Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong công tác đào tạo khối ngành kinh tế và kế toán tại Việt Nam, việc tạo điều kiện cho sinh viên tiếp cận môi trường làm việc thực tế tại các doanh nghiệp là một nhu cầu cấp thiết. Đa số sinh viên khi ra trường còn bỡ ngỡ với các nghiệp vụ hằng ngày, quy trình luân chuyển chứng từ và việc phối hợp giữa các phòng ban chức năng. Nghiệp vụ tạm ứng và quyết toán tạm ứng là một trong những nghiệp vụ phát sinh thường xuyên trong mọi doanh nghiệp, đòi hỏi người thực hiện phải nắm vững quy trình, chức năng của các bộ phận liên quan và phương pháp ghi sổ nhật ký chứng từ, sổ cái tài khoản.

Khảo sát thực tiễn trong nước cho thấy đã có một số mô hình phòng thực hành ảo được triển khai:

  • Tại Trường Đại học Văn Lang, mô hình "Kế toán ảo" được xây dựng theo hình thức sinh viên đóng vai thực tế trong một công ty giả định. Mỗi nhóm gồm 8 sinh viên đảm nhận các vị trí: kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết, kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng, kế toán công nợ dưới sự cố vấn của giảng viên và hướng dẫn của kế toán trưởng, giám đốc doanh nghiệp. Trường cũng đã xây dựng mô hình "Bưu điện ảo" để mô phỏng hoạt động bưu cục.
  • Tại Trường Trung cấp Kinh tế Hà Nội, từ tháng 2/2007, nhà trường đã đầu tư phòng thực hành kế toán ảo với kinh phí trên 1 tỷ đồng. Ngay sau khi đưa vào vận hành, phòng thực hành đã tiếp nhận hơn 1.000 học viên thực hành từ năm thứ nhất. Trong năm học 2007-2008, tỷ lệ thực tập cơ bản của học viên đạt trên 96%, thực tập thường xuyên đạt trên 97% và thực tập tốt nghiệp đạt gần 98%. Tuy nhiên, quy mô một phòng thực hành không đáp ứng đủ nhu cầu thực hành ngày càng lớn của học viên.

Khảo sát các giải pháp ngoài nước cho thấy đã có các phần mềm mô phỏng như Software Simulation hay GoVenture Accounting simulation hoạt động theo nguyên lý "học sinh học bằng cách làm" (learning by doing), cho phép người học nhập giao dịch trong bối cảnh hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, các phần mềm này có rào cản lớn: hệ thống kế toán Việt Nam không áp dụng hoàn toàn 100% quy định của bất kỳ hệ thống kế toán quốc tế nào, ngôn ngữ giao diện bằng tiếng Anh và chi phí bản quyền rất cao.

Từ bối cảnh trên, đề tài xác định các nội dung nghiên cứu chính:

  1. Mục tiêu nghiên cứu: Xây dựng một chương trình phần mềm mô phỏng môi trường làm việc ảo trên máy tính, tái hiện quy trình tạm ứng và quyết toán tạm ứng trong các doanh nghiệp Việt Nam, giúp sinh viên làm quen với tương tác công việc, hiểu rõ chức năng các bộ phận và thành thạo kỹ năng ghi sổ chứng từ kế toán.
  2. Đối tượng nghiên cứu: Quy trình quản lý, kiểm soát và hạch toán nghiệp vụ tạm ứng, quyết toán tạm ứng trong doanh nghiệp.
  3. Phạm vi nghiên cứu: Nghiệp vụ kế toán tạm ứng phát sinh tại doanh nghiệp Việt Nam theo quy định hiện hành, tập trung vào chu trình xử lý chứng từ qua Tài khoản 141 và các tài khoản đối ứng liên quan.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

