hiệu suất. Tài liệu "Kế hoạch Email Marketing Shopee: Mẫu Assignment chi tiết" từ Khoa Digital Marketing – Cao đẳng Thực hành FPT Polytechnic đã giải quyết trọn vẹn khoảng trống này. Nghiên cứu cung cấp một bức tranh toàn diện, kết hợp chặt chẽ giữa cơ sở lý luận phân khúc khách hàng và các bước thực hành kỹ thuật trên những nền tảng phổ biến như Microsoft Outlook, GetResponse và Mailchimp.

---

Nội dung chi tiết

Chân dung khách hàng mục tiêu và cơ sở xây dựng kế hoạch tiếp thị cho Shopee

Để xây dựng một chiến dịch tiếp thị qua email hiệu quả, việc thấu hiểu mô hình kinh doanh và hành vi người dùng là nền tảng tiên quyết. Shopee ban đầu vận hành theo mô hình C2C Marketplace (khách hàng tới khách hàng), sau đó chuyển đổi sang mô hình lai (Hybrid) kết hợp B2C thông qua hệ sinh thái Shopee Mall và dịch vụ giao hàng nhanh Shopee 4H.

Tệp khách hàng của Shopee trải rộng từ 16 đến 40 tuổi trên quy mô toàn quốc, bao gồm cả người mua lẻ và các chủ shop kinh doanh. Nhóm khách hàng trẻ (16–24 tuổi) có xu hướng bị thu hút bởi ngôn từ tươi vui, bắt trend và các chương trình săn deal chớp nhoáng. Ngược lại, nhóm khách hàng trưởng thành (24–40 tuổi) và các chủ doanh nghiệp nhỏ ưu tiên sự chuyên nghiệp, minh bạch về chính sách giá, ưu đãi chiết khấu cùng dịch vụ hậu mãi.

Nghiên cứu chỉ ra những phát hiện quan trọng về hành vi tương tác với hộp thư đến của người dùng:

• Khung giờ vàng mở email: Tỷ lệ người dùng trực tuyến và kiểm tra hộp thư cao nhất rơi vào hai khung giờ: 12h00 – 14h00 (nghỉ trưa) và 19h00 – 21h00 (sau giờ làm việc), đặc biệt đạt đỉnh trong khoảng 19h00 – 20h00.
• Thời điểm gửi thư tối ưu trong tuần: Tần suất mở email đạt hiệu quả cao nhất vào các ngày làm việc giữa tuần (từ Thứ Ba đến Thứ Năm), cao hơn đáng kể so với những ngày cuối tuần.
• Động lực tương tác: Khách hàng có xu hướng click vào email khi tiêu đề chứa các ưu đãi độc quyền, mã freeship, voucher giảm giá hoặc thông báo tri ân cá nhân hóa nhân các dịp Mega Sale như Black Friday hay Siêu Sale 12/12.

       +-------------------------------------------------------------+
       |             HÀNH VI TƯƠNG TÁC EMAIL CỦA KHÁCH HÀNG          |
       +-------------------------------------------------------------+
                                      |
            +-------------------------+-------------------------+
            |                                                   |
            v                                                   v
   [ Khung Giờ Mở Thư ]                               [ Thời Điểm Trong Tuần ]
   * 12h00 - 14h00 (Nghỉ trưa)                        * Thứ Ba đến Thứ Năm
   * 19h00 - 21h00 (Tối ưu nhất)                        (Tỷ lệ mở thư vượt trội)

Quy trình thu thập dữ liệu, làm sạch danh sách và cá nhân hóa qua Mail Merge

Một chiến dịch email thành công phụ thuộc lớn vào chất lượng cơ sở dữ liệu (Data Hygiene) và tính cá nhân hóa của thông điệp. Tài liệu vạch ra quy trình 4 bước bài bản giúp tối ưu hóa danh sách người nhận và nâng cao tỷ lệ vào inbox:

1. Thu thập dữ liệu đa kênh:
   • Thu thập tự nhiên (Inbound): Triển khai Google Forms tích hợp vào các kênh truyền thông xã hội để thu thập khảo sát và thông tin khách hàng tiềm năng.
   • Quét dữ liệu tự động (Scraping): Ứng dụng phần mềm Akay Email Scan để quét dữ liệu khách hàng theo các bộ lọc chuyên biệt từ website mục tiêu.
2. Lọc và xác thực địa chỉ email (Email Verification):
   • Sử dụng công cụ chuyên dụng TOP Email Verify để kiểm tra tính hợp lệ của hộp thư.
   • Quá trình này giúp loại bỏ hoàn toàn các email ảo, email chết, từ đó kiểm soát tỷ lệ thoát (Bounce Rate) luôn ở mức dưới 5%, bảo vệ uy tín tên miền (Sender Reputation).
3. Thiết lập hạ tầng gửi thư trên Microsoft Outlook:
   • Cấu hình chuẩn xác các giao thức truyền tải mail POP3/IMAP và Outgoing Server (SMTP).
   • Tạo chữ ký email thương hiệu (Email Signature) chuyên nghiệp, gia tăng độ nhận diện và sự tin cậy từ phía khách hàng.
4. Triển khai cá nhân hóa hàng loạt (Mail Merge):
   • Soạn thảo nội dung mẫu trên Microsoft Word và đồng bộ trường dữ liệu danh sách khách hàng từ Microsoft Excel.
   • Gán các trường động như «Họ_và_tên», «Mã_giảm_giá», «Mã_freeship» cho từng cá nhân. Kỹ thuật này giúp chuyển phát hàng loạt thông báo ưu đãi độc quyền 12/12 mà vẫn tạo cảm giác bức thư được viết riêng cho từng người nhận.
   • Bên cạnh đó, tài liệu còn thiết lập kịch bản hẹn giờ gửi thư tự động (Delay Delivery) phục vụ công tác truyền thông nội bộ, chẳng hạn như gửi thư chúc mừng sinh nhật nhân viên công ty.

+-------------------+      +----------------------+      +----------------------+
|  Thu Thập Data    | ---> |  Lọc & Xác Thực      | ---> |  Mail Merge & Gửi    |
| (Forms / Scanner) |      | (Top Email Verify)   |      | (Word + Excel + MSO) |
+-------------------+      +----------------------+      +----------------------+

So sánh nền tảng tự động hóa GetResponse – Mailchimp và thiết lập KPI chiến dịch

Để mở rộng quy mô tiếp thị, việc ứng dụng các nền tảng Email Automation chuyên nghiệp là bước đi tất yếu. Tài liệu tiến hành phân tích, so sánh chi tiết ưu nhược điểm giữa hai công cụ hàng đầu thị trường là GetResponse và Mailchimp:

Tiêu chí so sánh	GetResponse	Mailchimp
Giao diện & Ngôn ngữ	Hỗ trợ tiếng Việt trực quan, thân thiện với người dùng Việt Nam.	Giao diện tiếng Anh chuẩn quốc tế.
Chính sách miễn phí	Dùng thử miễn phí toàn bộ tính năng cao cấp trong 30 ngày.	Cho phép lưu trữ 2.000 liên hệ và gửi 12.000 email/tháng hoàn toàn miễn phí.
Tính năng tích hợp	Tích hợp sẵn Landing Page, Webinar, phễu Automation đa bước chuyên sâu.	Tương thích sâu với nhiều ứng dụng, nền tảng bên thứ ba.
Quản trị dữ liệu	Phân nhóm dữ liệu (Segmentation) linh hoạt, báo cáo phân tích chi tiết.	Tập trung chủ yếu vào danh sách người đăng ký (Subscribers List).
Kho mẫu giao diện	Thư viện template phong phú, thiết kế hiện đại và dễ tùy biến.	Số lượng mẫu miễn phí còn hạn chế, tùy biến cơ bản.

