Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong môi trường kinh doanh thương mại và chuỗi cung ứng hiện đại, hoạt động mua hàng giữ vai trò huyết mạch trong việc đảm bảo nguồn cung ứng đầu vào liên tục, ổn định và tối ưu hóa chi phí vận hành cho doanh nghiệp. Công ty TNHH Công nghệ NAHACO được thành lập từ năm 2020 tại thành phố Hải Phòng, chuyên hoạt động thương mại trong lĩnh vực phân phối máy móc, thiết bị điện, linh kiện và phụ tùng công nghiệp phục vụ các khách hàng tổ chức (B2B). Trong quá trình vận hành hơn 4 năm, hoạt động kinh doanh của công ty từng đối mặt với tình trạng gián đoạn do thiếu hụt nguồn cung và nguy cơ đứt gãy chuỗi cung ứng. Phòng Thu mua của công ty phát sinh nhiều vướng mắc thực tế: lượng hàng tồn kho có xu hướng gia tăng qua các năm, quy trình tác nghiệp còn phức tạp, khâu vận chuyển hàng hóa chưa tự chủ và việc quản lý, đánh giá các nhà cung cấp chưa đạt hiệu quả tối ưu. Nhằm giải quyết các nút thắt vận hành trên, đề tài khóa luận "Hoàn thiện quy trình mua hàng tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO" được thực hiện.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể như sau:

Mục tiêu nghiên cứu:

  1. Hệ thống hóa các nội dung lý thuyết cơ bản về mua hàng và quy trình mua hàng tại doanh nghiệp thương mại.
  2. Phân tích, đánh giá thực trạng quy trình mua hàng tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO giai đoạn 2021–2023, chỉ ra các thành công, hạn chế và nguyên nhân cốt lõi.
  3. Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện quy trình mua hàng của công ty trong giai đoạn 2024–2027 và chỉ ra định hướng phát triển của ngành đến năm 2030.

Nhiệm vụ nghiên cứu:

  1. Làm rõ các khái niệm, vai trò, mục tiêu, các bước cấu thành quy trình mua hàng và các nhân tố môi trường (vĩ mô, vi mô) ảnh hưởng đến công tác mua hàng trong doanh nghiệp.
  2. Đánh giá chi tiết cách thức triển khai từng bước trong quy trình mua hàng tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO, làm rõ ưu điểm và nhược điểm thực tế.
  3. Xây dựng hệ thống giải pháp hoàn thiện các khâu từ xác định nhu cầu, lựa chọn phương thức, quản lý nhà cung cấp, kiểm tra tiếp nhận cho đến đánh giá sau mua tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình mua hàng của Công ty TNHH Công nghệ NAHACO.
  • Phạm vi không gian: Hoạt động mua hàng từ hệ thống các nhà cung cấp nội địa và quốc tế của Công ty TNHH Công nghệ NAHACO (đặt tại số 62 Đường Trang Quan, Xã An Đồng, Huyện An Dương, TP. Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu thực trạng thu thập trong giai đoạn 2021–2023; thời gian khảo sát quan sát thực tế từ ngày 23/02/2024 đến 26/04/2024; các đề xuất giải pháp định hướng áp dụng cho giai đoạn 2024–2027, tầm nhìn đến năm 2030.
  • Phạm vi nội dung: Tiếp cận hoạt động mua hàng dưới góc độ nghiệp vụ chuyên môn của một bộ phận chức năng (Phòng Thu mua) trong mối liên kết với chuỗi cung ứng nội bộ và mạng lưới đối tác của doanh nghiệp thương mại.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận tiếp cận hoạt động mua hàng theo quan điểm quản trị chuỗi cung ứng hiện đại, kế thừa hệ thống lý thuyết từ các công trình nghiên cứu chuyên ngành của John Joseph Coyle và cộng sự (2006), Lysons và cộng sự (2006), Arrowsmith và cộng sự (2000), Michael Porter và các giáo trình Quản trị Logistics kinh doanh, Quản trị chuỗi cung ứng của PGS.TS. An Thị Thanh Nhàn (2018, 2021). Theo đó, mua hàng được định nghĩa là một mắt xích cốt lõi của chuỗi cung ứng, bao gồm toàn bộ quá trình quản lý đầu vào về nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm và dịch vụ nhằm tối ưu hóa chi phí và thỏa mãn nhu cầu khách hàng.