1. Cơ sở lý thuyết nghiệp vụ kế toán

  • Khái niệm và nguyên tắc quản lý tạm ứng: Tạm ứng là khoản tiền hoặc vật tư do đơn vị giao cho người nhận tạm ứng (phải là cán bộ, người lao động trong đơn vị) để thực hiện nhiệm vụ hoặc giải quyết công việc đã được phê duyệt.
  • Quy định quản lý tạm ứng:
    • Khi nhận tạm ứng phải lập Giấy đề nghị tạm ứng có chữ ký duyệt của thủ trưởng đơn vị.
    • Tiền tạm ứng phải được sử dụng đúng mục đích phê duyệt.
    • Khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải quyết toán toàn bộ, dứt điểm theo từng lần trên Bảng thanh toán tạm ứng.
    • Số tiền tạm ứng không sử dụng hết phải hoàn trả lại quỹ đơn vị hoặc khấu trừ vào lương; chỉ được tạm ứng lần tiếp theo khi đã thanh toán dứt điểm lần tạm ứng trước.
    • Tại các chi nhánh không có tổ chức kế toán riêng, việc tạm ứng phải căn cứ vào kế hoạch công việc hoặc phân cấp quản lý tài chính được duyệt; phải mở sổ chi tiết theo dõi theo từng đối tượng, từng lần và từng nội dung tạm ứng.
  • Kết cấu Tài khoản 141 – Tạm ứng:
    • Bên Nợ: Phản ánh các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho người nhận tạm ứng hoặc các chi nhánh thực hiện dự án.
    • Bên Có: Phản ánh các khoản tạm ứng đã được thanh toán, quyết toán; số tiền tạm ứng chi không hết nhập lại quỹ hoặc khấu trừ vào lương.
    • Số dư cuối kỳ (Bên Nợ): Số tiền tạm ứng chưa hoàn thành thanh toán.
  • Hệ thống tài khoản đối ứng: TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (Tiền gửi ngân hàng), TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ), TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu), TK 153 (Công cụ, dụng cụ), TK 211 (Tài sản cố định hữu hình), TK 241 (Xây dựng cơ bản dở dang), TK 331 (Phải trả cho người bán), TK 334 (Phải trả người lao động), TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp).
  • Hệ thống chứng từ và biểu mẫu kế toán áp dụng:
    • Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số 03 – TT).
    • Giấy thanh toán tạm ứng (Mẫu số 04 – TT).
    • Phiếu chi, Phiếu thu, Phiếu nhập kho, Hóa đơn mua hàng.
    • Sổ cái Tài khoản 141 và Sổ theo dõi chi tiết công nợ nhân viên.

2. Phương pháp nghiên cứu và phát triển hệ thống

  • Phương pháp phân tích nghiệp vụ: Mô hình hóa quy trình luân chuyển chứng từ và phân định trách nhiệm kiểm soát giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
  • Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống có cấu trúc:
    • Xây dựng từ điển dữ liệu (Data Dictionary) với danh mục các thuộc tính và mô tả thực thể.
    • Xây dựng mô hình thực thể kết hợp (ERD - Entity Relationship Diagram) và mô tả bản số các mối kết hợp.
    • Xây dựng mô hình luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram) ở mức 0, mức 1 và phân rã chức năng ở mức 2.
    • Áp dụng lý thuyết phụ thuộc hàm để chuẩn hóa cơ sở dữ liệu quan hệ, đưa lược đồ đạt dạng chuẩn Boyce-Codd (BCK).
    • Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý chi tiết với các trường khóa, kiểu dữ liệu và ràng buộc toàn vẹn.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Khảo sát đặc tả

Chương này tập trung trình bày mục tiêu đề tài, khảo sát hiện trạng đào tạo thực hành kế toán trong nước (Đại học Văn Lang, Trường Trung cấp Kinh tế Hà Nội) và các giải pháp phần mềm mô phỏng của nước ngoài (GoVenture Accounting simulation). Trên cơ sở chỉ ra các hạn chế về chi phí, rào cản ngôn ngữ và sự khác biệt về chế độ kế toán, tác giả xác định yêu cầu xây dựng một phần mềm mô phỏng chạy trên nền Web với các tiêu chí: dễ sử dụng, dễ cài đặt, yêu cầu cấu hình phần cứng tương đối thấp, giao diện trực quan và cho phép truy cập linh hoạt qua mạng Internet.

