Chương 1: Tổ chức điểm truy cập trong hoạt động thông tin - thư viện Chương 2: Thực trạng tổ chức điểm truy cập tại một số thư viện đại học trên địa bàn Hà Nội Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả của phương thức tổ chức điểm truy cập tại một số thư viện đại học trên địa bàn Hà Nội 10 z CHƢƠNG 1: VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ĐIỂM TRUY CẬP THÔNG TIN TẠI CÁC THƢ VIỆN ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI 1. Khái niệm cơ bản 1. Khái niệm điểm truy cập Trong lĩnh vực tìm kiếm thông tin, “điểm truy cập” đƣợc hiểu là một cơ chế giúp ngƣời dùng tin tìm thấy đƣợc tài liệu mình cần. Điểm truy cập có thể là một cái tên, một từ khóa hay một tập hợp các từ, cũng có thể đƣợc mã hóa theo ký tự chữ cái, số hay chữ số.
Tóm lại, điểm truy cập là một khái niệm đƣợc mã hóa để trở thành chìa khóa cho việc tìm kiếm. Mỗi loại siêu dữ liệu có những quy tắc riêng để xác định đểm truy cập, những quy tắc này phần lớn đều dựa trên những nguyên lý giống nhau [14, 213]. Các vấn đề về điểm truy cập hầu hết đã đƣợc nghiên cứu và tổng kết, tuy nhiên, do đặc thù của các loại điểm truy cập rất khác nhau nên không có nhiều nghiên cứu nhìn nhận “điểm truy cập” nhƣ một đối tƣợng nghiên cứu đầy đủ mà chỉ tập trung vào một loại hình nhất định nào đó. Điểm truy cập thông tin trong hoạt động thư viện Từ trƣớc đến nay, chúng ta vốn chỉ quen với những khái niệm nhƣ “tiêu đề đề mục”, “tiêu đề mô tả”, “dẫn từ”, “chỉ mục”.
Đây đều là những khái niệm thể hiện những yếu tố thông tin đặc biệt đƣợc trích xuất từ bản thân tài liệu thƣ viện có khả năng giúp cho ngƣời dùng tin định vị và tìm đến đƣợc tài liệu đó. Các khái niệm này - tạm gọi là các yếu tố nhận diện tài liệu, thƣờng xuất hiện tản mạn do có những đặc tính riêng tƣơng đối rõ nét: “Tiêu đề đề mục” hay trƣớc đây là “đề mục chủ đề” hoặc “tiêu đề chủ đề” là khái niệm chỉ bao hàm yếu tố nội dung của tài liệu. 11 z “Chỉ mục” - khái niệm thƣờng đi kèm với một thao tác kỹ thuật: định chỉ mục (indexing), thậm chí chƣa đƣợc làm rõ nghĩa hoàn toàn, thƣờng ám chỉ việc tạo ra các yếu tố nhận diện về mặt nội dung, nhƣng đôi khi lại bao hàm cả các yếu tố về mặt hình thức. “Tiêu đề mô tả” là khái niệm gắn liền với hình ảnh phiếu mô tả thƣ mục và đƣợc mặc định là các yếu tố về mặt hình thức của tài liệu (tác giả, nhan đề).
Khái niệm “Dẫn từ” có phần bao quát hơn nhƣng thực tế lại không đƣợc sử dụng một cách phổ biến. Bên cạnh đó, trong khái niệm này lại có sự phân chia nhỏ hơn và còn gây nhiều tranh cãi: dẫn từ chính/dẫn từ phụ. Thậm chí, việc nhận diện tài liệu và truy cập đến tài liệu đôi khi cũng đƣợc phân biệt, tách bạch và đƣợc cho là có sự thay thế lẫn nhau trong xu thế phát triển của thời đại [15]. Gần đây, trên thế giới, ngƣời ta đã bắt đầu sử dụng thuật ngữ “yếu tố nhận diện tài liệu” (Textual Identifiers/Work Identifiers) để nói về tất cả những khái niệm trên [15].
Hệ thống kiểm soát các đề mục, dẫn từ truyền thống của chúng ta thực chất chính là một hệ thống các yếu tố nhận diện. Đề mục truyền thống đƣợc hiểu là việc nhận diện một cách độc nhất và đơn nghĩa một thực thể thƣ mục - trong yêu cầu của FRBR, một thực thể FRBR ở dạng nào đó (Tác phẩm, biểu hiện, biểu thị, tài liệu, cá nhân, cơ quan, chủ đề,…) Việc cấu trúc đề mục thực ra là việc cấu trúc yếu tố nhận diện cho một trong những thực thể đó. Nhƣ vậy, nhận diện và truy cập hay định vị tài liệu phải là cùng một quá trình, cùng một vấn đề [16]. Theo cách hiểu của Nguyên tắc biên mục quốc tế 2009 thì điểm truy cập là những hình thức có kiểm soát hoặc những hình thức khác của tên cho những thực thể là cá nhân, dòng họ, tập thể, tác phẩm, biểu hiện, biểu thị, tài liệu, khái niệm, đối tƣợng, sự kiện, và địa điểm.
Những hình thức có kiểm 12 z soát và những hình thức khác này đƣợc đƣa vào biểu ghi kiểm soát nhất quán và cùng lúc vừa là điểm truy cập trong biểu ghi thƣ mục, vừa tạo ra mối liên hệ phục vụ cho truy cập bổ sung. Tuyên bố này thay thế và mở rộng phạm vi của Nguyên tắc Pari (“Tuyên bố về Nguyên tắc” đƣợc thông qua tại Hội nghị Quốc tế về Nguyên tắc Biên mục năm 1961) từ việc chỉ áp dụng cho các tác phẩm văn bản sang cho mọi dạng tài liệu và từ việc chỉ liên quan đến lựa chọn và hình thức của phiếu thƣ mục sang mọi khía cạnh của dữ liệu thƣ mục và dữ liệu kiểm soát nhất quán đƣợc sử dụng trong các mục lục thƣ viện [17]. Vai trò của điểm truy cập thông tin trong hoạt động thƣ viện 1. Đối với việc tổ chức thông tin Các biểu ghi thƣ mục sẽ cung cấp những điểm truy cập đại diện cho tên tác giả, tên tài liệu, tên các chủ đề, v.
do cán bộ biên mục chọn lựa và đƣa vào các trƣờng tƣơng ứng. Các điểm truy cập này cần đƣợc thể hiện nhất quán từ biểu ghi này sang biểu ghi khác hoặc trong mối liên hệ với một thuật ngữ đƣợc lựa chọn làm đặc trƣng cho tác giả cá nhân, tập thể hay khái niệm dùng để truy cập [18, VIII]. Ngoài một số ít tồn tại độc lập, đa phần các nguồn tin có nhiều dạng quan hệ với các nguồn tin khác. Một nguồn tin có thể có tác giả chính là ngƣời cũng tạo ra nhiều nguồn tin khác, nó cũng có thể cùng đƣợc xuất bản hoặc cùng nằm trong một bộ tùng thƣ với những tài liệu khác.
Đó có thể là các biểu thị của một tác phẩm nhƣng dƣới nhiều dạng và hình thức khác nhau, có thể có nội dung kiến thức cùng hoặc tƣơng tự nhƣ nội dung của các nguồn tin khác hoặc có thể là dạng chuyển thể của nguồn tin khác. Đó có thể là phần giải thích cho một công trình, tác phẩm khác hoặc là phần phụ trƣơng, phần tiếp theo của một nguồn tin khác. Cũng có thể đó là một phần của nguồn tin lớn hơn hoặc ngƣợc lại, là một thực thể phức hợp bao gồm nhiều tác phầm 13 z nhỏ hơn. Thậm chí, đó có thể là dạng trình diễn của một tác phẩm đã xuất hiện dƣới dạng văn bản.
Việc tổ chức tài liệu phục vụ tra cứu thành công là dựa trên việc xác định đúng các mối liên quan đặc trƣng đó và việc tìm tin sẽ đƣợc cải thiện nếu các mối liên hệ này đƣợc làm sáng tỏ [18, VIII]. Để làm cho các mối quan hệ này trở nên rõ ràng, cần có một mô tả nhận diện tác phẩm và các công cụ kết nối nhƣ các tham chiếu [19]. Đối với việc tra cứu tìm tin Nếu ngƣời dùng tin biết chắc chắn từ khóa hay tên tác giả đã đƣợc sử dụng để mô tả thì việc tìm tin sẽ dễ dàng thành công, nhƣng nếu không biết chắc chắn các thuật ngữ đó thì buộc phải phỏng đoán, khi đó, việc tra cứu tìm tin có thể thành công, cũng có thể không. Hầu hết các từ trong ngôn ngữ tự nhiên đều có nhiều hơn một nghĩa và hầu hết các nghĩa của từ đều sẽ có nhiều hơn một từ thể hiện.
Nhiều nghiên cứu về tim tin đã chỉ ra rằng những ngƣời dùng tin khác nhau không cùng nghĩ đến một thuật ngữ khi tìm kiếm bằng một khái niệm, các tác giả không nhất thiết phải dùng cùng một tên hay một dạng bút danh trong suốt sự nghiệp của mình, nhiều ngƣời khác nhau trùng tên họ, các tác giả tập thể không nhất thiết dùng cùng một tên hay một hình thức tên duy nhất trên các tài liệu của họ trong quá trình cơ quan tổ chức đó hoạt động, nhiều cơ quan tổ chức có tên viết tắt giống nhau, và nhan đề của một tài liệu không phải bao giờ cũng giữ nguyên nhƣ trên bản gốc trong quá trình tái bản, sửa chữa, sản xuất lại, chuyển thể tác phẩm đó. Vì tất cả các lí do nói trên, các biểu ghi thƣ mục phải có các điểm truy cập và các điểm truy cập này cần phải đƣợc thể hiện nhất quán trong các biểu ghi khác nhau [18, VIII]. Hệ thống tìm tin thao tác trên các quan điểm cho rằng ngƣời dùng tin cần một tài liệu cụ thể nào đó có thể cũng cần những tài liệu khác liên quan đến 14 z nó. Khi các mối liên hệ đƣợc mô tả đơn giản, hoặc không mô tả, ngƣời dùng tin có thể chỉ khám phá ra các mối quan hệ này một cách ngẫu nhiên.
Các điểm truy cập cần phải làm các mối quan hệ này đƣợc thể hiện một cách rõ ràng [18, VIII]. Các yếu tố ảnh hƣởng đến chất lƣợng các điểm truy cập thông tin 1. Chính sách của thư viện Có thể thấy rằng, tổ chức điểm truy cập có tầm ảnh hƣởng lớn đến hầu hết các hoạt động trong một cơ quan thông tin thƣ viện, từ bổ sung, xử lý, tổ chức - sắp xếp đến tra cứu - phục vụ. Chính vì thế, những chiến lƣợc, chính sách ở tầm vĩ mô có tác động không nhỏ đến công tác này.
Tầm nhìn của những nhà lãnh đạo sẽ quyết định chất lƣợng của hệ thống điểm truy cập và hiệu quả của việc tổ chức: sử dụng những công cụ tạo lập và hỗ trợ nào, ứng dụng các chuẩn nghiệp vụ ra sao, đầu tƣ cho hạ tầng công nghệ thông tin đến đâu, v. Các nhà lãnh đạo của các cơ quan thông tin thƣ viện cũng cần nhận biết đƣợc ý nghĩa của việc xây dựng hệ thống điểm truy cập kèm theo các mô tả nhận diện và các tham chiếu nhằm kiểm soát tính nhất quán cho các thuật ngữ đƣợc sử dụng. Quan trọng hơn cả, trong thời đại ngày nay, truy cập phải đồng nghĩa với các tƣơng tác trực tuyến, hệ thống điểm truy cập đã xây dựng phải đƣợc mang đến với ngƣời dùng tin bằng các công cụ hiện đại và phổ thông nhƣ website, OPAC hay Facebook. Các công việc này có thể không nằm trong những đòi hỏi truyền thống về nghiệp vụ đối với một thƣ viện, nhƣng lại là khâu then chốt mang tính quyết định trong việc vận hành toàn bộ những khâu kĩ thuật trƣớc đó, và cần đƣợc đề cao đúng mức trong chính sách phát triển của mỗi cơ quan.