Dựa trên các nền tảng này, nhóm tác giả đã thiết lập bảng chỉ số hiệu suất trọng yếu (KPIs) rõ ràng cho chiến dịch Mega Sale:

• Tỷ lệ mở thư (Open Rate): Mục tiêu đạt 15,8% (tối ưu hóa nhờ tiêu đề kích thích sự tò mò và bắt trend).
• Tỷ lệ nhấp chuột (Click-Through Rate - CTR): Mục tiêu đạt 1,91% (thúc đẩy bởi các nút kêu gọi hành động CTA rõ ràng và voucher giá trị).
• Tỷ lệ thư hỏng (Bounce Rate): Kiểm soát nghiêm ngặt ở mức dưới 5%.

Nội dung chiến dịch được đa dạng hóa qua các thông điệp: kích hoạt hội chứng sợ bỏ lỡ (FOMO) với chiến dịch Black Friday, sử dụng thơ lục bát dí dỏm để thu hút người dùng nhấp nhận thưởng dịp sinh nhật Shopee, và thông báo chương trình hàng hiệu giảm 50% miễn phí vận chuyển. Toàn bộ quy trình từ tải danh bạ, map trường liên hệ đến xuất bản trang đích (Landing Page) đều được mô tả cặn kẽ từng bước.

---

Ai nên đọc tài liệu này?

Tài liệu là cẩm nang thực hành hữu ích dành cho nhiều nhóm đối tượng:

• Sinh viên chuyên ngành Digital Marketing & E-Commerce: Nguồn tài liệu tham khảo chuẩn chỉnh cho các bài tập lớn (Assignment), đồ án môn học với đầy đủ cấu trúc từ nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch đến triển khai công cụ.
• Chuyên viên Email Marketing & Content Marketer mới vào nghề: Hướng dẫn chi tiết từng bước (step-by-step) về kỹ thuật trộn thư Mail Merge, làm sạch tệp dữ liệu và quản trị chiến dịch tự động hóa.
• Chủ shop kinh doanh và doanh nghiệp vừa & nhỏ (SMEs): Học hỏi mô hình chăm sóc khách hàng tự động với chi phí thấp, từ đó gia tăng tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng trên các sàn TMĐT.

Yêu cầu nền tảng: Bạn đọc chỉ cần nắm vững kỹ năng tin học văn phòng cơ bản (Word, Excel) và hiểu biết tổng quan về tiếp thị số để có thể áp dụng ngay vào thực tế.

---

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Email Marketing đóng vai trò gì trong chiến lược tăng trưởng của sàn thương mại điện tử Shopee?

Email Marketing đóng vai trò then chốt trong việc cá nhân hóa trải nghiệm người dùng, chăm sóc khách hàng thân thiết và tái kích hoạt người dùng không hoạt động (Re-engagement). Kênh này giúp phân phối mã giảm giá, voucher freeship trực tiếp vào hộp thư, từ đó tối ưu chi phí quảng cáo và thúc đẩy doanh thu đột biến vào các dịp Mega Sale.

2. Làm thế nào để gửi email cá nhân hóa hàng loạt bằng bộ công cụ Microsoft Office?

Bạn có thể kết hợp Microsoft Word, Excel và Outlook thông qua tính năng Mail Merge. Danh sách khách hàng và mã ưu đãi được quản lý trên Excel, mẫu thư chứa các trường biến động được soạn thảo trên Word, sau đó hệ thống tự động kết nối với Outlook để gửi đi từng bức thư riêng biệt cho từng người nhận.

3. Tại sao doanh nghiệp bắt buộc phải lọc danh sách email trước khi gửi chiến dịch?

Lọc email qua các công cụ chuyên dụng giúp loại bỏ các địa chỉ không tồn tại, hộp thư rác hoặc bẫy thư rác (Spam Traps). Việc này giữ cho tỷ lệ thoát (Bounce Rate) dưới ngưỡng 5%, ngăn chặn nguy cơ địa chỉ IP và tên miền gửi thư của doanh nghiệp bị các nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISPs) đưa vào danh sách đen (Blacklist).

4. Khung giờ nào mang lại tỷ lệ mở email (Open Rate) cao nhất cho ngành bán lẻ trực tuyến?

Theo khảo sát thực tế, khung giờ từ 12h00 – 14h00 (thời gian nghỉ trưa) và 19h00 – 21h00 (thời gian giải trí buổi tối) ghi nhận tỷ lệ mở email cao nhất. Các chiến dịch nên được lên lịch phát vào giữa tuần (Thứ Ba đến Thứ Năm) để đạt tỷ lệ tương tác tối ưu.

5. Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn GetResponse hay Mailchimp khi mới bắt đầu?

Nếu doanh nghiệp có ngân sách eo hẹp và cần gửi bản tin định kỳ cơ bản, gói miễn phí của Mailchimp (hỗ trợ 2.000 liên hệ) là giải pháp tối ưu. Trường hợp doanh nghiệp cần giao diện tiếng Việt, xây dựng phễu bán hàng phức tạp, tạo Landing Page tích hợp và kịch bản Automation chuyên sâu, GetResponse sẽ là lựa chọn vượt trội hơn.

---

Kết luận

Bản kế hoạch Email Marketing dành cho Shopee là một tài liệu tham khảo có giá trị thực tiễn cao, kết hợp hài hòa giữa tư duy chiến lược và năng lực thực thi công nghệ tiếp thị.

• Hiểu sâu tệp khách hàng: Phân khúc chính xác theo độ tuổi và hành vi mở mail giúp thông điệp tiếp thị luôn đánh trúng nhu cầu.
• Làm sạch dữ liệu là nền tảng: Xác thực danh bạ trước khi gửi giúp duy trì uy tín tên miền và tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi.
• Tận dụng sức mạnh công cụ: Kết hợp linh hoạt giữa Mail Merge Outlook cho các tác vụ nhanh và GetResponse/Mailchimp cho các chiến dịch tự động hóa quy mô lớn.

Trong tương lai, các chiến dịch Email Marketing TMĐT có thể nâng cao hiệu quả bằng cách ứng dụng Trí tuệ nhân tạo (AI) để tối ưu hóa tiêu đề theo thời gian thực và phân khúc khách hàng tự động theo mô hình RFM (Recency, Frequency, Monetary). Hãy tải về và áp dụng ngay quy trình chi tiết này để nâng cấp chiến dịch tiếp thị số của bạn!

Trích đoạn nội dung tài liệu

CAO ĐẲNG THỰC HÀNH FPT POLYTECHNIC KHOA DIGITAL MARKETING BÀI ASSIGNMENT Đề tài: “XÂY DỰNG KẾ HOẠCH EMAIL MARKETING” DOANH NGHIỆP NGHIÊN CỨU: SHOPEE Danh sách nhóm Nguyễn Xuân Huy-PH18908 Nguyễn Gia Thăng-PH 18916 Trần Bảo Ngọc-PH19308 Tô Thành Trung-PH23310 Hà Nội, 11/2021 1 MỤC LỤC I. Tổng quan về công ty .1 Tên doanh nghiệp, lịch sử hình thành phát triển .1 Tên doanh nghiệp. Lịch sử phát triển. Hoạt động trên Shopee.

Khách hàng mục tiêu và đặc điểm khách hàng mục tiêu. SỬ DỤNG OUTLOOK GỬI EMAIL CÁ NHÂN HÓA CHO KHÁCH HÀNG. Gửi email cá nhân hóa cho khách hàng thân thiết của Shopee để thông báo mã nhận quà cho từng khách hàng nhân dịp “Siêu Sale 12/12” .1 Người gửi. Người nhận.

Các bước tiến hành .2 Kế hoạch gửi mail tự động để hẹn giờ gửi email chúc mừng sinh nhật nhân viên trong công ty .1 Người gửi:. Người nhận. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH EMAIL MARKETING CHO DOANH NGHIỆP. Lên kế hoạch.1 Mục tiêu chiến dịch email marketing .2 Xác định KPI và ngân sách chiến dịch.

Tiến hành thu thập data .1 Thu thập data email bằng Google form .2 Thu thập email bằng Akay Email Scan .3 Các bước lọc email: .4 Lựa chọn nền tảng gửi email. Xây dựng các tiêu đề và nội dung cho chiến dịch. Gửi email marketing. BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP.

Báo cáo và đánh giá của chiến dịch trên hệ thống Getresponse. Báo cáo và đánh giá của chiến dịch trên hệ thống Mailchimp. So sách kết quả của chiến dịch email marketing trên 2 hệ thống. Đề xuất giải pháp.

Tổng quan về công ty 1.1 Tên doanh nghiệp, lịch sử hình thành phát triển 1.1 Tên doanh nghiệp - Tên Miền Sàn Giao dịch Thương mại Điện tử: Sàn giao dịch TMĐT shopee.vn do Công ty TNHH Shopee phát triển với tên miền - Địa chỉ: Tầng 28, Tòa nhà trung tâm Lotte Hà Nội, 54 Liễu Giai, phường Cống Vị, Quận Ba Đình, Hà Nội. - Sàn giao dịch là: www.vn - Năm ra đời: 2015 - Một số điểm nổi bật của sản phẩm: • Xuất hiện tại 7 thị trường, bao gồm: Singapore, Malaysia, Việt Nam, Thái Lan, Indonesia, Philippines và Đài Loan • Đạt vị trí số 1 trong nhóm các Ứng dụng mua sắm phổ biến tại khu vực Đông Nam Á vào tháng 11/2015 • Hơn 5 triệu lượt tải về trên thiết bị di động sau 6 tháng đầu ra mắt • Hơn 4 triệu sản phẩm được đăng bán • Hơn 3 triệu lượt theo dõi trên mạng xã hội 1. Lịch sử phát triển - Shopee là nền tảng thương mại điện tử hàng đầu tại khu vực Đông Nam Á có trụ sở tại Singapore và trực thuộc công ty Sea trước đây là Garena (chủ sở hữu các thương hiệu như: Garena, Foody, Now, Airpay) ra đời từ năm 2015 và tại thời điểm hiện tại đã có mặt trên tổng cộng 7 nước khu vực châu á gồm: Singapore; Malaysia; Thái Lan; Đài Loan; Indonesia; Việt Nam, và Philippines. Nhà sáng lập Shopee là của tỷ phú Forrest Li – người được biết đến là người đối đầu với Alibaba.

Ít ai biết rằng công ty mẹ Shopee thuộc sở hữu của tập đoàn SEA, hay ở việt nam được biết đến nhiều nhất dưới tên công ty GARENA. - Vào năm 2015, Shopee được ra mắt tại Singapore với định hướng là sàn thương mại điện tử phát triển chủ yếu trên thiết bị di động, hoạt động như một mạng xã hội phục vụ nhu cầu mua bán mọi lúc, mọi nơi cho người dùng. Tích hợp hệ thống vận 4 hành, giao nhận và hỗ trợ về khâu thanh toán, Shopee là bên trung gian giúp việc mua sắm trực tuyến dễ dàng và an toàn hơn cho cả bên mua lẫn bên bán. - Mô hình ban đầu của Shopee Việt Nam là C2C Marketplace – Trung gian trong quy trình mua bán giữa các cá nhân với nhau.

Tuy nhiên, hiện nay Shopee Việt Nam đã trở thành mô hình lai khi có cả B2C (doanh nghiệp đến người tiêu dùng). Shopee đã tính phí của người bán / hoa hồng và phí đăng bán sản phẩm. Ngoài ra Shopee còn xây dựng nền tảng con như: - Shopee Mall: - Shopee Mall là một gian hàng đặc biệt với các sản phẩm đều là hàng chính hãng từ các thương hiệu và nhà bán hàng uy tín trên thị trường như Samsung, Xiaomi, Oppo, Pampers, Maybelline, Rohto, Unilever, … Vì vậy, bạn hoàn toàn có thể an tâm khi chọn mua các sản phẩm trên Shopee Mall. - Bên cạnh đó đó các sản phẩm tại Shopee Mall có rất nhiều chương trình khuyến mãi và chính sách hấp dẫn.

- Shopee 4H: - Shopee 4H là dịch vụ giao hàng hỏa tốc chỉ trong 4 tiếng cho các đơn hàng được đặt và giao tại 1 số quận nội thành Hà Nội và Tp.Hồ Chí Minh. Hoạt động trên Shopee ➢ Thành viên: bao gồm cả Người Bán và Người Mua ➢ Người Bán: là thương nhân, tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng dịch vụ của Shopee bao gồm: tạo lập gian hàng, đăng tin giới thiệu sản phẩm/dịch vụ, và hoặc khuyến mại sản phẩm/dịch vụ. ➢ Người Mua: là thương nhân, tổ chức, cá nhân có nhu cầu tìm hiểu thông tin về sản phẩm/dịch vụ được đăng bán trên Shopee. Người Mua bắt buộc đăng ký tài khoản để tham gia giao dịch mua bán.

Khách hàng mục tiêu và đặc điểm khách hàng mục tiêu - Nghề nghiệp: sinh viên, nhân viên văn phòng, công nhân, trẻ em, cửa hàng buôn bán nhỏ lẻ, các đại lý và nhà phân phối,. 5 - Giới tính: Cả nam và nữ - Vị trí địa lý: Trên toàn Việt Nam - Độ tuổi: 16-40 tuổi - Thu nhập: Không giới hạn - Khách hàng mục tiêu có thói quen tìm kiếm thông tin trên internet, dành nhiều thời gian trong ngày truy cập internet để làm việc hay giải trí và thành thạo sử dụng các thiết bị điện thoại thông minh, máy tính và các công cụ học tập trên mạng - Họ dành nhiều thời gian để sử dụng các mạng xã hội, mà nổi bật hai mạng xã hội lớn nhất ở Việt Nam hiện tại là Facebook và Youtube. - Từ ngữ quen dùng: • Nhóm người tiêu dùng: • 16-24 tuổi: trẻ trung, vui tươi, những từ ngữ theo trend và chuyên nghiệp • 24-40 tuổi: lịch sự, nghiêm túc, chuyên nghiệp • Nhóm chủ doanh nghiệp nhỏ lẻ: Lịch sự, logic, chuyên nghiệp. - Thói quen sử dụng email: ● Khung giờ mở mail: 12-14h vs 19-21h: đây là khung giờ online nhiều nhất đặc biệt khung giờ 19-20h.

- Tần suất sử dụng emal trong tuần: 6 - Theo nghiên cứu, có rất nhiều email được mở vào những ngày trong tuần hơn là cuối tuần, thường xuyên từ thứ 3 đến thứ 5. • Khung giờ mở mail: 12-14h vs 19-21h: đây là khung giờ online nhiều nhất đặc biệt khung giờ 19-20h. - Nhu cầu, sở thích: ● Nhóm người tiêu dùng: Thích săn đồ tốt giảm giá, thích lướt tìm hiểu thêm thông tin về sản phẩm, săn quà tặng ● Nhóm chủ doanh nghiệp vs các chủ shop buôn bán lẻ: Thích nghiên cứu thị trường, tìm sản phẩm mới, sản phẩm theo trend. SỬ DỤNG OUTLOOK GỬI EMAIL CÁ NHÂN HÓA CHO KHÁCH HÀNG 2.