Tác giả đề xuất giải pháp công nghệ sử dụng Adobe Flash (ngôn ngữ ActionScript, Flex Framework) để tạo lập giao diện hoạt cảnh tương tác, xuất bản tệp định dạng .swf có dung lượng nhỏ gọn dựa trên đồ họa vector, kết nối với cơ sở dữ liệu thông qua ứng dụng Web sử dụng ngôn ngữ lập trình ASP.

Chương II: Nội dung nghiên cứu

Chương II phân tích toàn diện cơ sở nghiệp vụ kế toán của quy trình tạm ứng và quyết toán tạm ứng:

  1. Nguyên tắc hạch toán: Xác định kết cấu Tài khoản 141 và sơ đồ hạch toán đối ứng với các tài khoản tiền tệ, chi phí, vật tư và công nợ.
  2. Kịch bản nghiệp vụ minh họa:
    • Ngày 11/11/2009 (hoặc ngày 12/11/2009), nhân viên Nguyễn Văn Nam (Bộ phận Thu mua) lập Giấy đề nghị tạm ứng số 12 xin tạm ứng số tiền 700.000 đồng để mua nguyên vật liệu, thời hạn thanh toán đến ngày 20/11/2009.
    • Doanh nghiệp lập Phiếu chi số 6 ngày 12/11/2009 để xuất quỹ chi tiền tạm ứng; kế toán ghi Nợ TK 141 / Có TK 111: 700.000 đồng.
    • Ngày 15/11/2009, phát sinh Phiếu nhập kho số 20 với trị giá nguyên vật liệu chưa thuế là 600.000 đồng, thuế GTGT đầu vào (TK 133) là 60.000 đồng.
    • Giấy thanh toán tạm ứng số 15 ngày 15/11/2009 quyết toán: Tổng số tiền đã chi là 660.000 đồng (ghi Nợ TK 152: 600.000 đồng, Nợ TK 133: 60.000 đồng / Có TK 141: 660.000 đồng). Số tiền tạm ứng chi không hết là 40.000 đồng được thu hồi lại quỹ tiền mặt (Nợ TK 111 / Có TK 141) hoặc trừ vào lương (Nợ TK 334: 40.000 đồng / Có TK 141: 40.000 đồng). Toàn bộ nghiệp vụ được phản ánh vào Sổ cái TK 141.
  3. Phân định trách nhiệm và quy trình kiểm soát giữa các bộ phận:
    • Nhân viên: Lập phiếu tạm ứng, theo dõi các khoản tạm ứng cũ; lập phiếu thanh toán tạm ứng kèm theo toàn bộ hóa đơn, chứng từ hợp lệ liên quan.
    • Trưởng phòng: Kiểm tra tính đầy đủ của thông tin, ngày lập phiếu, lý do tạm ứng, thời hạn thanh toán; kiểm tra tính hợp lý của giá cả mặt hàng trên hóa đơn và số tiền chênh lệch thừa/thiếu trên phiếu quyết toán.
    • Kế toán thanh toán: Kiểm tra lịch sử tạm ứng/thanh toán cũ, đối chiếu công nợ nhân viên, kiểm tra dự toán chi phí phòng ban, kiểm tra hóa đơn và đơn giá thị trường, ghi sổ nhật ký chứng từ.
    • Kế toán trưởng: Thực hiện kiểm tra chuyên sâu và có thẩm quyền đặc biệt là xác nhận cho nhân viên rút tiền trong trường hợp Giám đốc tạm thời chưa ký duyệt.
    • Giám đốc: Kiểm tra tổng thể và ký phê duyệt chính thức trên các biểu mẫu.
    • Thủ quỹ: Căn cứ phiếu chi đã có đủ chữ ký của Kế toán trưởng và Giám đốc để thực hiện xuất quỹ tiền mặt.

Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống

Chương 3 trình bày chi tiết ba mức phân tích thiết kế hệ thống:

  1. Phân tích ở mức quan niệm:
    • Thiết lập từ điển dữ liệu gồm 82 thuộc tính thuộc 13 thực thể.
    • Xây dựng mô hình thực thể kết hợp (ERD) với 12 mối kết hợp cơ bản (cungcap, Loai, ChitietHD, taoHoadon, TamungPC, ThanhtoanPC, ThanhtoanCT, layHoadon, lapphieuThanhtoan, LapPhieuTamung, GhiNhatky, Ghiso).
    • Xây dựng mô hình luồng dữ liệu (DFD):
      • DFD mức 0: Mô tả tương tác giữa 2 tác nhân ngoài (Sinh viên, Giáo viên) với hệ thống mô phỏng qua 10 luồng xử lý chính.
      • DFD mức 1: Phân tách thành 5 khối chức năng (Tạm ứng, Phiếu chi tiền mặt/Hóa đơn, Quyết toán tạm ứng, Ghi sổ cái tài khoản, Tra cứu thông tin).
      • DFD mức 2: Chi tiết hóa các tiến trình lập/duyệt phiếu tạm ứng, lập/duyệt quyết toán tạm ứng, ghi sổ cái, xử lý mua hàng - hóa đơn và tra cứu thông tin.
  2. Phân tích ở mức logic:
    • Chuyển đổi mô hình quan niệm sang 13 quan hệ.
    • Xác định tập khóa $K = {\text{ThanhvienID}, \text{TamungID}, \text{PhieuchiID}, \text{NCCID}, \text{LoaiNCCID}, \text{MHID}, \text{HoadonID}, \text{HoadonChitietID}, \text{ThanhtoanID}, \text{ThanhtoanPhieuchiID}, \text{ThanhtoanChitietID}, \text{NhatkyChungtuID}, \text{PhieulogID}}$.
    • Xác lập 13 nhóm phụ thuộc hàm tương ứng cho từng thực thể.
    • Chứng minh lược đồ quan hệ đạt dạng chuẩn Boyce-Codd (BCK).
  3. Phân tích ở mức vật lý: Thiết kế chi tiết cấu trúc 13 bảng dữ liệu vật lý với đầy đủ khóa chính, khóa ngoại, kiểu dữ liệu và độ dài trường.

Thiết kế và triển khai

1. Kiến trúc công nghệ phần mềm

Hệ thống được thiết kế dựa trên mô hình Flash Web kết nối cơ sở dữ liệu qua tầng trung gian:

  • Tầng giao diện người dùng (Client Interface): Xây dựng bằng công nghệ Adobe Flash (ActionScript, Flex Framework). Flash Player thực thi các tệp .swf nhúng trên trình duyệt web, cung cấp đồ họa vector kích thước nhỏ, hỗ trợ hiệu ứng hoạt hình và tương tác trực quan.
  • Tầng xử lý trung gian (Application Middleware): Do Flash không kết nối trực tiếp đến cơ sở dữ liệu, ứng dụng Flash gửi yêu cầu qua giao thức Web đến các trang xử lý viết bằng ngôn ngữ ASP (hoặc PHP/JSP) để truy vấn và nhận kết quả trả về.
  • Tầng dữ liệu (Database Layer): Cơ sở dữ liệu quan hệ lưu trữ thông tin nghiệp vụ, danh mục và nhật ký người dùng.

2. Mô hình luồng dữ liệu (DFD)

Hệ thống mô phỏng phân tách các luồng xử lý chính phục vụ hai đối tượng tương tác:

Tiến trình (DFD Mức 1 & 2) Tác nhân tương tác Luồng dữ liệu vào / ra Mô tả xử lý
1. Lập phiếu tạm ứng (Tiến trình 1.1 - 1.4) Sinh viên Phiếu tạm ứng, Nhật ký công nợ nhân viên Sinh viên lập phiếu; hệ thống kiểm tra tính hợp lệ; nếu đầy đủ thông tin thì đồng ý duyệt, ngược lại trả phiếu yêu cầu bổ sung.
2. Phiếu chi & Hóa đơn (Tiến trình 4.1) Sinh viên Phiếu chi tiền mặt, Hóa đơn Xuất phiếu chi sau khi phiếu tạm ứng được duyệt; sinh viên thực hiện mua hàng và nhận hóa đơn từ nhà cung cấp.
3. Lập phiếu quyết toán (Tiến trình 2.1 - 2.4) Sinh viên Phiếu thanh toán, Hóa đơn, Phiếu chi Kiểm tra đối chiếu số tiền tạm ứng, số tiền thực chi trên hóa đơn, xác định số tiền thừa/thiếu; duyệt hoặc trả lại phiếu.
4. Ghi sổ cái tài khoản (Tiến trình 3.1) Sinh viên Phiếu tạm ứng, Phiếu thanh toán, Nhật ký công nợ Tổng hợp dữ liệu từ các chứng từ đã duyệt để ghi nhận vào Sổ cái TK 141 và Sổ nhật ký chứng từ.
5. Tra cứu thông tin (Tiến trình 5) Giáo viên, Sinh viên Tạm ứng, Hóa đơn, Phiếu chi, Quyết toán Giáo viên đưa yêu cầu, tra cứu tiến độ và kết quả thực hiện của sinh viên; sinh viên xem chi tiết công nợ và chứng từ.

3. Cấu trúc cơ sở dữ liệu vật lý

Hệ thống bao gồm 13 bảng dữ liệu quan hệ được thiết kế chi tiết:

Tên bảng Khóa chính (PK) Khóa ngoại (FK) Mô tả chức năng
tblThanhvien ThanhvienID (Varchar 10) Không Lưu thông tin thành viên (email, mật khẩu, tiền nợ công ty).
tblTamung TamungID (Varchar 10) ThanhvienID Lưu thông tin phiếu tạm ứng, số tiền, lý do, hạn thanh toán, trạng thái kích hoạt.
tblPhieuchi PhieuchiID (Int 4) ThanhvienID Quản lý phiếu chi tiền tạm ứng, số tiền chi, nội dung chi.
tblLoaiNCC LoaiNCCID (Tinyint 1) Không Danh mục phân loại các nhà cung cấp.
tblNCC NCCID (Varchar 10) LoaiNCCID Thông tin nhà cung cấp (tên, địa chỉ, tài khoản, ngân hàng, MST, mẫu hóa đơn, ký hiệu).
tblMathang MHID (Int 4) NCCID Danh mục hàng hóa, đơn vị tính, đơn giá, hình ảnh sản phẩm.
tblHoadon HoadonID (Varchar 10) ThanhvienID, NCCID Thông tin hóa đơn mua hàng, ngày lập, thuế suất VAT, trạng thái thanh toán.
tblHoadonChitiet HoadonChitietID (Int 4) HoadonID Chi tiết các mặt hàng mua trên từng hóa đơn (tên hàng, số lượng, đơn giá, đơn vị tính).
tblThanhtoan ThanhtoanID (Varchar 10) ThanhvienID Thông tin phiếu thanh toán tạm ứng, tổng tiền tạm ứng, tổng tiền đã chi, tiền chi không hết, chi quá tạm ứng.
tblThanhtoanPhieuchi ThanhtoanPhieuchiID (Int 4) ThanhvienID Chi tiết liên kết giữa phiếu thanh toán và các phiếu chi liên quan.
tblThanhtoanChitiet ThanhtoanChitietID (Int 4) ThanhvienID Chi tiết các hóa đơn thanh toán kèm theo phiếu quyết toán tạm ứng.
tblNhatkyChungtu NhatkyChungtuID (Varchar 10) ThanhvienID Ghi chép nhật ký chứng từ kế toán, tài khoản Nợ/Có, số tiền phát sinh.
tblPhieulog PhieulogID (Int 4) ThanhvienID Ghi lại lịch sử thao tác, nhật ký duyệt phiếu và mã phiếu làm việc.

Kết quả và đóng góp

1. Kết quả chính

  • Mô hình hóa hoàn chỉnh quy trình nghiệp vụ: Chuẩn hóa toàn bộ các bước lập, kiểm tra, phê duyệt, chi tiền và quyết toán tạm ứng theo đúng quy định kế toán Việt Nam, phản ánh qua các biểu mẫu chuẩn (Mẫu 03-TT, Mẫu 04-TT) và Sổ cái TK 141.
  • Thiết kế hệ thống thông tin chặt chẽ: Xây dựng từ điển dữ liệu 82 thuộc tính, hoàn thiện mô hình ERD với 12 mối kết hợp, thiết kế DFD 3 mức (mức 0, mức 1, mức 2) mô tả rõ ràng luồng tương tác giữa sinh viên, giáo viên và hệ thống.
  • Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu quan hệ: Thiết lập 13 nhóm phụ thuộc hàm, xác định tập khóa và chuẩn hóa lược đồ dữ liệu đạt dạng chuẩn Boyce-Codd (BCK), đảm bảo tính toàn vẹn và tối ưu hóa lưu trữ dữ liệu.
  • Giải pháp công nghệ khả thi: Đề xuất kiến trúc phần mềm mô phỏng Flash Web kết hợp ngôn ngữ ASP, tận dụng ưu thế đồ họa vector nhẹ và khả năng tương tác trực quan qua trình duyệt web.

2. Đóng góp của đề tài

  • Cung cấp một mô hình giải pháp mô phỏng nghiệp vụ kế toán ảo trên máy tính, giúp cơ sở đào tạo giảm bớt áp lực về kinh phí đầu tư phòng thực hành vật lý (vốn tốn kém trên 1 tỷ đồng cho một phòng thực hành nhưng chỉ đáp ứng được số lượng học viên giới hạn).
  • Đưa ra giải pháp khắc phục các nhược điểm của các phần mềm mô phỏng nước ngoài (như GoVenture), bảo đảm tính phù hợp 100% với hệ thống tài khoản và chế độ chứng từ kế toán của Việt Nam với chi phí phát triển hợp lý.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

1. Hạn chế

  • Phạm vi nghiệp vụ của đề tài chỉ mới tập trung vào một quy trình chuyên biệt là quy trình tạm ứng và quyết toán tạm ứng (Tài khoản 141), chưa bao quát toàn bộ các chu trình kế toán khác trong doanh nghiệp.
  • Về mặt công nghệ, Adobe Flash không hỗ trợ kết nối trực tiếp đến hệ quản trị cơ sở dữ liệu mà phải xử lý gián tiếp qua các trang trung gian Web (ASP/PHP), làm tăng thêm các bước trung gian trong quá trình truyền nhận dữ liệu.

2. Hướng nghiên cứu tiếp

  • Mở rộng phạm vi mô phỏng sang các phân hệ kế toán khác trong doanh nghiệp như: Kế toán tài sản cố định, Kế toán tiền lương, Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành, Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh.
  • Phát triển thêm các phân hệ dành riêng cho giảng viên nhằm tự động hóa việc chấm điểm, đánh giá kỹ năng xử lý chứng từ và tổng hợp báo cáo kết quả thực hành của từng sinh viên.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên và giảng viên ngành Kế toán - Kiểm toán: Tham khảo trình tự luân chuyển chứng từ thực tế, phương pháp kiểm soát nghiệp vụ giữa 5 vai trò (Nhân viên, Trưởng phòng, Kế toán thanh toán, Kế toán trưởng, Giám đốc) và phương pháp hạch toán, vào sổ cái đối với Tài khoản 141.
  • Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành Hệ thống thông tin quản lý, Công nghệ thông tin: Tham khảo phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin kế toán có cấu trúc, từ bước khảo sát đặc tả, lập từ điển dữ liệu, xây dựng DFD/ERD, chuẩn hóa lược đồ quan hệ đạt chuẩn BCK đến thiết kế chi tiết bảng CSDL vật lý và kiến trúc phần mềm mô phỏng giáo dục.