Khung quy trình mua hàng chuẩn được vận dụng gồm 6 bước liên hoàn:

  1. Phân tích nhu cầu mua.
  2. Quyết định mua hay tự làm (Make or Buy).
  3. Quyết định phương thức mua (Mua lại thẳng, Mua lại có điều chỉnh, Mua mới).
  4. Xác định và lựa chọn nhà cung cấp.
  5. Tiếp nhận hàng hóa/dịch vụ mua.
  6. Đánh giá sau mua.

Hệ thống nhân tố tác động được chia thành hai nhóm:

  • Nhóm vĩ mô: Môi trường kinh tế, chính trị - pháp luật (các cam kết WTO, Hiệp định FTA, Thông tư 55/2015/TT-BCT và Thông tư sửa đổi 19/2021/TT-BCT của Bộ Công Thương về phát triển công nghiệp hỗ trợ), môi trường công nghệ (IoT, AI, phần mềm quản lý) và môi trường tự nhiên.
  • Nhóm vi mô: Mục tiêu chiến lược kinh doanh, nguồn tài chính, điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật, nguồn nhân lực, mạng lưới nhà cung cấp, áp lực từ đối thủ cạnh tranh và nhu cầu khách hàng.

Khóa luận sử dụng phối hợp các phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Trích xuất từ báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2021–2023 của NAHACO, hồ sơ cơ cấu tổ chức, danh mục đối tác cung ứng, kết hợp các báo cáo ngành cơ khí - chế tạo, số liệu từ Tổng cục Thống kê và văn bản pháp luật hiện hành.
  • Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:
    • Quan sát thực tế: Triển khai trực tiếp tại Phòng Thu mua và kho hàng của công ty từ ngày 23/02/2024 đến ngày 26/04/2024 để ghi nhận quy trình xử lý đơn hàng và tiếp nhận hàng hóa.
    • Phỏng vấn chuyên sâu: Tiến hành phỏng vấn trực tiếp 5 nhân sự quản lý chủ chốt (Tổng giám đốc, Trưởng phòng Thu mua, Trưởng phòng Nhân sự, Trưởng phòng Giao nhận và Kế toán) với thời lượng 15–30 phút/người theo bảng hỏi bán cấu trúc.
  • Phương pháp xử lý và phân tích số liệu: Dữ liệu thu thập được tổng hợp, xử lý trên phần mềm Microsoft Excel, sử dụng phương pháp thống kê mô tả, phân tích cơ cấu, so sánh số liệu tuyệt đối và tương đối qua các năm để làm rõ các biến động và xu hướng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu

Chương mở đầu tập trung làm rõ tính cấp thiết của việc hoàn thiện quy trình mua hàng tại doanh nghiệp thương mại thiết bị kỹ thuật trong bối cảnh chuỗi cung ứng toàn cầu có nhiều biến động. Tác giả tổng hợp các công trình nghiên cứu trong nước tiêu biểu về mua hàng và quản trị chuỗi cung ứng (như nghiên cứu của An Thị Thanh Nhàn, Phạm Đào Khánh Linh, Nguyễn Thị Thu Trang, Nguyễn Thị Nhâm, Nguyễn Thị Tâm, Phạm Chí Linh), từ đó xác định khoảng trống nghiên cứu: phần lớn các đề tài trước đây dừng lại ở mức độ mô tả hoạt động nội bộ mà chưa đi sâu giải quyết quy trình mua hàng gắn liền với đặc thù doanh nghiệp thương mại thiết bị điện, phụ tùng máy móc tại Hải Phòng. Trên cơ sở đó, chương 1 xác lập mục tiêu, nhiệm vụ, đối tượng, phạm vi không gian - thời gian và phương pháp luận của đề tài.

