Tổng quan nghiên cứu

Việc hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại các bệnh viện công lập là một vấn đề cấp thiết trong bối cảnh cơ chế tự chủ tài chính ngày càng được triển khai rộng rãi. Tại Bệnh viện Tai Mũi Họng Thành phố Hồ Chí Minh, tổng số lần khám bệnh năm 2018 đạt 386.880 lượt, tăng 2,08% so với năm trước; số bệnh nhân điều trị nội trú là 54.047 lượt, tăng 8,46%, với công suất sử dụng giường bệnh đạt 117,6%, vượt kế hoạch đề ra. Đây là nguồn thu chủ yếu của bệnh viện, chiếm tỷ trọng ngày càng lớn trong cơ cấu tài chính, trong khi nguồn ngân sách nhà nước cấp giảm dần. Tuy nhiên, công tác tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí hiện còn nhiều hạn chế như việc sử dụng hai phần mềm kế toán và quản lý bệnh viện riêng biệt, dẫn đến số liệu không đồng bộ, khó khăn trong tổng hợp báo cáo và kiểm soát nguồn thu. Mục tiêu nghiên cứu nhằm phân tích thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại Bệnh viện Tai Mũi Họng, xác định nguyên nhân tồn tại và đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, đáp ứng yêu cầu quản trị hiện đại. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào chu trình thu viện phí tại bệnh viện trong giai đoạn từ năm 2015 đến 2018, với trọng tâm là ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức kế toán. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao tính chính xác, kịp thời và minh bạch của thông tin kế toán, góp phần tăng cường hiệu quả sử dụng nguồn lực tài chính và nâng cao chất lượng dịch vụ y tế.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán (TTKT) và quản lý tài chính trong đơn vị sự nghiệp công lập. TTKT được hiểu là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho việc ra quyết định quản lý. Hai mô hình nghiên cứu chính được áp dụng gồm: mô hình tổ chức TTKT theo chu trình, tập trung vào các chu trình nghiệp vụ kế toán như thu viện phí, và mô hình tích hợp công nghệ thông tin trong TTKT nhằm nâng cao hiệu quả xử lý dữ liệu. Các khái niệm trọng tâm bao gồm: chu trình thu viện phí, phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện, tích hợp dữ liệu kế toán, và báo cáo kế toán quản trị. Lý thuyết về quản lý tài chính công và cơ chế tự chủ tài chính trong bệnh viện công lập cũng được vận dụng để phân tích bối cảnh và yêu cầu quản lý.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp phân tích số liệu thống kê thực tế. Nguồn dữ liệu chính bao gồm số liệu thu viện phí, báo cáo tài chính và các tài liệu quản lý nội bộ của Bệnh viện Tai Mũi Họng giai đoạn 2015-2018. Phương pháp thu thập dữ liệu gồm phỏng vấn sâu với cán bộ kế toán, quản lý bệnh viện và các bộ phận liên quan, đồng thời quan sát trực tiếp quy trình thu viện phí và sử dụng phần mềm quản lý. Phân tích số liệu được thực hiện bằng phương pháp thống kê mô tả, so sánh các chỉ tiêu tài chính qua các năm và đánh giá hiệu quả tổ chức TTKT. Cỡ mẫu phỏng vấn gồm hơn 20 cán bộ chủ chốt, được chọn theo phương pháp chọn mẫu phi xác suất nhằm đảm bảo đại diện cho các bộ phận liên quan. Thời gian nghiên cứu kéo dài từ tháng 1 đến tháng 12 năm 2018, đảm bảo thu thập dữ liệu đầy đủ và phân tích sâu sắc.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tình trạng sử dụng phần mềm kế toán và quản lý bệnh viện riêng biệt: Bệnh viện sử dụng phần mềm FPT e.Hospital cho quản lý chuyên môn và phần mềm IMAX 8.0 cho kế toán hành chính sự nghiệp. Việc này dẫn đến dữ liệu kế toán không được tích hợp đồng bộ, gây khó khăn trong tổng hợp báo cáo và kiểm soát số liệu. Khoảng 90% số liệu kế toán viện phí được nhập thủ công từ phần mềm quản lý chuyên môn sang phần mềm kế toán, làm tăng nguy cơ sai sót và mất thời gian.

  2. Chưa có hệ thống báo cáo tổng hợp theo đối tượng bệnh nhân BHYT và không BHYT: Báo cáo thu viện phí hiện tại chủ yếu theo từng nhân viên thu và số hóa đơn, chưa phân loại rõ ràng theo nhóm đối tượng bệnh nhân. Điều này làm giảm tính minh bạch và khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả thu viện phí theo từng nhóm đối tượng. Tỷ lệ bệnh nhân có BHYT chiếm khoảng 65% tổng số bệnh nhân, do đó việc phân tích theo nhóm này rất cần thiết.

  3. Quy trình xác định viện phí còn phức tạp và chưa đồng bộ: Việc xác định viện phí dựa trên nhiều nguồn dữ liệu từ các khoa phòng, trong đó có thông tin về thuốc, vật tư y tế, dịch vụ kỹ thuật, tiền giường bệnh. Tuy nhiên, do thiếu sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận và phần mềm, việc tổng hợp và kiểm tra số liệu gặp nhiều khó khăn, dẫn đến sai lệch trong xác định viện phí khoảng 5-7% theo ước tính.

  4. Ứng dụng công nghệ thông tin chưa phát huy tối đa hiệu quả: Mặc dù phần mềm FPT e.Hospital đã được triển khai từ năm 2015 với 11 phân hệ quản lý, nhưng phân hệ quản lý viện phí và BHYT vẫn còn mang tính hình thức trong việc cung cấp báo cáo quản lý nội bộ. Việc chưa tích hợp phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp làm giảm khả năng khai thác dữ liệu và báo cáo tức thời.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc chưa đồng bộ hệ thống phần mềm quản lý và kế toán, dẫn đến dữ liệu kế toán viện phí không có tính kế thừa và khó kiểm soát. So sánh với các nghiên cứu trong nước và quốc tế cho thấy, các bệnh viện ứng dụng hệ thống TTKT tích hợp và ERP có khả năng cung cấp báo cáo tức thời, chính xác và hỗ trợ quản lý hiệu quả hơn. Ví dụ, nghiên cứu tại Kenya chỉ ra rằng TTKT chất lượng cao giúp cải thiện năng suất và giảm chi phí, trong khi nghiên cứu tại Việt Nam cũng nhấn mạnh vai trò của TTKT theo chu trình trong bệnh viện công lập. Việc tổ chức TTKT theo chu trình thu viện phí tại Bệnh viện Tai Mũi Họng cần được hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính trong cơ chế tự chủ, đồng thời nâng cao tính minh bạch và hiệu quả sử dụng nguồn thu viện phí. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ so sánh tỷ lệ thu viện phí theo nhóm đối tượng bệnh nhân qua các năm, bảng tổng hợp số liệu sai lệch viện phí và sơ đồ quy trình tích hợp phần mềm để minh họa các điểm nghẽn hiện tại.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tích hợp hệ thống phần mềm quản lý và kế toán: Thực hiện đồng bộ phần mềm FPT e.Hospital với phần mềm kế toán IMAX 8.0 hoặc chuyển đổi sang hệ thống ERP tích hợp nhằm đảm bảo dữ liệu kế toán viện phí được kế thừa và cập nhật tự động. Mục tiêu giảm thời gian nhập liệu thủ công ít nhất 50% trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc bệnh viện phối hợp với phòng CNTT và nhà cung cấp phần mềm.

  2. Xây dựng quy trình chuẩn và bộ mã đối tượng thống nhất: Thiết kế và ban hành quy trình chuẩn cho chu trình thu viện phí, bao gồm phân loại rõ ràng các nhóm đối tượng bệnh nhân BHYT và không BHYT, đồng thời xây dựng bộ mã chuẩn cho các dịch vụ y tế, thuốc và vật tư y tế theo chuẩn ngành. Mục tiêu hoàn thành trong 6 tháng, giúp nâng cao tính chính xác và minh bạch trong báo cáo. Chủ thể thực hiện: Phòng Tài chính – Kế toán phối hợp với các khoa phòng chuyên môn.

  3. Phát triển biểu mẫu báo cáo đa chiều: Đề xuất bổ sung các biểu mẫu báo cáo theo nhóm đối tượng bệnh nhân, theo từng khoa phòng và theo từng nhân viên thu viện phí, hỗ trợ công tác phân tích và ra quyết định quản lý. Mục tiêu triển khai trong 3 tháng, giúp cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho ban quản lý. Chủ thể thực hiện: Phòng Tài chính – Kế toán và phòng CNTT.

  4. Đào tạo nâng cao năng lực sử dụng phần mềm và quy trình kế toán: Tổ chức các khóa đào tạo định kỳ cho cán bộ kế toán và nhân viên liên quan về sử dụng phần mềm tích hợp, quy trình thu viện phí và kỹ năng kiểm soát số liệu. Mục tiêu nâng cao tỷ lệ sử dụng phần mềm đúng quy trình lên 90% trong vòng 1 năm. Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc phối hợp phòng nhân sự và phòng CNTT.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban giám đốc và quản lý bệnh viện công lập: Giúp hiểu rõ về vai trò và cách tổ chức TTKT trong chu trình thu viện phí, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và sử dụng nguồn lực.

  2. Phòng Tài chính – Kế toán các bệnh viện: Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn để hoàn thiện quy trình kế toán, tích hợp phần mềm và xây dựng báo cáo quản trị chính xác, kịp thời.

  3. Chuyên gia và nhà nghiên cứu trong lĩnh vực quản lý y tế và kế toán công: Là tài liệu tham khảo quý giá về ứng dụng TTKT theo chu trình trong bệnh viện công lập, góp phần phát triển nghiên cứu chuyên sâu.

  4. Nhà cung cấp phần mềm quản lý bệnh viện và kế toán: Giúp hiểu rõ nhu cầu thực tế và các điểm nghẽn trong tổ chức TTKT tại bệnh viện, từ đó phát triển giải pháp công nghệ phù hợp, nâng cao giá trị sản phẩm.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao cần hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí?
    Hoàn thiện tổ chức TTKT giúp đảm bảo tính chính xác, kịp thời và minh bạch của thông tin tài chính, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý nguồn thu viện phí – nguồn thu chủ yếu của bệnh viện công lập.

  2. Phần mềm quản lý hiện tại có những hạn chế gì?
    Phần mềm quản lý tổng thể và phần mềm kế toán hiện đang hoạt động độc lập, không tích hợp dữ liệu, gây khó khăn trong tổng hợp báo cáo và kiểm soát số liệu, làm tăng rủi ro sai sót và tốn thời gian nhập liệu thủ công.

  3. Làm thế nào để phân loại đối tượng bệnh nhân trong thu viện phí?
    Phân loại dựa trên thẻ Bảo hiểm y tế (BHYT) và các quy định của Nhà nước về mức hưởng BHYT, đồng thời phân biệt bệnh nhân có BHYT và không có BHYT để xác định mức thu viện phí phù hợp.

  4. Quy trình xác định viện phí được thực hiện như thế nào?
    Viện phí được xác định dựa trên tổng hợp chi phí thuốc, vật tư y tế, dịch vụ kỹ thuật, tiền giường và các khoản chi phí liên quan trong quá trình điều trị, áp dụng theo bảng giá do Bộ Y tế và Bộ Tài chính quy định.

  5. Giải pháp nào giúp nâng cao hiệu quả công tác kế toán viện phí?
    Tích hợp hệ thống phần mềm quản lý và kế toán, xây dựng quy trình chuẩn, phát triển biểu mẫu báo cáo đa chiều và đào tạo nâng cao năng lực cán bộ là những giải pháp thiết thực giúp nâng cao hiệu quả công tác kế toán viện phí.

Kết luận

  • Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu viện phí tại Bệnh viện Tai Mũi Họng hiện còn nhiều hạn chế do chưa tích hợp đồng bộ phần mềm và quy trình chưa chuẩn hóa.
  • Việc hoàn thiện TTKT theo chu trình thu viện phí là cần thiết để nâng cao tính chính xác, minh bạch và kịp thời của thông tin tài chính, đáp ứng yêu cầu quản lý trong cơ chế tự chủ tài chính.
  • Nghiên cứu đã đề xuất các giải pháp cụ thể gồm tích hợp phần mềm, xây dựng quy trình chuẩn, phát triển báo cáo và đào tạo cán bộ nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức TTKT.
  • Kế hoạch hành động cần được triển khai trong vòng 12 tháng với sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban và nhà cung cấp công nghệ.
  • Luận văn kêu gọi các bệnh viện công lập và các đơn vị liên quan quan tâm đầu tư phát triển hệ thống TTKT theo hướng hiện đại, tích hợp và đồng bộ để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và chất lượng dịch vụ y tế.