## Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hiện nay, công tác tuyển sinh đại học đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực cho sự phát triển kinh tế - xã hội. Tại một trường đại học ở Thành phố Hồ Chí Minh, quy trình tuyển sinh hiện tại còn tồn tại nhiều hạn chế như sai sót trong nhập liệu, thiếu minh bạch và gây mất thời gian cho thí sinh cũng như cán bộ quản lý. Theo khảo sát với 179 phiếu thu thập ý kiến, có khoảng 65.4% thí sinh phản ánh không kịp thời cập nhật thông tin sai sót, 62% cho biết quy trình xử lý công việc từ xa còn hạn chế, và 61.5% không biết được tình trạng hồ sơ của mình. Mục tiêu nghiên cứu nhằm cải tiến quy trình tuyển sinh, chuẩn hóa các bước thực hiện, xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ và đánh giá sự hài lòng của người dùng. Nghiên cứu được thực hiện trong giai đoạn từ tháng 9 đến tháng 12 năm 2020 tại trường đại học Bách Khoa, ĐHQG TP. HCM. Kết quả nghiên cứu không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả công tác tuyển sinh mà còn tạo tiền đề cho việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý giáo dục đại học, từ đó tăng cường sự hài lòng của thí sinh và cán bộ quản lý.

## Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

### Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết và mô hình sau:

- **Chu trình PDCA (Plan - Do - Check - Act):** Áp dụng để xây dựng và cải tiến liên tục quy trình tuyển sinh, đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp với thực tế.
- **Tiêu chuẩn ISO 9001:2015:** Được sử dụng làm chuẩn mực để chuẩn hóa quy trình, đảm bảo chất lượng và sự minh bạch trong công tác tuyển sinh.
- **Mô hình BPMN (Business Process Model and Notation):** Dùng để mô hình hóa quy trình nghiệp vụ, giúp hình dung rõ ràng các bước và tương tác trong quy trình tuyển sinh.
- **Khái niệm về quy trình và hệ thống thông tin quản lý:** Giúp hiểu rõ vai trò của quy trình làm việc và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tuyển sinh.

Các khái niệm chính bao gồm: quy trình tuyển sinh, chuẩn hóa quy trình, hệ thống thông tin hỗ trợ, sự hài lòng của người dùng, và phân tích nhân tố khám phá (EFA).

### Phương pháp nghiên cứu

- **Nguồn dữ liệu:** Thu thập dữ liệu chính từ khảo sát trực tuyến với 179 phiếu khảo sát, bao gồm các câu hỏi đánh giá yếu tố ảnh hưởng đến quy trình tuyển sinh, các hạn chế hiện tại và đề xuất cải tiến. Dữ liệu thứ cấp được lấy từ các báo cáo công tác tuyển sinh và tài liệu liên quan.
- **Phương pháp phân tích:** Sử dụng phần mềm SPSS phiên bản 26 để phân tích thống kê, bao gồm phân tích độ tin cậy Cronbach’s Alpha, phân tích nhân tố khám phá (EFA) để xác định các nhóm yếu tố ảnh hưởng chính. Phân tích định tính được thực hiện thông qua mô hình hóa BPMN và đánh giá sự hài lòng người dùng.
- **Timeline nghiên cứu:** Nghiên cứu được tiến hành từ tháng 9 đến tháng 12 năm 2020, bao gồm các bước khảo sát, phân tích dữ liệu, xây dựng và thử nghiệm hệ thống thông tin hỗ trợ, đánh giá kết quả và đề xuất cải tiến.

## Kết quả nghiên cứu và thảo luận

### Những phát hiện chính

1. **Yếu tố con người ảnh hưởng đến quy trình tuyển sinh:** Phân tích Cronbach’s Alpha đạt 0.8, cho thấy độ tin cậy cao. Các yếu tố như kinh nghiệm cán bộ tuyển sinh, sự hiểu biết về quy trình và khả năng xử lý tình huống chiếm tỷ lệ ảnh hưởng lớn.
2. **Yếu tố quy trình:** Được đánh giá qua 5 biến quan sát với độ tin cậy Cronbach’s Alpha trên 0.7. Quy trình rõ ràng, thời gian xử lý công việc hợp lý và sự chuẩn hóa là những yếu tố then chốt.
3. **Yếu tố công nghệ thông tin:** Đạt độ tin cậy cao với Cronbach’s Alpha khoảng 0.77. Các hạn chế về hệ thống thông tin hiện tại như sai sót nhập liệu, thời gian duyệt hồ sơ lâu và thiếu minh bạch được phản ánh rõ qua khảo sát.
4. **Hạn chế trong quy trình hiện tại:** Khoảng 65.4% thí sinh không được cập nhật kịp thời thông tin sai sót, 62% phản ánh hạn chế trong xử lý công việc từ xa, và 61.5% không biết tình trạng hồ sơ của mình. Ngoài ra, 39.1% cho biết không tìm thấy biểu mẫu xử lý công việc, 38% phản ánh thời gian và chi phí duyệt hồ sơ cao.
5. **Đề xuất cải tiến:** Các giải pháp được đánh giá cao gồm cung cấp dịch vụ giải quyết công việc từ xa (68.7%), cung cấp dịch vụ tra cứu tình trạng hồ sơ (65.4%), cập nhật biểu mẫu cần thiết (64.2%) và cung cấp dịch vụ nộp hồ sơ trực tuyến miễn phí (60%).

### Thảo luận kết quả

Nguyên nhân các hạn chế chủ yếu do quy trình tuyển sinh chưa được chuẩn hóa và thiếu hệ thống thông tin hỗ trợ hiệu quả. So với các nghiên cứu trong ngành giáo dục, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và mô hình BPMN giúp chuẩn hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch. Việc xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ tuyển sinh trực tuyến không chỉ giảm thời gian xử lý mà còn nâng cao sự hài lòng của thí sinh và cán bộ quản lý. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ phản hồi các hạn chế và biểu đồ tròn về mức độ hài lòng người dùng, giúp minh họa rõ ràng hiệu quả cải tiến.

## Đề xuất và khuyến nghị

1. **Chuẩn hóa quy trình tuyển sinh:** Xây dựng và áp dụng quy trình chuẩn theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, sử dụng mô hình BPMN để mô hình hóa chi tiết các bước, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả. Thời gian thực hiện: 6 tháng. Chủ thể: Ban quản lý trường đại học.
2. **Xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ tuyển sinh:** Phát triển hệ thống trực tuyến cho phép thí sinh nộp hồ sơ, tra cứu tình trạng và nhận thông báo tự động. Mục tiêu giảm thời gian xử lý hồ sơ ít nhất 30%. Thời gian thực hiện: 9 tháng. Chủ thể: Phòng công nghệ thông tin phối hợp với phòng tuyển sinh.
3. **Đào tạo cán bộ tuyển sinh:** Tổ chức các khóa đào tạo nâng cao năng lực xử lý công việc, sử dụng hệ thống thông tin mới và kỹ năng giao tiếp với thí sinh. Mục tiêu nâng cao sự hài lòng của thí sinh trên 85%. Thời gian thực hiện: 3 tháng. Chủ thể: Phòng nhân sự và đào tạo.
4. **Triển khai đánh giá và cải tiến liên tục:** Áp dụng chu trình PDCA để giám sát, đánh giá hiệu quả quy trình và hệ thống, từ đó điều chỉnh kịp thời. Thời gian thực hiện: liên tục hàng năm. Chủ thể: Ban kiểm soát chất lượng và phòng tuyển sinh.

## Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. **Ban lãnh đạo các trường đại học:** Nhận diện các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình tuyển sinh và áp dụng các giải pháp cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.
2. **Phòng tuyển sinh và quản lý sinh viên:** Áp dụng mô hình chuẩn hóa quy trình và hệ thống thông tin hỗ trợ để giảm thiểu sai sót và tăng sự hài lòng của thí sinh.
3. **Chuyên gia công nghệ thông tin trong giáo dục:** Tham khảo mô hình xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ tuyển sinh, từ đó phát triển các giải pháp công nghệ phù hợp.
4. **Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành quản lý giáo dục, hệ thống thông tin quản lý:** Nghiên cứu phương pháp phân tích nhân tố, mô hình hóa quy trình và ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong quản lý giáo dục.

## Câu hỏi thường gặp

1. **Quy trình tuyển sinh hiện tại có những hạn chế gì?**  
Quy trình còn tồn tại sai sót trong nhập liệu, thiếu minh bạch, thời gian xử lý lâu và thí sinh không được cập nhật kịp thời thông tin sai sót, gây ảnh hưởng đến chất lượng tuyển sinh.

2. **Lý do chọn tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong nghiên cứu?**  
Tiêu chuẩn này giúp chuẩn hóa quy trình, nâng cao chất lượng và sự hài lòng của khách hàng, phù hợp với mục tiêu cải tiến công tác tuyển sinh.

3. **Mô hình BPMN được ứng dụng như thế nào?**  
BPMN được sử dụng để mô hình hóa chi tiết quy trình tuyển sinh, giúp các bên liên quan dễ dàng hiểu và thực hiện đúng các bước công việc.

4. **Hệ thống thông tin hỗ trợ tuyển sinh có lợi ích gì?**  
Giúp giảm thời gian xử lý hồ sơ, tăng tính minh bạch, cho phép thí sinh tra cứu tình trạng hồ sơ và nhận thông báo tự động, nâng cao sự hài lòng.

5. **Phương pháp phân tích dữ liệu được sử dụng ra sao?**  
Sử dụng SPSS để phân tích độ tin cậy Cronbach’s Alpha và phân tích nhân tố khám phá (EFA), giúp xác định các yếu tố ảnh hưởng chính và đánh giá mức độ hài lòng.

## Kết luận

- Nghiên cứu đã xác định rõ các yếu tố con người, quy trình và công nghệ thông tin ảnh hưởng đến công tác tuyển sinh tại trường đại học ở TP. HCM.  
- Quy trình tuyển sinh hiện tại còn nhiều hạn chế về thời gian xử lý và minh bạch thông tin, ảnh hưởng đến sự hài lòng của thí sinh.  
- Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và mô hình BPMN giúp chuẩn hóa và mô hình hóa quy trình, tạo nền tảng cho cải tiến hiệu quả.  
- Xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ tuyển sinh trực tuyến là giải pháp then chốt để nâng cao hiệu quả và giảm thiểu sai sót.  
- Đề xuất triển khai các giải pháp cải tiến trong vòng 6-9 tháng, đồng thời áp dụng chu trình PDCA để cải tiến liên tục, góp phần nâng cao chất lượng công tác tuyển sinh.

**Hành động tiếp theo:** Ban lãnh đạo và các phòng ban liên quan cần phối hợp triển khai các giải pháp cải tiến, đồng thời tổ chức đào tạo và đánh giá định kỳ để đảm bảo hiệu quả bền vững của quy trình tuyển sinh.