Chương 1: Tài liệu xám trong hoạt động của Thư viện Quân đội Chương 2: Thực trạng bổ sung, xử lý, tổ chức bảo quản, khai thác và phổ biến tài liệu xám tại Thư viện Quân đội Chương 3: Giải pháp phát triển nguồn tài liệu xám và nâng cao chất lượng tổ chức quản lý và khai thác nguồn tài liệu xám tại Thư viện Quân đội 13 z CHƢƠNG 1: TÀI LIỆU XÁM TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI 1. Những vấn đề chung về tài liệu xám 1. Khái niệm tài liệu xám Tài liệu xám (tiếng anh là Gray Literature) thƣờng đƣợc hiểu là những tài liệu thông thƣờng không có bán trên thị trƣờng hoặc chỉ đƣợc phổ biến ở mức độ rất hẹp. Nguồn tài liệu xám còn đƣợc gọi là tài liệu chƣa hoặc không công bố tạo thành một kênh phân phối riêng với số lƣợng rất hạn chế nhƣng lại thu hút đƣợc nhiều sự quan tâm chú ý của những ngƣời làm công tác nghiên cứu khoa học và công tác TT – TV.
Tài liệu xám thƣờng đƣợc in ra với mục đích làm tài liệu nội bộ của cơ quan, tổ chức hay cá nhân và hiện đang thu hút đƣợc sự chú ý của rất nhiều cơ quan tình báo chiến lƣợc. “Tài liệu xám chứa đựng các thông tin khác nhau và là nguồn thông tin cực kỳ quan trọng bởi chúng chứa đựng nhiều thông tin có giá trị mà không thể có đƣợc trong các nguồn thông tin chính thức”. Thuật ngữ tài liệu xám đƣợc ra đời bởi các chuyên gia – những ngƣời công tác liên quan với nguồn tài liệu của chính phủ Hoa Kỳ (US Government’s Interagency Gray Literature Working Group). “Theo nhóm chuyên gia này nguồn tài liệu xám đƣợc hiểu là những tài liệu ở trong nƣớc và ngoài nƣớc chỉ có đƣợc thông qua các kênh đặc biệt mà không thể thu thập đƣợc qua hệ thống phát hành và phân phối ấn phẩm, kiểm soát thƣ mục thông thƣờng” [15, tr.
10-11] Năm 1997, Hội nghị quốc tế Luxambua đã định nghĩa về tài liệu xám nhƣ sau: “Tài liệu xám là tất cả các tài liệu đƣợc đƣa ra bởi cơ quan chính phủ, các viện nghiên cứu, các trƣờng học, các tổ chức thƣơng mại, công nghiệp dƣới dạng in hay điện tử và không kiểm soát bởi các nhà xuất bản thƣơng mại”. 11] 14 z Tác giả luận văn tán thành định nghĩa này về tài liệu xám. Nó phản ánh xuất sứ đặc biệt của loại tài liệu này, quan trọng đối với xã hội từ các cơ quan tổ chức nhƣ cơ quan chính phủ, các tổ chức chuyên nghiên cứu, đào tạo về lĩnh vực chất xám, đến các tổ chức sản xuất kinh doanh, nơi bí quyết kinh doanh, bí quyết công nghệ có ý nghĩa sống còn. Định nghĩa này cũng cho biết loại hình phong phú của tài liệu xám (bao gồm cả tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử).
Đặc biệt, định nghĩa này đề cập tới đặc thù riêng có của tài liệu xám là nó không chịu sự kiểm soát của các nhà xuất bản thƣơng mại, có nghĩa là không thể đƣợc mua bán, thu thập dễ dàng trên thị trƣờng nhƣ thông qua hệ thống phát hành nhƣ đại đa số các loại tài liệu khác. Đặc điểm của tài liệu xám Tài liệu xám có những đặc điểm khác biệt so với các loại tài liệu khác: - Tài liệu xám không do các nhà xuất bản chính thức phát hành, không đƣợc kiểm soát bởi hệ thống kiểm soát thƣ mục thông thƣờng. - Nội dung thông tin trong các loại hình tài liệu xám rất phong phú, đa dạng, chứa đựng kinh nghiệm đã tích lũy trong quá trình hoạt động, nghiên cứu, là những thông tin mà bình thƣờng không thể có đƣợc qua các tài liệu xuất bản. - Tài liệu xám thƣờng có nội dung chi tiết, ngắn gọn, có trọng tâm.