Chương 2: Một số vấn đề lý luận cơ bản về quy trình mua hàng tại doanh nghiệp

Chương 2 thiết lập nền tảng lý luận toàn diện về hoạt động mua sắm doanh nghiệp:

  • Phân định các khái niệm mua hàng theo quan điểm tác nghiệp truyền thống và quan điểm quản trị chuỗi cung ứng tích hợp.
  • Phân tích vai trò của mua hàng ở cấp độ chiến lược (tổng chi phí sở hữu thấp, phát triển quan hệ đối tác) và cấp độ chiến thuật (đảm bảo 5 đúng: đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng thời gian, đúng giá, đúng nhà cung cấp).
  • Trình bày chi tiết 6 giai đoạn của quy trình mua hàng chuẩn theo mô hình của John Joseph Coyle (2006).
  • So sánh chi tiết 3 phương thức mua hàng: Mua lại thẳng (tình thế ít biến động, đặt lại đơn, chi phí thấp, xử lý nhanh), Mua lại có điều chỉnh (tình thế thay đổi về điều khoản, cần đàm phán lại, chi phí trung bình) và Mua mới (xác lập quan hệ mới cho mặt hàng/thị trường mới, quy trình phức tạp, chi phí và thời gian lớn).
  • Khái quát hệ thống nhân tố môi trường vĩ mô và vi mô chi phối trực tiếp đến hiệu quả quy trình mua.

Chương 3: Thực trạng quy trình mua hàng tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO

Chương này phản ánh chi tiết thực trạng tổ chức và hoạt động mua hàng tại NAHACO qua các dữ liệu thực chứng:

  • Tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh: Doanh nghiệp duy trì cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng với quy mô 24 nhân sự vào năm 2023 (trong đó trình độ đại học chiếm 66,67%, nhân sự nữ chiếm 58,4%). Doanh thu và lợi nhuận tăng trưởng đều qua các năm:
Chỉ tiêu Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023 So sánh 2022/2021 (%) So sánh 2023/2022 (%)
Doanh thu (tỷ đồng) 35,42 42,76 53,15 +20,72 +24,30
Chi phí (tỷ đồng) 25,13 29,89 37,17 +18,90 +24,35
Lợi nhuận (tỷ đồng) 10,29 12,87 15,98 +25,07 +24,16
Tỷ suất lợi nhuận (%) 29,05 30,10 30,10 - -
  • Cơ cấu khách hàng: Doanh thu năm 2023 chủ yếu đến từ các công ty xây dựng (chiếm 45%), cửa hàng bán buôn - bán lẻ (25%), khu công nghiệp (~19%) và khách hàng cá nhân (11%).
  • Cơ cấu mặt hàng mua vào: Giá trị mua hàng tăng từ 23,99 tỷ đồng (2021) lên 35,52 tỷ đồng (2023). Nhóm khởi động từ, atomat chiếm tỷ trọng cao nhất (28,99% năm 2023, đạt 10,30 tỷ đồng), tiếp đến là dây cáp điện, cầu chì, cầu dao (23,78%, đạt 8,45 tỷ đồng), xi lanh, bơm cao áp, kim phun (17,45%, đạt 6,20 tỷ đồng), máy bơm, máy cắt (14,41%, đạt 5,12 tỷ đồng), quạt công nghiệp, băng truyền, đinh ốc (10,55%, đạt 3,75 tỷ đồng) và các sản phẩm khác (4,82%, đạt 1,70 tỷ đồng).
  • Cơ cấu nguồn hàng và thị trường: Nguồn hàng trong nước chiếm tỷ trọng chủ đạo nhưng giảm dần từ 75,4% (18,75 tỷ đồng năm 2021) xuống 67,2% (24,15 tỷ đồng năm 2023). Ngược lại, nguồn hàng nhập khẩu tăng mạnh từ 24,6% (6,12 tỷ đồng) lên 32,8% (11,78 tỷ đồng). Trong cơ cấu mua hàng quốc tế năm 2023, thị trường Anh dẫn đầu với 35,22% (4,15 tỷ đồng), tiếp theo là EU với 19,69% (2,32 tỷ đồng), Pháp với 18,08% (2,13 tỷ đồng), Nhật Bản với 17,41% (2,05 tỷ đồng) và Trung Quốc chiếm 9,60% (1,13 tỷ đồng).
Nguồn hàng Năm 2021 (Tỷ đồng / %) Năm 2022 (Tỷ đồng / %) Năm 2023 (Tỷ đồng / %)
Mua trong nước 18,75 (75,40%) 20,15 (69,48%) 24,15 (67,20%)
Mua nước ngoài 6,12 (24,60%) 8,85 (30,52%) 11,78 (32,80%)
Tổng cộng 24,87 (100%) 29,00 (100%) 35,93 (100%)
  • Đánh giá thực trạng 6 bước quy trình mua:
    • Phân tích nhu cầu: Phòng Thu mua tổng hợp báo cáo hàng tuần dựa trên số lượng hỏi hàng và lịch sử đặt hàng, chưa có công cụ dự báo nhu cầu dài hạn khoa học.
    • Quyết định mua hay tự làm: Công ty thuần túy là đơn vị thương mại nên 100% sản phẩm được quyết định mua ngoài.
    • Phương thức mua: Mua lại thẳng áp dụng cho các nhà cung cấp lớn, đơn hàng dự án (thời gian đặt hàng 5–12 tuần). Mua lại có điều chỉnh áp dụng cho các mặt hàng nhỏ lẻ phát sinh hàng ngày gây tốn nhiều thời gian xử lý báo giá. Mua mới triển khai khi nhà cung cấp cũ hết hàng hoặc xuất hiện nhu cầu sản phẩm mới.
    • Lựa chọn nhà cung cấp: Duy trì hợp tác với các đơn vị như Tuấn Minh, Hợp Long, GPTech, Trung An Trading, Toptek, Rexroth, Tân Phát, Phú Mỹ Anh. Tiêu chí lựa chọn còn mang tính định tính, chưa lượng hóa bằng thang điểm chuẩn.
    • Tiếp nhận hàng hóa: Thực hiện tại kho hàng rộng gần 300 m² tại Hải Phòng, sử dụng 2 xe tải, 2 xe nâng, phần mềm quản lý Sapo GO và Nhanh.vn.
    • Đánh giá sau mua: Còn sơ sài, chủ yếu dựa trên phản hồi sự vụ phát sinh từ khách hàng.

Chương 4: Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình mua hàng tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO

Trên cơ sở phân tích thực trạng và dự báo thị trường thiết bị điện, máy móc công nghiệp đến năm 2030, tác giả đề xuất các nhóm giải pháp đồng bộ:

  1. Hoàn thiện xác định nhu cầu mua hàng: Thiết lập hệ thống dữ liệu dự báo nhu cầu định kỳ, chuẩn hóa các tiêu chí lượng hóa kỹ thuật cho từng mã hàng nhằm hạn chế tồn kho dư thừa.
  2. Hoàn thiện phương thức mua hàng: Phân loại các nhóm đơn hàng nhỏ lẻ để gom đơn định kỳ, giảm tải áp lực hỏi giá lặp lại cho phương thức mua lại có điều chỉnh; rút ngắn thời gian xử lý đơn mua lại thẳng.
  3. Hoàn thiện lựa chọn và phát triển quan hệ nhà cung cấp: Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá nhà cung cấp đa chiều (chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng, năng lực tài chính, dịch vụ hỗ trợ) với thang điểm số học rõ ràng; mở rộng mạng lưới nhà cung ứng nước ngoài.
  4. Hoàn thiện kiểm tra và theo dõi giao nhận: Chuẩn hóa quy trình bàn giao chứng từ và kiểm tra vật lý tại kho, giám sát hành trình vận chuyển hàng hóa.
  5. Hoàn thiện công tác đánh giá sau mua: Định kỳ đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp theo các tiêu chuẩn: tỷ lệ hàng đạt tiêu chuẩn, độ chính xác về thời gian giao hàng và mức độ tiết kiệm chi phí.
  6. Các giải pháp hỗ trợ khác: Đào tạo nghiệp vụ logistics chuyên sâu cho đội ngũ nhân sự Phòng Thu mua và Phòng Giao nhận; nâng cấp phần mềm quản lý thông tin tích hợp.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh chi tiết bức tranh hoạt động kinh doanh và mua hàng của Công ty TNHH Công nghệ NAHACO thông qua hệ thống số liệu thực tế:

  • Doanh thu công ty tăng trưởng từ 35,42 tỷ đồng (2021) lên 53,15 tỷ đồng (2023); lợi nhuận sau thuế duy trì tỷ suất ổn định ở mức 30,10% (đạt 15,98 tỷ đồng năm 2023).
  • Tổng giá trị mua hàng tăng tương ứng từ 23,99 tỷ đồng lên 35,52 tỷ đồng theo mặt hàng và từ 24,87 tỷ đồng lên 35,93 tỷ đồng theo nguồn hàng.
  • Nguồn hàng nhập khẩu được mở rộng từ 24,6% lên 32,8% tổng giá trị mua hàng, thiết lập mạng lưới nhập khẩu ổn định tại các thị trường Anh (chiếm 35,22% giá trị nhập khẩu năm 2023), EU (19,69%), Pháp (18,08%), Nhật Bản (17,41%) và Trung Quốc (9,60%).
  • Hệ thống hóa đầy đủ các giải pháp hoàn thiện 6 khâu nghiệp vụ của quy trình mua hàng gắn liền với điều kiện thực tế của NAHACO giai đoạn 2024–2027.

So với các công trình nghiên cứu trước đây (chủ yếu tập trung vào doanh nghiệp sản xuất hoặc cơ quan hành chính sự nghiệp), đề tài đóng góp một nghiên cứu tình huống cụ thể về công tác tổ chức quy trình mua hàng tại một doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ thuộc ngành thiết bị điện và phụ tùng máy móc tại địa bàn thành phố Hải Phòng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số hạn chế gắn liền với phạm vi và điều kiện thực hiện nghiên cứu được tác giả thừa nhận:

  • Dữ liệu nghiên cứu thực tế tại doanh nghiệp tập trung trong chuỗi số liệu 3 năm (2021–2023), chưa có chuỗi số liệu thời gian dài hơn để phân tích xu thế chu kỳ dài hạn của ngành thiết bị điện.
  • Phạm vi nghiên cứu chủ yếu tập trung vào hoạt động mua hàng dưới góc độ chức năng tác nghiệp nội bộ của Phòng Thu mua tại một doanh nghiệp thương mại quy mô vừa và nhỏ, chưa tích hợp sâu với toàn bộ dòng chảy logistics trên toàn chuỗi cung ứng mở rộng của các đối tác thượng nguồn và hạ nguồn.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát trên mẫu số lượng nhiều doanh nghiệp phân phối thiết bị công nghiệp tại vùng kinh tế trọng điểm phía Bắc, ứng dụng mô hình định lượng đánh giá rủi ro đứt gãy nguồn cung trong hoạt động thu mua quốc tế.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên và học viên: Chuyên ngành Quản trị Chuỗi cung ứng, Logistics, Kinh doanh Thương mại và Quản trị Kinh doanh cần tài liệu tham khảo về cấu trúc bài khóa luận tốt nghiệp thực tế, phương pháp thu thập - xử lý số liệu mua hàng và mô hình 6 bước mua hàng trong doanh nghiệp B2B.
  • Doanh nghiệp thương mại kỹ thuật: Các nhà quản lý, nhân viên thu mua tại các doanh nghiệp phân phối thiết bị điện, phụ tùng máy móc có thể tham khảo phương pháp phân tích cơ cấu mặt hàng, phân bổ thị trường nhập khẩu và các biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu doanh thu của Công ty TNHH Công nghệ NAHACO đến từ những nhóm khách hàng nào?
Năm 2023, doanh thu của công ty được đóng góp bởi 4 nhóm khách hàng chính: Công ty xây dựng chiếm tỷ trọng lớn nhất với 45%, tiếp theo là Cửa hàng bán buôn và bán lẻ chiếm 25%, các doanh nghiệp trong Khu công nghiệp chiếm khoảng 19%, và khách hàng cá nhân chiếm 11%.