Gửi email cá nhân hóa cho khách hàng thân thiết của Shopee để thông báo mã nhận quà cho từng khách hàng nhân dịp “Siêu Sale 12/12” 2.1 Người gửi - Chuyên viên email marketing: Nguyễn Gia Thăng 2. Người nhận - Tất cả khách hàng của Shopee 7 2. Thời gian - Thời gian hẹn gửi: 19h - Ngày: 11. Mục đích • Chuyên viên gửi email cho khách hàng để thông báo và gửi mã quà tặng cho khách hàng nhân dịp Shopee tổ chức chương trình “Siêu Sale 12.12” • Chăm sóc khách hàng thân thiết • Xây dựng và duy trì mối quan hệ gắn bó với các khách hàng.

• Nâng cao thương hiệu của công ty. Công cụ - Sử dụng Word và Microsoft Outlook và Excel để trộn thư và gửi hàng loạt từ data khách hàng thân thiết có sẵn của Shopee. Với việc sử dụng tính năng này để gửi mail tới nhiều người, mỗi thư được cá nhân hóa cho một địa chỉ liên lạc riêng. Nội dung Thân gửi bạn«Họ_và_tên», Trong ngày 12/12, Shopee triển khai CHƯƠNG TRÌNH “SIÊU SALE 12/12” để tri ân những khách hàng thân thiết đã đồng hành và ủng hộ Shopee trong suốt 1 năm qua.

CHƯƠNG TRÌNH “SIÊU SALE 12/12” sẽ bắt đầu từ 0h00 ngày 12/12/2021. Đây là chương trình lớn nhất vào dịp cuối năm nên các bạn hãy chú ý để nhận được những voucher giảm giá sốc và khuyến mãi cực lớn chỉ có tại Shopee. Shopee tặng bạn: Mã giảm giá: «Mã_giảm_giá» Mã freeship: «Mã_freeship» Các bạn hãy click vào đường link phía dưới để theo dõi chương trình và đón nhận những món quà bất ngờ của Shopee. Các bước tiến hành 2.1 Cài đặt Outlook - Bước 1: Mở Outlook chọn File, chọn Add Account - Bước 2: Xuất hiện bảng thông tin, điền đầy đủ thông tin cá nhân, tích chọn vào ô Manual setup or additional server types, sau đó ấn vào Next - Bước 3: Chọn POP or IMAP, ấn Next 9 - Bước 4: Nhập các thông tin ở trường Incomming mail server với giá trị: pop.com và Outgoing mail server (SMTP) giá trị smtp.com, sau đó chọn More Setting… - Bước 5: Vào tab Outgoing Server và chọn các giá trị như hình dưới đây: 10 - Bước 6: Chọn vào tab Advanced, Trường Incoming server (POP3) và Outgoing server (SMTP) sẽ điền các giá trị theo như bản hướng dẫn ở phần hướng dẫn đặt cấu hình POP/IMAP ở gmail, sau đó ấn OK - Bước 7: Xuất hiện màn hình, ấn Next 11 - Bước 8: Hệ thống sẽ tiến hành test mail, màn hình sẽ hiển thị hai dấu check như bên dưới, Outlook đã được cài đặt thành công, sau đó ấn Close - Bước 9: Ấn Finish để kết thúc cài đặt 12 2.2 Cài đặt chữ ký trong Outlook - Bước 1: Click vào Home trên thanh công cụ, chọn New Email - Bước 2: Hộp thư mới xuất hiện, chọn hộp Signature trên thanh Message 13 - Bước 3: Chọn Signatures trong thanh thả xuống, Ở Email Signature, chọn New và đặt tên của chữ ký trong hộp New Signature, đặt tên xong ta nhấn OK - Bước 4: Sau đó ta thiết kế mẫu chữ ký mong muốn và ấn OK 14 - Bước 5: Kết quả ta sẽ được mẫu chữ ký như hình dưới 2.