Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA DOANH NGHIỆP CUNG ỨNG DỊCH VỤ 4 Chương 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH REAL LOGISTICS Chương 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY THNH REAL LOGISTICS 5 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA DOANH NGHIỆP CUNG ỨNG DỊCH VỤ 2. Khái quát về dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 2. Khái niệm về dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận: là bất kì loại hình dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa. Khái niệm về dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan nhằm đảm bảo việc tiếp nhận hàng hóa từ nơi gửi hàng ở quốc gia này đến nơi nhận hàng ở quốc gia khác bằng đường biển được nhanh chóng, an toàn và chính xác.
Khái niệm về dịch vụ nhận hàng nhập khẩu nguyên container bằng đường biển là tập hợp nghiệp vụ, thủ tục có liên quan để đảm bảo việc tiếp nhận hàng hóa được đóng trong một hoặc nhiều container với kích thước và số khối theo yêu cầu từ nơi gửi hàng ở quốc gia này đến nơi nhận hàng ở quốc gia khác bằng đường biển được nhanh chóng, an toàn và chính xác 2. Đặc điểm của dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển - Tính vô hình: Tính vô hình không thể thấy vì nó không hiện hữu trước khi mua và người sử dụng dịch vụ sẽ không thể biết trước được là lô hàng đó có được vận chuyển đúng theo lịch trình, có đảm bảo được an toàn và đúng nơi nhận hay không mãi cho tới khi nhận được hàng. - Tính không lưu giữ được: Hoạt động giao nhận chỉ xuất hiện khi có nhu cầu của khách hàng nên người cung cấp dịch vụ không thể sản xuất hàng loạt dịch vụ. Dịch vụ được cung ứng ra bao nhiêu thì sử dụng hết bấy nhiêu, không có khả năng tồn kho.
- Tính không tách rời: thể hiện sự đồng thời về cả không gian và thời gian giữa sản xuất và tiêu thụ dịch vụ vận chuyển. Khi hàng hóa được vận chuyển tức là người vận tải cung cấp dịch vụ vận chuyển và khách hàng đang tiêu dùng dịch vụ vận chuyển được cung cấp. 6 - Tính không ổn định: Chất lượng của dịch vụ giao nhận hàng hóa thường không ổn định do nhiều yếu tố khách quan (điều kiện thời tiết, hạ tầng giao thông…) và cả những yếu tố chủ quan (chất lượng của phương tiện vận chuyển, bến bãi, …….) làm tác động không nhỏ đến tính ổn định của vận chuyển hàng hóa. - Tính không sở hữu: Khi quá trình giao nhận vận tải diễn ra, khách hàng sẽ nhận được kết quả là hàng hóa được vận chuyển đến địa điểm đích chứ không được chuyển giao quyền sở hữu phương tiện vận tải, công cụ vận tải.
Tương tự, hàng hóa được chủ hàng giao cho người vận tải tuy nhiên quyền sở hữu hàng hóa không được chuyển giao trong hợp đồng. - Tính thích ứng: Đặc điểm của dịch vụ giao nhận là xuất hiện dựa trên nhu cầu của khách hàng và được tạo ra trong quá trình khách hàng sử dụng dich vụ do đó dịch vụ giao nhận luôn phải thích ứng được với các nhu cầu thay đổi của khách hàng. Vai trò của dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Diện tích biển chiếm 2/3 tổng diện tích Trái Đất, một cách hoàn toàn tự nhiên đã khiến vận tải đường biển đã trở thành phương thức hữu hiệu để luân chuyển hàng hóa giữa các quốc gia. Đặc biệt vai trò đó càng được thể hiện rõ nét trong xu thế toàn cầu hóa hiện nay.
Đối với nền kinh tế vĩ mô, dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển góp phần mở rộng thị trường buôn bán, trao đổi hàng hóa giữa các quốc gia trên thế giới một cách thuận lợi, tạo ra sự luân phiên hàng hóa giữa các quốc gia, khu vực. Vận chuyển đường biển là nền tảng giúp phát triển, thúc đẩy sản xuất của các ngành, mở ra thị trường lớn cho lĩnh vực kinh doanh trong nước. Đồng thời, nó tạo điều kiện hình thành và phát triển những ngành mới, đem lại nguồn lợi khổng lồ cho ngân khố mỗi quốc gia, nhờ thu chi phí khi tàu hàng đi vào lãnh hải của nước đó. Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển còn tạo ra cơ hội việc làm, giải quyết các vấn đề của xã hội, thúc đẩy kinh tế quốc gia phát triển.
Thông qua việc nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, các con đường giao thương với các nước trên thế giới sẽ được tạo dựng nên, từ đó giúp thu hút vốn đầu tư nước ngoài, mở rộng thị trường và mối quan hệ nhằm tăng cường sự hợp tác hữu nghị giữa các quốc gia. 7 Đối với doanh nghiệp sử dụng dịch vụ, dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển giúp doanh nghiệp tăng nguồn hàng của mình từ các nơi trên thế giới. Thông qua dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, các doanh nghiệp sẽ tối ưu hóa được các chi phí về vận chuyển và thời gian vận chuyển, quản trị tốt lịch trình hàng hóa, giảm thiểu rủi ro không mong muốn. Điều này tạo điều kiện để doanh nghiệp gia tăng sản xuất kinh doanh, mở rộng quy mô, giúp tạo dựng uy tín cho doanh nghiệp trên thị trường trong nước và quốc tế.
Đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, dịch vụ nhận hàng nhập khẩu đóng vai trò then chốt trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu dịch vụ nhận hàng nhập khẩu phát triển sẽ giúp tăng giá trị kinh doanh của các doanh nghiệp giao nhận, khẳng định thương hiệu, mở rộng thị trường và tập khách hàng một cách nhanh chóng. Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế 2. Nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải Sau khi hợp đồng nhập khẩu hàng hóa được kí kết, người nhập khẩu sẽ tìm tới các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận và cung cấp các thông tin cần thiết về hàng hóa.
Công ty giao nhận sẽ tiếp nhận tất cả các thông tin liên quan và các yêu cầu về nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển từ phía khách hàng. Các thông tin cần thiết phải có bao gồm: - Tên hàng hóa - Phân loại hàng hóa: hàng thường, hàng nguy hiểm, hàng hóa chất, hàng đã qua sử dụng - Số lượng hàng hóa, trọng lượng hàng, kích thước hàng, số lượng container đóng hàng hóa - Điều kiện giao hàng. Đối với điều kiện EXW cần phải có thêm thông tin về địa chỉ lấy hàng - Cảng đi, cảng đến - Thời gian người bán có thể cung cấp hàng. 8 Những yêu cầu mà công ty giao nhận thường tiếp nhận từ khách hàng bao gồm: thay mặt khách hàng làm thủ tục hải quan nhập khẩu, nhận hàng tại cảng biển, vận chuyển hàng an toàn tới nơi khách hàng yêu cầu,.
Sau khi tiếp nhận yêu cầu, công ty giao nhận sẽ gửi thông tin cho đại lý nước ngoài. Nhân viên Làm giá sẽ tổng hợp lại để lựa chọn ra mức giá tối ưu nhất từ các đại lí sau đó cộng thêm chi phí dịch vụ đầu nhận hàng và làm bản báo giá gửi cho người nhập khẩu. Sau khi người nhập khẩu xem và đồng ý với mức báo giá, chấp nhận sử dụng dịch vụ, hai bên sẽ tiến hành thỏa thuận và kí kết hợp đồng vận chuyển hàng hóa. Tiếp theo, nhân viên kinh doanh sẽ báo với đại lý nước ngoài để đặt lịch tàu, đồng thời cung cấp các thông tin về người gửi hàng và người nhận hàng bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, e-mail, mã số thuế công ty,.
Đại lý nước ngoài sẽ xác nhận đặt tàu thành công bằng cách gửi cho công ty giao nhận Booking confirmation. Trước khoảng thời gian tàu chạy, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận cần thường xuyên phối hợp với đại lý nước ngoài để cập nhập lịch trình của tàu và theo dõi những thay đổi của lịch trình, nếu có thay đổi cần kịp thời báo cho bên người nhập khẩu để có phương án xử lý. Cùng khoảng thời gian này, doanh nghiệp giao nhận sẽ nhận được bộ chứng từ MBL, HBL nháp từ phía đại lý, doanh nghiệp cần kiểm tra các thông tin để đảm bảo tính chính xác của lô hàng và báo ngay cho đại lí nếu phát hiện sai sót. Chuẩn bị chứng từ hàng nhập khẩu Đối với hình thức nhập khẩu hàng nguyên container, trong thời gian hàng hóa được vận chuyển từ cảng đi, doanh nghiệp giao nhận sẽ nhận được thông báo tình trạng hàng đến (Pre-alert) từ phía đại lý.
Doanh nghiệp vẫn cần phối hợp với người nhập khẩu để kiểm tra chứng từ nhập khẩu cần có, đồng thời so sánh, đối chiếu HBL và MBL với đại lý nước ngoài để xem các thông tin cần thiết chính xác hay chưa: - Thông tin về Shipper- Người gửi hàng, Consignee- Người nhận hàng - Vessel/ Voyage- Tên tàu/ số chuyến - POL- Cảng xếp hàng, POD- Cảng dỡ hàng - Container/ Seal- Số container/ số chì 9 - Thông tin mô tả hàng hóa: Tên hàng, mã HS code - Số lượng, trọng lượng, kích thước hàng hóa - Ngày tàu chạy Các thông tin phải đảm bảo trùng khớp giữa HBL và MBL. Nếu có sai sót, doanh nghiệp giao nhận cần mail thông báo cho đại lý để kiểm tra lại thông tin, chỉnh sửa vận đơn. Trước ngày tàu đến, hãng tàu sẽ gửi thông báo hàng đến. Doanh nghiệp giao nhận sẽ phát hành AN cho khách hàng để chuẩn bị chứng từ làm thủ tục nhập khẩu 2.
Nhận hàng hóa tại địa điểm quy định Sau khi tàu cập cảng đến, người nhập khẩu phối hợp với doanh nghiệp giao nhận thực hiện các thủ tục hải quan cho hàng hóa. Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận sẽ có bộ phận chứng từ khai báo hàng nhập khẩu và thông quan hàng nhập khẩu. Khách hàng có thể tự khai báo hải quan hoặc do công ty giao nhận đứng ra để khai báo hải quan.