- Tài liệu xám có thể giúp khẳng định những nhận định quan trọng đã đƣợc nhắc đến trong các nguồn tài liệu khác. - Tài liệu xám thƣờng ra đời sớm hơn các loại tài liệu thông thƣờng, vì vậy có tính cập nhật cao. - Tài liệu xám đang đƣợc sử dụng rộng rãi để trao đổi thông tin trong cộng đồng các cơ quan thông tin – thƣ viện. - Do tiến bộ của công nghệ thông tin, đặc biệt là mạng Internet, số lƣợng tài liệu xám xuất hiện trên các mạng thông tin ngày một nhiều, lại chƣa 15 z có quy định để kiểm soát chặt chẽ.
Vì vậy, loại tài liệu này có độ phân tán, tản mạn và dễ bị nhiễu tin, ảnh hƣởng tới việc thu thập, quản trị, kiểm soát và xây dựng nguồn thông tin. Các dạng tài liệu xám Trong bài viết “Một số vấn đề xung quanh việc thu thập khai thác tài liệu xám” của TS. Nguyễn Viết Nghĩa đăng trên tạp chí Thông tin và Tƣ liệu – 4/1999 có đề cập tới các dạng tài liệu xám. Nguyễn Viết Nghĩa tài liệu xám bao gồm: - Các báo cáo của các cơ quan chính phủ; - Các tài liệu của các hội nghị, hội thảo khoa học; - Tạp chí, bản tin nội bộ; - Các tờ tin, bƣớm tin; - Các báo cáo nghiên cứu tình hình thị trƣờng, giá cả; - Các luận án nghiên cứu khoa học; - Các bản in thử; - Các báo cáo tổng kết các đề tài, công trình nghiên cứu khoa học, thí nghiệm, khảo nghiệm; - Các báo cáo của các đoàn tham quan, thực tập, khảo sát ở nƣớc ngoài; - Báo cáo hàng năm của các công ty, các viện, các trƣờng; - Bản dịch tài liệu tiếng nƣớc ngoài; - Tài liệu thƣơng mại; - Các ấn phẩm thông tin của các cơ quan thông tin.
Theo tác giả Luận văn, về cơ bản, có thể chấp nhận các dạng tài liệu kể trên thuộc tài liệu xám. Tuy nhiên có thể sẽ chuẩn xác hơn nếu “Bản dịch tài liệu tiếng nƣớc ngoài” chỉ bao gồm “tài liệu dịch kỹ thuật”, tức là các bản dịch tài liệu tiếng nƣớc ngoài để dùng nội bộ, không xuất bản và phổ biến rộng rãi. 16 z Tƣơng tự đối với “Các ấn phẩm của các cơ quan thông tin”, có thể đƣợc liệt vào dạng của tài liệu xám nếu chúng chỉ đƣợc lƣu hành hạn chế (với số bản và phạm vị hạn chế). TLX thƣờng ở 2 dạng cơ bản là in ấn và điện tử, một số ít đƣợc lƣu trong các đĩa CD-ROM.
Trong quá khứ, để sử dụng TLX ngƣời dùng thƣờng phải đến tận nơi lƣu trữ hoặc chờ nhận đƣợc bản sao của TLX chuyển tới qua đƣờng thƣ tín. Việc này làm mất khá nhiều thời gian và công sức của ngƣời dùng. Hiện nay, với các TLX mới ra đời, ngoài hình thức in ấn, TLX thƣờng có thêm ấn bản điện tử, lƣu trữ trong các cơ sở dữ liệu, trên website của cơ quan sản sinh ra chúng mà ngƣời ta thƣờng gọi là TLX ở dạng điện tử. Vai trò của tài liệu xám Các loại tài liệu xám thông thƣờng đƣợc tạo ra với mục đích làm tài liệu nội bộ của một cơ quan, tổ chức hay cá nhân nhƣng chúng lại chứa đựng một lƣợng thông tin khá phong phú và có giá trị.