Câu hỏi thường gặp

1. Mục tiêu trọng tâm của việc xây dựng chương trình mô phỏng quy trình tạm ứng là gì?

Mục tiêu là tạo ra một môi trường làm việc ảo trên máy tính giúp sinh viên khoa kế toán làm quen với các nghiệp vụ thực tế tại doanh nghiệp Việt Nam, hiểu rõ chức năng, quyền hạn của từng bộ phận liên quan và nắm vững cách lập chứng từ, xử lý và ghi sổ cái Tài khoản 141.

2. Phần mềm mô phỏng kế toán của nước ngoài (GoVenture) gặp phải rào cản gì khi áp dụng tại Việt Nam?

Phần mềm GoVenture dù có ưu điểm theo phương pháp "học sinh học bằng cách làm" nhưng không thể áp dụng trực tiếp tại Việt Nam do: hệ thống kế toán Việt Nam không áp dụng 100% các quy định của hệ thống kế toán quốc tế, tài liệu và giao diện hoàn toàn bằng tiếng Anh, đồng thời giá thành bản quyền phần mềm rất cao.

3. Trình tự hạch toán kế toán nghiệp vụ tạm ứng và thanh toán tạm ứng sử dụng các tài khoản nào?

Nghiệp vụ tạm ứng sử dụng Tài khoản 141 làm trung tâm. Khi tạm ứng, kế toán ghi Nợ TK 141 đối ứng Có TK 111, 112. Khi quyết toán, kế toán ghi Có TK 141 đối ứng với Nợ các tài khoản vật tư, tài sản hoặc chi phí (TK 152, 153, 211, 241, 642), thuế GTGT (TK 133), hoặc thanh toán người bán (TK 331). Phần tạm ứng chi không hết thu lại quỹ (Nợ TK 111, 112) hoặc trừ vào lương (Nợ TK 334).

4. Hệ thống cơ sở dữ liệu của đồ án gồm bao nhiêu bảng và đạt dạng chuẩn nào?

Hệ thống cơ sở dữ liệu gồm 13 bảng (tblThanhvien, tblTamung, tblPhieuchi, tblNCC, tblLoaiNCC, tblMathang, tblHoadon, tblHoadonChitiet, tblThanhtoan, tblThanhtoanPhieuchi, tblThanhtoanChitiet, tblNhatkyChungtu, tblPhieulog) với 82 thuộc tính dữ liệu và được chuẩn hóa đạt dạng chuẩn Boyce-Codd (BCK).

5. Trong quy trình nghiệp vụ, Kế toán trưởng có quyền hạn đặc biệt nào so với Kế toán thanh toán?

Ngoài các nhiệm vụ kiểm tra thông tin chứng từ và đối chiếu công nợ như Kế toán thanh toán, Kế toán trưởng có thêm một quyền hạn đặc biệt là ký xác nhận cho phép nhân viên có thể rút tiền mặt tại bộ phận thủ quỹ trong trường hợp Giám đốc tạm thời chưa ký duyệt.

Kết luận

Đồ án đã khảo sát chi tiết nhu cầu thực tiễn và xây dựng giải pháp phần mềm mô phỏng quy trình tạm ứng và quyết toán tạm ứng dành cho sinh viên ngành kế toán. Hệ thống được mô hình hóa chặt chẽ theo phương pháp phân tích thiết kế hướng cấu trúc với sơ đồ DFD 3 mức và cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 13 bảng đạt dạng chuẩn Boyce-Codd. Ứng dụng công nghệ Flash Web kết hợp ngôn ngữ ASP mang lại giải pháp trực quan, dễ tiếp cận, đóng góp thiết thực cho việc nâng cao chất lượng đào tạo thực hành kế toán theo chuẩn mực Việt Nam.