I. Khái niệm cơ bản
Trong lĩnh vực tìm kiếm thông tin, điểm truy cập được hiểu là một cơ chế giúp người dùng tin tìm thấy tài liệu cần thiết. Điểm truy cập có thể là tên, từ khóa hoặc tập hợp từ, mã hóa theo ký tự chữ cái, số hay chữ số. Tóm lại, điểm truy cập là khái niệm mã hóa, trở thành chìa khóa cho việc tìm kiếm. Mỗi loại siêu dữ liệu có quy tắc riêng để xác định điểm truy cập, dựa trên nguyên lý tương tự. Các vấn đề về điểm truy cập đã được nghiên cứu, nhưng do đặc thù khác nhau nên không có nhiều nghiên cứu nhìn nhận điểm truy cập như một đối tượng nghiên cứu đầy đủ. Điểm truy cập thông tin trong hoạt động thư viện thường chỉ quen thuộc với các khái niệm như “tiêu đề đề mục”, “tiêu đề mô tả”, “dẫn từ”, “chỉ mục”. Những khái niệm này thể hiện yếu tố thông tin đặc biệt giúp người dùng tin định vị tài liệu. Hệ thống kiểm soát các đề mục thực chất là một hệ thống các yếu tố nhận diện. Theo Nguyên tắc biên mục quốc tế 2009, điểm truy cập là hình thức có kiểm soát cho các thực thể như cá nhân, tác phẩm, khái niệm, sự kiện. Việc cấu trúc đề mục thực ra là cấu trúc yếu tố nhận diện cho thực thể đó.
1.1. Điểm truy cập thông tin trong hoạt động thư viện
Các biểu ghi thư mục cung cấp điểm truy cập đại diện cho tên tác giả, tên tài liệu, tên chủ đề. Các điểm truy cập này cần thể hiện nhất quán từ biểu ghi này sang biểu ghi khác. Một nguồn tin có thể có tác giả chính là người tạo ra nhiều nguồn tin khác, cùng xuất bản hoặc nằm trong bộ tùng thư với tài liệu khác. Việc tổ chức tài liệu phục vụ tra cứu thành công dựa trên việc xác định đúng các mối quan hệ đặc trưng. Để làm rõ các mối quan hệ này, cần có mô tả nhận diện tác phẩm và các công cụ kết nối như tham chiếu. Nếu người dùng tin biết từ khóa hay tên tác giả, việc tìm tin sẽ dễ dàng hơn. Tuy nhiên, nếu không biết chắc chắn, việc tra cứu có thể thành công hoặc không. Các biểu ghi thư mục cần có điểm truy cập và cần thể hiện nhất quán trong các biểu ghi khác nhau.
II. Vai trò của điểm truy cập thông tin trong hoạt động thư viện
Vai trò của điểm truy cập thông tin trong hoạt động thư viện rất quan trọng. Đối với việc tổ chức thông tin, các biểu ghi thư mục cung cấp điểm truy cập đại diện cho tên tác giả, tên tài liệu, và tên chủ đề. Những điểm truy cập này cần được thể hiện nhất quán từ biểu ghi này sang biểu ghi khác. Việc tổ chức tài liệu phục vụ tra cứu thành công dựa trên việc xác định đúng các mối quan hệ đặc trưng giữa các nguồn tin. Đối với việc tra cứu tìm tin, nếu người dùng tin biết từ khóa hay tên tác giả đã được sử dụng, việc tìm tin sẽ dễ dàng thành công. Tuy nhiên, nếu không biết chắc chắn các thuật ngữ đó, việc tra cứu có thể gặp khó khăn. Hệ thống tìm tin cần có điểm truy cập để hỗ trợ người dùng trong việc tìm kiếm tài liệu liên quan. Các mối quan hệ giữa các tài liệu cần được mô tả rõ ràng để người dùng có thể khám phá ra các mối quan hệ này.
2.1. Đối với việc tổ chức thông tin
Các biểu ghi thư mục sẽ cung cấp điểm truy cập đại diện cho tên tác giả, tên tài liệu, tên các chủ đề. Các điểm truy cập này cần được thể hiện nhất quán từ biểu ghi này sang biểu ghi khác. Ngoài một số ít tồn tại độc lập, đa phần các nguồn tin có nhiều dạng quan hệ với các nguồn tin khác. Việc tổ chức tài liệu phục vụ tra cứu thành công là dựa trên việc xác định đúng các mối liên quan đặc trưng đó. Để làm cho các mối quan hệ này trở nên rõ ràng, cần có một mô tả nhận diện tác phẩm và các công cụ kết nối như các tham chiếu.
2.2. Đối với việc tra cứu tìm tin
Nếu người dùng tin biết chắc chắn từ khóa hay tên tác giả đã được sử dụng để mô tả, việc tìm tin sẽ dễ dàng thành công. Tuy nhiên, nếu không biết chắc chắn các thuật ngữ đó, việc tra cứu tìm tin có thể thành công hoặc không. Hầu hết các từ trong ngôn ngữ tự nhiên đều có nhiều hơn một nghĩa và hầu hết các nghĩa của từ đều sẽ có nhiều hơn một từ thể hiện. Các biểu ghi thư mục phải có các điểm truy cập và các điểm truy cập này cần phải được thể hiện nhất quán trong các biểu ghi khác nhau.
III. Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng các điểm truy cập thông tin
Chất lượng của điểm truy cập thông tin tại các thư viện đại học phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Chính sách của thư viện, công cụ tạo dựng điểm truy cập và các chuẩn nghiệp vụ là những yếu tố quan trọng. Trình độ chuyên gia và quy trình tổ chức tạo lập và sử dụng điểm truy cập cũng ảnh hưởng lớn đến chất lượng. Hạ tầng công nghệ thông tin và trình độ người sử dụng điểm truy cập thông tin cũng là những yếu tố không thể bỏ qua. Việc đánh giá chất lượng điểm truy cập cần dựa trên các tiêu chí như tính chính xác, tính tiện lợi, tính phù hợp và tính hiện đại. Những yếu tố này sẽ quyết định đến khả năng tiếp cận thông tin của người dùng tin trong môi trường đại học.
3.1. Chính sách của thư viện
Chính sách của thư viện đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và quản lý điểm truy cập thông tin. Các chính sách này cần được xây dựng dựa trên nhu cầu thực tế của người dùng tin và xu hướng phát triển của công nghệ thông tin. Việc áp dụng các công nghệ mới trong tổ chức điểm truy cập sẽ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ thư viện, từ đó đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dùng.
3.2. Công cụ tạo dựng điểm truy cập
Công cụ tạo dựng điểm truy cập và các chuẩn nghiệp vụ cũng ảnh hưởng lớn đến chất lượng của điểm truy cập thông tin. Việc sử dụng các công cụ hiện đại sẽ giúp cải thiện quy trình tạo lập và tổ chức điểm truy cập, từ đó nâng cao khả năng tìm kiếm và truy cập thông tin của người dùng. Các thư viện cần thường xuyên cập nhật và cải tiến các công cụ này để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng.