Nội dung thông tin chứa trong tài liệu xám thƣờng là về khoa học công nghệ, mang tính đa dạng, chứa đựng những kinh nghiệm tích lũy trong quá trình nghiên cứu khoa học và sản xuất thử. Thông tin trong các loại tài liệu xám phản ánh một cách đầy đủ thành tựu khoa học của các quốc gia, tổ chức, cá nhân tạo ra nó. Số lƣợng và chất lƣợng nguồn tài liệu xám là thƣớc đo đánh giá tƣ duy khoa học và đóng góp cho khoa học của cá nhân các nhà khoa học. Nguồn tài liệu xám chứa đựng trí tuệ của dân tộc.
Nó đƣợc các nhà khoa học sử dụng để triển khai nghiên cứu đào tạo của mình. Khi nghiên cứu triển khai thực nghiệm nếu có hiệu quả thì áp dụng trong đời sống nhân dân, phục vụ tổ quốc. Muốn phát triển bền vững mỗi nƣớc phải tận dụng các yếu tố nội lực, tiềm năng và đặc biệt phải dựa vào tiềm năng trí tuệ của dân tộc mình. Điều 17 z này có ý nghĩa là phải phát huy triệt để các kết quả hoạt động khoa học trên lãnh thổ mình để hoạch định cho các kế hoạch phát triển.
“Nhận thức đƣợc vị trí, vai trò quan trọng của tài liệu xám, nhiều nƣớc trên thế giới rất quan tâm đến mảng tài liệu này. Từ năm 1993 đến 2006, trên thế giới đã tổ chức tám hội nghị quốc tế bàn về tài liệu xám. Năm 1998, ở Châu Âu đã thành lập một tổ chức chuyên thu thập, xử lý tài liệu xám” Tài liệu xám thƣờng không đƣợc xuất bản và công bố rộng rãi. Thông tin trong tài liệu xám không thể có đƣợc thông qua các tài liệu công bố thông thƣờng và thông tin này thƣờng rất kịp thời.
Hàm lƣợng tri thức trong tài liệu xám rất lớn vì hầu hết các tài liệu xám là kết quả của quá trình nghiên cứu khoa học, của hoạt động trí óc ở mức độ cao. Do đó, tài liệu xám là nguồn bổ sung tốt cho các tài liệu xuất bản chính thống, là cơ sở để phát triển khoa học – kỹ thuật – công nghệ. Việc tiếp cận các ngồn tài liệu xám có ý nghĩa to lớn, không chỉ giúp nâng cao dân trí nói chung mà còn giúp các nhà khoa học, các nhà quản lý tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức, tiền của nhờ đƣợc kế thừa, tiếp thu kết quả nghiên cứu của những ngƣời đi trƣớc. Dù vẫn còn nhiều tranh cãi khác nhau về tƣơng lai phát triển, tính học thuật, tính tin cậy, mức độ phổ biến của TLX, ngƣời ta không thể phủ nhận TLX đang dần khẳng định vị thế là một nguồn tài nguyên thông tin quan trọng, đặc biệt cần thiết cho những ngƣời làm công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học.
TLX cũng cho ngƣời ta thấy cái nhìn vừa tổng quan lại vừa chuyên sâu về một chuyên ngành, lĩnh vực, chủ đề cụ thể do bản thân TLX thƣờng tập trung vào một ngành, chuyên môn nào đó. Bên cạnh đó, TLX góp phần bổ sung vào nguồn tài nguyên thông tin miễn phí cho cộng đồng ngƣời sử dụng, đặc biệt là ở các nƣớc đang và kém phát triển. Một số nhà nghiên cứu còn cho rằng, TLX ra đời nhanh chóng, mang tính linh hoạt cao, cập nhật, cung cấp nhiều thông tin và kiến thức mới về lĩnh vực mà nó nghiên cứu. 18 z Thƣ viện là kho tàng lƣu trữ vốn tri thức của nhân loại.
Tài liệu xám là loại tài liệu có hàm lƣợng tri thức, hàm lƣợng chất xám rất cao, nội dung cập nhật liên tục. Phát triển nguồn tài liệu xám giúp cơ quan thông tin thƣ viện thực hiện tốt chức trách của mình.