Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại Bệnh viện Tai Mũi Họng TP. Hồ Chí Minh

Tổ chức thông tin kế toán bệnh viện đóng vai trò then chốt trong việc ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin tài chính chính xác, kịp thời. Điều này giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định hiệu quả, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao chất lượng dịch vụ. Hệ thống kế toán quản trị bệnh viện hiệu quả còn giúp kiểm soát chi phí, tăng doanh thu và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật. Đặc biệt, trong bối cảnh bệnh viện ngày càng phải cạnh tranh và tự chủ về tài chính, vai trò của kế toán bệnh viện càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Bệnh viện Tai Mũi Họng TP.HCM đang sử dụng đồng thời hai phần mềm: FPT e.Hospital (quản lý tổng thể) và IMAX 8.0 (kế toán hành chính sự nghiệp). Điều này dẫn đến tình trạng thiếu tích hợp dữ liệu, gây khó khăn cho việc báo cáo tổng hợp và đối chiếu thông tin. Việc sử dụng hai phần mềm độc lập cũng làm tăng chi phí vận hành và bảo trì, đồng thời gây khó khăn cho nhân viên trong việc sử dụng và quản lý hệ thống. Cần thiết có giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán để khắc phục những hạn chế này.

Nhiều chi phí trực tiếp phục vụ bệnh nhân chưa được tính đúng, tính đủ dẫn đến tình trạng xác định sai viện phí. Việc này không chỉ ảnh hưởng đến doanh thu của bệnh viện mà còn gây ra sự bất công đối với bệnh nhân. Bên cạnh đó, tình trạng sai sót trong xác định đối tượng BHYT và các trường hợp bệnh nhân trốn viện, bỏ về cũng gây thất thu lớn cho bệnh viện. Cần có các giải pháp để cải tiến quy trình kế toán và tăng cường kiểm soát nội bộ.

Công tác quản lý bệnh nhân BHYT và chi phí khám chữa bệnh BHYT còn thiếu chặt chẽ, thiếu tính chuyên nghiệp. Điều này dẫn đến tình trạng lãng phí và thất thoát nguồn lực. Cơ quan BHYT và bệnh viện cần phối hợp chặt chẽ hơn để kiểm soát chi phí và đảm bảo quyền lợi của người bệnh. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý BHYT cũng là một giải pháp quan trọng để nâng cao hiệu quả.

Việc tích hợp phần mềm FPT e.Hospital và IMAX 8.0 sẽ tạo ra một hệ thống thông tin quản lý thống nhất, giúp số liệu kế toán có tính kế thừa và liên kết cao giữa các bộ phận. Điều này không chỉ giảm thiểu công việc chồng chéo và tốn thời gian mà còn giúp cải thiện độ chính xác và tin cậy của thông tin. Hệ thống tích hợp cũng cho phép bệnh viện tạo ra các báo cáo quản trị toàn diện, hỗ trợ nhà quản lý đưa ra các quyết định chiến lược.

Ứng dụng CNTT giúp bệnh viện quản lý chi phí một cách hiệu quả hơn thông qua việc theo dõi chi tiết các khoản chi phí, phân tích biến động chi phí và đưa ra các biện pháp kiểm soát. Hệ thống CNTT cũng giúp tự động hóa các quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và tăng năng suất làm việc. Bên cạnh đó, CNTT còn cho phép bệnh viện dễ dàng truy cập và phân tích dữ liệu, giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định dựa trên thông tin chính xác và kịp thời.

Cần rà soát và chuẩn hóa quy trình xác định viện phí để đảm bảo tính chính xác và công bằng. Quy trình này cần phải tính đến các yếu tố như chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp và các khoản giảm trừ (nếu có). Đồng thời, cần xây dựng quy trình thu viện phí rõ ràng, minh bạch và dễ thực hiện, đảm bảo thu đúng, thu đủ và nộp kịp thời. Việc ứng dụng CNTT trong quy trình thu viện phí cũng là một giải pháp quan trọng để nâng cao hiệu quả và giảm thiểu sai sót.

Cần xây dựng các biểu mẫu báo cáo phù hợp để cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời cho nhà quản lý. Các báo cáo này cần phản ánh tình hình thu viện phí, tình hình tạm ứng, hoàn ứng, thanh toán viện phí và các thông tin khác liên quan. Đồng thời, cần thiết lập hệ thống báo cáo định kỳ và đột xuất để đáp ứng nhu cầu thông tin của nhà quản lý. Việc ứng dụng CNTT trong lập báo cáo sẽ giúp tăng tốc độ và độ chính xác của quá trình này.

Cần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, bao gồm các biện pháp kiểm tra, đối chiếu và giám sát các hoạt động kế toán. Hệ thống này cần phải được thiết kế phù hợp với đặc điểm và quy mô của bệnh viện. Đồng thời, cần đào tạo nhân viên về các quy trình kiểm soát nội bộ và khuyến khích họ báo cáo các hành vi nghi ngờ. Việc đánh giá định kỳ hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ cũng là một yếu tố quan trọng.

Cần thiết lập quy trình phê duyệt và ủy quyền rõ ràng để ngăn ngừa các hành vi gian lận và sai sót. Quy trình này cần phải xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân và bộ phận. Đồng thời, cần giới hạn quyền truy cập vào hệ thống thông tin kế toán và kiểm soát việc sử dụng mật khẩu. Việc kiểm tra định kỳ việc tuân thủ quy trình phê duyệt và ủy quyền cũng là một biện pháp quan trọng.

Luận văn đã đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán tại Bệnh viện Tai Mũi Họng TP.HCM, bao gồm: tích hợp phần mềm kế toán và quản lý bệnh viện, chuẩn hóa quy trình xác định và thu viện phí, xây dựng biểu mẫu báo cáo phù hợp, thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả và quy trình phê duyệt và ủy quyền rõ ràng. Việc triển khai các giải pháp này sẽ giúp bệnh viện nâng cao hiệu quả hoạt động, cải thiện chất lượng dịch vụ và đảm bảo sự bền vững về tài chính.

Trong tương lai, việc ứng dụng các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (Machine Learning) có thể giúp tự động hóa các quy trình kế toán và đưa ra các dự báo chính xác hơn. Điều này sẽ giúp bệnh viện tiết kiệm chi phí, tăng năng suất và đưa ra các quyết định dựa trên thông tin chính xác và kịp thời. Đồng thời, cần tiếp tục đầu tư vào đào tạo nhân lực và xây dựng văn hóa tuân thủ để đảm bảo hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán.