Chương 1 GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI “HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI BƯU ĐIỆN TRUNG TÂM 1 – BƯU ĐIỆN TP HÀ NỘI” 1. Lý do lựa chọn đề tài Xu thế toàn cầu hóa hiện nay đã cho phép Việt Nam hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới điều đó mở ra nhiều cơ hội phát triển đồng thời cũng là những thách thức rất lớn cho các doanh nghiệp. Là một trong hai lĩnh vực của ngành Bưu chính - Viễn thông Việt Nam, nhưng Bưu chính bị lép vế trước sự phát triển vũ bão của ngành Viễn thông. Dường như những khó khăn của ngành Bưu chính mới chỉ bắt đầu được đặt ra kể từ khi có sự phân tách Bưu chính ra khỏi Viễn thông.
Những khó khăn càng lúc càng trở nên nan giải trong bối cảnh hội nhập kinh tế mạnh mẽ với bên ngoài, ngành Bưu chính Việt Nam phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ các nhà cung cấp dịch vụ mới, trong khi điều kiện cơ sở vật chất, hạ tầng bị cắt giảm đi nhiều so với thời kỳ còn đứng chung với Viễn thông trong cùng một khối. Không chỉ khó khăn về nhân sự vì bị cắt giảm lao động, hạ tầng ít ỏi, ngành Bưu chính sau khi được phân tách khỏi Viễn thông lại tiếp tục phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt từ các nhà cung cấp dịch vụ tư nhân và nước ngoài, trong bối cảnh hội nhập quốc tế sâu sắc. Khó khăn lớn nhất của Bưu chính hiện nay là việc thu hẹp thị phần và dịch vụ. Bởi thông tin, tài liệu, thư tín đều được số hóa nhờ Viễn thông, Internet phát triển; tiền tệ được giao dịch qua hệ thống ngân hàng, điện tử, duy chỉ có hàng hóa là vẫn nhờ đến "bàn tay" của bưu chính.
Bưu Điện thành phố Hà Nội nói riêng và Tổng công ty Bưu Điện Việt Nam nói chung đang phải chịu sức ép cạnh tranh rất lớn không chỉ phải đối mặt, cạnh tranh với các công ty chuyển phát lớn của những tập đoàn xuyên quốc gia và thương hiệu mạnh trên toàn cầu mà còn phải cạnh tranh với nhiều doanh nghiệp được cấp phép kinh doanh dịch vụ chuyển phát thư, doanh nghiệp được xác nhận hoạt động kinh doanh dịch vụ chuyển phát và rất nhiều đơn vị hoạt động "chui" không qua đăng ký. Chính từ những khó khăn của hiện tại và dự tính những khó khăn trong tương lai, để tồn tại và phát triển cũng như giữ vững vị trí trên thị trường, trước hết ngành Bưu chính phải hoàn thiện hệ thống tổ chức 12 quản lý doanh nghiệp mà tổ chức kế toán là một khâu rất quan trọng. Điều này sẽ giúp cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời các thông tin cần thiết về các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Những thông tin này là cơ sở để đưa ra những quyết định đúng đắn trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Mặt khác, thực tế hiện nay Bộ tài chính đã ban hành chế độ kế toán, các chuẩn mực và các quy định kế toán đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, một số quy định, chuẩn mực vẫn chưa phù hợp với chuẩn mực và thông lệ quốc tế, chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu thực tế. Chính vì vậy, tác giả đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Bưu điện Trung Tâm 1 – Bưu Điện TP Hà Nội” với mục đích tìm ra những tồn tại của bộ máy kế toán tại Bưu điện Trung tâm 1, từ đó có những giải pháp thích hợp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán tại đơn vị. Để đạt được mục đích nghiên cứu, đề tài sử dụng các số liệu thống kê được thu thập thông qua các tài liệu thống kê, các báo cáo đã được công bố; tổng hợp: kế thừa các nghiên cứu khác để đưa ra các ý kiến nhận định cho nghiên cứu này; kết quả của quá trình điều tra, thu thập, tổng hợp số liệu được sử dụng để phân tích về tổ chức kế toán tại Bưu điện Trung tâm 1.
Nội dụng cơ bản của luận văn Luận văn đã có những đóng góp cơ bản sau: Thứ nhất, luận văn đã phân tích những vấn đề cơ bản về tổ chức hạch toán kế toán của doanh nghiệp nói chung. Theo đó, luận văn đã nêu rõ bản chất và vai trò của kế toán trong hoạt động quản lý doanh nghiệp. Kế toán có hai chức năng cơ bản là thông tin và kiểm tra, là một bộ phận quan trọng của hệ thống các công cụ quản lý kinh tế tài chính, có ý nghĩa rất lớn không chỉ đối với mỗi doanh nghiệp mà với toàn bộ nền kinh tế xã hội nói chung. Để thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra của kế toán, đòi hỏi phải tiến hành việc tổ chức hạch toán kế toán, thiết kế một hệ thống thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp số liệu của các quá trình kinh tế diễn ra trong đơn vị kế toán nhằm cung cấp thông tin hữu ích phục vụ tốt nhất cho các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, của Nhà nước và các đối tượng liên quan.
13 Luận văn nêu rõ 3 quan điểm nổi bật về tổ chức kế toán: Quan điểm thứ nhất: xuất phát từ bản chất của kế toán là hệ thống thông tin và kiểm tra về tài sản trong các doanh nghiệp. Các tổ chức bằng hệ thống khoa học như chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản và tổng hợp cân đối. Một số nhà nghiên cứu cho rằng: Tổ chức kế toán là việc thiết lập những mối liên hệ giữa các yếu tố cấu thành bản chất của kế toán bao gồm: chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp - cân đối kế toán. Theo quan điểm này, tổ chức kế toán thực chất là việc tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để liên kết các yếu tố cấu thành, các công việc của kế toán.
Có thể thấy, quan điểm này còn trừu tượng, khó hình dung một cách cụ thể để vận dụng vào thực tiễn. Quan điểm thứ hai: Xuất phát từ nội dung công việc cụ thể và đối tượng của kế toán là ghi chép, tính toán, xử lý, kiểm tra và cung cấp thông tin về tình hình tài sản và mọi hoạt động sản xuất kinh doanh phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính của đơn vị. Quan điểm này cho rằng: Tổ chức kế toán là việc thiết lập mối quan hệ giữa các phương pháp kế toán (chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, tính giá, tổng hợp cân đối kế toán). Trong từng nội dung hạch toán và trong từng điều kiện cụ thể nhằm phản ánh chính xác, kịp thời tình hình tài sản và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị.
Quan điểm này thể hiện cụ thể hơn về tổ chức kế toán. Tuy nhiên lại chưa nêu rõ yếu tố con người, là yếu tố đảm nhiệm việc thực hiện các công việc và áp dụng các phương pháp kế toán. Đó chính là bộ máy kế toán trong mỗi đơn vị, một yếu tố không thể thiếu được của hệ thống tổ chức kế toán. Quan điểm thứ 3: xuất phát từ nội dung và nhiệm vụ của kế toán là thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình kinh tế tài chính của đơn vị, quan điểm này cho rằng: Tổ chức kế toán phải giải quyết cả hai phương diện: tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, các phương tiện tính toán nhằm đạt được mục đích nghiên cứu của khoa học kế toán và tổ chức bộ máy kế toán nhằm liên kết các cán bộ, nhân viên kế toán ở đơn vị để thực hiện tốt công tác kế toán.
Nhìn chung, các quan điểm đều đã thể hiện được những nội dung, phương diện cơ bản của tổ chức kế toán trong mỗi đơn vị, song vẫn chưa đầy đủ. Tổng hợp từ những quan điểm trên, có thể nêu lên khái niệm về tổ chức kế toán như sau: “Tổ chức kế toán là việc sắp xếp hợp lý các khối lượng công tác kế toán và bộ máy nhân sự của kế toán theo một mô hình nào đó, trên cơ sở vận dụng hệ thống phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, các căn cứ nhất định và trong những điều kiện, đặc điểm cụ thể của đơn vị nhằm thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra của kế toán”. 14 Vậy, có thể thấy kế toán là một công cụ quan trọng không thể thiếu trong hệ thống quản lý kinh tế, giúp quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh tế tài chính ở mỗi đơn vị cũng như trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Do đó, hạch toán kế toán phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm, điều kiện của từng doanh nghiệp.
Đặc biệt trong điều kiện khu vực hoá, toàn cầu hoá nền kinh tế như hiện nay. Tính cạnh tranh ngày càng cao, quy mô hoạt động của các doanh nghiệp ngày càng lớn, các quan hệ kinh tế ngày càng đa dạng, phức tạp thì thông tin phục vụ cho quản lý càng phải kịp thời và chính xác. Thêm vào đó, ngày càng có nhiều đối tượng quan tâm đến thông tin kế toán của doanh nghiệp ngoài các nhà quản lý như: Các cơ quan quản lý nhà nước, các cơ quan chủ quản, chủ đầu tư, các cổ đông, ngân hàng, nhà cung cấp, khách hàng. Do vậy việc tổ chức kế toán một cách khoa học, hợp lý càng trở nên cần thiết.
Trong phần này, thể hiện các nguyên tắc chung của tổ chức kế toán trong doanh nghiệp: - Nguyên tắc đơn vị kế toán - Nguyên tắc hoạt động liên tục - Nguyên tắc thước đo tiền tệ - Nguyên tắc kỳ kế toán - Nguyên tắc thực tế khách quan - Nguyên tắc giá phí - Nguyên tắc doanh thu thực hiện - Nguyên tắc phù hợp - Nguyên tắc nhất quán - Nguyên tắc công khai - Nguyên tắc thận trọng - Nguyên tắc trọng yếu Để tổ chức kế toán một cách khoa học, hợp lý nhằm phát huy vai trò là một công cụ quản lý kinh tế trong doanh nghiệp, việc tổ chức kế toán trong doanh nghiệp phải tuân thủ theo những nguyên tắc nhất định. Một số nguyên tắc cơ bản cần tuân thủ bao gồm: - Tổ chức công tác kế toán phải đúng với những qui định trong điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước - Nguyên tắc thống nhất - Nguyên tắc phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp 15 - Nuyên tắc tiết kiệm và hiệu quả Luận văn cũng nêu rõ nội dung của tổ chức hạch toán kế toán bao gồm: Thứ nhất, tổ chức bộ máy kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán là nội dung rất quan trọng của tổ chức kế toán.