Giới thiệu dự án

Hoạt động quản trị tri thức và kiểm soát thư mục (Bibliographic Control) trong các trung tâm thông tin - thư viện đại học đóng vai trò then chốt trong việc bảo tồn di sản học thuật và thúc đẩy nghiên cứu khoa học. Tại Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) – trung tâm đào tạo đa ngành với hơn 25.000 bạn đọc thường xuyên và hệ thống lưu trữ hơn 128.000 tên sách, 750.145 ấn phẩm định kỳ cùng 16.000 biểu ghi công trình khoa học – nhu cầu hệ thống hóa các tài liệu di sản của các nhà khoa học tiêu biểu là nhiệm vụ cấp thiết.

Đồ án khóa luận "Kế hoạch biên soạn 'Thư mục Nguyễn Văn Đạo' và thực tiễn triển khai tại Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội" giải quyết bài toán xây dựng hệ thống thư mục nhân vật chuyên biệt dành cho Cố Giáo sư, Viện sĩ (GS.VS) Nguyễn Văn Đạo (1937–2006) – Giám đốc đầu tiên của ĐHQGHN, nhà cơ học hàng đầu sáng lập trường phái dao động phi tuyến tại Việt Nam.

+-------------------------------------------------------------------------+
|                  BỐI CẢNH NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI TTTV ĐHQGHN            |
+-------------------------------------------------------------------------+
|  - Vốn tài liệu: 128.000 tên sách | 750.145 đầu báo, tạp chí           |
|  - CSDL nội sinh: 16.000 công trình NCKH | 4.000 luận án, luận văn      |
|  - Người dùng tin: 25.000 bạn đọc (Cán bộ giảng dạy, NCS, Học viên, SV)|
|  - Thách thức: Di sản tài liệu xám (Grey Literature) chưa chuẩn hóa     |
+-------------------------------------------------------------------------+

Vấn đề thực tiễn (Problem Statement)

Các công trình và tư liệu liên quan đến GS.VS Nguyễn Văn Đạo có số lượng đồ sộ nhưng phân tán, đa dạng về thể loại và phương tiện mang tin:

  • Tài liệu không công bố chiếm tỷ trọng lớn: Hơn 700 tư liệu do gia đình trao tặng gồm bản thảo viết tay, thư từ hành chính, báo cáo dự án (Dự án chế tạo máy bay siêu nhẹ, Đề án thành lập ĐHQGHN, Đề án Đại học RMIT Việt Nam...).
  • Thiếu chuẩn xử lý thống nhất: Các chuẩn biên mục quốc tế truyền thống chưa có quy định chi tiết cho việc mô tả các tài liệu xám, văn bản hành chính cá nhân trong phần mềm quản trị thư viện tích hợp (ILS).
  • Hiện tượng phân tán chủ đề: Khung phân loại DDC (Dewey Decimal Classification) làm phân tán các tài liệu cùng một định hướng nghiên cứu/quản lý vào các lớp mã số rời rạc.

Mục tiêu dự án

  1. Xây dựng kế hoạch tổng thể và quy trình kỹ thuật chuẩn hóa biên soạn thư mục nhân vật cá nhân theo mô hình tích hợp CSDL điện tử và ấn phẩm truyền thống.
  2. Xây dựng CSDL thư mục Nguyễn Văn Đạo trên hệ thống phần mềm quản trị thư viện Libol, áp dụng chuẩn MARC21, ISBD và khung phân loại DDC 14.
  3. Thu thập, thẩm định, xử lý và phân nhóm hơn 800 biểu ghi tài liệu công bố và không công bố thành 15 chủ đề chuyên biệt.
  4. Thiết lập hệ thống điểm truy nhập (Access Points) và bảng tra cứu hai chiều (Tác giả cá nhân, Tác giả tập thể) phục vụ khai thác trực tuyến qua OPAC.

Phân tích và thiết kế giải pháp

Phân tích hiện trạng

Tiêu chí Mô hình thư mục truyền thống Tra cứu rời rạc trên OPAC Giải pháp tích hợp của đề tài
Hình thức xuất bản Bản in giấy, khó cập nhật Bản ghi CSDL phân tán CSDL điện tử kết hợp ấn phẩm in chuyên đề
Xử lý tài liệu xám Bỏ qua hoặc mô tả sơ sài Chỉ biên mục sách chính thống Xây dựng quy định biên mục mở rộng cho tài liệu xám
Cấu trúc phân loại Xếp theo vần chữ cái tên sách Xếp theo mã lớp DDC chuẩn Gom cụm 15 chuyên đề thực tiễn gắn với mã kho DN01
Độ phủ điểm truy nhập Hạn chế (Tác giả, Nhan đề) Tác giả, Từ khóa đơn Tác giả tập thể, Chủ đề phân tích, Nguồn trích

Phân tích yêu cầu theo mô hình MoSCoW

  • Must have: Bộ quy tắc mô tả thống nhất cho tài liệu công bố và không công bố dựa trên MARC21; Khung 15 chủ đề chuyên biệt; Mã định danh kho riêng biệt (DN01).
  • Should have: Tóm tắt trích yếu dưới 100 từ cho từng biểu ghi; Bảng tra cứu tác giả cá nhân và tập thể; Bộ từ khóa kiểm soát theo Thư viện Quốc gia Việt Nam.
  • Could have: Tích hợp đường dẫn URL trực tiếp tới các bài báo trực tuyến; Xuất bản dạng CD-ROM CSDL.
  • Won't have (trong giai đoạn này): Số hóa toàn văn toàn bộ 100% tài liệu gốc (triển khai trong giai đoạn phát triển Bộ sưu tập số tiếp theo).

Thiết kế hệ thống

Quy trình kỹ thuật xử lý và liên kết luồng dữ liệu được thiết kế chặt chẽ qua các module chức năng:

Technology Stack và Tiêu chuẩn nghiệp vụ

  • Phần mềm Quản trị Thư viện Tích hợp (ILS): Libol 5.0 (Module Quản lý Bổ sung, Biên mục, Tra cứu OPAC).
  • Khổ mẫu biên mục máy đọc được: MARC21 Bibliographic Format (Machine-Readable Cataloging).
  • Quy tắc mô tả thư mục: ISBD (International Standard Bibliographic Description).
  • Khung phân loại: Dewey Decimal Classification (DDC) Phiên bản 14.
  • Bộ từ khóa chuẩn hóa: Từ điển từ khóa Thư viện Quốc gia Việt Nam & Từ điển từ khóa KH&CN (Cục Thông tin KH&CN Quốc gia - NASATI).

Implementation và kết quả

Quy trình kỹ thuật chi tiết

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|                        QUY TRÌNH BIÊN MỤC VÀ NHẬP LIỆU MARC21                     |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
|  Bước 1: Mô tả trực diện tài liệu gốc trên Phiếu tiền máy (Pre-cataloging sheet) |
|  Bước 2: Gán nhãn trường MARC21 mở rộng cho tài liệu xám / bài trích              |
|  Bước 3: Viết tóm tắt nội dung (Abstracting) theo phương pháp giải thích          |
|  Bước 4: Chuẩn hóa thuật ngữ chuyên ngành (Từ khóa Toán cơ, Chaos, Phi tuyến)   |
|  Bước 5: Kiểm tra thẩm quyền (Authority Control) và nhập máy trên Libol 5.0      |
+-----------------------------------------------------------------------------------+

1. Ánh xạ trường dữ liệu MARC21 cho tài liệu không công bố

Do tài liệu xám (bản thảo viết tay, văn bản hành chính, đề án quy hoạch) không có đầy đủ yếu tố xuất bản thương mại, quy chuẩn biên mục được tùy biến khoa học trên MARC21:

  • Trường 245 (Thông tin nhan đề):
    • $a: Nhan đề tài liệu.
    • $b: Dạng tài liệu bổ sung (Bản thảo viết tay, Bản đánh máy, Bản in thư điện tử, Bản in từ mạng).
  • Trường 600 (Tiêu đề bổ sung đề mục chủ đề - Tên cá nhân):
    • 600 04 $a Nguyễn Văn Đạo
  • Trường 654 (Thuật ngữ định danh chủ đề nhánh):
    • Gán các giá trị chủ đề chuyên sâu: $a Mô hình ĐHQGHN, $a Dự án chế tạo máy bay siêu nhẹ Việt Nam.
  • Trường 710 (Tiêu đề bổ sung - Tên cơ quan, tổ chức):
    • 710 1# $a Đại học Quốc gia Hà Nội
  • Trường 773 (Liên kết nguồn trích / Tập chủ đề mẹ):
    • $t Thư mục Nguyễn Văn Đạo: [Tên chủ đề]
    • Đối với nguồn Internet: $t Thư mục Nguyễn Văn Đạo: Bài viết về GS. Nguyễn Văn Đạo; Theo Vietnamnet
=001 00165
=245 10$aDự án VIE/87/020 nghiên cứu về các quá trình thủy thạch động lực học vùng bờ biển$bBản thảo đánh máy
=600 04$aNguyễn Văn Đạo$cGS.VS$d1937-2006
=650 #4$aToán cơ học$aDao động phi tuyến
=654 ##$aNghiên cứu khoa học biển
=710 1#$aViện Cơ học
=773 0#$tThư mục Nguyễn Văn Đạo: Bài viết về nghiên cứu khoa học$gTr. 45-58
=852 ##$aDN01/00175$bTTTV-DHQGHN

2. Cấu trúc 15 chuyên đề phân loại thực nghiệm (DN01/00163 đến DN01/00177)

  1. Bài viết về các nhân vật, giới thiệu sách (DN01/00163)
  2. Mô hình ĐHQGHN (DN01/00164)
  3. Dự án chế tạo máy bay siêu nhẹ Việt Nam (DN01/00165)
  4. Đại học Quốc tế RMIT Việt Nam và ĐH Tư thục Albert Einstein (DN01/00166)
  5. GS. Nguyễn Văn Đạo và Ủy ban Hòa bình Việt Nam (DN01/00167)
  6. GS. Nguyễn Văn Đạo và Hội Việt kiều (DN01/00168)
  7. Sự kiện Tổng thống Hoa Kỳ Bill Clinton thăm ĐHQGHN (17/11/2000) (DN01/00169)
  8. Bản thảo xuất bản sách tiếng Việt (DN01/00170)
  9. Bản thảo xuất bản sách tiếng Anh (DN01/00171)
  10. Bản thảo xuất bản sách tiếng Nga (DN01/00172)
  11. Phụ lục hình vẽ và bản vẽ kỹ thuật trong sách xuất bản (DN01/00173)
  12. Bài viết của các tác giả trong và ngoài nước về GS. Nguyễn Văn Đạo (DN01/00174)
  13. Các công trình nghiên cứu khoa học cơ bản và ứng dụng (DN01/00175)
  14. Văn bản quản lý và chỉ đạo điều hành giáo dục đại học (DN01/00176)
  15. Thư từ ngoại giao, trao đổi học thuật quốc tế (DN01/00177)

Kết quả thẩm định và xử lý dữ liệu

+-------------------------------------------------------------------------+
|                  HIỆU QUẢ LỌC DỮ LIỆU TỪ CÁC NGUỒN PHỤ                 |
+-------------------------------------------------------------------------+
| Nguồn Web/Internet thu thập ban đầu: 300 tài liệu                       |
| Qua xử lý trùng lặp & thẩm định:      70 tài liệu đạt chuẩn (23.3%)     |
| Tỷ lệ loại bỏ nhiễu/trùng lặp:       76.7%                             |
| Tài liệu từ gia đình cố Giáo sư:     700+ tài liệu                      |
| Đưa vào biên mục phân tích sâu:      500+ tài liệu                      |
+-------------------------------------------------------------------------+
  • Xử lý thuật ngữ khoa học: Đảm bảo tính nguyên gốc học thuật, không dịch cơ học gây sai lệch ngữ nghĩa (ví dụ: giữ nguyên thuật ngữ "Toán học Chaos", không đổi thành "Toán học hỗn độn"; dùng cụm từ cố định "Toán cơ học", không bóc tách rời rạc thành hai từ khóa độc lập).
  • Chuẩn hóa tóm tắt: 100% biểu ghi được tóm tắt trích yếu dưới 100 từ theo phương pháp diễn giải/quy nạp, phản ánh chính xác mục tiêu và luận điểm cốt lõi của tài liệu.

Đổi mới và đóng góp

  1. Khắc phục triệt để sự phân tán của Khung phân loại DDC: Khung phân loại DDC truyền thống phân chia tri thức theo ngành học thuần túy (ví dụ: tư liệu chế tạo máy bay xếp vào mục Kỹ thuật Hàng không - Lớp 629, nhưng đề án trang bị cho quân đội lại thuộc Khoa học Quân sự - Lớp 355). Đề tài đã sáng tạo giải pháp Gom cụm chuyên đề 15 nhóm kết hợp định danh kho DN01, giúp người dùng tin truy xuất toàn diện mọi khía cạnh hoạt động của tác giả chỉ trong một phân vùng tra cứu duy nhất.

  2. Quy chuẩn hóa quy trình biên mục tài liệu không công bố (Gray Literature): Thiết lập mô hình mô tả trực diện tài liệu xám kết hợp các trường quan hệ (773, 654, 245 $b) trên khổ mẫu MARC21, lấp đầy khoảng trống hướng dẫn nghiệp vụ của các quy tắc biên mục chuẩn tại Việt Nam thời điểm 2010.

  3. Cơ chế lập bảng tra hai chiều: Tích hợp hệ thống bảng tra cứu Tác giả cá nhân và Tác giả tập thể (cơ quan ban hành văn bản) liên kết trực tiếp với số thứ tự định danh trong thư mục in, nâng cao tốc độ tra tìm tài liệu lên gấp nhiều lần so với việc dò tìm thủ công.

Ứng dụng thực tế và triển khai

Kịch bản khai thác thông tin thực tế

  • Nghiên cứu Lịch sử Giáo dục & Mô hình Đại học: Các nhà quản lý giáo dục tra cứu nguồn tư liệu gốc về quá trình chuyển đổi mô hình viện - trường và cơ chế tự chủ đại học đầu tiên tại Việt Nam thông qua cụm chuyên đề DN01/00164.
  • Nghiên cứu Khoa học Cơ học & Toán ứng dụng: Giảng viên, nghiên cứu sinh ngành Cơ học dễ dàng tiếp cận danh mục toàn bộ các bài báo quốc tế, công trình nghiên cứu về Dao động phi tuyến của các hệ động lực (công trình đạt Giải thưởng Hồ Chí Minh năm 2000).

Hạn chế và hướng phát triển

Hạn chế kỹ thuật

  • Nguồn tài liệu tại Thư viện Tạ Quang Bửu (hơn 500 tài liệu) chưa được xử lý đồng bộ dứt điểm trong giai đoạn đầu của khóa luận do hạn chế về thời gian khảo sát thực địa.
  • Các bản thảo viết tay của Cố Giáo sư chưa được ứng dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) để lập chỉ mục toàn văn (Full-text indexing), mới chỉ dừng lại ở mức độ siêu dữ liệu thư mục (Metadata).

Hướng phát triển

  • Mở rộng mã định danh DN02, DN03... để áp dụng quy trình chuẩn này cho các bộ sưu tập tài liệu của các nhà khoa học lớn khác tại ĐHQGHN.
  • Nâng cấp từ CSDL thư mục Libol sang CSDL số hóa toàn văn trên nền tảng nguồn mở (DSpace/Fedora), liên thông dữ liệu qua giao thức OAI-PMH và Z39.50.

Đối tượng hưởng lợi

+--------------------------------------------------------------------------------+
|                         GIÁ TRỊ MANG LẠI CHO CÁC NHÓM ĐỘC GIẢ                  |
+--------------------------------------------------------------------------------+
| [Sinh viên & Học viên]: Tiếp cận phương pháp nghiên cứu, giáo trình kinh điển   |
| [Cán bộ nghiên cứu]:   Rút ngắn 60% thời gian tra cứu tài liệu cơ học chuyên sâu|
| [Chuyên viên Thư viện]: Quy trình mẫu chuẩn hóa để xử lý tài liệu xám / nhân vật|
| [Nhà quản lý GD]:      Khai thác căn cứ lịch sử xây dựng mô hình ĐHQG đa ngành  |
+--------------------------------------------------------------------------------+

Câu hỏi thường gặp

1. Cần những điều kiện kỹ thuật gì để triển khai hệ thống biên mục này?

Hệ thống yêu cầu máy chủ cài đặt phần mềm quản trị thư viện hỗ trợ chuẩn MARC21 (như Libol 5.0+, DSpace, hoặc Koha ILS), máy trạm kết nối mạng nội bộ LAN, và cán bộ biên mục được đào tạo chuyên sâu về khung phân loại DDC và quy tắc ISBD.

2. Ký hiệu kho DN01 có thể mở rộng như thế nào?

DN01 là ký hiệu kho mở (Dynamic Open Code), trong đó DN đại diện cho "Danh nhân", 01 là số thứ tự bộ sưu tập nhân vật đầu tiên. Khi thư viện tiếp nhận di sản của các học giả tiếp theo, hệ thống sẽ tự động gán mã tiếp biến (DN02, DN03...) mà không phá vỡ cấu trúc kho hiện hành.

3. Làm thế nào để giải quyết vấn đề trùng lặp tài liệu từ nguồn Internet?

Áp dụng quy trình lọc 2 bước: Bước 1 là kiểm tra chéo nhan đề và tác giả trên CSDL Libol; Bước 2 là đối sánh nội dung trực tiếp để chỉ giữ lại văn bản có xuất xứ tin cậy nhất (từ báo chí chính thống hoặc cổng thông tin đại học), loại bỏ hoàn toàn các trang tổng hợp nội dung rác.

4. Chi phí biên soạn và hiệu quả đầu tư (ROI) được tính toán ra sao?

Dự án tận dụng nguồn kinh phí sự nghiệp thường xuyên của Trung tâm TTTV ĐHQGHN cùng sự tham gia thực tập chuyên môn của sinh viên Khoa Thông tin - Thư viện, giúp giảm hơn 50% chi phí nhân công xử lý dữ liệu thô so với việc thuê chuyên gia ngoài.

5. Dữ liệu thư mục có thể tích hợp sang các hệ thống thư viện quốc tế không?

Hoàn toàn có thể. Do dữ liệu được cấu trúc theo chuẩn MARC21 và ISO 2709, hệ thống có khả năng xuất (Export) và trao đổi dữ liệu dễ dàng qua giao thức Z39.50 hoặc OAI-PMH với các thư viện trong Mạng lưới Thư viện Đại học Đông Nam Á (AUNILO).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hà Hải Yến đã thiết lập thành công một quy trình kỹ thuật hoàn chỉnh và khoa học cho công tác biên soạn thư mục nhân vật học thuật quy mô lớn. Việc số hóa và hệ thống hóa hơn 800 biểu ghi tư liệu vô giá của Cố GS.VS Nguyễn Văn Đạo trên phần mềm Libol không chỉ đóng góp một sản phẩm thông tin giá trị cao cho cộng đồng nghiên cứu cơ học và quản lý giáo dục, mà còn đặt nền móng phương pháp luận vững chắc cho công tác quản trị tài liệu xám và xây dựng các bộ sưu tập số danh nhân tại Việt Nam.