2. Tỷ trọng giữa nguồn hàng mua trong nước và mua nhập khẩu của NAHACO thay đổi như thế nào trong giai đoạn 2021–2023?
Nguồn hàng trong nước luôn chiếm tỷ trọng chi phối nhưng giảm dần từ 75,40% (18,75 tỷ đồng năm 2021) xuống 69,48% (20,15 tỷ đồng năm 2022) và còn 67,20% (24,15 tỷ đồng năm 2023). Ngược lại, nguồn hàng nhập khẩu nước ngoài tăng từ 24,60% (6,12 tỷ đồng năm 2021) lên 30,52% (8,85 tỷ đồng năm 2022) và đạt 32,80% (11,78 tỷ đồng năm 2023).

3. Trong các thị trường nhập khẩu quốc tế của NAHACO, thị trường nào chiếm tỷ trọng lớn nhất?
Thị trường Vương quốc Anh luôn chiếm tỷ trọng giá trị mua hàng nhập khẩu cao nhất của công ty trong cả 3 năm: 38,89% (2,38 tỷ đồng năm 2021), 43,50% (3,85 tỷ đồng năm 2022) và 35,22% (4,15 tỷ đồng năm 2023).

4. Khóa luận sử dụng những phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp cụ thể nào?
Tác giả đã thực hiện quan sát thực tế quy trình mua hàng tại công ty từ ngày 23/02/2024 đến 26/04/2024 và tiến hành phỏng vấn chuyên sâu trực tiếp 5 cán bộ quản lý (Tổng giám đốc, Trưởng phòng Thu mua, Trưởng phòng Nhân sự, Trưởng phòng Giao nhận và Kế toán) với thời gian 15–30 phút mỗi người.

5. Nhóm mặt hàng kỹ thuật nào chiếm tỷ trọng giá trị mua vào lớn nhất tại NAHACO?
Nhóm mặt hàng "Khởi động từ, Atomat" chiếm giá trị mua vào lớn nhất trong danh mục sản phẩm của công ty, đạt 8,42 tỷ đồng (35,1% năm 2021), 9,32 tỷ đồng (31,93% năm 2022) và 10,30 tỷ đồng (28,99% năm 2023).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phạm Thị Anh đã hệ thống hóa hoàn chỉnh khung lý luận về quản trị mua hàng theo chuỗi cung ứng và phản ánh chi tiết thực trạng quy trình mua hàng tại Công ty TNHH Công nghệ NAHACO giai đoạn 2021–2023. Thông qua việc phân tích sâu sắc các dữ liệu kinh doanh, cơ cấu mặt hàng, mạng lưới nhà cung ứng trong và ngoài nước cùng phương pháp phỏng vấn chuyên sâu, công trình đã nhận diện rõ những điểm nghẽn trong quản lý tồn kho và thủ tục báo giá nhỏ lẻ. Các đề xuất giải pháp cho giai đoạn 2024–2027 có tính ứng dụng cao, cung cấp cơ sở thực tiễn giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình mua, tối ưu hóa chi phí đầu vào và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường thiết bị kỹ thuật.